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Automatisation des processus métiers simples avec le Générateur de processus

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Énumérer les types de processus que vous pouvez construire dans le Générateur de processus
  • Définir les composants clés utilisés pour créer un processus
  • Construire un processus qui met à jour les adresses des contacts d’un compte lorsque l’adresse du compte est modifiée

Premiers pas avec le Générateur de processus

Le Générateur de processus est un outil pointer-cliquer qui permet d’automatiser facilement les processus métier de type si/alors, et de voir une représentation graphique du processus créé.

Les composants d’un processus

Chaque processus se compose d’un déclencheur, d’au moins un nœud de critères et d’au moins une action. Vous pouvez configurer des actions immédiates ou des actions programmées qui devront être exécutées à un moment précis.

Voici un exemple simple de processus.

Exemple de processus avec un nœud de critères, une action immédiate et une action programmée.

Déclencheur : identifie à quel moment le processus doit être exécuté

Le déclencheur identifie à quel moment le processus doit être exécuté. Pour les processus qui modifient des enregistrements, le déclencheur détermine quels objets et quels types de changements le processus doit surveiller.

  • Seulement lors de la création d’un enregistrement
  • Chaque fois qu’un enregistrement est créé ou modifié

Critères : déterminent si les actions doivent être exécutées ou non

Un processus ne peut avoir qu’un seul déclencheur, mais vous pouvez lui donner autant de nœuds de critères que nécessaire. Chaque nœud de critères contrôle le fait que le processus effectue ou non les actions associées. Si l’enregistrement ne correspond pas aux critères, le processus ignore ces actions et passe au nœud de critères suivant du processus.

Pour chaque nœud de critères, vous pouvez :

  • Définir des conditions de filtrage.
  • Entrer une formule personnalisée. Comme pour les règles de validation, la formule doit se résoudre par true ou false.
  • Ignorer les critères et toujours exécuter les actions associées.

Actions : Ce que le processus doit faire

Lorsque l’évaluation d’un nœud de critères se résout par true, le processus exécute les actions associées ou attend pour les exécuter au moment programmé.

  • Chaque action immédiate est exécutée dès que le critère est évalué comme true.
  • Chaque action programmée est exécutée au moment choisi, par exemple 10 jours avant la date de clôture de l’enregistrement, ou dans 2 jours. Au moment choisi, Salesforce vérifie que le nœud de critères associé est toujours évalué comme true. Si c’est le cas, l’action programmée est exécutée. Vous pouvez programmer des actions par rapport à :
    • Un champ date/heure spécifique de l’enregistrement qui a lancé le processus.

      Par exemple, un mois avant l’expiration du contrat de service d’un compte.

    • Le moment auquel le processus a été exécuté.

      Par exemple, dans 3 jours.

Indépendamment du moment où les actions sont exécutées, voici des choses que vous pouvez faire avec les actions d’un processus.

  • Créer des enregistrements.
  • Mettre à jour l’enregistrement qui a lancé le processus ou tout enregistrement associé.
  • Soumettre cet enregistrement pour approbation.
  • Mettre à jour un ou plusieurs enregistrements associés.
  • Envoyer des e-mails en utilisant le modèle spécifié.
  • Publier sur un fil Chatter.

Si vous avez besoin d’actions que le Générateur de processus n’offre pas, créez un flux lancé automatiquement ou une classe Apex pour y remédier. Ensuite, appelez le flux ou la classe Apex depuis votre processus.

Types de processus

Le Générateur de processus peut automatiser plusieurs types de processus métier. La principale différence est le déclencheur, c’est-à-dire le moment où le processus démarre.
Type Le processus démarre quand
Modification d’un enregistrement Un enregistrement est créé ou modifié
Invoquable Il est appelé par un autre processus
Événement de plate-forme Un message d’événement de plate-forme est reçu

Pour simplifier, cette unité se concentre sur le type de processus le plus courant : la modification d’un enregistrement.

Générateur de processus

Avant de vous plonger dans le Générateur de processus, voici une présentation rapide.
Capture d’écran de l’interface utilisateur du Générateur de processus

La barre de boutons (1) permet de gérer le processus ou d’afficher la liste de tous les processus.

La zone de dessin (2) est l’espace de travail principal d’un processus. Elle permet de définir :

  • Le déclencheur (3)
  • Un ou plusieurs nœuds de critères (4)

Une ou plusieurs actions (5) dans un groupe d’actions (6).

Construction d’un processus

Voici un cas d’utilisation normal : Si une opportunité de valeur élevée est clôturée et gagnée, créer un brouillon de contrat et une tâche pour le propriétaire du compte, afin qu’il reprenne contact 6 jours après la clôture de l’opportunité.

Ce qui signifie, dans le Générateur de processus :
  • Si une opportunité est créée ou mise à jour (déclencheur)
  • et qu’elle est de valeur élevée, et clôturée et gagnée (critères)
  • créer un brouillon de contrat (action immédiate)
  • 6 jours après la clôture de l’opportunité (calendrier), créer une tâche de suivi pour le propriétaire du compte (action programmée)
Conseil

Conseil

Planifiez votre processus métier avant d’essayer de l’automatiser. Cela facilite la configuration avec nos outils d’automatisation.

  1. Dans Configuration, saisissez Générateur de processus dans la case Recherche rapide, puis cliquez sur Générateur de processus et cliquez sur Nouveau.
  2. Appelez le processus Opportunités clôturées gagnées.
    Le nom d’API est renseigné avec Opportunites_cloturees_gagnees lorsque vous quittez le champ Nom.
  3. Dans la description, saisissez Lorsqu’une opportunité importante est fermée et gagnée, créer un contrat brouillon et une tâche de suivi pour le propriétaire du compte.
  4. Configurez le démarrage du processus lors de la modification d’un enregistrement.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Ajout d’un déclencheur

  1. Cliquez sur Ajouter un objet.
  2. Pour Objet, entrez Opp pour filtrer la liste des options et choisissez Opportunité.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Ajout de critères

Définissons maintenant les critères. Nous vérifions si l’opportunité est clôturée gagnée et si elle a une valeur élevée. Dans ce cas, valeur élevée signifie supérieure à 250 000 $.
  1. Cliquez sur Ajouter des critères.
  2. Nommez le critère Clôturée gagnée et valeur élevée.
  3. Laissez Conditions remplies sélectionné.
  4. Vérifiez si l’opportunité a été clôturée et gagnée.
    1. Pour Champ (1), choisissez Opportunité | Étape, puis cliquez sur Sélectionner.
    2. Pour Opérateur (2), laissez Égal à sélectionné.
    3. Pour Type (3), laissez Liste de sélection sélectionné.
    4. Pour Valeur (4), sélectionnez Clôturée gagnée.
  5. Dans une autre condition, vérifiez si l’opportunité a une valeur élevée.
    1. Cliquez sur Ajouter une ligne.
    2. Pour Champ (1), choisissez Opportunité | Montant, puis cliquez sur Sélectionner.
    3. Pour Opérateur (2), sélectionnez Supérieur à.
    4. Pour Type (3), laissez Devise sélectionné.
    5. Pour Valeur (4), saisissez 250 000.
  6. Cliquez sur Avancé et sélectionnez Oui.
    Lorsque vous sélectionnez cette option, le processus ignore les modifications d’enregistrements non pertinents pour les critères que vous avez définis. Par exemple, si la description de l’opportunité est mise à jour, le processus n’exécute pas les actions associées.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Ajout d’une planification

Le propriétaire va recontacter le compte 6 jours après la clôture de l’opportunité.
  1. Sous Actions planifiées, cliquez sur Définir une planification.
  2. Définissez la planification sur 6 jours après la clôture de l’opportunité.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Ajout d’actions

Définissons maintenant les actions qui sont exécutées lorsque les critères sont remplis. Nous avons besoin d’une action immédiate qui crée un brouillon de contrat et d’une action programmée qui crée une tâche pour le propriétaire du compte.

Action immédiate

  1. Sous Actions immédiates, cliquez sur Ajouter une action.
  2. Pour le type d’action, sélectionnez Créer un enregistrement.
  3. Nommez l’action Créer un contrat brouillon.
  4. Pour Type d’enregistrement, sélectionnez Contrat.
    Lorsque vous sélectionnez l’objet pour lequel vous souhaitez créer un enregistrement, le Générateur de processus affiche des lignes pour les champs obligatoires.
  5. Pour associer le contrat au compte de l’opportunité, définissez l’identifiant du compte.
    1. Pour Type, sélectionnez Référence de champ.
    2. Pour Valeur, sélectionnez Opportunité | ID de compte, puis cliquez sur Sélectionner.
      Sélectionnez Opportunité > ID de compte
      Conseil

      Conseil

      Lorsque vous sélectionnez une valeur sans Icône chevron en regard de l’élément, vous sélectionnez un champ. Pour utiliser des champs dans des enregistrements associés, cliquez sur une valeur suivie de Icône chevron.

  6. Assurez-vous que le nouveau contrat a un statut brouillon. Dans Valeur de Statut, sélectionnez Brouillon dans la liste déroulante.
    Dans l’action du processus, l’identifiant de compte du contrat est défini sur l’identifiant du propriétaire du compte de l’opportunité, et le statut du contrat est Brouillon.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Action programmée

  1. Dans le programme que nous avons créé plus tôt (6 jours après la date de clôture), cliquez sur Ajouter une action.
  2. Pour Type d’action, sélectionnez Créer un enregistrement.
  3. Nommez l’action Tâche de suivi.
  4. Pour Type d’enregistrement, sélectionnez Tâche.
  5. Définissez les valeurs des champs de la tâche.
    Champ Type Valeur
    Attribué à ID Référence de champ Opportunité > ID de compte > ID de propriétaire
    Priorité Liste de sélection Élevée
    Statut Liste de sélection Non démarrée
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Bravo ! Vous avez créé un processus qui gère automatiquement vos opportunités commerciales importantes.

Processus final

Pour commencer à utiliser ce processus, il suffit de l’activer.

En savoir plus...

Vous pouvez développer ce processus pour ajouter des critères et des actions. Si le premier nœud de critères que vous avez défini n’est pas évalué sur true, le processus peut vérifier si une opportunité importante est clôturée et perdue, ou si un devis a été remis, avec des actions supplémentaires basées sur ses conditions. Les possibilités sont infinies !

Ressources

Icône d'éclair Lightning indiquant que le contenu se rapporte à Lightning Experience

N’oubliez pas que ce module est conçu pour Lightning Experience. Lorsque vous lancez votre organisation d’exercice, basculez vers Lightning Experience pour relever ce défi.

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