Acquisition des connaissances de base sur les e-mails dans NPSP

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Poser des questions à votre administrateur Salesforce concernant les paramètres de messagerie de base
  
• Utiliser les fonctionnalités de messagerie de base sur un enregistrement de contact
  

Ce module aborde une fonctionnalité disponible dans Nonprofit Success Pack, un package géré.

Pour en savoir plus sur la solution intégrée Nonprofit Cloud, consultez la page Exploration de Nonprofit Cloud.

Remédier au problème inhérent aux e-mails

E-mail : il s’agit d’un canal de communication essentiel qui vous permet de communiquer avec les donateurs, les bénévoles, les participants aux programmes et les soutiens.

Pour autant, même si la communication par e-mail est rapide et facile, l’utilisation de cette méthode pour communiquer avec les soutiens pose quelques problèmes. Il n’existe souvent aucun historique de conversation en dehors de la boîte de réception personnelle. Personne, à l’exception de l’expéditeur du message, ne peut vérifier qu’il a été envoyé ou qu’il a reçu une réponse. Il est possible que plusieurs personnes envoient des messages en double ou envoient trop ou trop peu d’e-mails.

Dans ce module, vous apprenez comment Salesforce peut éliminer ces problèmes grâce aux e-mails envoyés directement à partir de Nonprofit Success Pack (NPSP) à une seule personne ou à un petit groupe de personnes. Vous découvrez également d’autres outils de messagerie qui vous donnent d’autres possibilités, comme les intégrations avec les services de messagerie et de calendrier Gmail et Microsoft Outlook.

Lorsque vous envoyez un e-mail avec Salesforce, l’expéditeur du message n’a pas d’importance. Toute personne disposant de l’accès approprié peut consulter la ligne d’objet de l’e-mail, savoir quand il a été envoyé, s’il a été reçu et quand il a été ouvert, et ce, directement dans le panneau Activité ou sur un enregistrement de contact.

Configuration initiale des paramètres d’e-mail

Votre premier point de contact pour mettre en place une meilleure messagerie, plus transparente, est votre administrateur Salesforce.

Consultez votre administrateur pour vous assurer qu’E-mail optimisé est activé dans Salesforce. Cette fonctionnalité est probablement activée par défaut, mais il est toujours bon de s’en assurer. 

Vérifiez également que l’onglet Email (E-mail) a été ajouté au panneau Activity (Activité) sur les pages des enregistrements, en particulier sur l’objet Contact et tout autre objet sur lequel il peut être utile, comme l’objet Opportunity (Opportunité).

Une fois ces paramètres configurés, vous pouvez commencer à envoyer des e-mails depuis les enregistrements Salesforce. Mais gardez à l’esprit que lorsque vous commencez à utiliser Enhanced Email (E-mail optimisé), seuls les messages envoyés depuis Salesforce à partir de ce moment-là sont pris en compte ; aucun historique des e-mails privés n’existe. De plus, Salesforce ne récupérera les e-mails qui vous sont envoyés que si vous configurez une intégration supplémentaire sur votre système de messagerie.

Découvrir les fonctionnalités de la messagerie Salesforce

Pour envoyer un e-mail individuel à un contact, commencez sur l’onglet E-mail du panneau Activité. Le panneau Activité peut se trouver n’importe où sur la page, selon la configuration de l’affichage de la page décidée par votre administrateur Salesforce. 

L’onglet E-mail contient toutes les fonctionnalités de texte enrichi dont vous avez besoin lors de l’envoi d’un e-mail, ainsi que des outils supplémentaires propres à Salesforce.

Découvrons plus en détail quelques fonctionnalités importantes. (Si l’une de ces fonctionnalités n’apparaît pas dans votre instance de Salesforce, parlez-en à votre administrateur. Il pourra l’activer et la personnaliser.)

1. Adresse e-mail préférée : pour les contacts qui ont plusieurs adresses e-mail, faites en sorte que le champ À soit automatiquement renseigné avec leur adresse e-mail préférée lors de la rédaction d’un message.
   
2. Adresses e-mail à l’échelle de l’organisation : choisissez d’envoyer des messages à partir d’une adresse générique, comme une boîte de réception partagée, ou du visage public de votre organisation, comme votre directeur général.
   
3. Texte rapide : enregistrez des phrases prédéfinies ou des messages et insérez-les dans vos e-mails, vos discussions, vos événements, vos tâches et ailleurs dans Salesforce.
   
4. Signature d’e-mail : configurez votre signature d’e-mail en accédant à Afficher le profil, puis en sélectionnant Paramètres, E-mail et Mes paramètres de messagerie. Votre administrateur peut également inclure un message par défaut qui apparaîtra en pied de page pour chaque e-mail.
   
5. Champs de fusion : insérez des données dans un e-mail directement depuis un enregistrement, sans avoir à les saisir ou à les copier-coller, ce qui élimine le risque d’erreur humaine lorsque vous envoyez de nombreux e-mails ou des e-mails générés à partir d’un modèle. Par exemple, si vous utilisez le champ de fusion Don moyen du destinataire dans un e-mail avec de nombreux destinataires, chaque personne verra le montant moyen de ses propres dons dans le message qu’il recevra.
   
6. Modèles d’e-mail : créez et utilisez des modèles réutilisables capables d’inclure des pièces jointes et d’insérer des données issues des enregistrements à l’aide de champs de fusion. Vous pouvez décider que les modèles soient privés et destinés uniquement à votre propre usage, ou les partager avec le reste de votre organisation.
   

Maintenant que vous connaissez les bases, vous pouvez poursuivre en procédant étape par étape à l’envoi d’un e-mail à une personne à partir d’un enregistrement de contact. Vous commencerez l’unité suivante en abordant cette thématique.

Ressources

• Aide Salesforce : Envoi d'e-mails à partir de Salesforce
• Aide Salesforce : Utilisation d’E-mail optimisé pour bénéficier de fonctionnalités supplémentaires
• Aide Salesforce : Précision d’un numéro de téléphone et d’une adresse e-mail préférés pour un contact