Suivi des performances grâce aux rapports adéquats
Objectifs de formation
Après avoir terminé ce module, vous pourrez :
- Identifier les meilleurs outils de vente pour consigner les données de performances
- Appliquer des bonnes pratiques de production de rapports
Une réponse à toutes les questions
L’objectif final de l’utilisation des outils de vente est généralement de produire des rapports que vos équipes commerciales peuvent utiliser pour prendre les bonnes décisions tout au long de l’année. Ces rapports répondent notamment aux questions suivantes :
- Quel est le volume de communications sortantes (appels passés, e-mails envoyés) de mon équipe commerciale ?
- Combien y a-t-il de clients dans chaque région ou pays ?
- Quels membres de l’équipe commerciale gèrent quels comptes ?
- Quel a été le montant des commissions reçues par chaque membre de l’équipe commerciale le mois dernier ?
Les systèmes courants et les types de rapports qu’ils produisent
Les rapports mettent à disposition toutes sortes de données commerciales. Voici un tableau présentant les rapports courants, l’étape du processus de vente sur laquelle ils portent et la provenance des données qu’ils contiennent.
Rapports |
Description |
|---|---|
Activités de vente |
Présente des données consignées dans un outil d’automatisation de la force de vente (SFA) ou de gestion de la relation client (CRM). Ces rapports incluent généralement des informations sur des comptes, des opportunités, des pistes et des activités/tâches telles que les appels passés et les e-mails envoyés. Vous pouvez également utiliser ces données pour créer des classements. |
Mappage de territoire |
Présente une visualisation des données axée sur les zones géographiques. Cela permet généralement d’identifier où se trouvent les clients, quel membre de l’équipe commerciale est chargé de vendre des produits à ces derniers, etc. |
Rémunération |
Les systèmes de rémunération calculent généralement le salaire des membres de l’équipe en fonction de leurs performances, des performances de l’entreprise et de toute autre politique mise en place dans le cadre du processus de planification annuelle. |
Reconnaissance |
Les outils de reconnaissance permettent à vos collègues de se féliciter publiquement et aident les entreprises à identifier quels sont leurs collaborateurs les plus performants. |
Génération de visualisations de données et de rapport généraux |
Certains outils peuvent s’intégrer aux systèmes mentionnés ci-dessus. Ils visualisent et exploitent les données de manière agrégée. Par exemple, vous pouvez intégrer des données commerciales à des données de mappage de territoire afin d’observer facilement les performances de chaque région. |
Plus c’est récent, plus c’est pertinent
Les rapports vous donnent un aperçu sur les performances de votre entreprise à un moment donné. Par conséquent, vous ne pouvez pas vous fier trop longtemps au même ensemble de données. Tout comme il est important d’évaluer et de réévaluer les indicateurs de performance clés, il est important d’extraire fréquemment les rapports les plus récents qui, en fonction des données et des indicateurs, peuvent être trimestriels ou quotidiens.
En outre, il est avantageux d’obtenir une vision plus complète des situations en combinant différents points de données. C’est une chose de comprendre comment les territoires sont répartis et quelles équipes commerciales en sont responsables. Toutefois, c’en est une autre de pouvoir analyser comment chaque territoire se porte, quels sont ceux qui génèrent de bons ou de moins bons résultats, et quelles bonnes pratiques il est possible de mettre en place en fonction de ces performances.
Sécurisation des données
Tout le monde ne devrait pas être en mesure d’accéder à chaque point de données. Il est important de structurer les rapports de sorte que seules les personnes pertinentes voient les informations dont elles ont besoin pour travailler. Cette approche est appelée le principe du moindre privilège. Dans la plupart des outils, la fonctionnalité de production de rapports vous permet de contrôler qui a l’autorisation de consulter quelles données. Parfois, ce type de sécurité est directement géré au niveau des données (par exemple, accès en lecture, en écriture, en modification, en suppression, etc.).
En général, dans une organisation commerciale, les données de rémunération sont celles qui sont les plus sensibles et qui nécessitent les autorisations les plus strictes. Seuls le bénéficiaire de la commission, son responsable et les parties impliquées du service financier doivent pouvoir accéder au contenu d’un rapport de commission donné. En revanche, d’autres types de rapports, tels que ceux qui précisent les attributions de territoire, doivent être facilement accessibles par l’ensemble des commerciaux afin d’éviter toute confusion.
Une approche ludique des données
Dans d’autres cas, il est possible de créer un classement pour afficher publiquement la progression de chacun par rapport à un objectif donné. Rappelez-vous de la première unité : le processus de planification annuelle avait permis de révéler l’utilité de mettre en place une compétition visant à déterminer qui parviendrait à passer le plus d’appels commerciaux. Vous pouvez créer un classement pour voir combien d’appels sont passés chaque jour ou combien de réunions avec des prospects sont organisées chaque semaine. Ces types de compétitions peuvent rendre plus amusantes des tâches répétitives.
Une approche concise des données
Enfin, les bons rapports sont faciles à lire. Peu de personnes sont capables de consulter une quantité importante de données et d’en tirer des conclusions. Le formatage, l’utilisation de graphiques et le filtrage permettent de rendre de grands ensembles de données compréhensibles en un coup d’œil. L’accessibilité des données (le fait de pouvoir accéder aux rapports) et leur lisibilité (le fait de pouvoir interpréter les rapports) sont les deux aspects principaux dont il faut tenir compte pour produire des rapports de manière pertinente.
Ressources
