Comunicar sus objetivos de capacitación

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Desarrollar una estrategia de formación que defina claramente las expectativas y los objetivos.
  
• Crear un plan de comunicación para mantener a los usuarios informados.
  

Presentación previa

Como administrador, ha hecho un gran trabajo configurando Salesforce para su organización. Ahora llega la parte más importante: entrenar a sus usuarios para que puedan llevar a cabo su trabajo de manera efectiva.

¿Por qué dedicar tiempo a la formación? Una y otra vez, hemos escuchado de los trailblazers que la falta de formación y oportunidades de aprendizaje disminuye la productividad de los usuarios finales; debilita la confianza; y, al final, dificulta la adopción a largo plazo. Por otro lado, una formación adecuada aumenta la satisfacción y la productividad en general. ¿Clientes satisfechos y menos correos preguntando dudas? ¡Podríamos decir que eso es un buen uso del tiempo!

Antes de empezar a escribir un plan de formación, exploremos por qué es importante tener una buena estrategia. Una visión estratégica mantiene a sus usuarios enfocados y los objetivos generales de implementación siempre presentes. No tiene que ser algo complicado ni ambicioso; de hecho, cuanto más simple, mejor. Su estrategia y la forma en que la describe a los usuarios pueden cambiar con el tiempo a medida que su empresa crece y evoluciona. Así que asegúrese de revisarla de vez en cuando para garantizar que todos estén avanzando en la misma dirección.

Su estrategia debe:

• Establecer expectativas sobre cómo y cuándo los usuarios deben utilizar Salesforce.
  
• Explicar cómo se medirá el éxito.
  
• Responder cómo los usuarios se benefician de esta nueva forma de trabajar.
  

Indicar a sus usuarios qué pueden esperar de Salesforce y qué se espera de ellos. Adoptar nuevos sistemas y procesos puede ser intimidante para los usuarios, sobre todo cuando están acostumbrados a su flujo de trabajo actual. Asegúrese de que comprendan los cambios que se avecinan, el calendario de implementación y cómo esos cambios afectarán sus tareas diarias. 

Sea transparente acerca de cómo planea medir el éxito. Esto asegura que los usuarios no se sorprendan por cómo se comunican las mediciones de éxito. Establezca claramente que "Si no está en Salesforce, no existe". Esto ayuda a los usuarios a entender que la calidad y la integridad de los datos son una prioridad. Sin mediciones, los ejecutivos no podrán medir el éxito de forma correcta y los usuarios podrían no recibir el reconocimiento por todo su esfuerzo.

Responda a esta pregunta: "¿Qué gano yo con esto?". Posiblemente, la parte más importante de su estrategia, ya que es clave para la adopción por parte de los usuarios. Muestre las eficiencias que Salesforce puede aportar al trabajo. Ya sea a través de recordatorios automáticos para hacer seguimiento con los clientes, flujos de trabajo sencillos para ingresar la información de los clientes en Sales Cloud o llevando Salesforce a donde vayan con la aplicación móvil, busque formas de motivar a sus usuarios mostrándoles el valor de hacer una transición a Salesforce.

Crear el plan de comunicación

Una vez que haya establecido su visión de capacitación, el siguiente paso es crear un plan de comunicación. Esto asegura que brinde la información y la capacitación que sus usuarios necesitan, justo cuando la requieran. 

Revise la plantilla de plan de comunicación proporcionada en la guía en la sección Recursos. Entregue los mensajes como lo haría para cualquier otra actualización importante del equipo, ya sea por Slack o por correo electrónico. Es importante programar estas comunicaciones para mantener a sus usuarios informados en cada paso del proceso. 

Aunque algunas partes del plan de comunicación son relevantes para todos los usuarios, sin importar sus necesidades de capacitación, es posible que deba revisar el plan antes de comenzar a enviar actualizaciones e incluir detalles específicos sobre cómo se formarán los diferentes grupos de usuarios.

Por último, no olvide formar un equipo de apoyo con personas de diferentes niveles dentro de su organización. Invite a pioneros y superusuarios desde el principio para que se conviertan en defensores y ayuden en la adopción por parte de los usuarios. La dirección lidera el esfuerzo de motivación, y el patrocinador ejecutivo debe estar involucrado durante toda la implementación, no solo al inicio. Manténgalos involucrados y comunique el valor de utilizar Salesforce. Esto es un factor clave para el éxito. 

Ahora que tenemos un plan claro para comunicar nuestra estrategia de capacitación, pasemos al plan de formación.

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Introducción a Salesforce CRM