Personnalisation de la méthode d’approbation des enregistrements

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Définir un processus d’approbation et répertorier ses principaux composants
• Planifier l’automatisation d’un processus d’entreprise à l’aide d’un processus d’approbation

Premiers pas avec les approbations

Un processus d’approbation automatise la manière dont les enregistrements Salesforce sont approuvés dans votre organisation. Dans un processus d’approbation, vous spécifiez :

• Les étapes requises pour l’approbation d’un enregistrement, ainsi que la personne qui l’approuve à chaque étape. Par exemple, lorsqu’un employé crée une demande de congés, Salesforce peut envoyer automatiquement une requête d’approbation au responsable de l’employé.
• Les actions à exécuter en fonction du contenu du processus d’approbation. Par exemple, si une demande de congés est approuvée, mettre à jour des champs dans l’enregistrement de l’employé. Si au contraire la demande est rejetée, envoyer une notification à l’employé.

Prenons un exemple de processus d’approbation pour observer la progression de l’enregistrement à travers les diverses étapes du processus. Dans cet exemple, un utilisateur soumet une requête pour obtenir un nouveau poste dans une entreprise.

Lorsqu’un utilisateur demande l’approbation d’un nouveau poste, des actions de soumission initiales se produisent. L’action de soumission initiale par défaut verrouille l’enregistrement. Cette action garantit que d’autres utilisateurs (à l’exception des approbateurs et des administrateurs) ne puissent pas modifier l’enregistrement en attente d’approbation. Les autres actions de soumission possibles comprennent l’envoi d’une alerte par e-mail, la mise à jour d’un champ dans un enregistrement, la création d’une tâche et l’envoi d’un message sortant.

Les étapes d’approbation attribuent les demandes d’approbation à différents utilisateurs et définissent la chaîne d’approbation d’un processus particulier. Dans cet exemple, la première étape attribue la demande d’approbation au responsable direct de l’utilisateur qui l’a soumise.

Si le responsable direct rejette la requête, les actions de refus final sont exécutées, et le statut d’approbation est défini comme Rejected (Refusé).

Si le responsable direct approuve la demande, l’enregistrement passe à l’étape suivante, à savoir l’approbation du PDG. Si le PDG refuse la demande, la même action de refus final se produit.

Si le PDG approuve le poste, les actions d’approbation finale sont exécutées. Elles définissent le statut de l’enregistrement comme Approved (Approuvé), déverrouillent l’enregistrement pour les mises à jour ultérieures, et notifient l’employé qui a demandé un nouveau poste.

Les actions d’approbation finale se produisent uniquement lorsqu’un enregistrement est approuvé et qu’il n’y a pas d’autre étape d’approbation.

Construction d’un processus d’approbation

Maintenant que vous avez découvert les grandes lignes du processus d’approbation, il est temps de mettre la main à la pâte. Vous devez vous assurer qu’un responsable approuve les opportunités ayant une remise supérieure à 40 %. L’opportunité doit refléter son statut d’approbation : Approuvée ou Non approuvée.

Planification préparatoire

Avant de nous jeter à l’eau, il nous faut un plan.

Ressources

• Documentation : Préparatifs de la création d’un processus d’approbation
• Documentation : Limites et questions à se poser pour les approbations