Construction d’un processus d’approbation

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Configurer un processus d’approbation qui envoie des e-mails aux approbateurs initiaux
  
• Configurer un processus d’approbation qui permet aux utilisateurs d’approuver ou de rejeter les enregistrements d’opportunité
  

Remarque

Vous souhaitez apprendre en français ? Commencez le défi dans un Trailhead Playground en français et utilisez les traductions fournies entre crochets pour naviguer. Copiez et collez uniquement les valeurs en anglais, car les validations de défi reposent sur les données en anglais. Si vous ne réussissez pas le défi dans votre organisation en français, nous vous recommandons (1) de définir le paramètre régional sur les États-Unis, (2) de définir la langue sur l’anglais en suivant les instructions ici, puis (3) de cliquer à nouveau sur le bouton « Vérifier le défi ».

Consultez le badge Trailhead dans votre langue pour découvrir comment profiter de l’expérience Trailhead traduite.

Accessibilité

Cette unité nécessite des instructions supplémentaires pour les utilisateurs de lecteurs d’écran. Pour accéder à une version détaillée du lecteur d’écran de cet appareil, cliquez sur le lien ci-dessous :

Ouvrir les instructions du lecteur d’écran Trailhead.

Utilisation pratique de Flow Builder

À présent, lancez votre Trailhead Playground pour suivre les étapes de ce module et tenter de les répéter. Pour ouvrir votre Trailhead Playground, faites défiler l’écran jusqu’au défi pratique et cliquez sur Lancer. Vous utilisez également le Playground au moment de relever les défis pratiques.

Créer un modèle d’e-mail

Commencez par créer votre modèle d’e-mail enfin de notifier le responsable du propriétaire de l’enregistrement qu’une remise supérieure à 40 % a été accordée pour une opportunité.

1. Dans Setup (Configuration), saisissez Templates (Modèles) dans la zone Quick Find (Recherche rapide), puis sélectionnez Classic Email Templates (Modèles d’e-mail Classic).
   
2. Cliquez sur New Template (Nouveau modèle).
   
3. Sélectionnez le type de modèle Text (Texte), puis cliquez sur Next (Suivant).
   
4. Configurez le modèle d’e-mail.
   
   • Folder (Dossier) : Modèles d’e-mail Classic publics non classés
     
   • Available for Use (Disponible) : sélectionnez cette option
     
   • Email Template Name (Nom du modèle d’e-mail) : Approve Opportunity Discount (Approuver la remise pour l’opportunité)
     
   • Encoding (Encodage) : États-Unis et Europe de l’Ouest
     
   • Objet : Please approve this discounted opportunity (Veuillez indiquer si vous approuvez cette remise pour opportunité)
     
   • Email Body (Corps du message) : {!User.Manager}, the {!Opportunity.Name} has been discounted.Please approve this discount.Thank you. ({!User.Manager}, une remise a été appliquée au champ {!Opportunity.Name}. Veuillez approuver cette remise. Merci.)
     

L’insertion du champ de fusion {!Opportunity.Name} aide l’approbateur en lui offrant un lien vers l’enregistrement de l’opportunité. Il peut ainsi examiner l’enregistrement avant de répondre à la demande.

5. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   

Ajout de champs personnalisés

Nous allons maintenant créer des champs personnalisés afin de suivre le pourcentage de remise et le statut d’approbation de chaque opportunité.

1. Dans Setup (Configuration), saisissez Object Manager (Gestionnaire d’objet) dans la zone Quick Find (Recherche rapide), puis sélectionnez Object Manager (Gestionnaire d'objet).
   
2. Cliquez sur Opportunity (Opportunité).
   
3. Sélectionnez Fields & Relationships (Champs et relations), puis cliquez sur New (Nouveau).
   
4. Dans la colonne Data Type (Type de données), sélectionnez Percent (Pourcentage), puis cliquez sur Next (Suivant).
   
5. Configurez le champ Percent (Pourcentage) avec ces valeurs.
   
   • Étiquette du champ : Discount Percent (Pourcentage de remise)
     
   • Length (Durée) : conservez la valeur par défaut
     
   • Decimal Places (Décimales) : conservez la valeur par défaut
     
   • Required (Obligatoire) : sélectionnez cette option
     
6. Cliquez sur Next (Suivant).
   
7. Cliquez sur Next (Suivant).
   
8. Cliquez sur Save & New (Enregistrer et nouveau).
   
9. Dans la colonne Data Type (Type de données), sélectionnez Picklist (Liste de sélection), puis cliquez sur Next (Suivant).
   
10. Configurez le champ Picklist (Liste de sélection) avec ces valeurs.
    
    • Étiquette du champ : Discount Percent Status (Statut du pourcentage de remise)
      
    • Valeurs : Saisissez des valeurs, chacune séparée par une nouvelle ligne
      
    • Valeurs de la liste de sélection :
      
      • Approved (Approuvé)
      • Not Approved (Non approuvé)
        
11. Cliquez sur Next (Suivant).
    
12. Cliquez sur Next (Suivant).
    
13. Cliquez sur Save (Enregistrer).
    

Très bien ! Vous avez créé un modèle d’e-mail pour notifier les approbateurs et configuré un objet avec les champs requis pour gérer votre processus d’approbation.

Création d’un processus d'approbation

Maintenant que votre organisation est prête, créons le processus d’approbation.

1. Dans Setup (Configuration), saisissez Approval (Approbation) dans la zone Quick Find (Recherche rapide), puis sélectionnez Approval Processes (Processus d’approbation).
   
2. Dans Manage Approval Processes For (Gérer les processus d’approbation pour), sélectionnez Opportunity (Opportunité).
   
3. Cliquez sur Create New Approval Process (Créer un processus d’approbation) | Use Jump Start Wizard (Utiliser l’assistant de démarrage rapide). L’assistant de démarrage rapide facilite la création d’un processus d’approbation simple en prenant certaines décisions pour vous.
   
4. Configurez le processus d’approbation.
   
   • Name (Nom) : Approve Opportunity Discount (Approuver la remise pour l’opportunité)
     
   • Approval Assignment Email Template (Modèle d’e-mail d’attribution de l’approbation) : Approuver la remise pour l’opportunité
     
   • Specify Entry Criteria (Spécifier les critères d’entrée) :
     
     • Champ : Opportunité : Pourcentage de remise
       
     • Operator (Opérateur) : greater than (supérieur à)
       
     • Valeur : 0,4
       Lorsque les champs Percent (Pourcentage) stockent une valeur, ils divisent la valeur saisie par 100. Par exemple, si un utilisateur saisit la valeur 40 dans un champ Percent (Pourcentage), celle-ci est stockée sous la forme 0,4. Ce critère d’entrée permet donc de rechercher un pourcentage de remise supérieur à 40 %.
       
   • Select Approver (Sélectionner l’approbateur) : Laisser la personne demandant l’approbation choisir l’approbateur manuellement
     
5. Enregistrez le processus d’approbation.
   
6. Cliquez sur View Approval Process Detail Page (Afficher la page de détails du processus d'approbation).
   
7. Dans Final Approval Actions (Actions d’approbation finale), cliquez sur Add New (Ajouter une nouvelle action) | Field Update (Mise à jour du champ), et réalisez la configuration à l’aide des valeurs suivantes.
   
   • Name (Nom) : Approved (Approuvé)
     
   • Field to Update (Champ à mettre à jour) : Statut du pourcentage de remise
     
   • A specific value (Une valeur spécifique) : Approuvé
     
8. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   
9. Dans Final Rejection Actions (Actions de refus final), cliquez sur Add New (Ajouter une nouvelle action) | Field Update (Mise à jour du champ), et réalisez la configuration à l’aide des valeurs suivantes.
   
   • Name (Nom) : Not Approved (Non approuvé)
     
   • Field to Update (Champ à mettre à jour) : Statut du pourcentage de remise
     
   • A specific value (Une valeur spécifique) : Non approuvé
     
10. Cliquez sur Save (Enregistrer).
    

Bon travail ! Pour commencer à évaluer les remises accordées aux opportunités, il vous suffit d’activer le processus d’approbation.

S’assurer que les enregistrements sont soumis

Vous avez déjà travaillé à automatiser ce qui se produit lorsqu’un enregistrement est soumis à approbation. Ajoutons maintenant un bouton à la présentation de page qui permet aux utilisateurs de lancer le processus d’approbation.

1. Dans Configuration, cliquez sur l’onglet Gestionnaire d’objet.
   
2. Cliquez sur Opportunity (Opportunité).
   
3. Cliquez sur Page Layouts (Présentations de page).
   
4. Sélectionnez Opportunity Layout (Présentation de l’opportunité).
   
5. Dans la barre d’en-tête de l’éditeur de présentation, sélectionnez Buttons (Boutons).
   
6. Faites glisser le bouton Submit for approval (Soumettre pour approbation) vers la section Standard Buttons (Boutons standard) dans la présentation de page.
   
7. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   

Si votre organisation utilise des pages d’enregistrement Lightning mises à niveau pour utiliser des actions dynamiques, vous devez à la place ajouter l’action Submit for Approval (Soumettre pour approbation) au panneau de présentation de la page d’enregistrement Lightning. Pour plus d’informations, consultez Création d’actions dynamiques dans le Générateur d’application Lightning.

Désormais, lorsque les utilisateurs cliquent sur Submit for Approval (Soumettre pour approbation) dans une opportunité, elle est soumise au processus d’approbation. Mais que se passe-t-il si (l’horreur) les utilisateurs oublient de cliquer sur le bouton ? C’est là qu’intervient Flow Builder. L’une des actions disponibles dans l’élément Action est Submit for Approval (Soumettre pour approbation), ce qui signifie que vous pouvez élaborer un flux déclenché par un enregistrement qui soumettra automatiquement un enregistrement pour approbation. Et cela signifie que vos utilisateurs n’ont pas besoin de se souvenir de soumettre leurs opportunités pour approbation. Par exemple, vous pouvez créer un flux déclenché par un enregistrement qui se déclenche lorsqu’une opportunité est modifiée, vérifie si le pourcentage de remise est supérieur à 40 % et, le cas échéant, exécute un élément Action qui soumet l’opportunité pour approbation.

Pour en savoir plus sur la soumission d’enregistrements pour approbation avec des flux, consultez le badge Données et actions dans les flux. Et pendant que vous y êtes, vous devriez terminer le reste du parcours Élaboration de flux avec Flow Builder pour apprendre à créer des flux déclenchés par des enregistrements et bien plus encore.

En savoir plus...

Aidez vos utilisateurs à voir les demandes d’approbation ouvertes en ajoutant le composant Items to Approve (Éléments à approuver) sur leur page d’accueil. Permettez également aux utilisateurs de répondre aux demandes d’approbation directement par e-mail ou par Chatter. Pour plus d’informations, consultez Préparez votre organisation pour les approbations.

Ressources

• Documentation : Créer un processus d’approbation avec l’assistant standard
• Documentation : Principale action de flux : Soumettre pour approbation
• Trailhead : Création d'un processus d'approbation de remise