Configuration du système

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Créer des champs personnalisés pour enregistrer des informations sur les concurrents
Ajouter des règles de validation pour vous assurer que vos commerciaux remplissent les nouveaux champs

Création d’un champ Concurrent personnalisé

Commençons par créer deux nouveaux champs personnalisés sur l’objet Opportunité : Concurrent et Motif de perte. Bien qu’il existe un champ standard similaire sur l’objet Opportunité appelé Principaux concurrents, nous allons créer un champ de liste de sélection à la place. Les champs de texte brut sont assez difficiles à analyser car il est probable que les utilisateurs saisissent des valeurs ressemblantes pour un même concurrent. Imaginez qu’un utilisateur saisisse « Acme » en tant que concurrent, qu’un autre utilisateur écrive « Acme Inc. », et qu’enfin, un troisième tape « Acme Industries » : les données relatives aux concurrents seraient alors désordonnées et incohérentes. Pour cette raison, nous vous recommandons de créer un nouveau champ de liste de sélection contenant des valeurs prédéfinies.

Voici comment créer le premier champ personnalisé.

Pour suivre ces étapes dans votre sandbox, vous devez être administrateur système. Consultez les étapes de préparation évoquées dans l’unité 1.

Cliquez sur et sélectionnez Configuration. La fenêtre Configuration s’ouvre dans un nouvel onglet.
Cliquez sur Gestionnaire d’objet.
Cliquez sur Opportunité, puis sur Champs et relations.
En haut de la page Champs et relations, cliquez sur Nouveau.
Sélectionnez Liste de sélection, puis cliquez sur Suivant.
Dans Étiquette du champ, saisissez Concurrent.
Sélectionnez Saisissez des valeurs, chacune séparée par une nouvelle ligne.
Dans la zone de texte, indiquez vos principaux concurrents sur plusieurs lignes.
Vérifiez que l’option Restreindre la liste de sélection aux valeurs définies dans l’ensemble des valeurs est sélectionnée.
Dans le champ Texte d’aide, indiquez à vos utilisateurs ce qu’ils doivent renseigner dans ce nouveau champ : Identifiez le concurrent principal de cette opportunité.
Cliquez sur Suivant.
Définissez la sécurité au niveau du champ. Assurez-vous que les commerciaux et autres contributeurs peuvent modifier et mettre à jour les valeurs de l’opportunité. Par exemple, accordez un accès en modification aux représentants commerciaux et aux responsables en sélectionnant Visible pour Personnalisé : Profil de vente et Responsable contrats.
Cliquez sur Suivant.
Sélectionnez les présentations de page devant inclure le nouveau champ, telles que les présentations de page attribuées aux profils de votre organisation commerciale.
Cliquez sur Enregistrer.

À ce stade, il peut s’avérer judicieux de masquer le champ de texte standard Principaux concurrents sur les présentations de page de vos utilisateurs afin d’éviter tout risque de confusion. Consultez cet article de l’aide Salesforce pour obtenir plus de détails sur la modification des présentations de page.

Création d’un champ personnalisé Motif de perte

Répétez les étapes 1 à 5 ci-dessus pour créer un deuxième champ de liste de sélection sur l’objet Opportunité, puis ajoutez les informations suivantes.
Dans Champ, saisissez Motif de perte.
Sélectionnez Saisissez des valeurs, chacune séparée par une nouvelle ligne.
Dans la zone de texte, sur plusieurs lignes, répertoriez les principales raisons pour lesquelles des marchés ont pu être perdus, telles que Prix, Aucune décision, Positionnement confus et Finances.
Vérifiez que l’option Restreindre la liste de sélection aux valeurs définies dans l’ensemble des valeurs est sélectionnée.
Dans le champ Texte d’aide, indiquez à vos utilisateurs ce qu’ils doivent renseigner dans ce nouveau champ : Select the primary reason this opportunity was lost.This field is only required when closing an opportunity as Closed Lost (Sélectionnez la raison principale pour laquelle cette opportunité a été perdue. Ce champ doit être rempli uniquement lors de la clôture d’une opportunité avec le statut Fermée perdue).
Cliquez sur Suivant.
Définissez la sécurité au niveau du champ.
Cliquez sur Suivant.
Sélectionnez les présentations de page qui doivent inclure ce nouveau champ.
Cliquez sur Enregistrer.

Création d’une règle de validation Concurrent

Maintenant que ces deux nouveaux champs sont créés, vous pouvez établir des règles de validation pour vous assurer que les commerciaux rempliront ces champs au bon moment au cours du cycle de vente.

Si vous réalisez ces étapes dans votre organisation en même temps que vous lisez, prenez le temps de consulter vos utilisateurs pour déterminer la meilleure étape de votre cycle de vente au cours de laquelle la règle de validation doit être déclenchée.

Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour appliquer cette règle uniquement lorsque l’opportunité aura atteint l’une des étapes du cycle de vente suivantes : Proposition/Devis, Négociation/Vérification, Fermée gagnée et Fermée perdue.

Cliquez sur et sélectionnez Configuration.
Cliquez sur Gestionnaire d’objet.
Cliquez sur Opportunité, puis sur Règles de validation.
En haut de la page Règles de validation, cliquez sur Nouveau.
Saisissez Concurrent requis comme nom de règle. Salesforce insère automatiquement « _ » entre les mots.
Assurez-vous que la case Active est cochée.
Copiez et collez la formule suivante dans la zone de texte Formule de condition d’erreur :

(ISPICKVAL( StageName , "Proposal/Price Quote") ||
ISPICKVAL( StageName , "Negotiation/Review") ||
ISPICKVAL( StageName , "Closed Won") ||
ISPICKVAL( StageName , "Closed Lost"))
&&
ISBLANK( TEXT(Competitor__c ))

Dans Message d’erreur, saisissez Une valeur doit être saisie dans le champ Concurrent avant de passer à cette étape d’opportunité.
Dans Emplacement de l’erreur, sélectionnez Champ, puis choisissez Concurrent dans la liste de sélection.
Cliquez sur Enregistrer.

Création d’une règle de validation Fermée perdue

Ensuite, créez la deuxième règle de validation avec des conditions légèrement différentes. Lorsque l’équipe de vente perd une opportunité, il est important d’en comprendre les raisons. Voici comment créer une règle pour vous assurer que les commerciaux remplissent le nouveau champ Motif de perte lorsqu’ils définissent le statut de l’étape sur Fermée perdue.

Cliquez sur et sélectionnez Configuration.
Cliquez sur Gestionnaire d’objet.
Cliquez sur Opportunité, puis sur Règles de validation.
En haut de la page Règles de validation, cliquez sur Nouveau.
Saisissez Motif de perte comme nom de règle. Le système insère automatiquement « _ » entre les mots.
Assurez-vous que la case Active est cochée.
Dans Formule de condition d’erreur, collez le texte suivant dans la zone de texte pour rechercher les étapes portant le nom Fermée perdue.

AND(ISBLANK(TEXT(Lost_Reason__c)), ISPICKVAL( StageName , "Closed Lost"))

Dans Message d’erreur, saisissez Une valeur doit être saisie dans le champ Motif de perte lorsque l’étape est Fermée perdue.
Dans Emplacement de l’erreur, sélectionnez Champ, puis choisissez Motif de perte dans la liste de sélection.
Cliquez sur Enregistrer.

Test

Le moment est venu de faire une pause et de tester vos modifications. Naviguez dans l’organisation comme le feraient vos commerciaux. Par exemple, créez une opportunité. Pouvez-vous voir les nouveaux champs Concurrent et Motif de perte affichés sur la page ? Définissez l’étape sur Proposition/Devis. Cela déclenche-t-il le champ Concurrent ? Qu’en est-il des étapes Négociation/Vérification, Fermée gagnée et Fermée perdue ? Lorsque vous définissez l’étape sur Fermée perdue, le champ Motif de perte doit-il être rempli ? Lorsque le comportement des règles que vous avez configurées vous convient, vous pouvez passer à la création de rapports. C’est ce sur quoi nous allons nous pencher.

Ressources

Création de champs personnalisés (article de l’aide Salesforce)
Validation Rules (article de l’aide Salesforce)

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