Communication et collaboration depuis chez vous

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Configurer votre profil en ligne
• Utiliser des outils de collaboration pour rester en contact avec vos collègues

Votre activité continue, où que vous soyez

Il peut être tentant de vous concentrer sur votre travail et de rester discret lorsque la plupart ou la totalité de vos collègues se trouvent dans des endroits différents. Cependant, vos collègues ne sauront ou ne comprendront sans doute pas ce sur quoi vous travaillez si vous ne restez pas en contact. De plus, vous passeriez à côté de l’opportunité de développer de bonnes relations de travail avec eux.

Voyons donc comment rester visible et actif dans votre équipe. En effet, votre activité continue, et ce, où que vous soyez.

Amélioration de votre profil

La plupart des applications logicielles que vous utilisez pour travailler disposent d’une page de profil que vous pouvez personnaliser. Vous pouvez généralement y ajouter une photo et des informations vous concernant. Lorsque vous utilisez Salesforce, il peut s’agir de votre profil Slack ou de votre profil Chatter, voire les deux. Au final, prenez l’habitude de remplir votre profil sur toutes les applications logicielles que vos collègues et vous-même utilisez régulièrement. 

Astuce pratique : choisissez la même photo de profil pour toutes vos applications, afin que vos collègues vous reconnaissent facilement, quelle que soit l’application que vous utilisez.

Profil Slack

En plus de présenter votre photo, votre nom, votre titre et votre fuseau horaire, vous pouvez indiquer votre statut actuel et gérer les notifications via votre profil Slack. Ainsi, vos collègues savent à quel moment vous êtes en mesure de répondre à toute question ou demande. Cela vous permet en outre de vous concentrer sur vos tâches prioritaires.

Profil Chatter

Votre profil Chatter vous permet de partager votre photo, votre nom, votre titre et votre emplacement géographique. Dans la section À propos de moi, indiquez vos heures de travail principales, votre fuseau horaire, la meilleure façon de vous joindre et votre méthode de travail. Renseignez vos coordonnées afin que les utilisateurs sachent comment vous contacter.

Mise en place de la collaboration

Utilisez les outils de communication de votre entreprise pour rester en contact. Tirez parti de votre logiciel de calendrier pour déterminer quels sont les créneaux libres de vos collègues, afin de demander et de planifier l’organisation des réunions. Vous pouvez également vous en servir pour vérifier qu’un de vos collègues est disponible avant de lui envoyer un message instantané.

Salesforce propose une palette d’outils de communication adaptés à la communication formelle et informelle, en fonction de vos besoins et de votre audience. Nous utilisons principalement Slack, Chatter et Quip, et recourons également aux e-mails et aux réunions vidéo pour approfondir les collaborations virtuelles.

Selon les équipes, les outils de communication employés diffèrent. Familiarisez-vous avec ceux utilisés dans la vôtre et utilisez-les. Il existe de nombreuses manières de rester en contact avec vos collègues et vos équipes multidisciplinaires. 

Voici un autre conseil : quel que soit le logiciel de collaboration que votre équipe préfère, qu’il s’agisse de Slack, de Chatter, de Quip ou d’un autre outil, commencez votre journée en vous y connectant et en lançant une discussion matinale pour dire bonjour à vos collègues. C’est un moyen simple de saluer vos collègues et de rester en contact, peu importe l’endroit où vous travaillez.

Collaboration efficace dans Slack

Nous considérons Slack comme notre siège numérique. Dans Slack, les conversations se déroulent dans les canaux et les messages directs. Les canaux sont des espaces où vous pouvez collaborer avec vos collègues sur des sujets spécifiques. Les messages directs sont adaptés aux conversations ponctuelles qui ne nécessitent pas l’intervention d’un canal entier.

Lorsque vous avez une équipe qui est géographiquement dispersée (membres en télétravail, travaillant sur site ou en déplacement), des tâches sont susceptibles d’être réalisées à toute heure de la journée. Slack permet un travail asynchrone, sans les difficultés liées à la gestion de plusieurs horaires et fuseaux horaires.

Utilisation de Chatter dans Salesforce

Si vous utilisez Salesforce, nous vous conseillons d’utiliser Chatter. Chatter est idéal pour publier des mises à jour, poser des questions, discuter et faire des annonces.

L’une des fonctionnalités les plus utiles de Chatter est le fil d’enregistrement. Vous pouvez y trouver des informations sur un client, une opportunité, une requête ou un autre enregistrement spécifique. Vous avez la possibilité de contrôler et de personnaliser vos préférences relatives aux notifications pour ne rien manquer dans Chatter. Ainsi, vous pouvez recevoir une notification dès que quelqu’un réalise une publication en rapport avec un sujet particulièrement important.

Collaboration en contexte avec Quip

Chez Salesforce, nous tirons profit de Quip de manière efficace. Cette application est adaptée aux mobiles, permet une collaboration rapide et contribue à réduire le nombre de réunions et d’e-mails. Elle vous permet de créer et de partager des documents, des feuilles de calcul, un chat et des tâches, le tout dans le Cloud. L’application Quip permet à plusieurs personnes de modifier un document en même temps. Elle dispose en outre d’intégrations profondes avec la plate-forme Salesforce. 

Chez Salesforce, nous utilisons notamment Quip pour recueillir des commentaires et prendre des décisions relatives aux nouvelles stratégies. Nous créons un document Quip, y décrivons la proposition de stratégie et établissons une liste des parties prenantes qui doivent l’approuver. Les collaborateurs peuvent modifier et commenter directement le document Quip. Lorsqu’ils sont prêts à donner leur approbation, il leur suffit de cocher la case en regard de leur nom. Ainsi, les décisions sont prises en un clin d’œil, et sans réunion !

Résumé

Veillez à compléter votre profil dans les applications logicielles utilisées par votre équipe et vous, et restez en contact avec vos collègues via les outils en ligne. Utilisez des outils de collaboration pour travailler en équipe. Nous venons de vous présenter quelques exemples de méthodes pour garder le contact et collaborer, quel que soit votre lieu de travail.

Discutons maintenant de la manière dont vous pouvez tirer le meilleur parti de votre expérience de travail à domicile.