Conocer los fundamentos de la gestión de proyectos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Definir la gestión de proyectos.
  
• Describir las funciones y responsabilidades de los gestores de proyectos.
  
• Explicar el ciclo de vida de un proyecto.
  

Este módulo se ha elaborado en colaboración con la Universidad Walden.

Conozca la Universidad Walden

Trailhead se complace en colaborar con la Universidad Walden en esta ruta sobre gestión de proyectos. Walden, universidad de renombre, se fundó en 1970 para apoyar las necesidades académicas de los profesionales en activo. Walden fue una de las primeras universidades en lanzar programas en línea y hoy sigue contribuyendo a la evolución de lo que se considera educación, al encontrar nuevas formas de ofrecer a los estudiantes flexibilidad, apoyo y una educación de alto nivel.  

En esta ruta, seguirá los pasos de los gestores de proyectos para comprender mejor su función, explorará herramientas prácticas de gestión de proyectos y aplicará enfoques a ejemplos del mundo real, destacando habilidades y conocimientos que podrá aplicar inmediatamente a su propio trabajo.

¡Empecemos!

Reconozca al gestor de proyectos que lleva dentro

¿Alguna vez ha reformado una habitación de su casa, ha planificado una reunión familiar o ha organizado un evento? Todos esos son proyectos.

Antes de empezar, ¿planificó el presupuesto y el calendario? Tras empezar, ¿fue marcando las tareas a medida que se iban completando? Cuando terminó el proyecto, ¿lo celebró con quienes le ayudaron, y hablaron de lo que había ido bien y de lo que se podría hacer mejor la próxima vez?

Todas estas son acciones clave de un gestor de proyectos. En este módulo, la Universidad Walden profundiza en los elementos esenciales de la gestión de proyectos.

La gestión de proyectos se hace mayor

La gestión de proyectos no siempre ha sido una profesión reconocida. Ya había gente dirigiendo proyectos mucho antes de que tuviéramos un nombre para sus esfuerzos. Incluso cuando las empresas empezaron a reconocer la importancia de organizar su enfoque para los proyectos, y de tener una persona responsable para ello, la gestión de proyectos se consideraba a menudo una función más informal. 

Esto cambió durante la década de 1960. Desde entonces, varias organizaciones han investigado la gestión de proyectos y han identificado prácticas recomendadas y enfoques. Algunos de los líderes de este ámbito son el Project Management Institute (PMI®) y la Association for Project Management (APM), por nombrar un par. Estas organizaciones suelen publicar prácticas recomendadas y enfoques para orientar en la gestión de proyectos, por ejemplo, las publicaciones A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) del PMI o APM Body of Knowledge de la APM.

Presentamos al gestor de proyectos

¿Y qué es exactamente un proyecto? Todos los proyectos comparten ciertas características. 

• Los proyectos tienen un principio y un final definidos.
  
• Los proyectos producen un resultado tangible o intangible, normalmente un producto o servicio único.
  
• Los proyectos no son lo mismo que las operaciones diarias: son temporales, mientras que las operaciones son continuas y repetitivas.
  

¿Cómo funciona la gestión de proyectos? La gestión de proyectos es un método para definir qué enfoque aplicar en las actividades para alcanzar los objetivos de un proyecto. Una gestión de proyectos eficaz requiere conocimientos y habilidades específicos. También requiere herramientas y técnicas adecuadas. 

¿Y qué hace un gestor de proyectos? Los gestores de proyectos son expertos que planifican proyectos, ejecutan planes de proyectos y dirigen equipos para garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Los gestores de proyectos son profesionales, muchos de los cuales cuentan con formación profesional y certificados profesionales. 

¿Cómo es la gestión de proyectos?

Apliquemos las definiciones de "proyecto", "gestión de proyectos" y "gestor de proyectos" a un escenario empresarial.

Usted dirige las instalaciones en una entidad financiera. Su empresa ha decidido que 30 empleados vuelvan a la oficina tras la pandemia. La normativa federal exige que las empresas añadan espacio entre los cubículos. Esto significa que hay que reconfigurar todas las áreas de trabajo. Su jefe le ha asignado la tarea de dirigir un equipo para reconfigurar el espacio de trabajo en una planta del edificio para acomodar a los 30 empleados. Las obras deben empezar en una semana y estar terminadas en un mes. Se ha asignado un presupuesto de 25 000 dólares.

Por definición, usted es el gestor o la gestora del proyecto de reconfiguración del espacio de trabajo. Su organización le ha encomendado dirigir un equipo para alcanzar el objetivo del proyecto: finalizar la reconfiguración del espacio de trabajo para 30 empleados en el plazo de 1 mes. 

¿Por dónde empieza?

Explorar el ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida del proyecto proporciona un marco para completar el trabajo de este. Las fases de un ciclo de vida de proyecto tradicional y predictivo incluyen: 

• Inicio
  
• Planificación
  
• Ejecución
  
• Supervisión y control
  
• Cierre
  

Iniciar el proyecto

En la fase Inicio, el director del proyecto trabaja con las partes interesadas para preparar un acta de constitución del proyecto. Un acta de constitución de proyecto define claramente el alcance y los objetivos. Una vez elaborada el acta de constitución, el gestor del proyecto la presenta al responsable o patrocinador del proyecto para su aprobación. Con dicha aprobación, el gestor del proyecto adquiere autoridad para emplear recursos y personal de la organización para llevar a cabo el trabajo. 

Desarrollar el plan

Ya tiene una acta de constitución de proyecto aprobada. ¿Y ahora qué? Es hora de entrar en detalles y desarrollar el plan de gestión del proyecto. El plan de gestión del proyecto es un documento que se utiliza para ejecutar, supervisar y controlar el proyecto, así como para cerrarlo. El cuadro resume los componentes de un plan de proyecto y los detalles de cada componente. 

Entonces, ¿qué hace un gestor de proyectos en la fase de planificación? Todo lo anterior. Evidentemente, los gestores de proyectos no trabajan solos. Trabajan en todos los equipos y delegan tareas para cumplir con el objetivo del proyecto. 

Ejecutar con un equipo potente

La fase de ejecución es la siguiente. Consiste en realizar las actividades del proyecto. El gestor de proyectos dirige las tareas del proyecto tal y como se definen en el plan. A lo largo de esta fase, el equipo elaborará productos que cumplan con los objetivos del proyecto y satisfagan los requisitos del cliente.

Supervisión, previsión y control

La fase de supervisión y control incluye la comprobación periódica de los progresos, la previsión de los resultados de los próximos pasos y el control del proyecto para garantizar que las cosas se hagan dentro del alcance, el calendario y el presupuesto. En este contexto, el control de proyectos significa revisar y seguir continuamente los avances y el rendimiento, calibrar el estado del proyecto y hacer los ajustes necesarios para garantizar el cumplimiento de los objetivos.

Recapitulación

¿Qué significa todo esto? Veamos estos tres componentes (alcance, calendario y coste) en el contexto del proyecto de reconfiguración del espacio de trabajo del que se está encargando.

• El alcance del proyecto define todo el trabajo que hay que hacer para obtener un resultado. La declaración del alcance del proyecto describe con precisión qué incluye el proyecto y qué no. Para el proyecto de reconfiguración de espacios de trabajo, esto significa que el gestor del proyecto debe asegurarse de que se reconfiguren exactamente 30 espacios de trabajo (ni más ni menos). Todo lo demás se considera fuera del alcance.
  
  
• Su empresa le ha concedido un plazo de 1 mes. Ahora le toca a usted determinar si el proyecto puede entregarse en ese plazo. Eso se hace desarrollando un calendario de proyecto. Un calendario de proyecto estima la duración de las actividades que deben realizarse para proporcionar el alcance previsto del proyecto.
  
  
• Dispone de 25 000 dólares para el proyecto de reconfiguración de espacios de trabajo. ¿Cómo sabe si el coste del proyecto satisfará esa expectativa de presupuesto? Utilizando las actividades definidas en el calendario del proyecto, se estima el coste de cada una de ellas, y esos costes se suman para determinar el coste total del proyecto.
  
  
• La fase de cierre describe los pasos que deben darse para cerrar formalmente un proyecto. Algunos procesos de cierre son la aceptación final del producto por parte del usuario (el gestor y las partes interesadas revisan la reconfiguración), el cierre administrativo (las partes interesadas aprueban los cambios) y la reflexión y comunicación sobre el rendimiento del proyecto (se informa a todos los que han contribuido al proyecto y se recogen sus comentarios). ¿Por qué es importante cerrar formalmente los proyectos?
  

El cierre formal de los proyectos aporta a las organizaciones la oportunidad de reflexionar sobre lo que ha funcionado y lo que no. Esas lecciones aprendidas pueden compartirse para que otros proyectos no repitan los mismos errores. Más importante aún: los éxitos se reproducen para ayudar a otros proyectos a cumplir sistemáticamente los requisitos de calidad.

Profundizar en la metodología de gestión de proyectos

En la siguiente unidad, la Universidad Walden repasa las metodologías de gestión de proyectos tradicionales y ágiles; los pros y los contras; y cuándo conviene poner en práctica una, otra o un híbrido.