Guide des utilisateurs dans vos processus métier avec Flow Builder

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Définir un flux et énumérer ses principaux composants
  • Définir les types d’éléments d’un flux
  • Construire un flux qui crée un enregistrement et télécharge des fichiers

Premiers pas avec Flow Builder

Vous avez peut-être entendu plusieurs termes utilisés indifféremment en référençant des flux. Pour rappel, les termes officiels sont :

  • Salesforce Flow : produit qui permet de créer, de gérer et d’exécuter des flux et des processus.
  • Flow Builder : un outil de type pointer-cliquer pour la création de flux.
  • Flux : une application qui automatise un processus métier en collectant des données et en effectuant une action sur votre organisation Salesforce ou sur un système externe.

En bref, le produit Salesforce Flow contient plusieurs outils. L’un d’eux, Flow Builder, vous permet de créer des flux.

Composantes d’un flux

Chaque flux est composé de trois blocs de construction. Éléments, connecteurs et ressources dans un flux

  • Les éléments (1) sont affichés dans la zone de dessin. Pour ajouter un élément à la zone de dessin, cliquez sur Ajouter un élément à l’endroit où vous souhaitez le placer.
  • Les connecteurs (2) définissent le chemin emprunté par le flux à l’exécution. Ils indiquent au flux quel élément exécuter ensuite.
  • Les ressources (3) sont des conteneurs qui représentent une valeur spécifique, par exemple des valeurs de champ ou des formules. Vous pouvez référencer des ressources partout dans votre flux. Par exemple, recherchez l’ID d’un compte, stockez cet ID dans une variable, puis mettez à jour ce compte en référençant l’ID stocké.

Les éléments de flux se répartissent en quatre catégories.

Écran 
Affichez les données à vos utilisateurs ou permettez-leur d’entrer des informations grâce aux éléments Écran. Vous pouvez ajouter des champs simples à vos écrans, tels que des champs de saisie et des boutons radio, ainsi que des composants Lightning prêts à l’emploi tels que Chargement de fichier.Écran de flux possédant des champs et des composants prêts à l’emploi

Si vous avez besoin que vos écrans de flux proposent plus de possibilités, par exemple une navigation personnalisée ou l’affichage d’informations dans un tableau, créez ou installez des composants Lightning personnalisés.Écran de flux créé avec des composants personnalisés.

Logique 
Contrôlez le déroulement de votre flux. Créez des branches, mettez à jour les données, parcourez des ensembles de données, ou attendez un moment précis. 

Actions 
Réalisez une action dans Salesforce une fois que vous avez les informations nécessaires (par exemple après les avoir demandées à un utilisateur dans un écran). Les flux peuvent rechercher, créer, mettre à jour et supprimer des enregistrements Salesforce. Ils peuvent également créer des publications Chatter, soumettre des enregistrements pour approbation et envoyer des e-mails. Si votre action n’est pas parmi les actions prêtes à l’emploi, appelez du code Apex depuis le flux. 

Intégrations 
Connectez votre flux à une base de données externe en utilisant des actions principales ou Apex. Les actions principales vous permettent d’effectuer des demandes sans passer par le serveur Salesforce. Flow Builder est également liée aux événements de plate-forme. Publiez des messages d’événement de plate-forme avec un élément Créer des enregistrements. Abonnez-vous aux événements de plate-forme avec un élément Interrompre.

Visite guidée

Lorsque vous créez des flux, vous utilisez Flow Builder.

Capture d’écran de l’interface utilisateur de Flow Builder avec des numéros indiquant l’emplacement de la boîte à outils, de la zone de dessin et de la barre de boutons.
Boîte à outils (1) : la boîte à outils contient les éléments et les ressources que vous utilisez pour créer votre flux. Dans l’onglet Gestionnaire, créez des ressources à utiliser dans votre flux telles que des variables, des étapes et des choix. Vous pouvez également consulter une liste de tous les éléments et de toutes les ressources ajoutés au flux.

Zone de dessin (2) : la zone de dessin correspond à l’espace de travail, dans lequel vous créez un flux en ajoutant des éléments. À mesure que vous ajoutez des éléments à la zone de dessin et que vous les connectez, vous pouvez voir un diagramme visuel de votre flux.

Barre de boutons (3) : la barre de boutons fournit des informations sur le flux, notamment :
  • Si le flux est actif ou non.
  • Le temps écoulé depuis le dernier enregistrement du flux.
  • Si le flux comporte des avertissements ou des erreurs. Pour afficher les avertissements ou les erreurs, cliquez sur l’icône correspondante.
Raccourcis clavier 
Utilisez les raccourcis clavier pratiques suivants pour naviguer rapidement dans votre flux. Sous Windows...
  • Pour effectuer un zoom avant, appuyez sur CTRL + =.
  • Pour effectuer un zoom arrière, appuyez sur CTRL + -.
  • Pour effectuer un zoom afin d’ajuster l’écran, appuyez sur CTRL + Alt + 1.
  • Pour effectuer un zoom sur l’affichage, appuyez sur CTRL + Alt +0.
Sous Mac...
  • Pour effectuer un zoom avant, appuyez sur Commande + =.
  • Pour effectuer un zoom arrière, appuyez sur Commande + -.
  • Pour effectuer un zoom afin d’ajuster l’écran, appuyez sur Commande + Option + 1.
  • Pour effectuer un zoom sur l’affichage, appuyez sur Commande + Option + 0.

Création d’un flux

En fonction de vos modèles de pages, les objets peuvent avoir beaucoup de champs, ce qui peut compliquer la tâche des utilisateurs qui veulent simplement créer rapidement un enregistrement. Nous allons construire un flux pour simplifier la création d’un compte. En cours d’exécution, notre flux collecte les informations utilisateur relatives à un nouveau compte, crée un enregistrement de compte et permet à l’utilisateur de charger des fichiers vers cet enregistrement.
Remarque

Planifiez votre processus métier avant d’essayer de l’automatiser. Cela facilite la configuration avec nos outils d’automatisation.

Dans Configuration, saisissez Flux dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Flux. Cliquez sur Nouveau flux, sélectionnez Flux d’écran, puis cliquez sur Créer.

Ajout d’un écran pour recueillir les entrées des utilisateurs

  1. Depuis la zone de dessin, cliquez sur Ajouter un élément.
  2. Cliquez sur Écran.
  3. Dans le champ Étiquette, saisissez Nouveau compte.
  4. Dans Composants, cliquez sur Texte.
  5. Sélectionnez le premier composant d’écran de type Texte et saisissez Nom du compte dans le champ Étiquette. Cochez la case Obligatoire.
  6. Dans Composants, cliquez sur Téléphone.
  7. Sélectionnez le composant d’écran Numéro de téléphone. Saisissez Numéro de téléphone dans le champ Étiquette et Phone_Number dans le champ Nom d’API.
  8. Sélectionnez le pied de page sous les composants d’écran. À droite, développez Configurer le pied de page. Sous le bouton Précédent, sélectionnez Masquer Précédent. Sous le bouton Interrompre, sélectionnez Masquer Interrompre.
    Capture d’écran de l’écran Composants d’écran
  9. Cliquez sur Terminé.

Ajout d’un élément Créer des enregistrements pour créer des enregistrements

L’élément Créer des enregistrements utilise les valeurs issues de Nouveau compte pour créer un enregistrement de compte.
  1. Après l’élément Nouveau compte, cliquez sur Ajouter un élément.
  2. Cliquez sur Créer des enregistrements.
  3. Dans Étiquette, saisissez Créer un compte.
  4. Pour Comment définir les champs d’enregistrement, sélectionnez Utiliser des ressources séparées et des valeurs littérales.
  5. Dans Créer un enregistrement de cet objet, sous Objet, sélectionnez Compte.
  6. Dans Champ, sélectionnez Nom.
  7. Dans Valeur, sous COMPOSANTS D’ÉCRAN, sélectionnez Account_Name.
  8. Cliquez sur Ajouter le champ.
  9. Dans Champ, sélectionnez Téléphone.
  10. Dans Valeur, sous COMPOSANTS D’ÉCRAN, sélectionnez Phone_Number, puis cliquez sur Valeur. Assurez-vous que votre élément Créer des enregistrements ressemble à ceci.
    Capture d’écran du nouvel écran Créer des enregistrements
  11. Cliquez sur Terminé.

Création de l’écran permettant les chargements de fichiers

Le deuxième élément d’écran permet aux utilisateurs de charger des fichiers vers le compte qu’ils viennent de créer.
  1. Après l’élément Créer un compte, cliquez sur Ajouter un élément et ajoutez un autre élément Écran sur la zone de dessin.
  2. Dans Propriétés de l’écran, configurez les paramètres suivants.
    1. Dans le champ Étiquette, nommez l’écran Chargement de fichiers.
    2. À droite, développez Configurer le pied de page. Sous le bouton Précédent, sélectionnez Masquer Précédent. Sous le bouton Interrompre, sélectionnez Masquer Interrompre. Sans cette sélection, les utilisateurs seraient en mesure de revenir au premier écran et plusieurs comptes pourraient être créés par inadvertance.
  3. Sur la partie gauche de Composants d’écran, cliquez sur Chargement de fichier.
    1. Dans Nom d’API, saisissez accountFiles.
    2. Dans Étiquette de chargement de fichier, saisissez Télécharger des fichiers associés.
    3. Pour Autoriser des fichiers multiples, sélectionnez $GlobalConstant.True.
    4. Dans ID d’enregistrement associé, sous VARIABLES, sélectionnez AccountId de Create_Account. La valeur {!Create_Account} devrait être générée. Les paramètres de champ du champ de composant de téléchargement de fichier
  4. Cliquez sur Terminé.
  5. Enregistrez le flux. Dans Étiquette de flux, saisissez Compte rapide.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Avec cette configuration, le composant Chargement de fichier permet aux utilisateurs de charger plusieurs fichiers à la fois vers le compte créé.

Distribution de votre flux

Il est à présent temps de distribuer votre flux aux utilisateurs appropriés. Pour ce faire, nous l’ajoutons à la page d’accueil.
Pour découvrir d’autres manières de distribuer un flux, consultez le module Distribution de flux d’écran.

Activation de votre flux

Seuls les flux actifs sont disponibles dans le générateur d’applications Lightning. Commencez donc par activer le flux. Si le flux Compte rapide est toujours affiché dans Flow Builder, cliquez sur Activer. Si ce n’est pas le cas, suivez les étapes ci-après.
  1. Dans Configuration, saisissez Flux dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Flux.
  2. Cliquez sur Compte rapide.
  3. Depuis la barre de boutons de Flow Builder, cliquez sur Activer.

Ajout de votre flux à la page d’accueil

  1. Créez une page d’accueil.
    1. Dans Configuration, saisissez Générateur dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Générateur d’application Lightning.
    2. Cliquez sur Nouveau.
    3. Sélectionnez Page d’accueil et cliquez sur Suivant.
    4. Saisissez un nom pour la page et cliquez sur Suivant.
    5. Cliquez sur CLONER LA PAGE PAR DÉFAUT DE SALESFORCE, sélectionnez Page d’accueil par défaut si nécessaire, puis cliquez sur Terminer.
  2. Faites glisser le composant Flux en haut de la colonne de droite. Glisser le composant Flux vers une page d’accueil
  3. Pour Flux, sélectionnez Compte rapide.
  4. Cliquez sur Enregistrer et Activer pour enregistrer vos modifications et activer la page.
  5. Cliquez sur Attribuer par défaut pour l’organisation et Enregistrer pour définir cette page en tant que page d’accueil par défaut de l’organisation.
  6. Pour voir votre flux en action, retournez à votre page d’accueil.
    1. Cliquez sur Précédent pour retourner à la configuration.
    2. Cliquez sur Icône Lanceur d’application, puis sur Commercial ; pour terminer, cliquez sur Accueil.
Page d’accueil générée

Vérification de la possibilité d’exécuter le flux pour vos utilisateurs

Pour vous assurer que vos utilisateurs peuvent exécuter le flux, ajoutez l’autorisation utilisateur Exécuter des flux à un ensemble d’autorisations ou à un profil, puis attribuez-la aux bons utilisateurs. Si l’option Remplacer le comportement par défaut et limiter l’accès aux profils ou aux ensembles d’autorisations activés est sélectionnée pour le flux, ajoutez le flux à un ensemble d’autorisations ou à un profil, puis attribuez-le aux utilisateurs appropriés.
Remarque

Seuls les administrateurs de flux (utilisateurs disposant de l’autorisation Gérer le flux) peuvent exécuter des flux inactifs.

En savoir plus...

  • Une interview de flux est une instance en cours d’exécution d’un flux. Lorsque vous distribuez un flux, les utilisateurs interagissent avec des interviews individuelles de ce flux.
  • Cette unité a présenté un simple exemple de flux. Vous pouvez le personnaliser pour aller beaucoup plus loin. Par exemple, améliorez le flux Compte rapide pour qu’il fournisse des valeurs pour plus de champs de compte, tels que Numéro de compte ou Propriété. Vous pouvez aussi utiliser les mêmes interactions pour créer également un contact et une opportunité.

Ressources

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