Preparar su organizaciĆ³n
IntroducciĆ³n
Las vidas de los representantes de ventas estĆ”n repletas de sĆes y noes. Y no solo de clientes potenciales. Algunas cosas requieren aprobaciĆ³n interna por parte del equipo directivo, como las solicitudes de descuento que abordaremos en este proyecto. Como administrador, usted tiene la opciĆ³n de facilitar toda esta situaciĆ³n a las personas involucradas mediante la configuraciĆ³n de un proceso de aprobaciĆ³n.
Un proceso de aprobaciĆ³n es un proceso automatizado que se implementa para aprobar registros en Salesforce. Especifica los pasos necesarios para conseguir una aprobaciĆ³n, y permite aplicar un paso a todos los registros o Ćŗnicamente a los registros que contengan unos atributos determinados. Los procesos automatizados tambiĆ©n especifican quiĆ©n es el aprobador de cada paso, asĆ como las acciones que se deben realizar cuando se aprueba, rechaza o recupera un registro.
Para este proyecto, vamos a crear un proceso de aprobaciĆ³n automatizado para la nueva vicepresidenta de AW Computing en el departamento de ventas de AmĆ©rica del Norte, Allison Wheeler. Allison ha solicitado un sistema automatizado para procesar solicitudes de descuento de sus representantes teniendo en cuenta los siguientes parĆ”metros:
- Si se solicita un descuento del 15 % o menos, se aprueba automƔticamente.
- Si se solicita un descuento de mƔs del 15 %, debe aprobarlo un responsable del departamento de ventas; en el caso de EE. UU., esta persona es Courtney Brown.
- Si se solicita un descuento de mƔs del 40 %, tambiƩn debe aprobarlo Allison.
Antes de configurar este proceso de aprobaciĆ³n para Allison, necesitamos preparar algunas cosas para asegurarnos de que la organizaciĆ³n contiene todo lo necesario para ajustarse a las especificaciones de Allison. PĆ³ngase su sombrero de Superadministrador y vamos allĆ”.
Seguir la ruta marcada por Trail Together
ĀæDesea contar con la ayuda de un instructor a medida que trabaja en este paso? Eche un vistazo a este vĆdeo, que forma parte de la serie Trail Together en Trailhead Live. EncontrarĆ” un vĆnculo a la sesiĆ³n completa en la secciĆ³n Recursos.
Crear un nuevo Trailhead Playground
En este proyecto, tendrĆ” que crear un nuevo Trailhead Playground. DesplĆ”cese hasta el final de la pĆ”gina, haga clic en el nombre del Playground y haga clic en Create Playground (Crear playground). La creaciĆ³n de un nuevo Trailhead Playground suele tardar entre 3 y 4 minutos.
Nota: SĆ, Ā”realmente queremos decir un Trailhead Playground completamente nuevo! Si estĆ” utilizando una organizaciĆ³n o playground existente, pueden surgir problemas a la hora de completar los pasos de este proyecto.
Agregar un nuevo usuario
Antes de configurar la automatizaciĆ³n del proceso, configure un registro de usuario para Allison Wheeler para poder asignarle tareas luego.
- En Setup (ConfiguraciĆ³n), introduzca Users (Usuarios) en el cuadro Quick Find (BĆŗsqueda rĆ”pida) y, a continuaciĆ³n, seleccione Users (Usuarios).
- Haga clic en New User (Nuevo usuario). Complete el registro del nuevo usuario con estos detalles:
Field (Campo) |
Value (Valor) |
---|---|
Name (Nombre) |
Allison |
Last Name (Apellidos) |
Wheeler |
Alias (Alias) |
(este campo se rellena automƔticamente) |
Email (Correo electrĆ³nico) |
(rellene con su propia direcciĆ³n de correo electrĆ³nico) |
Username (Nombre de usuario) |
Este campo se rellena automĆ”ticamente con su correo electrĆ³nico. Sustituya los datos utilizando esta fĆ³rmula:inicial del usuario + apellido del usuario @ sus iniciales + su color favorito + la fecha actual (MMDDAA).com.Por ejemplo: |
Nickname (Apodo) |
awheel |
Title (Cargo) |
Vice President North American Sales (Vicepresidenta del departamento de ventas de AmƩrica del Norte) |
Empresa |
AW Computing |
Department (Departamento) |
Sales (Ventas) |
User License (Licencia de usuario) |
Salesforce Platform |
FunciĆ³n |
VP, North American Sales (VP, departamento de ventas de AmƩrica del Norte) |
- Anule la selecciĆ³n de Generate new password and notify user immediately (Generar nueva contraseƱa y notificar al usuario inmediatamente).
- Haga clic en Save (Guardar).
Crear una funciĆ³n
Uno de los primeros proyectos que acepta Allison es una reestructuraciĆ³n del departamento de ventas de AW Computing. Va a agregar un nuevo responsable de ventas que realizarĆ” la funciĆ³n de aprobador oficial de los descuentos. Vamos a agregar la funciĆ³n a la jerarquĆa, en la categorĆa de subordinados de Allison.
- En Setup (ConfiguraciĆ³n), introduzca Roles (Funciones) en el cuadro Quick Find (BĆŗsqueda rĆ”pida) y haga clic en Roles (Funciones).
- Haga clic en Set Up Roles (Configurar funciones).
- Haga clic en Expand All (Expandir todo).
- Debajo de VP, North American Sales (VP, departamento de ventas de AmĆ©rica del Norte), haga clic en Add Role (Agregar funciĆ³n) y, a continuaciĆ³n, complete los detalles de la nueva funciĆ³n:
Field (Campo) |
Value (Valor) |
---|---|
Label (Etiqueta) |
Manager (Responsable) |
Role Name (Nombre de funciĆ³n) |
[este campo se rellena automƔticamente] |
Nombre de funciĆ³n como se muestra en los informes |
Manager (Responsable) |
- Haga clic en Save (Guardar).
Allison ha contratado a Courtney Brown para que realice la funciĆ³n de responsable. Agregue a Courtney como usuario con la funciĆ³n reciĆ©n creada de responsable, para que pueda asignarle tareas mĆ”s tarde.
- En Setup (ConfiguraciĆ³n), introduzca Users (Usuarios) en el cuadro Quick Find (BĆŗsqueda rĆ”pida) y, a continuaciĆ³n, seleccione Users (Usuarios).
- Haga clic en New User (Nuevo usuario). Complete el registro del nuevo usuario con estos detalles:
Field (Campo) |
Value (Valor) |
---|---|
Name (Nombre) |
Courtney |
Last Name (Apellidos) |
Brown |
Alias (Alias) |
[este campo se rellena automƔticamente] |
Email (Correo electrĆ³nico) |
[rellene con su propia direcciĆ³n de correo electrĆ³nico] |
Username (Nombre de usuario) |
Este campo se rellena automĆ”ticamente con su correo electrĆ³nico. Sustituya los datos utilizando esta fĆ³rmula:inicial del usuario + apellido del usuario @ sus iniciales + su color favorito + la fecha actual (MMDDAA).com.Por ejemplo: |
Nickname (Apodo) |
cbrow |
Title (Cargo) |
Manager (Responsable) |
Empresa |
AW Computing |
Department (Departamento) |
Sales (Ventas) |
User License (Licencia de usuario) |
Salesforce Platform |
FunciĆ³n |
Manager (Responsable) |
- Anule la selecciĆ³n de Generate new password and notify user immediately (Generar nueva contraseƱa y notificar al usuario inmediatamente).
- Haga clic en Save (Guardar).
Su superior va a ser Courtney, asĆ que debe configurarla como su responsable.
- En Setup (ConfiguraciĆ³n), introduzca User (Usuario) en el cuadro Quick Find (BĆŗsqueda rĆ”pida) y, a continuaciĆ³n, seleccione Users (Usuarios).
- Haga clic en Edit (Modificar) junto a su nombre.
- En Approver Settings (ConfiguraciĆ³n del aprobador), haga clic en el icono de bĆŗsqueda
situado junto al campo Manager (Responsable) y busque Courtney Brown. A continuaciĆ³n, haga clic en su nombre.
- Haga clic en Save (Guardar).
Agregar campos personalizados
Antes de crear un proceso de aprobaciĆ³n, debe agregar varios campos personalizados a su organizaciĆ³n. Los campos personalizados permiten al equipo de ventas capturar informaciĆ³n empresarial exclusiva, como los campos Discount Percentage (Porcentaje de descuento) y Approval Status (Estado de la aprobaciĆ³n) que agrega durante este paso. Puede agregar campos personalizados para cada una de las fichas y los objetos que utiliza su organizaciĆ³n, con un lĆmite de 800 campos.
En primer lugar, cree el campo Discount Percentage (Porcentaje de descuento):
- En Setup (ConfiguraciĆ³n), haga clic en la ficha Object Manager (Gestor de objetos).
- Haga clic en Opportunity (Oportunidad) y luego en Fields & Relationships (Campos y Relaciones).
- En la parte superior de la secciĆ³n Fields & Relationships (Campos y Relaciones), haga clic en New (Nuevo).
- Seleccione el botĆ³n de opciĆ³n Percent (Porcentaje) y haga clic en Next (Siguiente).
- Complete los detalles del nuevo campo:
Field (Campo) |
Value (Valor) |
---|---|
Field Label (Etiqueta de campo) |
Porcentaje de descuento
|
Longitud |
2 |
Decimal Places (NĆŗmero de decimales) |
2 |
Nombre de campo |
[este campo se rellena automƔticamente] |
- Haga clic en Next (Siguiente).
- En el encabezado de la columna Read-Only (Solo lectura), seleccione la casilla de verificaciĆ³n.
- En la columna Read-Only (Solo lectura), anule la selecciĆ³n de las casillas de verificaciĆ³n Standard User (Usuario estĆ”ndar) y System Administrator (Administrador del sistema).
- Haga clic en Next (Siguiente) y luego en Save & New (Guardar y nuevo).
Desde la pĆ”gina Fields & Relationships (Campos y relaciones) de Opportunity (Oportunidad), cree un campo Approval Status (Estado de la aprobaciĆ³n):
- Seleccione el botĆ³n de opciĆ³n Picklist (Lista de selecciĆ³n) y haga clic en Next (Siguiente).
- Complete los detalles del nuevo campo en Step 2 (Paso 2):
Field (Campo) |
Value (Valor) |
---|---|
Field Label (Etiqueta de campo) |
Approval Status (Estado de la aprobaciĆ³n) |
Valores |
Seleccione: Introduzca los valores, cada uno de ellos separados por una nueva lĆnea.
|
- En el cuadro de texto introduzca estos valores, cada uno en una nueva lĆnea:
- Pending (Pendiente)
- Approved (Aprobado)
- Not Approved (No aprobado)
- AsegĆŗrese de que la opciĆ³n Restrict picklist to the values defined in the value set (Restringir la lista de selecciĆ³n a los valores definidos en el conjunto de valores) estĆ© seleccionada.
- Haga clic en Next (Siguiente) y defina la seguridad a nivel de campo:
- En el encabezado de la columna Read-Only (Solo lectura), seleccione la casilla de verificaciĆ³n.
- En la columna Read-Only (Solo lectura), anule la selecciĆ³n de las casillas de verificaciĆ³n Standard User (Usuario estĆ”ndar) y System Administrator (Administrador del sistema).
- Haga clic en Next (Siguiente) y, a continuaciĆ³n, en Save (Guardar).
Crear una carpeta y plantillas de correo electrĆ³nico
A continuaciĆ³n, debe configurar dos plantillas de correo electrĆ³nico: una para usarla al alertar a los solicitantes de que se ha aprobado un descuento y otra para usarla al alertar a los solicitantes de que se ha rechazado un descuento. Primero, cree una carpeta para guardar las nuevas plantillas.
- En Setup (ConfiguraciĆ³n), escriba Classic Email Templates (Plantillas de correo electrĆ³nico de Classic) en el cuadro Quick Box Find (BĆŗsqueda rĆ”pida) y, a continuaciĆ³n, seleccione Classic Email Templates (Plantillas de correo electrĆ³nico de Classic).
- Haga clic en Create New Folder (Crear una carpeta nueva).
- Rellene la informaciĆ³n de la carpeta:
Field (Campo) |
Value (Valor) |
---|---|
Etiqueta de carpeta de plantilla de correo electrĆ³nico |
Discount Request Responses (Respuestas de solicitudes de descuento) |
Nombre exclusivo de carpeta |
(este campo se rellena automƔticamente) |
Acceso a la carpeta pĆŗblica |
Read/Write (Lectura/Escritura)
|
- Seleccione el botĆ³n de opciĆ³n This folder is accessible by all users (Todos los usuarios pueden acceder a esta carpeta).
- Haga clic en Save (Guardar).
Cree las plantillas necesarias. En primer lugar, configure una plantilla de correo electrĆ³nico para descuentos aprobados.
- En Setup (ConfiguraciĆ³n), escriba Classic Email Templates (Plantillas de correo electrĆ³nico de Classic) en el cuadro Quick Box Find (BĆŗsqueda rĆ”pida) y, a continuaciĆ³n, seleccione Classic Email Templates (Plantillas de correo electrĆ³nico de Classic).
- Haga clic en New Template (Nueva plantilla).
- Seleccione el botĆ³n de opciĆ³n Text (Texto) y haga clic en Next (Siguiente).
- Rellene estos detalles:
Field (Campo) |
Value (Valor) |
---|---|
Select Field Type (Seleccionar tipo de campo) |
Opportunity Fields (Campos de oportunidades)
|
Select Field (Seleccionar campo) |
Owner Full Name (Nombre completo del propietario)
|
Copy Merge Field Value (Copiar valor de campo de combinaciĆ³n) |
Este campo se rellena automĆ”ticamente. Se copia y se pega en el cuerpo del mensaje de correo electrĆ³nico. |
Folder (Carpeta) |
Discount Request Responses (Respuestas de solicitudes de descuento)
|
Available for Use (Disponible para su uso) |
Select (Seleccionar) |
Email Template Name (Nombre de plantilla de correo electrĆ³nico) |
Discount Approved (Descuento aprobado) |
Template Unique Name (Nombre exclusivo de plantilla) |
(Este campo se rellena automƔticamente) |
Encoding (CodificaciĆ³n) |
General US & Western Europe (ISO-8859, ISO-LATIN-1) (EE. UU. y Europa Occidental general (ISO-8859, ISO-LATIN-1)
|
Description (DescripciĆ³n) |
Used to alert requestors that a discount has been approved (Se utiliza para alertar a los solicitantes de que se ha aprobado un descuento) |
Subject (Asunto) |
Your Discount Request Was Approved (Su solicitud de descuento se ha aprobado) |
Email Body (Cuerpo del mensaje de correo electrĆ³nico) |
Dear {!Opportunity.OwnerFullName}, Good news!Your recent discount request has been approved.Please log in to your org for details.Best, Allison Wheeler VP, North American Sales (Estimado/a {!Opportunity.OwnerFullName}: Tenemos buenas noticias. Su solicitud de descuento se ha aprobado. Inicie sesiĆ³n en su organizaciĆ³n para conocer los detalles. Un cordial saludo, Allison Wheeler, VP, departamento de ventas de AmĆ©rica del Norte) |
- Haga clic en Save (Guardar).
A continuaciĆ³n, configure una plantilla de correo electrĆ³nico para descuentos rechazados.
- Vuelva a la pĆ”gina inicial Classic Email Templates (Plantillas de correo electrĆ³nico de Classic) y haga clic en New Template (Nueva plantilla).
- Seleccione el botĆ³n de opciĆ³n Text (Texto) y haga clic en Next (Siguiente).
- Rellene estos detalles:
Field (Campo) |
Value (Valor) |
---|---|
Select Field Type (Seleccionar tipo de campo) |
Opportunity Fields (Campos de oportunidades)
|
Select Field (Seleccionar campo) |
Owner Full Name (Nombre completo del propietario)
|
Copy Merge Field Value (Copiar valor de campo de combinaciĆ³n) |
Este campo se rellena automĆ”ticamente. Se copia y se pega en el cuerpo del mensaje de correo electrĆ³nico. |
Folder (Carpeta) |
Discount Request Responses (Respuestas de solicitudes de descuento)
|
Available for Use (Disponible para su uso) |
Select (Seleccionar) |
Email Template Name (Nombre de plantilla de correo electrĆ³nico) |
Discount Rejected (Descuento rechazado) |
Template Unique Name (Nombre exclusivo de plantilla) |
(Este campo se rellena automƔticamente) |
Encoding (CodificaciĆ³n) |
General US & Western Europe (ISO-8859, ISO-LATIN-1) (EE. UU. y Europa Occidental general (ISO-8859, ISO-LATIN-1)
|
Description (DescripciĆ³n) |
Used to alert requestors that a discount has been rejected (Se utiliza para alertar a los solicitantes de que se ha rechazado un descuento) |
Subject (Asunto) |
Your Discount Request Was Rejected (Su solicitud de descuento se ha rechazado) |
Email Body (Cuerpo del mensaje de correo electrĆ³nico) |
Dear {!Opportunity.OwnerFullName}, Unfortunately, your recent discount request has been rejected.Please log in to your org for details.Best, Allison Wheeler VP, North American Sales (Estimado/a {!Opportunity.OwnerFullName}: Lamentamos comunicarle que su solicitud de descuento ha sido rechazada. Inicie sesiĆ³n en su organizaciĆ³n para conocer los detalles. Un cordial saludo, Allison Wheeler, VP, departamento de ventas de AmĆ©rica del Norte) |
- Haga clic en Save (Guardar).
Ahora que ya tenemos el trabajo preparatorio terminado, puede crear un proceso de aprobaciĆ³n.
Recursos
- Trail Together: Crear un proceso de aprobaciĆ³n de descuentos
- Trailhead Live: Preparing for your Advanced Admin Certification - Approval Processes