Recensement des exigences
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Définir ce qu’est l’étendue d’un projet
- Expliquer la différence entre les besoins, les envies et les attentes
- Reconnaître et éviter les glissements d’étendue
- Expliquer pourquoi la définition de l’étendue a un impact sur les délais et les coûts
Ce module a été réalisé en collaboration avec la Walden University.
Avant de commencer
Avant de commencer ce module, veillez à bien avoir terminé le module Concepts de base de la gestion de projet. Ce que nous allons apprendre ici s’appuie sur les concepts associés à ce badge.
Présentation de la Walden University
Trailhead est ravi de collaborer avec la Walden University sur ce parcours concernant la gestion de projet. La Walden University, une université agréée, a été fondée en 1970 pour répondre aux besoins en formation des professionnels en activité. Walden a été parmi les premières universités à lancer des programmes en ligne, et aujourd’hui, elle continue de faire évoluer l’éducation, en trouvant de nouvelles façons d’offrir aux étudiants flexibilité, soutien et formation de haut niveau.
Dans ce parcours, vous marchez sur les traces des chefs de projet pour mieux comprendre leur rôle, découvrez des outils pratiques de gestion de projet et appliquez différentes approches à des exemples concrets, ce qui vous permet d’acquérir des compétences et des connaissances dont vous pouvez vous servir immédiatement dans votre propre travail.
C’est parti !
Établissement du parcours du projet
La Walden University nous explique qu’un projet ressemble beaucoup à un parcours.
La destination est la livraison du résultat attendu du projet, tel que défini par le commanditaire et les principales parties prenantes. Alors, comment déterminer quelle sera la destination ? Comment allez vous atteindre celle-ci ? Enfin, comment saurez-vous que vous l’avez atteinte ? Dans le cadre de la gestion de projet, vous devez établir ce parcours, et tout commence par la planification de l’étendue du projet.
Définition des tâches à réaliser
L’étendue du projet représente l’ensemble du travail qui doit être réalisé pour livrer le résultat attendu du projet. Elle est définie à partir des exigences de projet fournies par l’initiateur et les principales parties prenantes. Elle décrit précisément ce qui est inclus dans le projet et ce qui ne l’est pas.
Dans le cadre de la gestion de projet traditionnelle, toute l’étendue d’un projet est définie avant que celui-ci commence. Les méthodes agiles emploient quant à elles une approche itérative dans laquelle les exigences et l’étendue sont définies et affinées de manière continue. Quelle que soit la méthode appliquée, il est essentiel que l’équipe de projet comprenne les exigences des parties prenantes et la manière dont ces exigences s’appliquent à l’étendue totale d’un projet.
La planification de l’étendue est un travail collaboratif impliquant l’équipe de projet et les principales parties prenantes. Tout le monde se réunit pour définir les exigences du projet, les documenter et en discuter. À la fin de ce processus, ils doivent parvenir à un consensus sur les exigences. Ces exigences doivent également être suffisamment détaillées pour qu’il n’y ait aucun malentendu sur ce que le projet apportera.
La planification de l’étendue est essentielle, car l’étendue est la principale source d’informations du chef de projet. Elle l’aide à élaborer les estimations de calendrier et de coûts. La planification de l’étendue joue également un rôle essentiel pour la mesure des performances du projet.
Indication des besoins
Il peut être compliqué de recueillir les exigences des parties prenantes. En effet, elles ne savent pas forcément exactement ce dont elles ont besoin, ce qu’elles veulent ou ce qu’elles attendent. Elles peuvent avoir des difficultés à formuler leurs besoins. L’équipe de projet aide à clarifier les exigences et à les hiérarchiser en séparant les besoins, les envies et les attentes en différentes catégories.
Les besoins sont les exigences essentielles. Il s’agit des fonctionnalités et aspects spécifiques du livrable qui doivent obligatoirement être incluses. Ces exigences essentielles constituent la définition initiale de l’étendue du projet et elles sont prioritaires.
Les envies sont les exigences souhaitées. Les désirs correspondent à certaines fonctionnalités et aspects spécifiques que les parties prenantes souhaitent inclure, bien qu’elles ne soient pas essentielles ou obligatoires. Les parties prenantes peuvent vouloir catégoriquement inclure tous les éléments qu’elles souhaitent obtenir dans l’étendue du projet, mais certaines de ces exigences peuvent être négociées ou reportées si l’étendue devient trop importante.
Les attentes représentent la vision des parties prenantes. Les attentes impliquent la façon dont les parties prenantes voient le livrable fonctionner, ainsi que comment et quand elles s’attendent à créer de la valeur métier. Il peut être difficile de saisir les attentes des parties prenantes, mais il s’agit d’une tâche importante de l’équipe de projet. Le recueil des exigences associées aux attentes des parties prenantes peut induire l’ajout d’exigences qui sont nécessaires ou souhaitées.
Respect de l’étendue du projet
Que se passe-t-il en général lorsque vous effectuez trop de détours lors d’un voyage en voiture ? Le voyage prend plus de temps, vous dépensez probablement plus d’argent et vous risquez même de vous perdre en cours de route. Le même sort est réservé aux chefs de projet. Le fait de s’éloigner du cadre prévu pour un projet entraîne un glissement d’étendue.
Le glissement d’étendue est une cause majeure d’échec des projets. Ce phénomène se produit lorsque des modifications non autorisées sont incluses sans approbation. Dans le cadre des méthodes traditionnelles de gestion de projet, l’introduction de changements est évitée une fois l’étendue définie. Si des changements doivent être mis en œuvre, un processus formel de gestion des changements qui comprend un examen et une approbation doit d’abord prendre place. Les méthodes agiles anticipent et gèrent les changements d’exigences. Toutefois, le fait d’autoriser des modifications sans poser de limites entraîne une hausse des coûts et un allongement des délais.
Alors, comment les chefs de projet évitent-ils les glissements d’étendue ? Comme tout autre voyageur, ils doivent garder le cap.
L’équipe de projet doit s’assurer que les parties prenantes comprennent ce qui est inclus dans l’étendue d’un projet et ce qui ne l’est pas. L’une des techniques utilisées par les chefs de projet consiste à dessiner une boîte sur un tableau blanc. Au fur et à mesure que les parties prenantes expliquent leurs exigences, celles qui feront partie de l’étendue sont écrites à l’intérieur de la boîte, tandis que celles hors limite sont écrites à l’extérieur de la boîte. Cette représentation visuelle constitue un moyen très efficace de confirmer l’étendue du projet et de gérer les attentes des parties prenantes au fur et à mesure de son exécution.
Si des éléments sont à l’extérieur de la boîte, cela signifie qu’ils ne sont pas compris dans l’étendue.
Étendue et performances : vos repères tout au long du projet
L’étendue, le calendrier et les coûts sont souvent désignés sous le nom de contraintes triples. Il est important de gérer ces contraintes pour livrer le projet dans les délais et en respectant le budget tout en répondant aux exigences du client. Les modifications apportées à l’étendue ont des répercussions sur le calendrier et les coûts du projet. De même, les modifications apportées au calendrier ou au budget auront des conséquences sur l’étendue. Il s’agit donc un exercice d’équilibre.
Prenons un exemple.
Une organisation est en train d’implémenter une nouvelle application. L’exécution est déjà bien entamée lorsque le commanditaire annonce que certaines exigences importantes ont été oubliées lors de la phase de planification et qu’elles doivent être ajoutées à l’étendue du projet.
Quelles répercussions cela a-t-il sur le calendrier et les coûts prévus ? Une telle annonce a obligatoirement une incidence sur l’un de ces aspects. Si le calendrier est fixe, la seule possibilité est de faire appel à davantage de ressources qui augmenteront le coût du projet. Si les coûts sont fixes, la seule possibilité est de différer les exigences qui avaient été oubliées.
En gérant correctement l’étendue d’un projet, les chefs de projet s’assurent que tout le monde connait exactement l’orientation du projet, tout en évitant les dangers liés à un retard de livraison ou à un dépassement de budget. Dans l’unité suivante, la Walden University nous présentera plus en détail les notions d’étendue et de calendrier.