Création de relations personnalisées

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Expliquer les paramètres des relations
• Configurer les paramètres des relations

Présentation des relations

Les relations dans Nonprofit Success Pack (NPSP) se présentent sous la forme d’un objet personnalisé qui connecte deux contacts de votre organisation Salesforce. Notre organisme sans but lucratif (fictif) No More Homelessness (NMH) utilise les relations pour connecter les amis et les membres d’une même famille qui sont clients, donateurs ou bénévoles. Dans un enregistrement de contact, la liste associée Relations peut afficher d’autres contacts et leur relation avec le contact actuel, comme Fils, Épouse ou Enfant. 

Dans de nombreuses langues, ces termes de relation véhiculent des informations sur le sexe de la personne : par exemple, fils correspond à un enfant de sexe masculin, tandis que épouse est un conjoint de sexe féminin. Certaines organisations collectent des informations sur l’identité de genre de leurs contacts et utilisent ces informations non seulement pour décrire les relations, mais aussi pour personnaliser les communications, adapter les services ou faire des rapports sur les résultats des programmes. 

Salesforce encourage chacun à réfléchir à la manière dont les données personnelles telles que l’identité de genre sont collectées et utilisées afin de garantir que nos bénéficiaires, nos donateurs, nos bénévoles et nos employés se sentent compris et respectés. Dans nos logiciels, dont NPSP, nous vous proposons des outils pour personnaliser de quelle manière et à quel moment vous utilisez les informations de genre concernant vos contacts. Consultez les 6 façons d’intégrer l’égalité à votre CRM et le guide sur la confidentialité et l’utilisation éthique des données liées au genre, dont les liens se trouvent dans la section Ressources, pour en savoir plus sur la manière dont Salesforce aborde les questions liées au genre.

NPSP comporte 24 relations préconfigurées, qui sont toutes gérées dans l’objet Relation dans la configuration de Salesforce, et non dans les paramètres NPSP. Pour voir les types de relations existants, procédez comme suit :

1. Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage (), puis sur Configuration.
2. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire d’objet.
3. Dans la liste des objets, sélectionnez Relation.
4. Cliquez sur Champs et relations.
5. Cliquez sur le champ intitulé Type.
6. Faites défiler la page vers le bas jusqu’à la liste Valeurs.

Ces 24 relations préconfigurées répondent largement aux besoins de nombreux organismes sans but lucratif et vous pouvez désactiver certaines relations, afin de les supprimer si vous souhaitez disposer d’une liste plus courte. En outre, comme nous l’avons évoqué, le système peut être configuré et personnalisé si vous avez besoin de relations supplémentaires ou différentes. Intéressons-nous sans plus attendre à cet aspect.

Paramètres des relations NPSP

Pour accéder aux paramètres des relations de NPSP, cliquez sur Paramètres NPSP dans la barre de navigation, ou bien recherchez-les et sélectionnez-les dans le lanceur d’application () : cliquez sur Relations, puis sur Relations depuis le menu étendu pour voir tous les paramètres. 

Passons en revue les quatre paramètres qui contrôlent la manière dont les relations fonctionnement dans NPSP. 

Méthode de réciprocité (1) détermine la façon dont NPSP attribue la relation correspondante adéquate lorsque vous associez un enregistrement de contact à un autre. Les options sont les suivantes :

• Paramètres de liste, qui constitue la valeur par défaut, s’appuie sur des paramètres, notamment celui de sexe, pour attribuer la relation réciproque appropriée. Par exemple, si vous connectez un garçon en tant que Fils sur l’enregistrement de contact d’une femme, le type de relation Mère apparaîtra automatiquement sur l’enregistrement de cette dernière. La plupart des administrateurs choisissent la valeur Paramètres de liste pour leur organisation.
  
  Les paramètres de liste déterminent le type approprié de relation correspondant au sexe en fonction de l’une des deux méthodes suivantes :
  
  
  • En s’appuyant sur les valeurs figurant dans le champ Sexe spécifié dans les enregistrements de contact.
  • Dans le cas où Salesforce ne peut pas identifier le sexe du contact, il évalue le champ Civilité pour déterminer celui-ci, en attribuant la valeur Masculin à la civilité « M. » et ainsi de suite.

Si Salesforce ne peut pas déterminer le sexe d’un contact en fonction de l’une ou l’autre méthode, il attribue une valeur non genrée telle que Parent ou Conjoint.

• Inversion de valeur, qui ne repose pas sur un champ de sexe. À la place, vous devez créer des valeurs de liste de sélection telles que « Mère-fille » et « Fille-mère » dans le champ de type de l’objet de relation. Ici, il est important de saisir un type contenant un délimiteur permettant au système de permuter les types de relations. Par exemple, une relation de type Mère-fille recevra le type réciproque Fille-mère.

Le paramètre Champ de sexe (2) spécifie quel champ consigne le sexe d’un contact pour créer une relation réciproque dans le cadre de la méthode de réciprocité des paramètres de liste. Par exemple, si vous créez une relation entre un enregistrement de contact Mère et un enregistrement de contact féminin, NPSP crée une relation réciproque Fille, et non Fils ou Enfant.

Le champ Sexe est une liste de sélection dans l’enregistrement de contact composée de valeurs prêtes à l’emploi, mais vous pouvez également créer et utiliser votre propre valeur de liste de sélection personnalisée. Si la valeur de la liste de sélection Sexe n’est pas Masculin ou Féminin, la relation réciproque créée sera de genre neutre.

Le paramètre Autoriser les relations dupliquées automatiquement créées (3) est propre à la fonctionnalité qui crée automatiquement des relations en fonction d’un champ de référence personnalisé. Par défaut, lorsqu’une relation créée automatiquement est déclenchée et qu’une relation entre ces contacts du même type existe déjà, NPSP ne crée pas de relation en double. Vous pouvez ignorer ce comportement en cochant cette case et Salesforce créera une relation à chaque fois que la création automatique est déclenchée, quelles que soient les relations existantes.

Le paramètre Activer synchr. champ personnalisé (4) vous permet de synchroniser les champs de relations personnalisées entre les deux contacts formant une relation. Par conséquent, si votre organisme ajoute un champ personnalisé à l’objet de relations, il vous faudra vérifier ce paramètre.

Utilité pratique de la liste des relations réciproques

Si vous choisissez Paramètres de liste en tant que méthode de réciprocité (valeur par défaut), c’est la liste des relations réciproques qui détermine les relations réciproques.

N’oubliez pas : NPSP et Salesforce tentent alors de déterminer le sexe d’un contact (en fonction du paramètre du champ Sexe ou de la civilité), puis créent une relation de genre réciproque (telle que Mari ou Mère). Si aucun sexe n’est spécifié, Salesforce utilise une valeur non genrée (comme Conjoint ou Parent).

Poursuivons pour voir comment cela fonctionne dans notre organisme sans but lucratif (fictif), No More Homelessness (NMH). Sofia Rivera, chargé de développement chez NMH, a créé un enregistrement de contact pour Roberto Alvarez plus tôt dans ce module. Sofia a sélectionné Masculin dans le champ Sexe, selon la façon dont Roberto s’identifie. Le membre du personnel ajoute un autre contact au foyer, Alex Byrne, et saisit Inconnu (une valeur personnalisée créée par NMH) dans le champ Sexe. 

Sofia sait que ces deux contacts font partie du même foyer et qu’Alex est l’enfant de Roberto. Elle crée donc un enregistrement de relation à partir de l’enregistrement de contact de Roberto et choisit le type de relation Enfant plutôt que Fils ou Fille, car le genre d’Alex est inconnu. En parallèle, NPSP crée automatiquement l’enregistrement de relation réciproque Père pour Roberto, car il est indiqué que son sexe est masculin.

Ajout d’une nouvelle relation réciproque

Le service de développement de NMH demande à disposer d’un moyen d’indiquer sur les enregistrements de contact dans NPSP que le conjoint d’un donateur est décédé (il s’agit d’un besoin courant pour de nombreux organismes sans but lucratif). Gorav Patel, l’administrateur Salesforce de notre organisme (fictif) NMH, se met au travail pour créer la relation réciproque dont son équipe a besoin. Observons comment il s’y prend.

Tout d’abord, Gorav doit mettre à jour le champ de liste de sélection du type de relation pour ajouter la valeur « Conjoint décédé ».

1. Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage (), puis sur Configuration.
2. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire d’objet.
3. Dans la liste des objets, trouvez et sélectionnez Relation.
4. Cliquez sur Champs et relations.
5. Dans la liste des champs, cliquez sur Type. Vous devrez peut-être cliquer sur Afficher tout pour trouver le champ.
6. Sous Valeurs, cliquez sur Nouveau.
   
   
   
7. Saisissez les nouvelles valeurs dans la zone de texte, chacune sur une ligne distincte. Dans le cas présent, Gorav ajoute simplement les valeurs Conjoint décédé, Veuve, Veuf et Conjoint survivant.
   
   
   
8. Cliquez sur Enregistrer.

Maintenant, Gorav doit créer une relation réciproque. Il peut le faire dans les paramètres NPSP.

1. Accédez aux paramètres NPSP en les recherchant et en les sélectionnant dans le lanceur d’application ().
2. Cliquez sur Relations, puis sur Paramètres de relation réciproque.
3. Cliquez sur Nouvelle relation réciproque.
   
   
   
4. Dans l’interface Nouvelle relation réciproque, vous verrez des champs pour le nom, la valeur Masculin, la valeur Féminin et la valeur Neutre. Gorav saisit les valeurs suivantes :
   
   
   1. Nom : Conjoint décédé
   2. Masculin : Veuf
   3. Féminin : Veuve
   4. Neutre : Conjoint survivant
      
      
      
5. Cliquez sur Créer une relation réciproque.
   
   

Gorav répète le processus de création de relation réciproque pour Veuf, Veuve et Conjoint survivant. 

Ensuite, il crée également Ancien conjoint pour enregistrer les divorces et les séparations. NMH ne souhaite en effet pas commettre l’impair de faire s’asseoir ensemble des conjoints divorcés lors d’une collecte de fonds. 

Ajout d’une relation créée automatiquement

Les relations créées automatiquement permettent à un champ de référence de contact personnalisé dans les objets de contact ou de membre de campagne de déclencher automatiquement la création d’un type de relation de votre choix. Utilisez le paramètre d’autocréation de relations pour établir automatiquement une nouvelle relation entre ces deux contacts.

NMH gère un programme d’orientation professionnelle qui comprend un volet de mentorat. Le personnel de NMH souhaite pouvoir voir cette relation mentor/mentoré dans les enregistrements de contact des bénéficiaires. 

Pour que Gorav puisse ajouter une relation créée automatiquement, il crée d’abord un champ de référence de contact personnalisé intitulé « Mentoré » dans l’objet Contact. Il met également à jour les valeurs de la liste de sélection dans le champ Type de l’objet Relation et ajoute une nouvelle relation réciproque pour Mentor et Mentoré dans les paramètres NPSP.

Gorav est désormais prêt à ajouter sa relation créée automatiquement. Voici comment il s’y prend :

1. Accédez à l’onglet paramètres NPSP en le recherchant et en le sélectionnant dans le lanceur d’application ().
2. Sélectionnez Relations, puis Autocréation de relations.
3. Cliquez sur Nouvelle relation automatique.
4. Procédez aux sélections suivantes :
   
   
   
   
   1. Sélectionnez l’objet avec lequel vous souhaitez réaliser l’association. Gorav choisit Contact.
   2. Sélectionnez le champ qui déclenche l’autocréation. Gorav choisit Mentoré.
   3. Choisissez le type de relation. Le type réciproque correspondant sera également créé automatiquement. Gorav choisit Mentoré.
5. Cliquez sur Créer une relation automatique.

Désormais, les membres du personnel des programmes de NMH peuvent facilement créer une relation entre un mentor et un mentoré en utilisant le nouveau champ de référence dans l’enregistrement de contact. Par exemple, s’ils ajoutent le participant au programme Tim Hill en tant que mentoré de Roberto dans le champ Mentoré de l’enregistrement de contact de Roberto, cela crée également des enregistrements de relation.

Nous avons vu comment personnaliser la dénomination des foyers, nous avons appris comment fonctionne la gestion des adresses et nous avons découvert comment créer des relations personnalisées entre les contacts. 

Dans ce qui suit, nous allons nous pencher sur un problème qui touche presque toutes les implémentations CRM : la présence de données en double !

Ressources

• Aide Salesforce : gestion des paramètres des relations
• Vidéo : Série de tutoriels Salesforce pour les organisations sans but lucratif : Ajout de nouveaux types de relations dans NPSP
• Blog Salesforce.org : 6 façons d’intégrer l’égalité à votre CRM
• PDF téléchargeable : Guide sur la confidentialité et l’utilisation éthique des données liées au genre