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Premiers pas avec les prévisions collaboratives

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Expliquer pourquoi les équipes commerciales utilisent les prévisions.
  • Activer la fonctionnalité Prévisions collaboratives
  • Ajouter un onglet Prévisions de manière à ce que vos utilisateurs puissent accéder facilement à la page des prévisions.
  • Citer les type de prévisions disponibles.

Introduction

Lauren Cheng est l’administratrice Salesforce de Rollings Tech, et elle a un problème qu’elle a besoin de résoudre au plus vite. Son équipe utilise des feuilles de calcul et des notes manuscrites pour suivre les prévisions de ventes. À chaque période, Nigel Roberts, le responsable des prévisions, doit mettre à jour et agréger tous ces documents épars, ce qui le déconnecte de Salesforce et produit des documents qui ne restent pas à jour bien longtemps.

Le bureau de Nigel couvert de documents.

Comme vous pouvez vous en douter, ce n’est pas très efficace.

Nigel a demandé à Lauren de trouver une meilleure manière de travailler. Heureusement pour elle et pour Rollings Tech, les prévisions collaboratives sont là !

Mais au fait, que sont les prévisions exactement ?

Bonne question. Les prévisions représentent le chiffres d’affaires prévu sur les ventes. Elles aident les équipes commerciales à prévoir et à planifier leur cycle de vente depuis les encours jusqu'aux ventes conclues, et à gérer les ventes prévisionnelles dans l'ensemble de l’entreprise.

Dans Salesforce, une prévision est basée sur le cumulatif brut d’un ensemble d’opportunités. Les montants des opportunités sont déterminés par des facteurs tels que la période, le type de prévision, les ajustements et la devise. Vous pouvez considérer une prévision comme un cumulatif de devise ou de quantité par rapport à un ensemble de dimensions : propriétaire, temps, catégories de prévision, famille de produits et territoires.

Prédire les ventes avec les prévisions collaboratives

Une page des prévisions avec des prévisions de famille de produits pour un responsable des prévisions et les membres de son équipe

Les montants sur la page des prévisions sont des totaux et sous-totaux des opportunités dans les quatre catégories de prévision.
  • Encours
  • Maximum
  • Validation
  • Fermé
En fonction de la manière dont vous aurez configuré la fonctionnalité, ces montants peuvent refléter des opportunités d'une catégorie ou de plusieurs catégories agrégées.

Vous pouvez baser les montants des prévisions sur les opportunités, les parts d'opportunité ou les familles de produits. Pour la plupart des types de prévisions, vous pouvez faire s’appuyer les prévisions sur le chiffre d’affaires ou les quantités et sur la date de fermeture, la date de planification ou la date de produit. Vous pouvez activer jusqu’à quatre types de prévisions à la fois.

Les utilisateurs des prévisions peuvent voir leurs propres montants ou ceux des personnes qui leur sont subordonnées dans la hiérarchie des prévisions. Ils peuvent voir les informations sur les quotas et leur réalisation. Et ils peuvent modifier de nombreux aspects de l’affichage de la page des prévisions, comme la devise et la période.

Lauren a fait sa vente ! Elle décide d’implémenter immédiatement les prévisions collaboratives pour son équipe.

Prêt à utiliser les prévisions collaboratives ?

À présent, lancez votre Trailhead Playground pour suivre les étapes de ce module et tenter de les répéter. Pour ouvrir votre Trailhead Playground, faites défiler l’écran jusqu’au défi pratique et cliquez sur Lancer. Vous utilisez également le Playground au moment de relever les défis pratiques.

Le grand moment

Lauren est prête à faire découvrir les prévisions collaboratives à son équipe. Elle commence par les activer.

  1. Dans Configuration, saisissez Paramètres des prévisions dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Paramètres des prévisions. La page des paramètres des prévisions dans la Configuration, avec la case Activer les prévisions décochée
  2. Sélectionnez Activer les prévisions, puis cliquez sur Enregistrer.
Lauren a activé la fonctionnalité, mais il reste des actions de configuration à effectuer. Elle ajoute ensuite un onglet Prévisions.

Ajout d’un onglet Prévisions

Lauren a activé les prévisions collaboratives, mais si son équipe ne peut pas accéder à la page des prévisions, ça ne servira pas à grand chose. Donc la prochaine étape pour Lauren consiste à ajouter un onglet Prévisions et à vérifier que sa visibilité est activée par défaut.

Commencez par utiliser le gestionnaire d’applications pour ajouter un onglet Prévisions. Rappelons-nous comment ajouter un onglet.

  1. Dans Configuration, saisissez Gestionnaire d’applications dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Gestionnaire d’applications.
  2. Pour l’application Ventes, cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez Modifier (vérifiez que vous travaillez avec l’application Lightning).
  3. Cliquez sur Éléments de navigation et choisissez Prévisions. Cela peut être une bonne idée de le repositionner vers le haut de votre liste.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
    La page de modification d’application dans la Configuration, avec les Prévisions sélectionnées.
  5. Dans Configuration, saisissez Profils dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Profils.
  6. Sélectionnez Personnalisé : Profil des ventes puis sur Modifier.
  7. Descendez jusqu'à la section Paramètres de l’onglet.
  8. Dans la liste à choix multiples située à côté de Prévisions, choisissez Activé par défaut.
  9. Cliquez sur Enregistrer.
Lauren a ajouté un onglet Prévisions à l’application Ventes de son équipe. Si votre équipe utilise Lightning Sales Console, vous pouvez aussi y ajouter les Prévisions.

Activation des types des prévisions

Les prévisions collaboratives peuvent calculer les montants des prévisions de plusieurs manières. Vous pouvez activer jusqu’à quatre de ces types de prévisions à tout moment. Voici comment chacun d’eux fonctionne.
Type de prévision Hiérarchie Type de données Sur quoi s’appuie le cumul
Opportunités - Chiffre d’affaires Rôle Date de fermeture Les champs Montant et Date de clôture de l’opportunité
Rôle Date du produit Les champs Prix total et Date des produits de l’opportunité
Rôle Date de planification Les champs Chiffre d’affaires et Date de la planification du produit
Territoire Date de fermeture Pour chaque opportunité assignée à un territoire, les champs Montant et Date de clôture de l’opportunité
Territoire Date de planification Pour chaque opportunité assignée à un territoire, les champs Chiffre d’affaires et Date de la planification du produit
Opportunités - Quantité Rôle Date de fermeture Les champs Quantité et Date de clôture de l’opportunité
Rôle Date du produit Les champs Quantité et Date des produits de l’opportunité
Rôle Date de planification Les champs Quantité et Date de la planification du produit
Territoire Date de fermeture Pour chaque opportunité assignée à un territoire, les champs Quantité et Date de clôture de l’opportunité
Territoire Date de planification Pour chaque opportunité assignée à un territoire, les champs Quantité et Date de la planification du produit
Familles de produits - Chiffre d’affaires Rôle Date de fermeture Le champ Date de fermeture et la somme des champs Prix total de tous les éléments de ligne d’opportunité d’une famille de produits. Les montants des prévisions sont répartis par famille de produits.
Rôle Date du produit Les champs Date et la somme des champs Prix total de tous les éléments de ligne d’opportunité d’une famille de produits. Les montants des prévisions sont répartis par famille de produits.
Rôle Date de planification Les champs Date de planification du produit et somme de ses champs Chiffre d’affaires pour tous les éléments de ligne d’opportunité d’une famille de produits. Les montants des prévisions sont répartis par famille de produits.
Territoire Date de fermeture Pour chaque opportunité attribuée à un territoire, le champ Date de fermeture et la somme des champs Prix total de tous les éléments de ligne d’opportunité d’une famille de produits. Les montants des prévisions sont répartis par famille de produits, puis par territoire.
Territoire Date de planification Pour chaque opportunité attribuée à un territoire, les champs Date de la planification du produit et la somme de ses champs Chiffre d’affaires correspondant à tous les éléments de ligne d’opportunité d’une famille de produits. Les montants des prévisions sont répartis par famille de produits, puis par territoire.
Familles de produits - Quantité Rôle Date de fermeture Le champ Date de fermeture et la somme des champs Quantité de tous les éléments de ligne d’opportunité d’une famille de produits. Les prévisions de quantités sont réparties par famille de produits.
Rôle Date du produit Les champs Date et la somme des champs Quantité de tous les éléments de ligne d’opportunité d’une famille de produits. Les prévisions de quantités sont réparties par famille de produits.
Rôle Date de planification Les champs Date de planification du produit et la somme de ses champs Quantité de tous les éléments de ligne d’opportunité d’une famille de produits. Les prévisions de quantités sont réparties par famille de produits.
Territoire Date de fermeture Pour chaque opportunité attribuée à un territoire, le champ Date de fermeture et la somme des champs Quantité de tous les éléments de ligne d’opportunité d’une famille de produits. Les prévisions de quantités sont réparties par famille de produits, puis par territoire.
Territoire Date de planification Pour chaque opportunité attribuée à un territoire, les champs Date de la planification du produit et la somme des champs Quantité pour tous les éléments de ligne d’opportunité d’une famille de produits. Les prévisions de quantités sont réparties par famille de produits, puis par territoire.
Parts d’opportunité - Chiffre d’affaires Rôle Date de fermeture Le champ Montant de l’opportunité et le pourcentage de la part de chaque membre de l'équipe. Pour les prévisions de Parts d’opportunité - Chiffre d’affaires, le total des pourcentages de chaque opportunité doit être de 100 %. Pour utiliser les prévisions de parts d’opportunités, activez Équipes d’opportunité, Parts d’opportunité et le type de division Chiffre d’affaires.
Parts de plan - Chiffre d’affaires Rôle Date de fermeture Le champ Montant de l’opportunité et le pourcentage de la part de plan de chaque membres de l'équipe. Pour les prévisions de Parts de plan - Chiffre d’affaires, le total des parts de pourcentages ne doit pas nécessairement être 100%. Pour utiliser les prévisions de parts de plan, activez Équipes d’opportunité, Parts d’opportunité et le type de division Superposition.
Champ de devise d’opportunité personnalisé - Chiffre d’affaires Rôle Date de fermeture Le montant du champ de devise d’opportunité personnalisé que vous précisez. Pour utiliser des prévisions de champ de devise d’opportunité personnalisé, Équipes d’opportunité et Parts d’opportunité doivent être activées. Activez un type de part personnalisé pour le champ, même si vous ne comptez pas partager le crédit du montant du champ.
Chiffre d’affaires prévu - Chiffre d’affaires Rôle Date de fermeture Le montant dans le champ Chiffre d’affaires prévu de l’opportunité. Pour établir une prévision sur le champ Chiffre d’affaires prévu, activez Équipes d’opportunité et Parts d’opportunité. Activez un type de part personnalisé pour le champ, même si vous ne comptez pas partager le crédit du montant du champ.
L’équipe de Lauren calcule les montants des prévisions en fonction de la date de fermeture et du chiffre d’affaires des opportunités, du chiffre d’affaires des familles de produits, des parts de plan et d’un champ d’opportunité personnalisé appelé Marge. Elle active ces quatre types de prévisions (dans votre Trailhead Playground, les parts et le type personnalisé ne sont pas activés ; des étapes de configuration supplémentaires sont nécessaires).

Lauren choisit également d’afficher sur la page des prévisions les familles de produits Software et Hardware, car c’est sur ces deux familles que Nigel veut des prévisions. Rollings Tech a déjà configuré les familles de produits Software et Hardware dans Salesforce (ici encore, ces familles de produits n’apparaissent pas automatiquement dans votre Trailhead Playground ; des étapes de configuration supplémentaires sont nécessaires).

Pour ajouter le type de prévision :

  1. Dans Configuration, saisissez Paramètres des prévisions dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Paramètres des prévisions.
  2. Cliquez sur +Ajouter un autre type de prévision.
  3. Dans la liste de sélection des types de prévision, choisissez Famille de produits.
  4. Sélectionnez Chiffre d’affaires comme mesure de prévision et Date de fermeture comme type de date de prévision. La page Paramètres des prévisions avec le type de prévisions de chiffre d’affaires des familles de produits (classés par date de fermeture) à ajouter
  5. Dans la liste des familles de produits disponibles, choisissez celles sur lesquelles votre équipe veut des prévisions, et ajoutez-les à la liste des Familles de produits sélectionnées. Pour Rollings Tech, Lauren choisit Software et Hardware, puis place Software en tête de liste.
    La page des paramètres des prévisions avec les familles de produits Software et Hardware sélectionnées, et Software en tête de liste.
  6. Dans Sélectionner les champs à afficher dans la liste des opportunités, choisissez les colonnes à afficher pour ce type de prévision dans la liste des opportunités associées, sur la page des prévisions.
    • Nom de l’opportunité
    • Nom du compte
    • Montant prévisionnel
    • Date de clôture
    • Étape
    • Probabilité (%)
    • Catégorie de prévision
    • Nom complet du propriétaire La page de Paramètres des prévisions avec les colonnes sélectionnées qui doivent s’afficher dans la liste d’opportunités
  7. Cliquez sur OK, puis sur Enregistrer.
Lauren répète ces étapes, avec des variations, pour activer les trois autres types de prévisions, puis elle enregistre ses changements. Elle a maintenant activé la fonctionnalité, activé les types de prévisions que son équipe utilise, et choisi les colonnes qui apparaîtront dans la liste des opportunités.

La page des prévisions de Nigel montrant quatre types de prévisions

Et maintenant, à vous de jouer !