Gestion des performances du projet

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Évaluer les performances d’un projet
  
• Rendre compte des performances d’un projet à ses commanditaires et parties prenantes
  

Évaluation des performances et du temps de réalisation restant

L’une des raisons pour lesquelles les sports d’équipe nous fascinent est le suspense qu’apporte la nature imprévisible de la compétition. Les sportifs s’entraînent et les entraîneurs élaborent des stratégies, mais malgré cela, le jour du match, tout peut arriver, pour le plus grand plaisir des supporters qui regardent le tableau des scores.

Les chefs de projet n’aiment pas vraiment le suspense. Cependant, ils apprécient de garder un œil sur le « tableau des scores » du projet pour vérifier la bonne exécution du plan de projet et déterminer quelles actions correctives il est nécessaire de mettre en œuvre.

Tout d’abord, au début d’un projet, le chef de projet recueille auprès des parties prenantes les exigences en matière de production de rapports de performances et les documente pour définir clairement quelles informations doivent être transmises à qui, ainsi que quand et comment celles-ci doivent être transmises.

Ensuite, le chef de projet rend généralement compte des performances lors de réunions sur le statut du projet et via la diffusion de rapports écrits. Comme l’explique la Walden University, le rapport de performances du projet doit être exhaustif et inclure les éléments suivants :

• Le statut des tâches du projet
  
• Les réalisations sur la période du rapport
  
• Les plans pour la prochaine période de rapport
  
• Des données d’analyse relatives à la valeur acquise
  
• Des informations de gestion
  
• La nature des problèmes, des éléments d’action et des risques les plus récents
  

Les conversations difficiles, des échanges à mener le plus tôt possible

La plupart des projets rencontrent des problèmes de performances en cours de route. Toutefois, lorsqu’un projet est réellement en difficulté, les principales parties prenantes doivent en être informées sans délai. Dans le même temps, il est important de rassembler et d’analyser les faits pertinents afin que vos parties prenantes puissent prendre des décisions éclairées sur l’orientation du projet. Il n’est jamais agréable d’annoncer de mauvaises nouvelles, mais il est important de présenter les faits et de proposer des alternatives ou des solutions possibles.

Alors, comment pouvez-vous procéder pour présenter la valeur courante d’un projet et déterminer précisément si celui-ci est sur la bonne voie ou non ?

Mesures à effectuer

Intéressons-nous à l’analyse de la valeur acquise. Sans entrer dans les détails, il s’agit du calcul de ce qui a été accompli à un instant T, par rapport au coût du projet. Selon votre projet, ce calcul peut s’avérer complexe, en particulier dans des secteurs tels que la construction et l’ingénierie qui nécessitent un niveau de précision important. Définissons les métriques les plus couramment utilisées dans ce contexte.

• Valeur planifiée (PV) : montant du budget du projet qui devait être utilisé pour les travaux du projet planifiés au cours d’une période de rapport donnée.
  
• Valeur acquise (EV) : montant du budget du projet qui a été réellement utilisé pour les travaux de projet autorisés au cours d’une période de rapport donnée.
  
• Coût réel (AC) : coût total des travaux de projet qui ont été réalisés au cours d’une période de rapport donnée.
  
• Écart sur coût (CV) : différence entre le coût prévu et le coût réel des travaux qui ont été réalisés au cours d’une période de rapport donnée.
  
• Écart sur calendrier (SV) : différence entre les travaux de projet planifiés et les travaux de projet réellement réalisés au cours d’une période de rapport donnée.
  
• Indice de respect des coûts (CPI) : ratio indiquant la mesure dans laquelle le projet répond aux attentes en matière de coûts au cours d’une période de rapport donnée.
  
• Indice de respect du calendrier (SPI) : ratio indiquant la mesure dans laquelle le projet répond aux attentes en matière de calendrier au cours d’une période de rapport donnée.
  

Méthode de mesure

Les calculs se rapportant à la valeur acquise sont simples à effectuer. Il est cependant plus complexe d’apprendre les noms et les acronymes des métriques ainsi que leur signification, puis la manière d’analyser et d’interpréter les résultats. 

Intéressons-nous maintenant à un exemple qui illustre ces concepts.

Votre organisation a fait appel à un entrepreneur en bâtiment pour construire un petit hangar afin d’abriter son équipement sportif. Le projet devrait durer trois mois et demi et son budget est de 13 000 $. Le premier mois s’est écoulé et il semble que la construction a déjà bien avancé. Vous souhaitez connaître les performances du projet en matière de coûts et de calendrier afin de pouvoir produire un rapport que vous transmettrez à vos parties prenantes.

La première tâche qui vous attend est de collecter des points de données spécifiques, à savoir la valeur planifiée, la valeur acquise et le coût réel. La manière dont vous obtiendrez ces données dépendra de votre organisation. Par exemple, si votre entreprise dispose d’un bureau de gestion de projet, ce dernier sera probablement responsable des dossiers du projet. Il est toutefois plus probable que ce soit le chef de projet qui soit chargé de gérer le plan de projet. 

Voici les données qui ont été recueillies au sujet du projet

Signification des valeurs obtenues

Les parties prenantes d’un projet voudront toujours savoir si le projet est dans les délais et s’il respecte le budget. Les formules énoncées précédemment se révèlent alors utiles.

• Écart sur coût (CV) = Valeur acquise (EV) – Coût réel (AC)
  

• Pour le projet de hangar : CV = 5 200 $ – 6 000 $ = (800 $)
  

• Écart sur calendrier (SV) = Valeur acquise (EV) - Valeur planifiée (PV)
  

• Pour le projet de hangar : SV = 5 200 $ – 7 000 $ = (- 1 800 $)
  

Étant donné que les deux calculs ont pour résultat des écarts négatifs, la partie prenante voudra savoir pourquoi. L’indice de respect des coûts et l’indice de respect du calendrier peuvent fournir une réponse à cette interrogation.

• Indice de respect des coûts (CPI) = Valeur acquise (EV)/Coût réel (AC)
  

• Pour le projet de hangar : CPI = 5 200 $/6 000 $ = 0,87
  

• Indice de respect du calendrier (SPI) = Valeur acquise (EV)/Valeur planifiée (PV)
  

• Pour le projet de hangar : SPI = 5 200 $ / 7 000 $ = 0,74
  

Maintenant que les données ont été collectées et les calculs effectués, qu’est-ce que cela nous apprend sur les performances du projet ? 

• L’écart sur coût est négatif : le projet dépasse donc le budget.
  
• L’écart sur calendrier est négatif : le projet est donc en retard sur le calendrier.
  
• L’indice de respect du calendrier est inférieur à 1,0, ce qui signifie que moins de travail a été effectué que prévu.
  
• L’indice de respect des coûts est inférieur à 1,0, ce qui signifie qu’il y a des dépassements de coûts sur le projet.
  

Il semblerait bien que ce projet rencontre des difficultés. Le commanditaire et les principales parties prenantes du projet devront prendre des décisions sur son orientation. Comme indiqué, il n’est jamais facile d’annoncer de mauvaises nouvelles à vos parties prenantes. Cependant, comme vous avez collaboré avec celles-ci pour identifier toutes les activités, élaborer le calendrier et les coûts, et planifier les risques, toute l’équipe est sur la même longueur d’onde et tout le monde travaille à remettre le projet sur la bonne voie.

Après une session de réflexion d’équipe rapide et une mise au point avec l’entrepreneur en bâtiment, le projet a pu repartir sur de bonnes bases et avancer sans heurts au cours de ses deux derniers mois d’exécution.

Points importants à retenir

Ce module a abordé de nombreuses thématiques relatives à la gestion de projet. Voici les principales informations que vous devez en retenir.

• Toutes les personnes impliquées dans un projet (du chef de projet à l’équipe, en passant par les parties prenantes) sont responsables d’élaborer l’étendue du projet et de définir son calendrier et ses coûts, ainsi que de se mettre d’accord sur ces éléments. Les projets sont une activité d’équipe.
  
• L’étendue, le calendrier et les coûts s’influencent mutuellement. En utilisant un plan bien défini, les chefs de projet peuvent éviter une dérive par rapport aux objectifs tout en respectant le calendrier et les coûts.
  
• Les risques doivent être identifiés suffisamment tôt dans un registre des risques ainsi qu’être continuellement examinés et mis à jour au fur et à mesure de l’avancée du projet.
  
• Les métriques relatives à la valeur acquise, présentées dans le rapport de performances du projet, indiqueront aux parties prenantes si les délais et le budget sont respectés.
  

Les risques et les problèmes font partie intégrante du cycle de vie du projet. Les conversations difficiles sont plus productives lorsque tout le monde est sur la même longueur d’onde concernant le plan de projet, que vous avez une vision claire des contraintes et des risques, et que vous communiquez régulièrement au sujet des performances. Nous vous souhaitons bonne chance pour votre prochain projet !

Ressources

• Walden University : MBA (master en administration des affaires) Gestion de projet
• Walden University : Département de formation continue