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Personnalisation de l’approbation des enregistrements

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Définir un processus d'approbation et répertorier ses principaux composants.
  • Présenter un processus métier qui peut être automatisé en utilisant un processus d’approbation.
  • Configurer un processus d'approbation pour gérer automatiquement le passage d'un compte de prospect à nouveau client.

Premiers pas avec les approbations

Un processus d’approbation automatise la manière dont les enregistrements Salesforce sont approuvés dans votre organisation. Dans un processus d'approbation, vous spécifiez :

  • Les étapes requises pour l’approbation d’un enregistrement, ainsi que la personne qui l’approuve à chaque étape.

    Par exemple, lorsqu’un employé crée une demande de congés, Salesforce peut envoyer automatiquement une requête d’approbation au responsable de l’employé.

  • Les actions à exécuter en fonction du contenu du processus d’approbation.

    Par exemple, si une demande de congés est approuvée, mettre à jour des champs dans l’enregistrement de l’employé. Si au contraire la demande est rejetée, envoyer une notification à l’employé.

Prenons un exemple de processus d'approbation pour observer la progression de l'enregistrement à travers les diverses étapes du processus. Dans cet exemple, un utilisateur soumet une requête pour obtenir un nouveau poste dans une entreprise.

Graphique d'un exemple de processus d'approbation

Lorsqu’un utilisateur demande l’approbation d’un nouveau poste, des actions de soumission initiales se produisent. L'action de soumission initiale par défaut verrouille l'enregistrement. Cette action garantit que d’autres utilisateurs (à l’exception des approbateurs et des administrateurs) ne puissent pas modifier l’enregistrement en attente d’approbation. Les autres actions de soumission possibles comprennent l’envoi d’une alerte par e-mail, la mise à jour d’un champ dans un enregistrement, la création d’une tâche et l’envoi d’un message sortant.

Les étapes d’approbation attribuent les demandes d’approbation à différents utilisateurs et définissent la chaîne d’approbation d’un processus particulier. Dans cet exemple, la première étape attribue la demande d’approbation au responsable direct de l’utilisateur qui l’a soumise.

Si le responsable direct rejette la requête, les actions de refus final sont exécutées, et le statut d’approbation est défini comme Refusé.

Si le responsable direct approuve la demande, l'enregistrement passe à l'étape suivante, à savoir l'approbation du PDG. Si le PDG refuse la demande, la même action de refus final se produit.

Si le PDG approuve le poste, les actions d’approbation finale sont exécutées. Elles définissent le statut de l’enregistrement comme Approuvé, déverrouillent l’enregistrement pour les mises à jour ultérieures, et notifient l’employé qui a demandé un nouveau poste.

Les actions d’approbation finale se produisent uniquement lorsqu’un enregistrement est approuvé et qu’il n’y a pas d’autre étape d’approbation.

Construction d’un processus d’approbation

Maintenant que vous avez découvert les grandes lignes du processus d’approbation, il est temps de mettre la main à la pâte. Vous devez vous assurer qu’un responsable approuve les opportunités ayant une remise supérieure à 40 %. L’opportunité doit refléter son statut d’approbation : Approuvée ou Non approuvée.
Conseil

Conseil

Planifiez votre processus métier avant d’essayer de l’automatiser. Cela facilite considérablement la configuration avec nos outils d’automatisation.

Planification préparatoire

Avant de nous jeter à l’eau, il nous faut un plan.

Pour… Nous avons besoin de...
Suivre le pourcentage de remise de chaque opportunité Champ personnalisé (Opportunité)
Suivre le statut d’approbation de chaque opportunité Champ personnalisé (Opportunité)
Demander l’approbation d’un responsable lorsque la remise d’une opportunité dépasse 40 % Processus d’approbation (Opportunité)
Notifier les responsables lorsque la remise d’une opportunité a besoin d’une approbation Modèle d’e-mail
Mettre à jour le statut d’approbation de l’opportunité lorsque les responsables répondent Actions d’approbation (Mise à jour de champ)
Conseil

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Nous simplifions le scénario pour les besoins de cet exemple. Dans la réalité, il est possible d’utiliser un champ de remise standard dans un produit d’opportunité, puis un champ récapitulatif de cumul pour ajouter cette valeur à l’enregistrement de l’opportunité.

Créer un modèle d’e-mail

Commencez par créer votre modèle d’e-mail enfin de notifier le responsable du propriétaire de l’enregistrement qu’une remise supérieure à 40 % a été accordée pour une opportunité.

  1. Dans Configuration, saisissez Modèles dans la case Recherche rapide, puis sélectionnez Modèles d’e-mail Classic.
  2. Cliquez sur Nouveau modèle.
  3. Sélectionnez le type de modèle Texte, puis cliquez sur Suivant.
  4. Configurez le modèle d’e-mail.
    Champ Valeur
    Dossier Modèles d’e-mail Classic publics non classés
    Disponible Sélectionné
    Nom du modèle d’e-mail Approuver la remise pour l’opportunité
    Encodage États-Unis et Europe de l’Ouest
    Objet Veuillez indiquer si vous approuvez cette remise pour opportunité.
    Corps du message {!User.Manager}, une remise a été appliquée à l’opportunité {!Opportunity.Name}. Veuillez indiquer si vous approuvez cette remise. Merci.

    L’insertion du champ de fusion {!Opportunity.Name} aide l’approbateur en lui offrant un lien vers l’enregistrement de l’opportunité. Il peut ainsi examiner l’enregistrement avant de répondre à la demande.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Ajout de champs personnalisés

Nous allons maintenant créer des champs personnalisés afin de suivre le pourcentage de remise et le statut d’approbation de chaque opportunité.

  1. Dans Configuration, saisissez Gestionnaire d’objet dans la case Recherche rapide, puis sélectionnez Gestionnaire d’objet.
  2. Cliquez sur Opportunité.
  3. Sélectionnez Champs et relations, puis cliquez sur Nouveau.
  4. Dans la colonne Type de données, sélectionnez Pourcentage, puis cliquez sur Suivant.
  5. Ajoutez un champ Pourcentage avec ces valeurs.
    Champ Valeur
    Étiquette de champ Pourcentage de remise
    Longueur Conservez la valeur par défaut
    Décimales Conservez la valeur par défaut
    Obligatoire Sélectionné
  6. Cliquez sur Suivant.
  7. Cliquez sur Suivant.
  8. Cliquez sur Enregistrer et nouveau.
  9. Dans la colonne Type de données, sélectionnez Liste de sélection, puis cliquez sur Suivant.
  10. Ajoutez un champ Liste de sélection avec ces valeurs.
    Champ Valeur
    Étiquette de champ Statut du pourcentage de remise
    Valeurs Saisissez des valeurs, chacune séparée par une nouvelle ligne.
    Valeurs de la liste de sélection Approuvé

    Non approuvé

  11. Cliquez sur Suivant.
  12. Cliquez sur Suivant.
  13. Cliquez sur Enregistrer.

Très bien ! Vous avez créé un modèle d’e-mail pour notifier les approbateurs et configuré un objet avec les champs requis pour gérer votre processus d’approbation.

Création d’un processus d’approbation

Maintenant que votre organisation est prête, créons le processus d’approbation.
  1. Dans Configuration, saisissez Approbation dans la case Recherche rapide, puis sélectionnez Processus d’approbation.
  2. Pour Gérer les processus d’approbation pour, sélectionnez Opportunité.
  3. Cliquez sur Créer un processus d’approbation | Utiliser l’assistant de démarrage rapide.
    L’assistant de démarrage rapide facilite la création d’un processus d’approbation simple en prenant certaines décisions pour vous.
  4. Configurez le processus d’approbation.
    Champ Valeur
    Nom Approuver la remise pour l’opportunité
    Modèle d’e-mail d’attribution de l’approbation Approuver la remise pour l’opportunité
    Critères de saisie spécifiques Opportunité : Pourcentage de remise supérieur à 0,4
    Sélectionner l’approbateur Laisser la personne demandant l’approbation choisir l’approbateur manuellement
  5. Enregistrez le processus d’approbation.
  6. Cliquez sur Afficher la page de détails du processus d'approbation.
  7. Dans Actions d’approbation finale, cliquez sur Ajouter une nouvelle action | Mise à jour du champ, et configurez-le avec ces valeurs.
    Champ Valeur
    Nom Approuvé
    Champ à mettre à jour Statut du pourcentage de remise
    Une valeur spécifique Approuvé
  8. Cliquez sur Enregistrer.
  9. Dans Actions de refus final, cliquez sur Ajouter une nouvelle action | Mise à jour du champ, et configurez-le avec ces valeurs.
    Champ Valeur
    Nom Non approuvé
    Champ à mettre à jour Statut du pourcentage de remise
    Une valeur spécifique Non approuvé
  10. Cliquez sur Enregistrer.

Bon travail ! Pour commencer à évaluer les remises accordées aux opportunités, il vous suffit d’activer le processus d’approbation.

S’assurer que les enregistrements sont soumis

Vous avez déjà travaillé à automatiser ce qui se produit lorsqu’un enregistrement est soumis à approbation. Désormais, lorsque les utilisateurs cliquent sur Soumettre pour approbation dans une opportunité, elle est soumise au processus d’approbation. Mais que se passe-t-il si (l’horreur) les utilisateurs oublient de cliquer sur le bouton ?

C’est un travail pour le Générateur de processus. L’une des actions de processus disponible est Soumettre pour approbation, ce qui signifie que vous pouvez construire un processus qui soumettra automatiquement les enregistrements pour approbation. Et cela signifie que vos utilisateurs n’ont pas besoin de se souvenir de soumettre leurs opportunités pour approbation. Par exemple, pour un processus qui est exécuté lorsque les opportunités sont créées ou modifiées :

  1. Ajoutez un nœud de critères qui vérifie si le pourcentage de remise est supérieur à 0,4.
  2. Et une action Soumettre pour approbation qui soumet l’opportunité pour approbation.
    Une action Soumettre pour approbation
Conseil

Conseil

L’action Soumettre pour approbation est également disponible dans Flow Builder en tant qu’action principale.

En savoir plus...

Aidez vos utilisateurs à voir les demandes d’approbation ouvertes en ajoutant le composant Éléments à approuver sur leur page d’accueil. Permettez également aux utilisateurs de répondre aux demandes d’approbation directement par e-mail ou par Chatter. Pour plus d’informations, consultez Préparez votre organisation pour les approbations.