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Configuration de la dénomination des foyers

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Décrire comment NPSP crée automatiquement des noms de foyer
  • Personnaliser le format de nom de foyer
  • Personnaliser les salutations formelles et informelles
Remarque

Remarque

Si vous n’avez pas encore obtenu votre badge Gestion des données de votre communauté avec Nonprofit Success Pack, commencez par suivre le module associé. Il explique quelques concepts que nous allons évoquer ici en partant du principe que vous les connaissez déjà.

Rappel sur la dénomination des foyers

N’oubliez pas que lorsque vous créez un contact et laissez le champ de compte vide dans NPSP, un enregistrement de compte de foyer associé est créé et NPSP nomme automatiquement le nouveau compte de foyer en fonction du nom du nouveau contact. 

Par défaut, NPSP :

  • crée le nom d’un nouveau foyer en fonction du nom de famille d’un nouveau contact ;
  • crée des salutations formelles et informelles lors de l’ajout de contacts ;
  • actualise les salutations et les noms de foyer lors de la mise à jour d’informations relatives au contact.

Examinons un exemple de dénomination de foyer dans la configuration prête à l’emploi dont NPSP est doté.

Détails du compte, où sont mis en évidence les champs Nom du compte, Salutation formelle et Salutation informelle

Dans cet exemple, NPSP affiche les conventions de nommage par défaut utilisées pour deux contacts d’un même foyer : Roberto et Lucy Alvarez. En toute honnêteté, si celles-ci conviennent à votre organisme, vous pouvez ignorer le reste de cette unité. Hourra ! Toutefois, comment faire si vous souhaitez utiliser « M. et Mme Alvarez » en tant que salutation formelle, ou bien « M. Roberto Alvarez et Mme Lucy Alvarez » ? NPSP vous permet de personnaliser le nom du foyer et les formats de salutation.

Notre organisme à but non lucratif fictif, No More Homelessness (NMH), confie la gestion des personnalisations les plus complexes à un partenaire consultant, tandis que son administrateur Gorav s’occupe des opérations de configuration de base relatives à la dénomination des foyers. Il réunit les principales parties prenantes des équipes de développement et des programmes, avec lesquelles il se met d’accord sur les valeurs par défaut à utiliser chez NMH. Il leur demande d’indiquer leurs préférences pour tous les paramètres principaux. Observons les actions que Gorav réalise afin de personnaliser ces éléments pour son organisme. 

Gorav et l’équipe de développement de No More Homelessness discutent d’un projet à venir.

Personnalisation de la dénomination des foyers

Le format de nom de foyer est utilisé par NPSP pour déterminer le nom du compte du foyer. NPSP vous offre de nombreuses options en plus du réglage par défaut, qui correspond au format Foyer {Last Name}. Examinons la manière dont NMH personnalise ses paramètres de dénomination des foyers.

1. Cliquez sur l’objet Paramètres NPSP. Si vous ne voyez pas l’onglet, vous pouvez le trouver depuis le lanceur d’application (Icône du lanceur d’application).

2. Cliquez sur Personnes > Foyers.

3. Cliquez sur Modifier en haut de la page.

Page Paramètres NPSP, avec le bouton Modifier mis en évidence


Image indiquant les éléments importants sur la page de détails des paramètres de foyers.

(1) À partir du menu Format de nom de foyer, sélectionnez le format qui vous convient. Les parties prenantes de NMH se sont mises d’accord sur la valeur par défaut Famille {!LastName}. Gorav sélectionne donc ce format et examine l’aperçu. Gorav passe ensuite à la personnalisation des salutations formelles et informelles. 

(2) Le format de salutation formelle est celui qui est utilisé par NPSP pour déterminer la manière dont les salutations formelles d’un foyer sont affichées. Comme pour la dénomination des foyers, NPSP vous propose de nombreuses options autres que la valeur par défaut. 

(3) Le format de salutation informelle est celui qui est utilisé par NPSP pour déterminer la manière dont les salutations informelles d’un foyer sont affichées. Encore une fois, NPSP vous offre de nombreuses options en plus de la valeur par défaut.

Gorav sélectionne respectivement {!{!Salutation} {!FirstName}} {!LastName} et {!{!FirstName}} , et visualise les modifications pour s’assurer qu’elles s’affichent comme il le souhaitait. Pendant que vous faites votre choix, une zone (5) située plus bas sur la page vous permet de voir ce à quoi ressemblera le nom du foyer.

Notez que les conventions relatives au nom du foyer, à la salutation formelle et à la salutation informelle dépendent par ailleurs d’autres facteurs, comme le nombre de contacts faisant partie du foyer, le nombre de contacts que vous souhaitez voir apparaître, l’ordre des contacts, etc. 

Le connecteur de noms, le dépassement de noms et la séquence de noms influent également sur l’apparence de vos noms de foyer et de vos salutations. Vous pouvez également les personnaliser en fonction des préférences de votre organisme.

(4) Le connecteur de noms lie plusieurs contacts dans les champs de nom, de nom formel ou de nom informel. La valeur par défaut est « et », mais vous pouvez la remplacer par une autre valeur, telle que « & » ou « y ». Il n’y a aucune restriction de caractère sur la valeur.

(6) La valeur de dépassement de noms est une valeur de texte qui remplace une longue liste de noms dans un nom de foyer, une salutation formelle ou une salutation informelle. La valeur par défaut est « Amis ». 

(7) Le compte de dépassement de contact correspond au nombre maximal de noms que vous souhaitez afficher. La valeur par défaut de ce paramètre est égale à 9. Votre foyer peut être composé de neuf membres, mais il est préférable de ne pas énumérer tous leurs prénoms dans le nom du foyer ou les salutations. 

Pour répondre aux exigences de son équipe, Gorav laisse la valeur par défaut pour le connecteur de noms, mais remplace la valeur de dépassement de noms par « Famille » et celle du compte de dépassement de contact par « 2 ».

4. Lorsque vous avez terminé de modifier le format de nom de foyer, cliquez sur Enregistrer.

Gorav vient de mettre à jour les paramètres de nom de foyer pour tous les foyers de l’organisation de NMH. Les utilisateurs peuvent toujours personnaliser le nom du foyer ainsi que les salutations formelles et informelles d’un enregistrement individuel, mais Gorav a choisi d’utiliser les valeurs par défaut. 

Actualisation de l’ensemble des noms de foyers

Si Gorav travaillait dans une toute nouvelle organisation sans données, il pourrait mettre à jour les paramètres de nom de foyer, qui seraient alors appliqués à tous les foyers créés par la suite. Toutefois, comme l’organisation de Gorav contient des données, il souhaite actualiser la dénomination de tous les noms de foyers et salutations existants. 

Comme il n’y a aucun moyen d’annuler ces modifications en masse à partir des paramètres NPSP, il faut bien y réfléchir avant de les réaliser. Avant d’exécuter ce processus, Gorav crée justement une sauvegarde des données de NMH en exportant un rapport complet de tous les comptes de foyer contenant ces quatre champs : ID, Nom, Salutation formelle et Salutation informelle. 

Observons les actions que Gorav effectue afin d’actualiser tous les noms de foyers.

1. Cliquez sur Paramètres NPSP, puis sur Processus de données en masse > Actualiser les noms de foyers.

2. Lisez attentivement la section AVERTISSEMENT avant d’actualiser les noms de foyers.

3. Cliquez sur Actualiser tous les noms de foyers pour démarrer le processus.

Paramètres NPSP, avec les options Processus de données en masse et Actualiser les noms de foyers mises en évidence

Une fois le processus terminé, Gorav vérifie quelques enregistrements. Les nouveaux paramètres de nom de Gorav ont été appliqués dans l’enregistrement du foyer Alvarez et le seront lors de la création de tous les nouveaux foyers.

Les informations du foyer Alvarez, avec les champs de nom du foyer mis en évidence

Bien qu’un utilisateur final puisse personnaliser le nom du foyer ainsi que les salutations formelles et informelles dans n’importe quel enregistrement de foyer spécifique, les modifications de Gorav constituent les valeurs par défaut pour NMH. Ces paramètres sont sélectionnés par défaut pour chaque foyer de NMH.

Personnalisation de la séquence de noms

Tout utilisateur peut personnaliser l’ordre des noms des contacts dans les noms de foyer, les salutations formelles et les salutations informelles d’un enregistrement de compte de foyer directement à partir de cet enregistrement. 

1. Accédez à l’enregistrement de compte de foyer ou d’objet de foyer dans lequel vous souhaitez réorganiser les noms des contacts.

2. Cliquez sur Gérer foyer.

En-tête du compte de foyer, avec le bouton Gérer un foyer mis en évidence

3. Sur la page Gérer un foyer, faites glisser les fiches de contacts de gauche à droite pour les réorganiser.

Page de modification Gérer un foyer, avec les fiches de contacts mobiles mises en évidence

4. Cliquez sur Enregistrer.

Noms mis à jour sur la page du foyer

Renommage automatique des foyers

Certaines actions déclenchent une mise à jour automatique du nom du foyer. Par exemple, si vous mettez à jour la valeur d’un champ de contact inclus dans la formule de dénomination du foyer, NPSP met automatiquement à jour le nom du foyer.

Les actions courantes suivantes, entre autres, entraînent la mise à jour du nom du foyer par NPSP :

  • Mise à jour de n’importe quel champ de contact inclus dans la formule de dénomination.
  • Ajout ou suppression d’un contact dans un foyer.
  • Retrait ou suppression du dernier contact d’un foyer en laissant le champ de contact principal vide. Dans ces cas, NPSP renomme le foyer en « Anonyme ».

Découvrons maintenant un autre groupe de paramètres liés aux contacts et aux comptes que vous pouvez personnaliser pour aider vos utilisateurs à travailler plus efficacement : la gestion des adresses. 

Ressources