Recherche, création et modification d’enregistrements de parties prenantes

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Définir les termes Salesforce liés aux parties prenantes
Rechercher des parties prenantes dans Salesforce
Identifier les sections importantes d’un enregistrement de contact
Consulter et créer des enregistrements de contact
Créer des comptes de foyer

Salesforce pour les organisations sans but lucratif comprend à la fois des solutions de plate-forme intégrées et des packages gérés. Ce badge couvre Nonprofit Success Pack, un package géré. Pour savoir comment les parties prenantes sont gérées dans Nonprofit Cloud, une solution de plate-forme intégrée, consultez la section Gestion des parties prenantes dans Nonprofit Cloud.

Mise en place de relations porteuses de changement

En tant qu’organisme sans but lucratif, les personnes sont votre plus importante ressource et la gestion des relations que vous entretenez avec elles constitue une priorité absolue. Heureusement, vous utilisez Salesforce pour vous aider à saisir et organiser efficacement les données de vos parties prenantes, ainsi qu’à y accéder facilement.

Dans ce badge, nous vous expliquerons comment gérer les données dont vous avez besoin au sujet des relations permettant le bon fonctionnement de votre organisme, qu’elles concernent le personnel, les donateurs, les bénévoles, les bénéficiaires, les agences, les entreprises, les organisations partenaires ou tout autre individu ou groupe avec lequel votre organisme sans but lucratif interagit.

Vocabulaire à connaître

Avant d’aller plus loin, assurons-nous que nous utilisons bien le même vocabulaire. Pour aborder la thématique des données relatives aux personnes, il est nécessaire de connaître quelques termes.

Partie prenante : un individu. Une partie prenante peut être un membre du personnel, un donateur, un bénévole, un bénéficiaire ou toute autre personne importante dans le cadre de votre mission. Nous employons le mot partie prenante et le terme personne, appartenant à un registre plus courant, de manière interchangeable. Les données des parties prenantes peuvent être stockées de plusieurs manières dans Salesforce, en fonction de votre relation avec la personne concernée. La plupart sont stockées dans un enregistrement de contact, mais une relation moins avancée peut être stockée en tant qu’enregistrement de piste.

Contact : enregistrement d’objet qui stocke des informations sur une partie prenante ayant une relation avec votre organisation. Un enregistrement de contact contient généralement le nom complet, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail d’une personne, ainsi que des informations associées, comme les dons passés et potentiels. Il peut également inclure des informations connexes sur la participation d’un individu à un programme, ses compétences et ses intérêts en matière de bénévolat, etc., en fonction de la personnalisation de votre organisation et des autres applications que vous utilisez. Nous explorerons en détail les enregistrements de contacts plus loin dans cette unité.

Compte : enregistrement d’objet qui regroupe des contacts. Dans Nonprofit Success Pack (NPSP), vous pouvez choisir entre un compte de foyer, qui regroupe les contacts qui vivent ensemble ou appartiennent à la même famille, ou un compte d’organisation, qui regroupe les contacts qui sont associés d’une autre manière, comme tous ceux qui travaillent pour un subventionneur ou une entreprise en particulier. Les contacts peuvent appartenir à ces deux types.

Piste : enregistrement d’objet qui stocke les parties prenantes qui ont exprimé leur intérêt pour votre organisation mais qui ne se sont pas engagées davantage. Les enregistrements de piste fonctionnent différemment des contacts, même s’ils sont tous deux utilisés pour conserver des informations sur des personnes. Vous en savez généralement beaucoup moins sur les pistes que sur les contacts, c’est pourquoi un enregistrement de piste contient en général moins d’informations qu’un contact. Les pistes sont spéciales, et nous nous y intéresserons plus tard dans ce badge quand nous aurons fini de parler de la gestion des contacts.

Si l’un des termes employés (comme Objet et Enregistrement) est nouveau pour vous, consultez le badge Concepts de base de Nonprofit Success Pack sur Trailhead pour découvrir de quoi il s’agit. (Vous trouverez le lien dans la section Ressources).

Recherche et consultation d’enregistrements de contacts

Avant de commencer à travailler avec des contacts, il est important de savoir comment rechercher et consulter un enregistrement de contact.

Vous pouvez trouver rapidement un enregistrement de contact de plusieurs façons. Si vous connaissez déjà l’identité de la personne que vous recherchez, utilisez la recherche globale, c’est-à-dire la barre de recherche qui apparaît en haut de toutes les pages de Salesforce. Saisissez le nom dans la barre de recherche et cliquez sur la flèche du menu déroulant pour limiter vos résultats aux contacts. Sélectionnez un enregistrement parmi les résultats suggérés ou bien appuyez sur la touche Retour (ou Entrée) pour voir tous les résultats de recherche possibles.

Recherche d’un contact à l’aide de la recherche globale

L’autre façon de rechercher des contacts consiste à cliquer sur l’onglet Contacts dans la barre de navigation. Comme votre administrateur Salesforce peut personnaliser les objets qui apparaissent dans cette barre de navigation, la vôtre pourrait être un peu différente de celle présentée ci-dessous. Il est possible que Contacts ne figure pas parmi les options disponibles, mais la plupart des organisations choisissent de l’intégrer et cet onglet est affiché par défaut dans NPSP.

L’onglet Contacts dans la barre de navigation

Vous devriez voir une liste de contacts. Vous pouvez utiliser la flèche du menu déroulant pour afficher différentes vues de liste, comme Mes contacts ou Tous les contacts. Si vous souhaitez examiner de plus près un enregistrement de contact précis figurant dans la liste, cliquez sur le nom d’un contact.

Découvrons plus en détail un enregistrement de contact.

Un enregistrement de contact

Le Panneau de présentation permet de voir d’un coup d’œil quelques informations de contact importantes. Votre administrateur peut personnaliser les champs qui s’affichent ici, afin qu’apparaissent les éléments les plus pertinents pour vous.
L’onglet Détails affiche des informations sur le contact, telles que son nom et son numéro de téléphone, organisées en sections logiques de champs. En fonction des personnalisations et des applications installées, vous pouvez accéder aux sections Informations de contact, Information sur les bénévoles, Détails du programme ou Recherche et notation du donateur.
L’onglet Associé inclut des listes d’autres enregistrements d’objet associés à cet enregistrement de contact. Les objets qui apparaissent dépendent des personnalisations que vous avez réalisées. Il pourrait s’agir des objets Relations, Affiliations de l’organisation, Requêtes et Campagnes.
La chronologie des activités inclut les tâches, les e-mails et les événements répertoriés dans l’ordre chronologique inverse. La chronologie affiche tous les échanges et rencontres passés et à venir avec un membre.
Chatter est un outil de collaboration Salesforce qui fonctionne comme un réseau social privé accessible uniquement au sein de votre organisation. Il vous permet de collaborer en interne sur des enregistrements et des fichiers avec un collègue ou en groupe. Seuls les collaborateurs pouvant consulter un enregistrement donné peuvent voir les publications Chatter lui étant associées.

Nous traitons plus en détail de certains de ces éléments de l’enregistrement de contact ailleurs dans Trailhead. Pour l’instant, intéressons-nous à la création et à la gestion des contacts.

Création d’un contact et d’un compte de foyer

Avant de créer un contact, vérifiez toujours si ce contact n’existe pas déjà dans Salesforce. Bien que vous puissiez revenir ultérieurement pour fusionner les enregistrements en double, il est toujours plus facile de saisir d’abord un nom dans la recherche globale pour vérifier que le contact ne se trouve pas déjà dans le système.

Si vous êtes sûr qu’il s’agit d’un nouveau contact, vous pouvez le créer, ainsi qu’un compte de foyer associé.

Recherchez et sélectionnez Nonprofit Success Pack depuis le Lanceur d’application ().
Dans la barre de navigation, recherchez l’onglet Contacts. Cliquez sur la flèche du menu déroulant.
Sélectionnez + Nouveau contact.
Dans la section Détails du contact, saisissez toutes les informations pertinentes. Faites défiler la page pour vous assurer que vous avez renseigné toutes les sections. Laissez le champ Nom du compte vide : c’est ainsi que vous créez un compte de foyer dans NPSP.
Cliquez sur Enregistrer.

Mission accomplie : il y a maintenant un nouveau contact, ainsi qu’un foyer créé à partir du nom et des informations du contact.

Le nom du compte, qui correspond à celui du contact

cette méthode (impliquant la création d’un contact) constitue le moyen privilégié de créer un foyer dans NPSP. N’oubliez pas que si vous suivez cette unité dans votre compte Salesforce, celui-ci peut être légèrement différent de nos exemples de captures d’écran. Comme votre administrateur Salesforce peut personnaliser les champs de l’enregistrement de contact, des options différentes sont susceptibles d’apparaître. Quoi qu’il en soit, le procédé général de création des contacts et des foyers ressemble à celui que nous venons de suivre.

Vous savez maintenant comment créer des contacts et des foyers, mais qu’en est-il de la gestion de ces derniers ? Heureusement, la gestion d’un foyer dans Salesforce est plus simple que celle d’un foyer réel, et elle s’effectue essentiellement en restant assis derrière votre bureau. Nous commencerons l’unité suivante en abordant cette thématique.