Saber más sobre Kanban

Después de completar esta unidad, podrá:

• Describir las cuatro funciones clave de Kanban.
  
• Enumerar cómo se mide y predice el progreso con los procesos Kanban.
  
• Describir cómo Kanban acepta el cambio en las prioridades.
  

Salesforce toma partes de Scrum y las aplica a otro marco de trabajo que utilizamos: Kanban. Este es un método que utilizan los equipos más enfocados en infraestructura u operaciones, que se dedican a apoyar la producción o solucionar problemas de los clientes. 

En general, Kanban es menos estricto que Scrum, lo que lo hace más fácil de implementar. En Salesforce, incluso si un equipo adopta el proceso Kanban, aún utiliza los mismos roles y reuniones de Scrum (leer unidades arriba), porque se ha demostrado que son buenas prácticas. ¡A esto se le llama Scrumban!

Pero Kanban sigue siendo muy diferente a Scrum. Aquí hay cuatro funciones clave de Kanban que apoyan el flujo rápido de trabajo. 

• Visualizar el flujo de trabajo: El trabajo se divide en partes, cada una escrita en una tarjeta que se coloca en una pared (ya sea física o virtual). En Salesforce, usamos una pared virtual llamada GUS. El flujo de trabajo se asigna en columnas, ilustrando en qué parte del proceso se encuentra cada elemento. 
  
• Limitar el trabajo en curso (WIP): Los equipos establecen limitaciones sobre la cantidad de elementos de trabajo que están en progreso al mismo tiempo en cada etapa del flujo de trabajo. Si alcanzan un límite, se ayudan mutuamente abordando las tareas como equipo para desbloquearlas.
  
• Cambio incremental y evolutivo: A diferencia de Scrum, que es un proceso que requiere cambios profundos en el flujo de trabajo, Kanban permite a los equipos adoptar cambios más pequeños y graduales a lo largo del camino.
  
• Kanban incluye métricas: En Scrum, se planifica el trabajo y se realiza un seguimiento en lotes lo suficientemente grandes como para abarcar todo un esprint. Los equipos Kanban trabajan en pequeños lotes de elementos de trabajo de manera continua. Existen varios sistemas de medición utilizados en Kanban. El tiempo de ciclo es el número de días que se tarda en completar un elemento una vez que se comienza a trabajar en él. Esto ayuda a los equipos a optimizar el proceso para hacer que el tiempo de ciclo sea lo más pequeño y predecible posible. Rendimiento: Se define como la cantidad de trabajo completado en un solo período de tiempo.
  

Visualizar su flujo de trabajo

Uno de los elementos básicos de Kanban es hacer todo visible, creando una transparencia constante de los elementos de trabajo. El proceso se basa en la tarjeta Kanban, que en japonés significa cartel.

Con Kanban, cuando un equipo completa una etapa, la tarjeta se mueve a la siguiente etapa, indicando su finalización. Así es como se ve eso. 

Limitar el trabajo en curso (WIP)

Scrum funciona limitando la cantidad de trabajo por esprint (cada 2 semanas), mientras que Kanban limita la cantidad de trabajo por estado del flujo de trabajo; no hay un marco de tiempo establecido para esto, pero sí se mide. Usamos los límites de trabajo en curso (WIP) para prevenir cuellos de botella, aumentar la eficiencia general y evitar trabajo sin terminar, al igual que en Scrum.

Los límites de trabajo en curso (WIP) están ahí para ayudar al equipo a establecer objetivos realistas basados en su capacidad y disponibilidad. Por supuesto, todo eso puede cambiar en cualquier momento, y los equipos siempre están preparados para adaptarse (¡eso forma parte de la metodología ágil!). 

Cada vez que un equipo asume un nuevo trabajo, los miembros se reúnen y se hacen preguntas: "¿Cuál queremos que sea nuestro límite de trabajo en curso (WIP)?" Ahí empieza lo interesante. ¡Experimente! Establezca un límite de WIP y vea si funciona (o no) para su equipo. Siempre puede ajustarlo en su próxima reunión de retrospectiva.  

Kanban se adapta al cambio de última hora.

Imagine el siguiente escenario: una parte interesada desea que su equipo entregue un elemento de alta prioridad en este momento. Si está utilizando Scrum, el equipo siempre dirá: "Gracias, pero no. Póngalo en el trabajo pendiente del producto para que se priorice". Eso es lo que permite Scrum: proteger al equipo de asumir nuevo trabajo mientras está en medio de un esprint.

Pero, con Kanban, el equipo puede responder a la misma parte interesada así: "Está bien, podemos mover este elemento urgente al principio de la cola y comenzarlo a continuación". "En este momento, estamos en la cantidad máxima de trabajo en curso permitida".

Los equipos de Kanban no hacen los mismos compromisos y no tienen trabajos pendientes de esprint. En otras palabras, los equipos que utilizan este flujo de trabajo están más dispuestos a asumir una solicitud de última hora. Cuando terminan con un elemento de trabajo, pasan a la siguiente tarea de mayor prioridad.

Medir el éxito

¿Cómo predecimos y determinamos nuestro progreso utilizando Kanban? Lo medimos. Las métricas de Kanban se basan en los tiempos de entrega promedio para determinar nuestra producción. En otras palabras: ¿cuánto tiempo tarda un elemento de trabajo en recorrer todos los estados hasta que se considera terminado?  

Una nota rápida: si sus tiempos de entrega comienzan a aumentar, revise qué está fallando en su proceso. 

Mejorar de manera colaborativa

Dado que todo el trabajo es altamente transparente en un sistema Kanban, es fácil para los equipos saber cuándo ocurren retrasos y reaccionar rápidamente. A medida que ocurren retrasos, los equipos analizan las causas raíz de esos retrasos, buscando formas de mejorar sus tiempos de ciclo o reducir los cuellos de botella en el futuro. 

Estos son todos los principios de Kanban que los equipos utilizan para entregar valor de manera eficiente a los clientes. Pero ¿cuál es mejor: Scrum o Kanban? Hablaremos sobre los diferentes tipos de trabajo y qué marco tienden a usar los equipos en Salesforce en la siguiente unidad.