Construction d’un processus d’approbation
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Configurer un processus d’approbation qui envoie des e-mails aux approbateurs initiaux
- Configurer un processus d’approbation qui permet aux utilisateurs d’approuver ou de rejeter les enregistrements d’opportunité
Remarque
Vous souhaitez apprendre en français ? Dans ce badge, les validations de défi pratique Trailhead se font en anglais. Les traductions sont fournies entre parenthèses à titre de référence. Dans votre Trailhead Playground, veillez (1) à définir les États-Unis comme région, (2) à sélectionner l’anglais comme langue, et (3) à copier et coller uniquement les valeurs en anglais. Suivez les instructions ici.
Consultez le badge Trailhead dans votre langue pour découvrir comment profiter de l’expérience Trailhead traduite.
Accessibilité
Cette unité nécessite des instructions supplémentaires pour les utilisateurs de lecteurs d’écran. Pour accéder à une version détaillée du lecteur d’écran de cet appareil, cliquez sur le lien ci-dessous :
Créer un modèle d’e-mail
Commencez par créer votre modèle d’e-mail enfin de notifier le responsable du propriétaire de l’enregistrement qu’une remise supérieure à 40 % a été accordée pour une opportunité.
- Dans Setup (Configuration), saisissez Templates (Modèles) dans la zone Quick Find (Recherche rapide), puis sélectionnez Classic Email Templates (Modèles d’e-mail Classic).
- Cliquez sur New Template (Nouveau modèle).
- Sélectionnez le type de modèle Text (Texte), puis cliquez sur Next (Suivant).
- Configurez le modèle d’e-mail.
L’insertion du champ de fusionChamp Valeur Dossier Modèles d’e-mail Classic publics non classés Disponible Sélectionné Nom du modèle d’e-mail Approve Opportunity Discount(Approuver la remise pour l’opportunité)Encodage États-Unis et Europe de l’Ouest Objet Please approve this discounted opportunity(Veuillez indiquer si vous approuvez cette remise pour opportunité)Corps du message {!User.Manager}, The {!Opportunity.Name} has been discounted.Please approve this discount.Thank you.({!User.Manager}, une remise a été appliquée au champ {!Opportunity.Name}. Veuillez approuver cette remise. Merci.){!Opportunity.Name}aide l’approbateur en lui offrant un lien vers l’enregistrement de l’opportunité. Il peut ainsi examiner l’enregistrement avant de répondre à la demande. - Cliquez sur Save (Enregistrer).
Ajout de champs personnalisés
Nous allons maintenant créer des champs personnalisés afin de suivre le pourcentage de remise et le statut d’approbation de chaque opportunité.
- Dans Setup (Configuration), saisissez Object Manager (Gestionnaire d’objet) dans la zone Quick Find (Recherche rapide), puis sélectionnez Object Manager (Gestionnaire d'objet).
- Cliquez sur Opportunity (Opportunité).
- Sélectionnez Fields & Relationships (Champs et relations), puis cliquez sur New (Nouveau).
- Dans la colonne Data Type (Type de données), sélectionnez Percent (Pourcentage), puis cliquez sur Next (Suivant).
- Ajoutez un champ Percent (Pourcentage) avec ces valeurs.
Champ Valeur Étiquette de champ Discount Percent(Pourcentage de remise)Longueur Conservez la valeur par défaut Décimales Conservez la valeur par défaut Requis Sélectionné - Cliquez sur Next (Suivant).
- Cliquez sur Next (Suivant).
- Cliquez sur Save & New (Enregistrer et nouveau).
- Dans la colonne Data Type (Type de données), sélectionnez Picklist (Liste de sélection), puis cliquez sur Next (Suivant).
- Ajoutez un champ Picklist (Liste de sélection) avec ces valeurs.
Champ Valeur Étiquette de champ Discount Percent Status(Statut du pourcentage de remise)Valeurs Saisissez des valeurs, une par ligne. Valeurs de la liste de sélection Approved(Approuvée)Not Approved(Non approuvée) - Cliquez sur Next (Suivant).
- Cliquez sur Next (Suivant).
- Cliquez sur Save (Enregistrer).
Très bien ! Vous avez créé un modèle d’e-mail pour notifier les approbateurs et configuré un objet avec les champs requis pour gérer votre processus d’approbation.
Création d’un processus d'approbation
Maintenant que votre organisation est prête, créons le processus d’approbation.
- Dans Setup (Configuration), saisissez Approval (Approbation) dans la zone Quick Find (Recherche rapide), puis sélectionnez Approval Processes (Processus d’approbation).
- Dans Manage Approval Processes For (Gérer les processus d’approbation pour), sélectionnez Opportunity (Opportunité).
- Cliquez sur Create New Approval Process (Créer un processus d’approbation) | Use Jump Start Wizard (Utiliser l’assistant de démarrage rapide). L’assistant de démarrage rapide facilite la création d’un processus d’approbation simple en prenant certaines décisions pour vous.
- Configurez le processus d’approbation.
Champ Valeur Nom Approve Opportunity Discount(Approuver la remise pour l’opportunité)Modèle d’e-mail d’attribution de l’approbation Approuver la remise pour l’opportunité Critères de saisie spécifiques Opportunité : Pourcentage de remise supérieur à 0,4 Sélectionner l’approbateur Laisser la personne demandant l’approbation choisir l’approbateur manuellement - Enregistrez le processus d’approbation.
- Cliquez sur View Approval Process Detail Page (Afficher la page de détails du processus d'approbation).
- Dans Final Approval Actions (Actions d’approbation finale), cliquez sur Add New (Ajouter une nouvelle action) | Field Update (Mise à jour du champ), et réalisez la configuration à l’aide des valeurs suivantes.
Champ Valeur Nom Approved(Approuvé)Champ à mettre à jour Statut du pourcentage de remise Une valeur spécifique Approuvé - Cliquez sur Save (Enregistrer).
- Dans Final Rejection Actions (Actions de refus final), cliquez sur Add New (Ajouter une nouvelle action) | Field Update (Mise à jour du champ), et réalisez la configuration à l’aide des valeurs suivantes.
Champ Valeur Nom Not Approved(Non approuvé)Champ à mettre à jour Statut du pourcentage de remise Une valeur spécifique Non approuvé - Cliquez sur Save (Enregistrer).
Bon travail ! Pour commencer à évaluer les remises accordées aux opportunités, il vous suffit d’activer le processus d’approbation.
S’assurer que les enregistrements sont soumis
Vous avez déjà travaillé à automatiser ce qui se produit lorsqu’un enregistrement est soumis à approbation. Ajoutons maintenant un bouton à la présentation de page qui permet aux utilisateurs de lancer le processus d’approbation.
- Dans Configuration, cliquez sur l’onglet Gestionnaire d’objet.
- Cliquez sur Opportunity (Opportunité).
- Cliquez sur Page Layouts (Présentations de page).
- Sélectionnez Opportunity Layout (Présentation de l’opportunité).
- Dans la barre d’en-tête de l’éditeur de présentation, sélectionnez Buttons (Boutons).
- Faites glisser le bouton Submit for approval (Soumettre pour approbation) vers la section Standard Buttons (Boutons standard) dans la présentation de page.
- Cliquez sur Save (Enregistrer).
Si votre organisation utilise des pages d’enregistrement Lightning mises à niveau pour utiliser des actions dynamiques, vous devez à la place ajouter l’action Submit for Approval (Soumettre pour approbation) au panneau de présentation de la page d’enregistrement Lightning. Pour plus d’informations, consultez Création d’actions dynamiques dans le Générateur d’application Lightning.
Désormais, lorsque les utilisateurs cliquent sur Submit for Approval (Soumettre pour approbation) dans une opportunité, elle est soumise au processus d’approbation. Mais que se passe-t-il si (l’horreur) les utilisateurs oublient de cliquer sur le bouton ? C’est là qu’intervient Flow Builder. L’une des actions disponibles dans l’élément Action est Submit for Approval (Soumettre pour approbation), ce qui signifie que vous pouvez élaborer un flux déclenché par un enregistrement qui soumettra automatiquement un enregistrement pour approbation. Et cela signifie que vos utilisateurs n’ont pas besoin de se souvenir de soumettre leurs opportunités pour approbation. Par exemple, vous pouvez créer un flux déclenché par un enregistrement qui se déclenche lorsqu’une opportunité est modifiée, vérifie si le pourcentage de remise est supérieur à 0,4 et, le cas échéant, exécute un élément Action qui soumet l’opportunité pour approbation.
Pour en savoir plus sur la soumission d’enregistrements pour approbation avec des flux, consultez le badge Données et actions dans les flux. Et pendant que vous y êtes, vous devriez terminer le reste du parcours Élaboration de flux avec Flow Builder pour apprendre à créer des flux déclenchés par des enregistrements et bien plus encore.
En savoir plus...
Aidez vos utilisateurs à voir les demandes d’approbation ouvertes en ajoutant le composant Items to Approve (Éléments à approuver) sur leur page d’accueil. Permettez également aux utilisateurs de répondre aux demandes d’approbation directement par e-mail ou par Chatter. Pour plus d’informations, consultez Préparez votre organisation pour les approbations.
