Suivez votre progression
Accueil Trailhead
Accueil Trailhead

Gestion des adresses

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Décrire la manière dont interagissent les champs d’adresse présents sur les objets de compte, de contact et d’adresse
  • Rappeler l’impact des paramètres d’adresse de NPSP sur le comportement de gestion des adresses
  • Résumer les principales difficultés relatives à la gestion des adresses

Nonprofit Success Pack est prêt à l’emploi et doté d’une fonctionnalité de gestion des adresses performante, qui permet à vos utilisateurs de suivre (et de savoir quand utiliser) plusieurs adresses pour un foyer, y compris les adresses saisonnières. La fonctionnalité de gestion des adresses de NPSP prend également en charge les services de vérification d’adresse, afin que vous sachiez immédiatement lorsqu’une adresse est inexacte.

Bien que la fonctionnalité de gestion des adresses soit puissante, elle peut également s’avérer d’une complexité déroutante. Que vous soyez un administrateur débutant ou expérimenté, vous devrez sans doute tâtonner pour arriver à comprendre la manière dont sont gérées les adresses dans NPSP et déterminer quels sont les paramètres les plus adaptés à votre organisme.  

Possibilités offertes par la fonctionnalité de gestion des adresses

Voici un aperçu de ce que la fonctionnalité de gestion des adresses de NPSP propose :

  • Prise en charge de plusieurs adresses pour un foyer, telles que des adresses saisonnières
  • Mise à jour automatique des adresses dans tous les enregistrements de contact d’un foyer en cas de modification de l’adresse du foyer
  • Remplacement d’une adresse pour un seul contact dans un foyer (par exemple, si ce contact souhaite recevoir des courriers à une adresse différente de celle du foyer)
  • Prise en charge des services de vérification d’adresse
  • Liste associée d’historique des adresses

Paramètres de gestion des adresses de NPSP

Il est important de comprendre comment les paramètres d’adresse de NPSP influent sur le comportement de gestion des adresses.

Voici un aperçu (et une brève explication) des paramètres généraux d’adresse (vous pouvez y accéder en cliquant sur Paramètres NPSP > Personnes > Adresses) :

Image indiquant l’emplacement des éléments de la page générale des paramètres d’adresse de NPSP.

(1) Adresses de compte de foyer désactivées : désactive la gestion des adresses pour les comptes de foyer. Par défaut, cette option n’est pas sélectionnée, ce qui signifie que les comptes de foyer sont dotés de la fonctionnalité de gestion des adresses. 

(2) Adresses de compte d’organisation activées : active la gestion des adresses pour les comptes d’organisation. Par défaut, cette option n’est pas sélectionnée. Vous devez donc modifier ce paramètre si vous souhaitez gérer les adresses au sein des comptes d’organisation. 

(3) Simple modification d’adresse traitée en tant que mise à jour : lorsque ce paramètre n’est pas sélectionné (et c’est le cas par défaut), toute modification apportée à une adresse est traitée comme l’ajout d’une nouvelle adresse et non comme une mise à jour de l’adresse existante. Quand nous disons « toute modification », nous n’exagérons pas. Le simple ajout d’une virgule ou d’une espace dans une adresse fera qu’elle sera traitée en tant que nouvel enregistrement. 

Pour les comptes de foyer, la fonctionnalité de gestion des adresses est activée par défaut. Cela signifie que les foyers sont automatiquement configurés pour suivre plusieurs adresses et synchroniser l’adresse actuelle du foyer dans l’ensemble des contacts du foyer.

Pour les comptes d’organisation, la gestion des adresses est désactivée par défaut. Si vous souhaitez effectuer le suivi de plusieurs adresses pour les comptes d’organisation, mettez à jour le paramètre Adresses de compte d’organisation activées.

Champs d’adresse du contact

Examinons les champs d’adresse d’un contact. Il existe d’autres champs d’adresse standard dans Salesforce. Par conséquent, si votre administrateur a personnalisé vos présentations de page, il est possible que vous voyiez des champs différents de ceux affichés ici. Pour plus de simplicité, nous recommandons généralement de supprimer les champs d’adresse secondaire et d’autres adresses de vos présentations de page, car ils ne sont pas compatibles avec les fonctionnalités d’adresse de NPSP. 

La liste de sélection (1) Type d’adresse principal vous permet de spécifier le type d’adresse du champ Adresse postale. Dans cet exemple, l’adresse postale correspond à l’adresse du domicile de ce contact. 

Parfois, un contact souhaite recevoir des courriers à une adresse différente de celle de son foyer. Dans le cas présent, sélectionnez le champ (2) Remplacement d’une adresse pour que l’adresse du foyer ne soit pas copiée comme adresse postale du contact.

Le champ de formule (3) Adresse postale du foyer contient la valeur de l’adresse du foyer. En règle générale, elle est identique à l’adresse postale du contact, sauf si l’option Remplacement d’une adresse est sélectionnée pour le contact.

Page de détails du contact, où sont indiqués les champs d’adresse importants.

Fonctionnement de la gestion des duplications : scénarios typiques impliquant des comptes de foyer

Pour les comptes de foyer, la gestion des adresses synchronise l’adresse du compte avec tous les contacts du foyer concerné. En outre, la modification d’une adresse de foyer entraîne la création d’un enregistrement d’adresse. Vous pouvez basculer entre les enregistrements d’adresse en cas de déménagements saisonniers, ou les utiliser pour connaître les endroits où un donateur a vécu.

Examinons quelques scénarios typiques impliquant des comptes de foyer pour découvrir les interactions entre différents champs d’adresse, ainsi que la manière dont NPSP réalise un suivi pour déterminer à quel moment utiliser quelle adresse.

Création d’un enregistrement de contact

Sofia, la chargée de développement de notre organisme à but non lucratif fictif, ajoute un nouvel enregistrement de contact (qui ne fait pas partie d’un compte de foyer déjà présent dans Salesforce) et laisse le champ de compte vide. NPSP crée l’enregistrement de compte de foyer à sa place. La fonctionnalité de gestion des adresses s’active ensuite en créant un enregistrement d’adresse distinct associé au nouveau compte de foyer, et synchronise les adresses au sein des trois enregistrements (le contact, le compte de foyer et les enregistrements d’adresse). 

Schéma d’un enregistrement de contact, d’un enregistrement de compte et d’une liste associée Adresse

(1) NPSP crée automatiquement un compte de foyer pour le contact.

(2) La gestion des adresses copie l’adresse postale que vous avez saisie pour le contact dans l’adresse de facturation du compte de foyer.

(3) La fonctionnalité de gestion des adresses crée un enregistrement d’adresse associé au compte de foyer.

(4) Le type d’adresse principal sélectionné pour le nouveau contact est copié dans le type d’adresse de l’enregistrement d’adresse. Si vous laissez le type d’adresse principal vide, il est défini par défaut sur « Domicile ». 

(5) Le nouvel enregistrement d’adresse est automatiquement défini en tant qu’adresse par défaut.

Ajout d’un nouveau contact à un foyer existant

Lorsque Sofia ajoute un nouveau membre de la famille (en tant que contact) à un foyer existant, l’adresse de ce membre est généralement la même que celle du foyer. La fonctionnalité de gestion des adresses prend automatiquement le relais en définissant l’adresse postale du nouveau contact comme étant la même que l’adresse du foyer.

Détails du compte, où l’adresse de facturation correspond à l’adresse postale

Mise à jour d’une adresse de foyer en cas de déménagement de la famille

Lorsqu’une famille déménage, il ne faut pas seulement mettre à jour l’adresse du foyer, mais aussi l’adresse postale de chaque contact du foyer. La gestion des adresses effectue automatiquement ce processus à votre place en synchronisant la nouvelle adresse entre le compte de foyer et chacun des contacts associés. Sofia commence toujours par mettre à jour l’adresse du compte de foyer pour être plus efficace et tenir les données de contact de NMH à jour. 

Si l’option Remplacement d’une adresse est sélectionnée pour un contact, l’adresse postale de ce contact ne sera pas synchronisée avec l’adresse du foyer.

Adresse du compte de foyer dans tous les enregistrements de contact individuels

Gestion des adresses des comptes d’organisation

La gestion des adresses fonctionne différemment pour les comptes d’organisation. Par défaut, celle-ci est désactivée. Afin d’activer la gestion des adresses pour les comptes d’organisation, sélectionnez le champ Adresses de compte d’organisation activées dans Paramètres NPSP > Personnes > Adresses.

Lorsque l’adresse du compte est mise à jour, la fonctionnalité de gestion des adresses sur les comptes d’organisation crée un enregistrement d’adresse ainsi qu’un historique des modifications d’adresse dans la liste associée Adresse.

Vérification des adresses

NPSP vous permet de vérifier les adresses lorsque vous les saisissez dans Salesforce à l’aide de l’une des trois API de vérification d’adresse (l’API Cicero, l’API Geocoding de Google et l’API SmartyStreets) ou de votre propre API. Pour ceux d’entre vous qui n’ont peut-être pas entendu parler des « API » auparavant, il s’agit essentiellement d’intermédiaires logiciels qui permettent à deux applications de communiquer. Dans le cas présent, les API permettent aux outils de vérification d’adresse de communiquer avec Salesforce. Vous devez activer la gestion des adresses pour les comptes d’organisation afin de pouvoir utiliser un service de vérification d’adresse. 

Les trois API de vérification d’adresse se caractérisent chacune par des aspects différents à prendre en compte, relatifs notamment à la complexité et aux coûts. Nous vous recommandons de consulter les avis et les commentaires des autres utilisateurs de la communauté de la plate-forme Power of Us avant de prendre votre décision.  

Une fois que vous avez configuré NPSP à des fins de vérification d’adresse, NPSP :

  • vérifie si des adresses existent déjà lorsque vous essayez de les ajouter ;
  • standardise les adresses à votre place (c’est-à-dire convertit « boulevard » en « bd » dans l’enregistrement sauvegardé, etc.).
Remarque

Remarque

La vérification d’adresse ne fonctionne que pour les enregistrements que vous créez après avoir configuré cette fonctionnalité. La vérification ne s’applique pas aux informations de contact que vous avez éventuellement déjà saisies dans Salesforce.

Gorav, notre administrateur intrépide de l’organisme à but non lucratif No More Homelessness, souhaite mettre en place la vérification d’adresse pour s’assurer que les données saisies dans son organisation sont aussi fiables et complètes que possible. Bien que de nombreux services de vérification d’adresse nécessitent un investissement supplémentaire, Gorav explique à son directeur général que le prix du service en vaut la peine, car il favorise l’adoption par les utilisateurs ainsi que la productivité. Observons comment Gorav configure la vérification d’adresse pour l’organisation de NMH. 

Configuration de la vérification d’adresse

1. Cliquez sur l’onglet Paramètres NPSP, puis sur Personnes > Adresses.

2. Cliquez sur Modifier.

Objet Paramètres NPSP où la page de modification des personnes et des adresses est mise en évidence

3. Consultez les instructions générales de la section Paramètres de compte d’API de vérification et cliquez sur Activer la vérification automatique.

4. Sélectionnez le service de vérification d’adresse que vous souhaitez utiliser et saisissez les informations appropriées. Pour obtenir des conseils plus détaillés sur chaque service de vérification disponible, contactez directement le fournisseur de services concerné.

5. (Facultatif) Sélectionnez Rejeter les adresses ambiguës pour marquer les adresses ambiguës comme invalides lorsque l’API renvoie plus d’une adresse. Si cette option n’est pas sélectionnée, Salesforce choisit la première adresse suggérée en tant qu’adresse valide.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Menu Paramètres de compte d’API de vérification

7. (Facultatif) Cliquez sur Vérifier toutes les adresses pour vérifier l’ensemble des adresses existantes de votre organisme. N’oubliez pas que Salesforce ne vérifie les adresses que vous saisissez qu’après avoir configuré votre service de vérification d’adresse. Cette option est uniquement disponible avec l’API SmartyStreets.

Page de service Vérifier toutes les adresses de SmartyStreets

Vous pouvez facilement exclure une adresse spécifique de la vérification en cochant la case Vérifiée dans l’enregistrement d’adresse. La vérification d’adresse ignore tout enregistrement pour lequel cette case est cochée.

Désactivation des fonctionnalités non utilisées

Le suivi des adresses avec un objet d’adresse ajoute un niveau de complexité aux processus qui peut dépasser ce que certains organismes doivent (ou souhaitent) gérer. Il peut être préférable que les choses restent simples, surtout si votre organisme a des besoins très simples en matière de suivi des adresses. La gestion des adresses peut également augmenter la quantité de données que vous stockez, bien que la plupart des organismes ne dépassent pas les limites de stockage de données incluses avec les licences Enterprise Edition (il s’agit de celles dont vous disposez si vous profitez des 10 licences destinées aux organismes à but non lucratif). 

Si votre organisme n’a pas de besoins complexes en matière de gestion des adresses, vous pouvez envisager de désactiver la gestion des adresses pour économiser de l’espace de stockage de données. Par exemple, il peut être préférable pour les organismes qui envoient toujours des courriers à l’adresse de domicile des contacts, pour ceux dont les parties prenantes n’ont pas d’adresse saisonnière et pour ceux qui ne prévoient pas d’utiliser les services de vérification d’adresse de renoncer à utiliser l’objet d’adresse.

Gardez à l’esprit que même si vous avez des besoins simples en matière de suivi des adresses, laisser la gestion des adresses activée vous permet de profiter de la synchronisation automatique des enregistrements d’adresses de tous les contacts d’un foyer en cas de modification de l’adresse de celui-ci.

Si vous décidez de désactiver la gestion des adresses, vous pouvez le faire en mettant à jour vos paramètres d’adresse dans NPSP.

Merci d’être resté avec nous tout au long de cette unité assez poussée sur la gestion des adresses. La configuration des fonctionnalités de gestion des adresses dans NPSP dans le but d’appliquer les bonnes pratiques de votre organisation et d’assurer la fiabilité et l’exhaustivité des données est essentielle pour favoriser l’adoption par les utilisateurs. En outre, l’adoption joue un rôle primordial pour garantir le meilleur retour sur votre investissement dans toute technologie.

Ressources