Guider les utilisateurs dans vos processus métier avec Flow Builder

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Définir un flux et énumérer ses principaux composants
  • Définir les types d’éléments d’un flux
  • Construire un flux qui crée un enregistrement et télécharge des fichiers

Premiers pas avec Flow Builder

Vous avez peut-être entendu plusieurs termes utilisés indifféremment en référençant des flux. Pour rappel, les termes officiels sont :

  • Lightning Flow : le produit qui comprend la création, la gestion et l’exécution des flux et des processus.
  • Flow Builder : un outil de type pointer-cliquer pour la création de flux.
  • Flux : une application qui automatise un processus métier en collectant des données et en effectuant une action sur votre organisation Salesforce ou sur un système externe.

En bref, le produit Lightning Flow contient plusieurs outils. L’un d’eux, Flow Builder, vous permet de créer des flux.

Au-delà des concepts de base

Vous avez peut-être aussi entendu parler de fonctionnalités appelées Cloud Flow Designer ou Visual Workflow. Cloud Flow Designer a été remplacé par Flow Builder, un outil beaucoup plus rapide qui simplifie la création et la maintenance des flux avec une interface utilisateur simplifiée. Visual Workflow est une fonctionnalité destinée à la conception, la gestion et l’exécution de flux ayant été retirée. Visual Workflow a été remplacé par Lightning Flow.

Composantes d’un flux

Chaque flux est composé de trois blocs de construction. Éléments, connecteurs et ressources dans un flux

  • Les éléments (1) sont affichés dans la zone de dessin. Pour ajouter un élément à la zone de dessin, cliquez dessus et faites-le glisser à partir de la boîte à outils.
  • Les connecteurs (2) définissent le chemin emprunté par le flux à l’exécution. Ils indiquent au flux quel élément exécuter ensuite.
  • Les ressources (3) sont des conteneurs qui représentent une valeur spécifique, par exemple des valeurs de champ ou des formules. Vous pouvez référencer des ressources partout dans votre flux. Par exemple, recherchez l’ID d’un compte, stockez cet ID dans une variable, puis mettez à jour ce compte en référençant l’ID stocké.

Les éléments de flux se répartissent en quatre catégories.

Écran 
Affichez les données à vos utilisateurs ou permettez-leur d’entrer des informations grâce aux éléments Écran. Vous pouvez ajouter des champs simples à vos écrans, tels que des champs de saisie et des boutons radio, ainsi que des composants Lightning prêts à l’emploi tels que Chargement de fichier.Écran de flux possédant des champs et des composants prêts à l’emploi

Si vous avez besoin que vos écrans de flux proposent et fassent plus de choses, par exemple une navigation personnalisée ou l’affichage d’informations dans un tableau, créez ou installez des composants Lightning personnalisés.Écran de flux créé avec des composants personnalisés.

Logique 
Contrôlez le déroulement de votre flux. Créez des branches, mettez à jour les données, parcourez des ensembles de données, ou attendez un moment précis. 

Actions 
Faites quelque chose dans Salesforce une fois que vous avez les informations nécessaires (par exemple après les avoir demandées à un utilisateur dans un écran). Les flux peuvent rechercher, créer, mettre à jour et supprimer des enregistrements Salesforce. Ils peuvent également créer des publications Chatter, soumettre des enregistrements pour approbation et envoyer des e-mails. Si votre action n’est pas parmi les actions prêtes à l’emploi, appelez du code Apex depuis le flux. 

Intégrations 
Connectez votre flux à une base de données externe en utilisant des actions principales ou Apex. Les actions principales vous permettent d’effectuer des demandes sans passer par le serveur Salesforce. Flow Builder est également liée aux événements de plate-forme. Publiez des messages d’événement de plate-forme avec un élément Créer des enregistrements. Abonnez-vous aux événements de plate-forme avec un élément Interrompre.

Visite guidée

Lorsque vous créez des flux, vous utilisez Flow Builder.

Capture d’écran de l’interface utilisateur de Flow Builder avec des numéros indiquant l’emplacement de la boîte à outils, de la zone de dessin et de la barre de boutons.
Barre de boutons (1) : la barre de boutons fournit des informations sur le flux, telles que :
  • Si le flux est actif ou non.
  • Le temps écoulé depuis le dernier enregistrement du flux.
  • Si le flux comporte des avertissements ou des erreurs. Pour afficher les avertissements ou les erreurs, cliquez sur l’icône correspondante.
Zone de dessin (2) : la zone de dessin correspond à l’espace de travail, dans lequel vous créez un flux en ajoutant des éléments. À mesure que vous ajoutez des éléments à la zone de dessin et que vous les connectez, vous pouvez voir un diagramme visuel de votre flux. Boîte à outils (3) : la boîte à outils contient les éléments et les ressources que vous utiliserez pour créer votre flux.
  • Dans l’onglet Éléments, ajoutez de nouveaux éléments, tels que Écran et Créer des enregistrements, à votre flux.
  • Dans l’onglet Gestionnaire, créez des ressources à utiliser dans votre flux telles que des variables, des étapes et des choix. Vous pouvez également consulter une liste de tous les éléments et de toutes les ressources ajoutés au flux.
Raccourcis clavier : les raccourcis clavier suivants sont bien utiles pour naviguer rapidement dans votre flux. Sous Windows...
  • Pour effectuer un zoom avant, appuyez sur CTRL + =.
  • Pour effectuer un zoom arrière, appuyez sur CTRL + -.
  • Pour effectuer un zoom pour ajuster l’écran, appuyez sur CTRL + 0.
  • Pour effectuer un zoom sur l’affichage, appuyez sur CTRL + 1.
  • Pour sélectionner plusieurs éléments de la zone de dessin, maintenez la touche Maj enfoncée et cliquez sur chaque élément.
Sous Mac...
  • Pour effectuer un zoom avant, appuyez sur Commande + =.
  • Pour effectuer un zoom arrière, appuyez sur Commande + -.
  • Pour effectuer un zoom pour ajuster l’écran, appuyez sur Commande + 0.
  • Pour effectuer un zoom sur l’affichage, appuyez sur Commande + 1.
  • Pour sélectionner plusieurs éléments de la zone de dessin, maintenez la touche Maj enfoncée et cliquez sur chaque élément.

Création d’un flux

En fonction de vos modèles de pages, les objets peuvent avoir beaucoup de champs, ce qui peut compliquer la tâche des utilisateurs qui veulent simplement créer rapidement un enregistrement. Nous allons construire un flux pour simplifier la création d’un compte. En cours d’exécution, notre flux collecte les informations utilisateur relatives à un nouveau compte, crée un enregistrement de compte et permet à l’utilisateur de charger des fichiers vers cet enregistrement.
Conseil

Conseil

Planifiez votre processus métier avant d’essayer de l’automatiser. Cela facilite la configuration avec nos outils d’automatisation.

Dans Configuration, saisissez Flux dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Flux. Cliquez sur Nouveau flux, sélectionnez Flux d’écran, cliquez sur Suivant, puis cliquez sur Forme libre.

Ajouter un écran pour recueillir les entrées des utilisateurs

  1. Depuis la boîte à outils, faites glisser un élément Écran vers la zone de dessin.
  2. Nommez-le Nouveau compte dans le champ Étiquette.
  3. Dans Composants d’écran, cliquez sur Texte, puis à nouveau sur Texte.
  4. Sélectionnez le premier composant d’écran de type Texte et saisissez Nom du compte dans le champ Étiquette.
  5. Sélectionnez le deuxième composant d’écran de type Texte et saisissez Numéro de téléphone dans le champ Étiquette.
  6. Sélectionnez le pied de page, et à droite, sous Contrôler la navigation, désélectionnez Précédent et PauseCapture d’écran de l’écran Composants d’écran
  7. Cliquez sur Terminé.

Ajout d’un élément Créer des enregistrements pour créer des enregistrements

L’élément Créer des enregistrements utilise les valeurs issues de Nouveau compte pour créer un enregistrement de compte.
  1. Dans la boîte à outils, faites glisser un élément Créer des enregistrements vers la zone de dessin. Nommez-le Créer un compte.
  2. Pour Comment définir les champs d’enregistrement, sélectionnez Utiliser des ressources séparées et des valeurs littérales.
  3. Dans Créer un enregistrement de cet objet, sous Objet, sélectionnez Compte.
  4. Dans Champ, sélectionnez Nom.
  5. Dans Valeur, sélectionnez COMPOSANTS D’ÉCRAN | Account_Name.
  6. Cliquez sur Ajouter le champ.
  7. Dans Champ, sélectionnez Téléphone.
  8. Dans Valeur, sélectionnez COMPOSANTS D’ÉCRAN | Phone_Number. Assurez-vous que votre élément Créer des enregistrements ressemble à ceci. Capture d’écran du nouvel écran Créer des enregistrements
  9. Cliquez sur Terminé.

Création de l’écran permettant les chargements de fichiers

Le deuxième élément d’écran permet aux utilisateurs de charger des fichiers vers le compte qu’ils viennent de créer.
  1. Faites glisser un nouvel élément Écran vers la zone de dessin.
  2. Dans Propriétés de l’écran, configurez les paramètres suivants.
    1. Dans le champ Étiquette, nommez l’écran Chargement de fichiers.
    2. Sous Contrôler la navigation, désélectionnez Précédent et Pause. Sans cela, les utilisateurs pourraient revenir au premier écran et plusieurs comptes pourraient être créés par inadvertance.
  3. Sur la partie gauche de Composants d’écran, cliquez sur Chargement de fichier.
    1. Dans Nom d’API, saisissez accountFiles.
    2. Dans Étiquette de chargement de fichier, saisissez Télécharger des fichiers associés.
    3. Dans ID d’enregistrement associé, sélectionnez VARIABLES | AccountId de Create_Account. La valeur {!Create_Account} devrait être générée.
    4. Dans Autoriser des fichiers multiples, sélectionnez $GlobalConstant.TrueLes paramètres de champ du champ de composant de téléchargement de fichier
  4. Cliquez sur Terminé.

Avec cette configuration, le composant Chargement de fichier permet aux utilisateurs de charger plusieurs fichiers à la fois vers le compte créé.

Connexion des éléments pour finaliser le flux

Connecter les éléments de flux indique au flux quel ordre suivre au moment de l’exécution.
  1. Cliquez sur le nœud en bas de Démarrer et faites-le glisser vers Nouveau compte.
  2. Cliquez sur le nœud en bas de Nouveau compte et faites-le glisser vers Créer un compte.
  3. Cliquez sur le nœud en bas de Créer un compte et faites-le glisser vers Charger des fichiers. Connexion de Nouveau compte à Créer un compte et de Créer un compte à Charger des fichiers
  4. Enregistrez le flux et, dans Étiquette du flux, nommez-le Compte rapide.
  5. Cliquez sur Enregistrer. Ignorez l’avertissement relatif à l’exécution de Lightning. Nous en parlerons ultérieurement.

Définition de flux semblables à Lightning

Salesforce propose deux expériences d’exécution qui déterminent l’apparence d’un flux lors de son exécution. Pour que vos flux s’intègrent à Lightning Experience, vérifiez que vous avez activé l’exécution Lightning pour votre organisation.
  1. Dans Configuration, saisissez Automatisation dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Paramètres d’automatisation des processus.
  2. Vérifiez que l’option Activer l’exécution Lightning pour les flux est sélectionnée.
  3. Enregistrez vos modifications.
Remarque

Remarque

Ce paramètre n’affecte que les flux utilisant des URL. Il concerne les flux exécutés à partir de boutons personnalisés ou du bouton Exécuter de Flow Builder. Pour en savoir plus, consultez l’article Exécution du flux Lightning par rapport au flux Classic.

Distribution de votre flux

Il est à présent temps de distribuer votre flux aux utilisateurs appropriés. Pour ce faire, nous l’ajoutons à la page d’accueil.
Pour découvrir d’autres manières de distribuer un flux, consultez le module Distribution de flux d’écran.

Activation de votre flux

Seuls les flux actifs sont disponibles dans le générateur d’applications Lightning. Commencez donc par activer le flux.
  1. Dans Configuration, saisissez Flux dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Flux.
  2. Cliquez sur Compte rapide.
  3. Depuis la barre de boutons de Flow Builder, cliquez sur Activer.

Ajouter votre flux à la page d’accueil

  1. Créez une page d’accueil.
    1. Dans Configuration, saisissez Générateur dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Générateur d’application Lightning.
    2. Cliquez sur Nouveau.
    3. Sélectionnez Page d’accueil et cliquez sur Suivant.
    4. Saisissez un nom pour la page et cliquez sur Suivant.
    5. Cliquez sur CLONER LA PAGE PAR DÉFAUT DE SALESFORCE, sélectionnez Page d’accueil par défaut, puis cliquez sur Terminer.
  2. Faites glisser le composant Flux en haut de la colonne de droite. Glisser le composant Flux vers une page d’accueil
  3. Pour Flux, sélectionnez Compte rapide.
  4. Enregistrez vos changements et activez la page. Attribuez cette page comme page d’accueil par défaut et cliquez sur Enregistrer.
  5. Pour voir votre flux en action, retournez à votre page d’accueil.
    1. Cliquez sur Précédent pour retourner à la configuration.
    2. Cliquez sur Icône Lanceur d’application, puis sur Afficher tout, et enfin sur Accueil.
Page d'accueil générée

Vérification de la possibilité d’exécuter le flux pour vos utilisateurs

Pour vous assurer que vos utilisateurs peuvent exécuter le flux, ajoutez l’autorisation utilisateur Exécuter des flux à un ensemble d’autorisations ou à un profil, puis attribuez-la aux bons utilisateurs. Si l’option Remplacer le comportement par défaut et limiter l’accès aux profils ou aux ensembles d’autorisations activés est sélectionnée pour le flux, ajoutez le flux à un ensemble d’autorisations ou à un profil, puis attribuez-le aux utilisateurs appropriés.
Remarque

Remarque

Seuls les administrateurs de flux (utilisateurs disposant de l’autorisation Gérer le flux) peuvent exécuter des flux inactifs.

En savoir plus...

  • Une interview de flux est une instance en cours d’exécution d’un flux. Lorsque vous distribuez un flux, les utilisateurs interagissent avec des interviews individuelles de ce flux.
  • Cette unité a présenté un simple exemple de flux. Vous pouvez le personnaliser pour aller beaucoup plus loin. Par exemple, améliorez le flux Compte rapide pour qu’il fournisse des valeurs pour plus de champs de compte, tels que Numéro de compte ou Propriété. Vous pouvez aussi utiliser les mêmes interactions pour créer également un contact et une opportunité.

Ressources