Envoi d’e-mails à des groupes

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Envoyer des e-mails aux membres d’une campagne
Envoyer des e-mails à partir d’une vue de liste
Résumer les enjeux des lois régissant l’envoi d’e-mails en masse

Envoi d’e-mails à un petit groupe de contacts

L’envoi d’un e-mail à un seul contact est idéal pour les collectes de fonds recueillant des dons importants, la correspondance avec les responsables de l’octroi de subventions et d’autres situations dans lesquelles vous avez un ou deux interlocuteurs, mais lorsque vous devez envoyer des e-mails à un groupe, vous devez trouver une autre solution.

Vous devez parfois envoyer un message à l’ensemble du conseil d’administration, à votre comité de bénévoles chargé des collectes de fonds ou aux participants aux programmes qui assistent à votre cours de renforcement des compétences professionnelles du mercredi soir. Dans ces cas-là, vous pouvez utiliser les campagnes et les vues de liste Salesforce pour envoyer des messages à de petits groupes d’enregistrements de contact ou de piste.

Qu’entendons-nous par petits groupes ? Vous ne pouvez pas envoyer plus de 5 000 e-mails groupés par jour via Salesforce. Accédez au lien Limites générales pour les e-mails à la section Ressources pour plus de détails. (Aucune limite ne s’applique au nombre d’e-mails individuels que vous pouvez envoyer via le panneau Activité que nous avons abordé dans l’unité précédente.)

Des options existent pour envoyer un plus grand nombre d’e-mails ; nous en parlerons dans l’unité suivante. Voyons d’abord comment envoyer des e-mails à des groupes via des campagnes et des vues de liste.

Envoi d’e-mails aux membres d’une campagne

Les campagnes constituent un ensemble planifié de communications qui ont pour but d’inciter les destinataires (généralement des soutiens) à effectuer une action donnée, comme faire un don, devenir bénévoles ou se mobiliser pour votre cause : c’est l’objectif de la campagne.

Dans Salesforce, vous mesurez et gérez ces actions avec l’objet Campagne. Les enregistrements de campagne collectent les enregistrements des membres de la campagne, qui associent des contacts et des pistes à une campagne.

Remarque :
si vous ne savez pas comment fonctionnent les campagnes, nous vous suggérons de passer le badge Gestion des campagnes avec Nonprofit Success Pack auquel vous pouvez accéder grâce au lien qui se trouve dans la section Ressources.

Il est donc bien évidemment utile d’envoyer un e-mail aux membres de cette campagne et de consulter leurs réponses. Allons-y.

Accédez à Campagnes.
Sélectionnez une campagne dans la vue de liste.
Accédez à l’onglet Lié s’il ne s’agit pas de la vue par défaut de l’enregistrement.
Dans la section Membres de campagne, cliquez sur Afficher plus () et sélectionnez Envoyer un e-mail de liste.
Saisissez un objet et rédigez un message dans la section Contenu. Vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités dont nous avons parlé dans l’unité précédente, comme le texte rapide, les modèles et les champs de fusion.
Accédez à l’onglet Vérifier pour afficher un aperçu du message et vous assurer que les champs de fusion sont correctement renseignés.
Cliquez sur Envoyer (ou, éventuellement, sur Envoyer plus tard).

Les messages ont été envoyés ! Si un membre de la campagne n’a pas d’adresse e-mail renseignée ou si son adresse est incorrecte, cela n’aura d’incidence que sur lui. Tous les autres destinataires reçoivent le message.

L’historique des e-mails de la campagne est affiché dans le panneau Activité sur un enregistrement de contact, comme c’est le cas pour les e-mails individuels, mais vous ne pouvez pas vérifier immédiatement si l’e-mail a été ouvert. (Vous devez créer un rapport pour obtenir cette information. Nous expliquons comment procéder plus loin dans cette unité.)

Un e-mail de liste dans la chronologie des activités

Envoi d’e-mails à partir d’une vue de liste

Si les contacts auxquels vous devez envoyer un e-mail ne font pas tous partie de la même campagne, vous pouvez également envoyer un e-mail à un groupe à partir d’une vue de liste de contacts ou de pistes.

Procédez comme suit :

Accédez à l’onglet Contacts ou Pistes. Dans cet exemple, accédez à Contacts.
Sélectionnez une vue de liste ou créez-en une, en fonction de vos besoins. (Consultez la section Ressources pour plus de détails sur la création d’une vue de liste.)
Sélectionnez les contacts en cochant la case correspondant à chaque contact.
Cliquez sur Envoyer un e-mail de liste dans les actions rapides de la vue de liste. Cette option peut se trouver sous Afficher plus ().
Saisissez un objet et rédigez un message dans la section Contenu. Vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités dont nous avons parlé dans l’unité précédente, comme le texte rapide, les modèles et les champs de fusion.
Accédez à l’onglet Vérifier pour afficher un aperçu du message et vous assurer que les champs de fusion sont correctement renseignés.
Cliquez sur Envoyer (ou, éventuellement, sur Envoyer plus tard).

Ces e-mails sont également affichés dans le panneau Activité de chaque contact ou piste.

Rapport sur l’ouverture des e-mails groupés

Comme nous l’avons vu, le statut des messages envoyés via une liste n’est pas inclus dans la chronologie des activités.

Seul l’expéditeur d’un e-mail envoyé à partir d’une liste peut récupérer les informations sur son statut, notamment savoir si un message a été renvoyé et quand il a été ouvert. Pour ce faire, il doit créer et exécuter un rapport.

Allons-y.

Accédez à Rapports.
Cliquez sur Nouveau rapport.
Trouvez et sélectionnez Statut des messages HTML.
Cliquez sur Continuer.
Ajoutez des filtres et des groupes pour organiser les données, si nécessaire. Nous vous recommandons de regrouper les messages par Date d’envoi.
Cliquez sur Exécuter.
Cliquez sur Enregistrer pour ajouter un titre et une description si vous souhaitez enregistrer le rapport pour pouvoir vous y référer ultérieurement.

Grâce à ce rapport, nous disposons d’une liste où figure chaque personne du groupe qui a reçu son e-mail et de données sur le taux d’ouverture, dont la date de première ouverture, la date de dernière ouverture et le nombre d’ouvertures.

Rapport HTML sur le statut des e-mails

L’utilisation du rapport HTML de statut peut vous aider à plusieurs niveaux. Tout d’abord, vous pouvez vous assurer que tous les membres du groupe ont reçu l’e-mail. Deuxièmement, si un destinataire n’a pas ouvert l’e-mail, vous pouvez le contacter en privé.

En outre, vous pouvez utiliser ce rapport pour trouver des solutions à vos problèmes d’envoi. Par exemple, si une personne ne figure pas sur la liste, il est probable que son adresse e-mail soit incorrecte et que le message ait été rejeté ou qu’elle se soit désinscrite des e-mails.

Gestion des désinscriptions aux e-mails

Puisque nous abordons les désinscriptions aux e-mails, si une partie prenante ne souhaite pas recevoir d’e-mails commerciaux ou promotionnels de votre organisation, il est important d’inclure cette information dans son enregistrement de contact ou de piste.

Selon les circonstances et les lois en vigueur où vous vous situez, les invitations à des événements, les demandes de dons et les bulletins d’information peuvent tous être considérés légalement comme des e-mails commerciaux, même lorsqu’ils sont envoyés par une organisation sans but lucratif.

Pour qu’un contact ne reçoive plus d’e-mails, recherchez son enregistrement de contact ou de piste, et sélectionnez l’option Désinscription des e-mails.

Les conséquences de cette désinscription dépendent alors du type de message que vous souhaitez lui envoyer (e-mail individuel ou groupé).

Si vous essayez d’envoyer un e-mail individuel à une personne qui s’est désinscrite, vous recevrez un message d’avertissement vous rappelant que votre organisation a accepté de ne pas envoyer d’e-mails commerciaux à cette personne. Le système vous permettra de continuer, mais Salesforce vous demandera de confirmer que le message n’est pas de nature commerciale.

Champ de désinscription des e-mails

Si vous ajoutez une personne qui s’est désinscrite des e-mails aux destinataires d’un message de petit groupe, elle ne recevra pas l’e-mail et vous ne recevrez pas d’avertissement indiquant qu’elle n’est pas incluse dans l’envoi. Le fait qu’elle se soit désinscrite n’a pas d’impact sur la remise du message aux autres destinataires du groupe.

Faites appel à un expert juridique pour aider votre organisation à comprendre les lois en vigueur dans votre région en matière de confidentialité et de marketing et savoir quels messages elles classifient en tant qu’e-mails commerciaux et non commerciaux en fonction de votre situation. Salesforce n’est pas en mesure de donner de conseils juridiques à ses clients et cette section ne doit pas être considérée comme un conseil juridique.

Maintenant que vous connaissez les bases de l’envoi d’e-mails individuels et à des petits groupes, vous pouvez vous pencher sur les autres outils qui existent et qui peuvent vous aider à être encore plus efficace lors de vos envois. Accédez à la dernière unité pour en savoir plus.