Vers l’expertise Chatter

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Créer un groupe
  • Créer, modifier et supprimer un flux Chatter.
  • Activer et configurer les notifications Chatter par e-mail

Des groupes pour rester connecté

Si vous appartenez à une équipe, que vous collaborez à un projet, ou que vous avez des centres d’intérêt communs avec des collègues, alors les groupes sont faits pour vous ! Les groupes sont le principal espace de collaboration dans Chatter.

Un groupe est un ensemble de membres unis par un projet, une cause ou un intérêt commun. Vous pouvez par exemple créer un groupe pour l’équipe qui fournit les graphiques à votre service marketing. Vous pouvez créer un groupe de collaboration croisée regroupant des membres du service marketing et de l’équipe en charge des éléments graphiques. Vous pouvez créer un groupe pour une équipe commerciale travaillant sur une même région. L’intérêt des groupes Chatter est d’offrir un espace pour parler d'un sujet précis avec d’autres personnes intéressées ou impliquées.

Les groupes peuvent être privés ou publics, et les groupes privés peuvent être répertoriés ou non. Les groupes non répertoriés ne sont pas renvoyés dans les recherches et nécessitent des invitations pour les rejoindre. Les groupes privés répertoriés et non répertoriés peuvent inclure ou exclure vos clients.

Un groupe possède son propre fil où les membres collaborent autour de leur objectif central. Les personnes utilisent les flux de groupe pour partager des informations, publier des mises à jour et poser des questions.

Conseil

Conseil

Votre page Chatter présente des liens vers cinq groupes récemment consultés au maximum. Utilisez ces liens pour vous rendre rapidement dans vos groupes les plus actifs.

Groupes récents sur la page d’accueil Chatter

Utilisez les groupes pour poser des questions aux experts des équipes ; partagez des informations utiles ; félicitez les héros de vos équipes ; lancez des sondages pour trouver un consensus rapidement ; globalement : pour croître, maintenir et préserver les connaissances d’un groupe en un point central.

Salesforce propose plusieurs types de groupes avec des utilisations différentes.
  • Groupes publics : toute personne au sein de la société peut rejoindre un groupe public, et publier, commenter et ajouter des fichiers.
  • Groupes privés : seuls les membres du groupe privé peuvent publier, commenter et ajouter des fichiers.
  • Groupes non-répertoriés : un groupe non répertorié n'est visible qu'aux membres du groupe en question. Seuls les membres d’un groupe non-répertorié peuvent publier, commenter et ajouter des fichiers.
    Remarque

    Remarque

    Les administrateurs peuvent activer les groupes non répertoriés dans les paramètres Chatter de votre organisation.

  • Groupes Diffusion uniquement : les propriétaires et les responsables des groupes peuvent publier, les autres membres peuvent uniquement commenter.
Important

Important

Vérifiez que vous êtes bien connecté à votre Trailhead Playground pendant que vous suivez le contenu et les exercices pratiques de ce module. En travaillant dans le Trailhead Playground, vous êtes sûr de ne pas modifier de données dans votre organisation en production, et de ne pas publier vers le flux Chatter de votre entreprise.

Voyons maintenant comment créer un groupe public :
  1. Dans votre Trailhead Playground, cliquez sur l’onglet Groupes.
    Conseil

    Conseil

    Si ce dernier n’apparaît pas dans votre barre de navigation, ouvrez le lanceur d’application (Icône du lanceur d’application), puis cherchez et sélectionnez Groupes.

    Le Lanceur d'application

  2. Dans l’onglet Groupes, cliquez sur Nouveau.
  3. Saisissez les informations sur votre groupe :
    • Nom : Dream Team
    • Description : Apporte des services et solutions à toutes les autres équipes.
    • Ignorez le champ Informations pour le moment. Par la suite, vous pourrez l'utiliser pour établir un lien vers les fichiers à forte visibilité, dresser la liste des propriétaires de groupes ou ajouter d'autres informations utiles à vos membres.
    • Si vous souhaitez qu'une autre personne soit le propriétaire de ce groupe, cliquez sur le X pour vous supprimer, puis recherchez et sélectionnez cette personne. (Un groupe peut avoir un seul propriétaire tout en ayant plusieurs gestionnaires. Les gestionnaires de groupe partagent les autorisations de propriété.)
    • Les groupes sont archivés après 90 jours consécutifs d’inactivité. Pour empêcher l'archivage au bout de 90 jours, sélectionnez Désactiver l’archivage automatique.
    • Type d’accès Public.

    Dialogue Nouveau groupe

  4. Cliquez sur Enregistrer et Suivant.
  5. Si vous le souhaitez, vous pouvez télécharger une image pour représenter votre groupe. Vous pouvez ajouter une image à tout moment. Passons donc cette étape pour l’instant. Cliquez sur Suivant.
  6. Dans la page Ajouter des membres, vous pouvez rechercher et ajouter des personnes à votre groupe. Vous pourrez ajouter des membres plus tard. Pour l’instant, cliquez sur Terminé.

Et voilà, vous savez créer un groupe ! Vous vous souvenez des choses que nous avons remises à plus tard ? Tout ce que vous avez à faire, c'est de modifier le groupe à l'aide du menu d'actions sur la page du groupe. Sélectionnez Modifier le groupe pour accéder au même assistant que celui que vous avez utilisé lorsque vous avez créé le groupe.

Menu d'actions sur la page d'un groupe

Sélectionnez Gérer les membres pour ajouter des personnes à votre groupe ou pour promouvoir des membres au statut de responsable de groupe. Les responsables de groupe disposent des mêmes droits et privilèges que le propriétaire du groupe. Les responsables peuvent partager la charge de la gestion d’un groupe.

Combinaison de plusieurs fils dans un flux

Connaissez-vous les flux ? Dans Lightning Experience (et dans les communautés), il est possible de combiner plusieurs fils issus de nombreux objets différents sous forme d'une vue unique, appelée un flux. Les flux vous permettent de voir beaucoup de fils différents dans un seul fil. Imaginons que vous voulez lire tout ce qui a été publié à propos d’un projet sur lequel vous travaillez. Avec les flux, vous pouvez combiner les fils des groupes travaillant sur le projet, les rubriques associées, les personnes impliquées. Vous pouvez ajouter tout autre fil lié au projet. Désormais, au lieu de devoir consulter toute une série de fils pour avoir une vision complète des choses, vous pouvez vous rendre sur ce flux centralisé pour tout savoir.

Les flux offrent également une fonctionnalité supplémentaire : les notifications sur les fils d'enregistrements. Selon la manière dont vous configurez un flux, les modifications apportées aux fils qu’il contient peuvent déclencher des notifications. Les notifications de flux vous informent lorsque le fil d’un enregistrement est modifié.

Trouvez les flux sur votre accueil Chatter.

Flux sur la page d’accueil Chatter

Comment fonctionnent les flux

Vos flux Chatter sont personnels et n’apparaissent que dans votre vue. Vous pouvez créer jusqu'à 100 flux, chacun pouvant combiner des publications provenant d'un maximum de 25 fils. Créez des flux avec des fils de personnes, de groupes, et d’enregistrements (comptes, opportunités, requêtes et autres).

Vous pouvez également retirer des fils d’un flux. Lorsque vous retirez un fil d’un flux, l’activité passée continue d’apparaître dans ce flux. Par contre, les nouvelles activités de ce fil n’apparaîtront pas dans le flux.

L’accueil des flux

Les flux disposent d'une page d'accueil à laquelle vous pouvez accéder en cliquant sur l'en-tête Flux de votre page d'accueil Chatter.

Accueil des Flux

La page d'accueil des flux répertorie tous vos flux et montre les fils que vous avez ajoutés à chacun d'entre eux. Cliquez sur le nombre d’enregistrements d’une ligne pour afficher la liste complète des fils figurant dans le flux.

Chaque ligne de flux dispose de ses propres actions, notamment Modifier et Supprimer.

Actions de ligne sur un flux

Cliquez sur le nom d’un flux pour l’ouvrir. Une fois que vous y êtes, vous pouvez voir que la page de détails du flux dispose elle aussi d’actions : Modifier, Notifications, et Supprimer.

Boutons d’action sur un flux

Utilisez ces actions pour modifier le flux, configurer ses notifications ou le supprimer.

Remarque

Remarque

Lorsque vous supprimez un flux, les fils que vous lui aviez ajoutés ne sont pas supprimés. Seul le flux est supprimé. Lorsque vous supprimez un fil d’un flux, les éléments du fil existants restent dans le flux, mais aucun nouvel élément n’est ajouté.

Chaque flux dispose de deux modes de filtrage. Sélectionnez Toutes les mises à jour pour voir tout ce qui se passe dans le flux, y compris les Modifications suivies de fil (ou FTC, pour Feed Tracked Changes). Sélectionnez Moins de mises à jour pour ne pas inclure les FTC dans le flux.

Filtres du flux

Remarque

Remarque

Le suivi de fil surveille les champs d’enregistrement suivis. Les modifications apportées aux champs suivis sont annoncées dans Chatter. Les utilisateurs qui suivent un enregistrement sont informés des mises à jour des champs suivis dans leur fil Mes éléments suivis.

Créer des Flux

Créons un flux ensemble !
  1. Commencez par ouvrir la page Chatter.
    Remarque

    Remarque

    Si vous ne voyez pas la page Chatter, ouvrez le lanceur d’application (Icône du lanceur d’application), puis cherchez et sélectionnez Chatter.

  2. Cliquez sur l’icône Nouveau flux (Icône Nouveau flux) à droite de l’en-tête Flux.
  3. Dans le champ Nom du flux, saisissez : Personnes intéressantes.

    Dialogue Nouveau flux

  4. Dans Enregistrements à suivre, ouvrez la liste des types de fils et sélectionnez Personnes.
  5. Cliquez dans le champ et entrez : Expert Chatter, puis sélectionnez Expert Chatter dans la liste de résultats de recherche.
  6. Agrandissez à nouveau la liste des types de flux, et sélectionnez un autre type. Cette fois, ajoutons le fil d’un compte.

    Le nom du compte commence par « 17 », mais nous ne connaissons pas la suite. Saisissons 17 pour voir quelques options sous le champ. Nous pouvons rechercher des comptes commençant par « 17 » (1), sélectionner un compte répertorié ou créer un compte (2).

    Options de sélection pour l'ajout d’un flux

  7. Continuez à ajouter d’autres fils de personnes, de comptes ou autres, jusqu’à 25.
  8. Sous Me notifier, sélectionnez Jamais.

    Sélectionner Chaque publication déclenche l’envoi d’une notification chaque fois que quelqu’un publie sur un fil appartenant à ce flux. Nous sélectionnons Jamais pour désactiver les notifications pour ce flux.

    Remarque

    Remarque

    Imaginons que vous créez un flux pour les enregistrements importants. L’activation des notifications pour ce flux est un excellent moyen d’être informé de l’activité des enregistrements qui s’y trouvent. Pour les flux avec d’autres types de fils, la désactivation des notifications permet d’éviter d’être submergé d’e-mails de notification.

  9. Cliquez sur Enregistrer.

Ouvrez votre flux et profitez de toutes les publications de tous les flux que vous avez ajoutés, maintenant disponibles tous ensemble au même endroit.

Ajouter au flux depuis l’action Suivre

Une fois votre flux créé, l’action Suivre sur les pages de détail des profils et enregistrement s’enrichit. Un signe plus vient s’ajouter au bouton Suivre pour indiquer qu’il existe d’autres options.

Un bouton Suivre avec des options

Cliquez sur le bouton Suivre pour voir les options permettant de suivre le fil ou de l’ajouter à un nouveau flux ou un flux existant.

Un menu Suivre une fois que l'utilisateur a créé un flux

Lorsque vous créez un flux, les groupes reçoivent une nouvelle action Suivre dans le flux. Cliquez dessus et sélectionnez les flux auxquels ajouter le fil du groupe.

Action Suivre dans le flux d’un groupe.

Des notifications pour rester à jour

Vous avez déjà fait connaissance avec la cloche, l’icône des notifications internes à l’application, mais elle ne concerne qu’un seul type de notifications. Il existe également des notifications par e-mail. Plus vous serez actif sur Chatter, plus vous serez susceptible de recevoir un déluge d’e-mails vous indiquant ce qui s’y passe. Utilisez les paramètres de notification par e-mail pour mettre un peu d’ordre et mieux contrôler l’afflux des notifications que vous recevez.
Nous allons ajuster la fréquence et le type des notifications par e-mail que vous recevez à propos de l’activité Chatter.
  1. En haut de la page, cliquez sur votre image de profil, et cliquez sur Paramètres.

    Lien vers vos paramètres personnels

  2. Dans la case Recherche rapide, saisissez Notifications, puis sélectionnez Notifications par e-mail.

Pour commencer, cochez la case Recevoir des e-mails. C’est l’interrupteur marche-arrêt des notifications par e-mail. Si vous souhaitez être notifié par e-mail, cochez la case Recevoir des e-mails.

Paramètre Recevoir des e-mails

Le reste de la page des notifications par e-mail est divisé en deux sections supplémentaires, Personnel et Groupes :
  • Utiliser les notifications e-mail personnelles vous permet d’être informé lorsqu’une action d’une personne vous concerne. Par exemple, vous recevrez des notifications lorsque des gens vous suivent, réagissent à du contenu que vous avez publié ou commenté, ou vous mentionnent.
  • Utiliser les notifications de groupe par e-mail vous permet d’être notifié des activités Chatter dans les groupes dont vous êtes membre.

    Paramètres de notification par e-mail Chatter

Les deux sections vous proposent des options pour recevoir des résumés et configurer la fréquence d’envoi des notifications. Les résumés présentent une vue d’ensemble de l’activité récente dans Chatter afin que vous ne manquiez aucune discussion importante :
  • Les résumés personnels contiennent les nouvelles affichées dans votre fil Chatter, par exemple celles qui concernent les personnes, les enregistrements et les fichiers que vous suivez.
  • Les résumés de groupe comprennent les nouvelle affichées dans le fil Chatter d’un groupe spécifique. Vous pouvez choisir de recevoir des résumés à un rythme quotidien, hebdomadaire ou limité.
    Conseil

    Conseil

    Limité signifie moins d'une fois par semaine.

Vous pouvez être fier de vous ! Vous maîtrisez les concepts de base de Chatter et les fonctionnalités spéciales qui font de vous un utilisateur expert : les flux, les groupes et les notifications.