Connexion de contacts à l’aide de relations

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Connecter les contacts entre eux avec des relations
  
• Décrire le fonctionnement des relations réciproques
  
• Visualiser les connexions entre les contacts à l’aide du visionneur de relations
  

Importance des relations

Lorsque vous savez de quelle manière deux personnes sont connectées, vous pouvez en déduire beaucoup d’informations : la nature de leurs échanges (formels ou personnels), les activités qu’elles pourraient faire ensemble et même ce qu’elles pourraient penser l’une de l’autre. La connaissance de la nature de la relation qu’entretiennent deux personnes constitue une information précieuse, à la fois dans le monde réel et dans Salesforce.

Vous envisagez peut-être de lancer une campagne destinée aux contacts ayant une expérience de conseil informelle et avez besoin de savoir qui est actuellement bénévole en tant que mentor auprès des clients de votre organisation. Sinon, peut-être préparez-vous un événement de collecte de fonds et aimeriez savoir si le responsable général des dons au sein d’une entreprise figurant parmi vos parrains importants est ami avec un membre d’un autre foyer. Vous souhaitez peut-être également simplement vous assurer que vous communiquez correctement avec tous les membres d’un foyer, en vous adressant aux conjoints d’une manière précise, et aux frères et sœurs d’une autre façon. 

Connaître les liens spécifiques entre des contacts peut vous aider à trouver l’audience adéquate et à adapter judicieusement vos communications. 

Dans Nonprofit Success Pack (NPSP), les enregistrements de relations vous aident à consigner les liens importants qui existent entre vos parties prenantes et à utiliser ces informations à bon escient. L’ensemble standard de relations existant dans NPSP correspond aux relations courantes (telles que conjoint et enfant), mais votre administrateur peut personnaliser les options disponibles et ajouter de nouvelles relations adaptées à votre organisme et ses parties prenantes. Vous pouvez par exemple créer des relations pour consigner le nom du travailleur social s’occupant de chaque bénéficiaire, afin que quiconque au sein de l’organisation puisse facilement voir qui est le contact interne principal d’un bénéficiaire donné.

Dans cette unité, nous aborderons les concepts de base des relations dans NPSP.

Création d’une relation entre deux contacts

Lorsque deux personnes sont déjà présentes dans Salesforce sous forme de contacts, il est facile de créer une relation entre elles.

Pour créer une relation entre deux contacts dans NPSP, procédez comme suit :

1. Cliquez sur l’onglet Contacts dans la barre de navigation et effectuez une recherche ou naviguez pour trouver et sélectionner un enregistrement de contact.
   
2. Cliquez sur Associé.
   
3. Trouvez la liste associée Relations. Cliquez sur Nouveau.
   
   
4. Sur l’écran Nouvelle relation, sélectionnez un contact associé. Recherchez le nom d’un autre contact existant pour trouver la personne souhaitée. Vous pouvez également cliquer sur + Nouveau contact et ajouter un contact.
   
5. Sélectionnez le type. C’est à cet endroit que s’affichent les différents types de relations (comme parent ou collègue) personnalisés par votre administrateur.
   
6. Sélectionnez un statut.. Le champ de statut permet de décrire si la relation est actuelle ou non. Vous pouvez aussi l’utiliser pour spécifier que deux personnes étaient mariées, étaient des collègues ou avaient toute autre relation dans le passé.
   
7. Si vous le souhaitez, saisissez une description pour ajouter des notes sur la relation.
   
8. Cliquez sur Enregistrer.
   

Dans la liste associée Relations de cet enregistrement de contact, vous pouvez désormais voir un lien vers le contact associé et obtenir une brève description de la manière dont les deux personnes sont connectées.

L’ajout d’une relation à un enregistrement de contact crée une relation réciproque au sein de l’autre enregistrement de contact. Par exemple, si nous créons un enregistrement de relation pour une femme et son fils, une relation mère-fils est automatiquement créée sur l’enregistrement de contact de son fils. Notez également que les relations peuvent être de genre neutre, telles que parent-enfant. Tout dépend des informations dont vous disposez sur vos contacts et de la manière dont votre administrateur a configuré les relations réciproques.

Pour afficher toutes les relations d’un contact spécifique, recherchez cette personne, cliquez sur Associé et localisez la liste associée Relations. Vous pouvez également y modifier et supprimer les relations après leur création.

Visionneur de relations

Des personnes peuvent très bien entretenir une relation étroite ou solide sans qu’il soit forcément possible de le constater dans la vraie vie. Toutefois, la vue des relations dans NPSP rend ces liens visibles. 

Le visionneur de relations est un outil de visualisation de données qui vous permet de voir les liens entre des contacts. Chaque contact est représenté par un cercle. Si deux contacts ont une relation l’un avec l’autre, leurs cercles sont reliés par une ligne. Cette vue peut vous aider à comprendre les liens entre les membres et à identifier entre quelles personnes vous pourriez encourager l’établissement de rapports pour renforcer votre réseau. 

Pour ouvrir le visionneur de relations, accédez à un enregistrement de contact, puis cliquez sur Visionneur de relations dans le menu déroulant de la barre de navigation. 

Les cercles colorés sont certes du plus bel effet, mais ils sont surtout conçus pour vous aider à vous orienter dans le visionneur. 

Le cercle violet (1) est le contact actuel, et tous les autres éléments sont en rapport avec ce contact. La couleur des cercles diffère en fonction de la distance de la relation avec le contact de départ. Les cercles bleus (2) sont des relations directes (enfant, collègue, assistant, responsable de groupe). Quelle que soit la nature de la relation, celle-ci figure sur la ligne de connexion (3). Si la relation entre les contacts n’est plus d’actualité, vous pouvez l’indiquer dans le champ Statut de l’enregistrement de relation ; le visionneur de relations précise alors (Précédent) sur la ligne de connexion (4). Double-cliquez sur un cercle bleu pour le développer et voir le niveau de relation suivant. Ces relations de second niveau sont représentées par des cercles verts (5). Dans cet exemple, Sita Nagappan-Alvarez est une amie de la mentore d’Alex Ventresca, Lisa Bullard. Survolez un cercle pour afficher des liens rapides vers l’enregistrement associé ou créer une relation (6). 

Les relations individuelles sont sans aucun doute les liens les plus fondamentaux que nous tissons, mais nous ne sommes pas uniquement connectés à d’autres individus. Les personnes sont également liées à des groupes de personnes ou des organisations : employeurs, temples, églises, entreprises, agences, groupes de communauté et clubs divers. Il est important de connaître les types de relations qu’entretiennent vos membres afin de comprendre qui ils sont. Les relations dans NPSP ne rendent compte que des connexions entre individus, mais ce n’est pas un problème, car il existe une autre fonctionnalité permettant de représenter les liens entre des personnes et des groupes. 

Répondez au questionnaire, puis poursuivez pour découvrir comment utiliser les affiliations afin de connecter des personnes à des organisations de tous types. 

Ressources

• Aide Salesforce : création, modification et affichage de relations de contact
  
• Publication sur le blog Salesforce.org : Suivi des relations complexes des clients de services sociaux avec NPSP