Planification de la réussite

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Animer des réunions plus productives et appréciées
  
• Reconnaître le danger qu’il y a à chercher une solution avant de connaître l’ensemble des exigences
  
• Décrire les avantages de proposer à votre client un moyen d’obtenir rapidement des résultats positifs lors des débuts d’un projet
  

Tout est une question de timing

Vous avez probablement déjà entendu l’expression « tout est question de timing ». Il s’avère que lorsqu’on est un analyste commercial, le fait d’entreprendre de bonnes actions au mauvais moment peut causer toutes sortes de problèmes. Dans cette unité, vous apprendrez à faire du temps votre allié en dirigeant des réunions efficaces et en livrant les solutions que vous avez élaborées au moment le plus opportun.

Organisation de réunions utiles

Vous ne pourrez pas y couper : en tant qu’analyste commercial, vous allez organiser de nombreuses réunions. Nous allons maintenant vous faire une révélation : vos parties prenantes n’attendent pas toujours avec impatience de voir des réunions s’ajouter à leur emploi du temps déjà chargé. Heureusement, la plupart des personnes apprécient les réunions productives. Votre travail consiste donc à rendre les réunions aussi utiles que possible.

On peut certainement dire que l’élément le plus important de toute bonne réunion est l’ordre du jour, qui est fourni avant même que la réunion ne commence. Il indique aux participants ce que vous espérez accomplir en leur demandant de vous consacrer leur précieux temps et il définit les attentes concernant votre temps. Comme ils auront une idée de la manière dont il est prévu que le temps soit utilisé, il y a plus de chances que la réunion reste sur la bonne voie. Si les échanges commencent à s’égarer, il vous suffit de rappeler l’ordre du jour pour revenir dans le droit chemin. Le fait de fournir un ordre du jour donne également à chacun la possibilité de préparer des questions et des commentaires afin de se tenir prêt à participer au maximum. En plus de fournir un ordre du jour, si vous avez besoin qu’un participant fasse une contribution spécifique, veillez à l’en informer personnellement afin qu’il puisse se préparer.

Préparez une présentation pour chaque réunion, aussi courte soit-elle.

• Elle donne le sentiment que vous êtes prêt et maîtrisez la situation.
  
• Elle permet de structurer votre réunion, ce qui facilite le suivi de votre ordre du jour.
  
• Elle joue le rôle de panneau indicateur, ce qui permet aux participants de savoir où vous en êtes dans la réunion (même s’ils vous rejoignent en cours de route).
  
• Elle peut comporter quelques informations destinées à fournir un contexte (comme des définitions), même si elles ne sont pas spécifiquement traitées.
  
• Elle fournit aux participants un support visuel sur lequel se concentrer, ce qui peut vous aider à retenir leur attention.
  

Enregistrez vos réunions. Nous vivons dans un monde où le stockage des données est bon marché, aussi tirez parti de ce fait pour consigner autant d’informations que possible lorsque cela est autorisé. (N’oubliez pas d’obtenir d’abord le consentement des participants !) Lorsque vous enregistrez une réunion, vous n’avez pas à vous soucier de prendre des notes détaillées pendant les échanges. Vous pouvez alors être pleinement présent et impliqué dans la discussion. Vous prendrez tout de même quelques notes qui vous aideront à animer la réunion, mais le travail d’analyse des précisions pourra être effectué à postériori, à votre propre rythme. De plus, il est parfois nécessaire de pouvoir se référer exactement à ce qu’une personne a dit à propos d’une thématique particulière, ce que vos notes (ou pire, votre mémoire) ne vous permettent pas de faire. Un enregistrement permet de garder la trace de toutes les informations.

Enfin, avant de terminer la réunion, récapitulez les thématiques qui ont été abordées et résumez ce qui a été accompli grâce à ce temps passé en commun. Veillez à identifier les personnes responsables des prochaines actions devant être entreprises et à déterminer si un point de l’ordre du jour doit être examiné à nouveau lors de la prochaine réunion.

Le fait que vous organisiez une réunion efficace donne le sentiment que vous être prêt et professionnel, même si vous n’êtes pas la personne la plus expérimentée dans un secteur d’activité ou un domaine donné.

Compréhension de la situation, puis proposition d’une solution

Cela peut sembler évident, mais vous devez finir de comprendre un problème avant de commencer à le résoudre. Pour les analystes commerciaux, cela signifie prendre connaissance de toutes les exigences avant de commencer à élaborer une solution. L’ordre dans lequel ces deux étapes se suivent est logique, mais parfois, des personnes essaient de les inverser, ce qui entraîne presque immanquablement un échec.

C’est le cas, par exemple, lorsqu’une partie prenante arrive à votre première réunion en ayant déjà une solution en tête. Elle a vu une démonstration d’un produit et veut savoir comment l’utiliser dans son entreprise. Évidemment, cela est problématique, car rien ne garantit que le produit répondra aux besoins réels de son entreprise, d’autant plus que ces besoins n’ont pas été totalement définis. Lorsque l’on vous présente une solution de manière précoce, encouragez les parties prenantes à penser à ce qu’elles veulent accomplir en termes génériques, et non dans le contexte d’un produit spécifique. Guidez-les toujours de sorte qu’elles réfléchissent à la raison pour laquelle elles doivent faire quelque chose différemment, plutôt qu’à la manière de le faire différemment. Dans le cas de Salesforce, comme il est très probable que vous serez en mesure de répondre à leurs besoins commerciaux avec l’un de nos produits, vous pourrez déterminer plus tard quelle est cette manière de faire.

Cela arrive également lorsqu’un administrateur disposant d’un nouvel ensemble de compétences souhaite exercer ses talents et commencer à modifier la plate-forme de manière plus poussée. Il est tellement enthousiaste à l’idée d’utiliser le produit qu’il oublie de faire preuve de prudence et de déterminer quelles sont les exigences commerciales avant de passer à la phase de création. Il est difficile de lui en vouloir, car la résolution de problèmes est une activité intéressante. En outre, il est satisfaisant de voir une solution que l’on a élaborée accomplir une tâche nouvelle. Malheureusement, cela ne sera pas forcément dans l’intérêt de l’entreprise et vous risquez d’avoir à revenir sur une grande partie du travail réalisé. Les nouveaux analystes commerciaux ont tendance à commettre cette erreur eux-mêmes, car ils peuvent disposer de nouvelles connaissances sur le système avec lequel ils travaillent et avoir la volonté de créer rapidement des éléments qui plairont au client. Cependant, prenez votre temps et évitez de foncer tête baissée sur la mauvaise voie !

Instauration de la confiance lors de la création d’une solution

À un moment donné, vous finirez par disposer d’une liste précise des exigences commerciales auxquelles vous devez répondre et d’un plan pour mettre en place une solution. Vous pourrez donc commencer à créer celle-ci. Bien souvent, de nombreux aspects de la solution doivent faire l’objet d’un travail d’élaboration, et parfois, vous pourrez choisir quelles seront les parties élaborées en premier. Dans ce cas, vous voudrez peut-être donner la priorité à un composant qui peut permettre au client d’obtenir rapidement un résultat positif.

Le fait de démontrer que vous pouvez livrer un élément efficace de la solution dès les débuts du projet a de nombreux avantages. Surtout, cela vous permet d’instaurer la confiance quant à votre capacité à mettre vos compétences au service du client. Vous montrez ainsi aux parties prenantes et aux experts techniques qu’ils ont de bonnes raisons de s’impliquer à vos côtés lorsque vous les sollicitez. Cela peut vous permettre de donner de l’élan à l’ensemble du projet et d’obtenir l’adhésion d’autres équipes, dont celles qui n’ont pas forcément fait montre d’un grand intérêt au début.

Le fait d’organiser la production de vos livrables de manière stratégique, d’attendre le moment opportun pour proposer une solution et d’organiser des réunions efficaces contribuera grandement à augmenter les chances de réussite de votre projet.