Suivez votre progression
Accueil Trailhead
Accueil Trailhead

Création de relations personnalisées

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Expliquer la manière dont les paramètres de relations contrôlent les relations
  • Configurer les paramètres des relations

Présentation des relations

Les relations dans NPSP correspondent à un objet personnalisé qui connecte un contact à un autre contact de votre organisation. Dans l’organisation de No More Homelessness, les relations sont utilisées pour connecter les membres d’une famille qui sont des bénéficiaires, des donateurs ou des bénévoles. Dans un enregistrement de contact, les relations de l’organisation de NMH ressemblent à ceci :

Liste associée des relations sur la page de détails du contact

NPSP comprend 24 types de relations prêtes à l’emploi. Procédez comme suit pour visualiser tous les types de relations disponibles :

1. Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage (Icône d’engrenage permettant d’accéder au menu Configuration), puis cliquez sur Configuration.

2. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire d’objet.

3. Dans la liste des objets, sélectionnez Relation.

4. Cliquez sur Champs & Relations.

5. Cliquez sur le champ intitulé Type.

Pour simplifier les choses, vous pouvez désactiver tous les types de relations que votre organisme n’utilisera pas dans cette liste en cliquant sur le lien Désactiver.

Valeurs de liste de sélection de l’objet de relation dans le gestionnaire d’objet

Ces 24 relations répondent largement aux besoins de nombreux organismes. Le système est toutefois flexible et permet une configuration ainsi qu’une personnalisation supplémentaires des paramètres de relation. C’est ce que nous allons aborder maintenant.

Pour accéder aux paramètres des relations, cliquez sur Paramètres NPSP dans la barre de navigation, puis sur le menu Relations pour développer les paramètres, et enfin sur Relations dans le menu pour afficher tous les paramètres. 

Passons rapidement en revue les quatre paramètres qui contrôlent la manière dont les relations fonctionnement dans NPSP. 

(1) Méthode de réciprocité

Il s’agit peut-être du paramètre de relations le plus important, car il détermine la manière dont NPSP génère des relations réciproques. Les options sont les suivantes :

  • Le paramètre de liste (par défaut) fonctionne en lien avec le genre et d’autres paramètres prédéfinis de votre liste de paramètres de relations réciproques pour définir un type de relation réciproque approprié. Par exemple, si vous créez une relation à partir de l’enregistrement de contact d’un homme dont le type est « Fils », NPSP crée automatiquement une relation réciproque « Père » sur l’enregistrement du fils. La plupart des personnes conservent le paramètre de liste par défaut et ne le modifient pas.

Grâce à la méthode du paramètre de liste, Salesforce détermine le type approprié correspondant au genre en fonction de l’une des deux méthodes suivantes :

  • Champ de genre prédéfini : le paramètre de relations réciproques recherche les valeurs « Féminin » et « Masculin » dans le champ de genre des enregistrements de contact afin d’effectuer spécifiquement un suivi du genre.
  • Civilité : si le genre d’un contact n’est pas identifiable, Salesforce évalue le champ de civilité pour déterminer le genre, si possible. (Mme = Féminin et M. = Masculin.)

Si Salesforce ne peut pas déterminer le type propre au genre en fonction de ces deux méthodes, il attribue une valeur de genre neutre.

  • L’inversion de valeur sert à inverser la relation, quand cela est possible. Ici, il est important de saisir un type contenant un délimiteur autour duquel le système pourra permuter les mots. Ainsi, une relation de type « Mère-fille » recevra le type réciproque « Fille-mère ». L’inversion de valeur n’utilise aucune des valeurs des paramètres de relations réciproques. À la place, vous pouvez créer des valeurs de liste de sélection telles que « Mère-fille » et « Fille-mère » dans le champ de type de l’objet de relation.

(2) Champ de genre

Ce champ spécifie le genre d’un contact dans le but de créer une relation réciproque. La valeur du champ Genre interagit avec les valeurs du champ Méthode de réciprocité (décrite ci-dessus) pour déterminer la relation réciproque appropriée. Par exemple, si vous créez une relation entre un enregistrement de contact « Mère » et un enregistrement de contact féminin, le NPSP crée une relation réciproque « Fille », par opposition à « Fils ».

Le champ de genre est une liste de sélection dans l’enregistrement de contact composée de valeurs prêtes à l’emploi, mais vous pouvez également créer et utiliser votre propre liste de sélection personnalisée. Vous souhaiterez peut-être ajouter des valeurs supplémentaires à la liste de sélection en fonction des bonnes pratiques de votre organisme (nous vous montrerons comment procéder plus tard dans cette unité). Si la valeur de la liste de sélection de genre n’est pas « Masculin » ou « Féminin », la relation réciproque créée sera de genre neutre.

(3) Autoriser les doublons automatiquement créés

Ce paramètre est propre à la fonctionnalité qui crée automatiquement des relations fondées sur un champ de référence personnalisé. Par défaut, lorsqu’une relation créée automatiquement est déclenchée et qu’une relation entre ces contacts du même type existe déjà, NPSP ne crée pas de relation en double. Vous pouvez ignorer ce comportement en cochant cette case et Salesforce créera une relation à chaque fois que la création automatique est déclenchée, quelles que soient les relations existantes.

(4) Activer la synchronisation des champs personnalisés

Ce paramètre vous permet de synchroniser les champs de relations personnalisées entre les deux contacts formant une relation. Par conséquent, si votre organisme ajoute un champ personnalisé à l’objet de relations, il est préférable que vous vérifiiez ce paramètre.

Liste des relations réciproques

Si vous choisissez le paramètre de liste Méthode de réciprocité (qui est le paramètre par défaut), le paramètre de liste utilise la liste des relations réciproques pour déterminer les relations réciproques. (Vous n’utilisez pas les paramètres de relations réciproques si vous utilisez la méthode de relation Inversion de valeur.)

Voici le fonctionnement : si Salesforce peut déterminer le genre du contact (en fonction du champ de genre ou de la civilité défini par l’utilisateur), la relation réciproque est créée à l’aide de la valeur qui correspond au genre. Si aucun genre n’est spécifié, Salesforce utilise la valeur neutre.

Examinons cela de plus près dans l’organisation de NMH. Un membre du personnel de NMH crée un enregistrement de contact de bénévole pour Liam Byrne et sélectionne « Masculin » pour le champ de genre puisque Liam a sélectionné cette valeur sur le formulaire où il indique son intérêt pour le bénévolat. Le membre du personnel ajoute un autre contact au foyer, Alex Byrne, et saisit « Inconnu » (une valeur personnalisée créée par NMH) dans le champ de genre. 

Le membre du personnel de NMH sait que ces deux contacts font partie du même foyer et qu’Alex est l’enfant de Liam, il crée donc un enregistrement de relation à partir de l’enregistrement de contact d’Alex et choisit le type de relation « Enfant » plutôt que « Fils » ou « Fille » car le genre d’Alex est inconnu. Dans le cas présent, NPSP crée automatiquement l’enregistrement de relation réciproque « Père » pour Liam car son genre est masculin.

Liste associée Relation dans l’enregistrement de détail du contact

Ajout d’une nouvelle relation réciproque

Le service de développement de notre organisme à but non lucratif fictif, No More Homelessness, cherche une méthode pour effectuer le suivi du conjoint décédé d’un donateur au sein de son enregistrement de contact dans NPSP. Gorav, l’administrateur de NMH, examine la documentation sur les relations et détermine qu’il peut créer une relation réciproque pour des conjoints décédés. Observons les actions que Gorav réalise afin de créer une relation réciproque.

Tout d’abord, Gorav doit mettre à jour le champ de liste de sélection du type de relation pour ajouter la valeur « Conjoint décédé ».

1. Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage (Icône d’engrenage permettant d’accéder au menu Configuration), puis cliquez sur Configuration.

2. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire d’objet.

3. Dans la liste des objets, sélectionnez Relation.

4. Cliquez sur Champs et relations.

5. Dans la liste des champs, cliquez sur Type. Vous devrez peut-être cliquer sur Afficher tout pour trouver le champ.

6. Sous Valeurs de la liste de sélection, cliquez sur Nouveau.

Nouvelle valeur de l’objet Relations pour la liste de sélection de type

7. Saisissez les nouvelles valeurs dans la zone de texte, chacune sur une ligne distincte. Dans le cas présent, Gorav ajoute simplement une valeur unique pour « Conjoint décédé ».

Le formulaire Valeurs de la liste de sélection

8. Cliquez sur Enregistrer.

Maintenant, Gorav doit créer la relation réciproque. Il retourne sur l’onglet Paramètres NPSP et clique sur les paramètres de relation.

  1. Cliquez sur Nouvelle relation réciproque.

Page Paramètres de relation

2. Remplissez les zones de texte et cliquez sur Créer une relation réciproque. Dans cet exemple, Gorav et NMH choisissent de créer une relation réciproque de genre neutre. Cela signifie que la relation réciproque ne tiendra pas compte du champ de genre ou de la civilité et sera toujours de genre neutre. Ils auraient pu saisir « Veuve » pour la valeur féminine et « Veuf » pour la valeur masculine s’ils avaient voulu créer des relations correspondant au genre.

Paramètres de relation réciproque

Gorav fera ensuite la même chose pour les « anciens conjoints ». NMH ne souhaite certainement pas solliciter une personne en mentionnant son conjoint décédé ou placer d’anciens conjoints côte à côte lors d’un évènement de collecte de fonds. Mieux vaut prévenir que guérir, n’est-ce pas ?

Paramètres de création automatique de relations

Les relations créées automatiquement permettent à un champ de référence de contact personnalisé dans les objets de contact ou de membre de campagne de déclencher automatiquement la création d’un type de relation de votre choix. Utilisez le paramètre d’autocréation de relations pour établir automatiquement une nouvelle relation entre deux contacts.

NMH dispose d’un programme de mentorat dans lequel les personnes ayant eu une expérience réussie dans le cadre du programme de logements de transition accompagnent les bénéficiaires qui ne sont plus sans-abri depuis peu. Le personnel de NMH souhaite pouvoir voir cette relation mentor/mentoré dans les enregistrements de contact des bénéficiaires. 

Robert travaille avec Alex dans le cadre du programme de mentorat de NMH.

Pour que Gorav puisse ajouter une relation créée automatiquement, il crée un champ de référence de contact personnalisé intitulé « Mentoré » dans l’enregistrement de contact. Il met également à jour les valeurs de la liste de sélection dans le champ de type de l’objet de relation et ajoute une nouvelle relation réciproque « Mentor-mentoré » dans les paramètres NPSP. 

Ajout d’une relation créée automatiquement

Gorav est désormais prêt à ajouter sa relation créée automatiquement. Voici comment il s’y prend :

1. Revenez à l’onglet Paramètres NPSP.

2. Sélectionnez Relations > Autocréation de relations, puis cliquez sur Nouvelle relation automatique. Puis :

(1) Sélectionnez l’objet avec lequel vous souhaitez réaliser l’association.

(2) Sélectionnez le champ.

(3) Choisissez le type de relation. Le type réciproque sera également créé automatiquement.

Paramètres et options d’autocréation de relations

3. Cliquez sur Créer une relation automatique.

Désormais, les membres du personnel des programmes de NMH peuvent facilement voir la relation entre un mentor et un mentoré en utilisant le nouveau champ de référence dans l’enregistrement de contact.

Ajout d’une relation réciproque directement dans l’enregistrement de contact

Nous avons vu comment personnaliser la dénomination des foyers, nous avons appris comment fonctionne la gestion des adresses et nous avons découvert comment créer des relations personnalisées entre les contacts. Nous allons maintenant nous pencher sur un problème qui touche presque toutes les implémentations CRM : la présence de données en double !

Ressources