Aportar valor mediante la gestión de proyectos
Objetivos de aprendizaje
Después de completar este módulo, podrá:
- Definir el valor del proyecto.
- Explicar cómo se aporta valor de negocio a través de los proyectos.
- Explicar métodos para medir la aportación de valor de los proyectos.
Definir el valor de su proyecto
En gestión de proyectos, el valor puede definirse en términos monetarios o relativos. Las organizaciones invierten en proyectos con la intención de ganar valor, por ejemplo, valor monetario en forma de beneficios y valor relativo en forma de satisfacción y fidelidad del cliente. Durante mucho tiempo, la norma para definir el éxito de un proyecto consistía en entregarlo a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo los requisitos del cliente. Ahora, las organizaciones reconocen que los proyectos deben seguir los objetivos estratégicos de la organización y aportar valor.
¿Y si un proyecto tiene éxito, pero no sigue los objetivos estratégicos de la organización? ¿Y si un proyecto de gran importancia estratégica tiene sobrecostes y retrasos? ¿Cómo se ha definido el valor previsto de estos proyectos? ¿En qué momento del ciclo de vida del proyecto se esperaba obtener el valor? ¿Qué parámetros se aplican para medir el valor empresarial?
La Universidad Walden nos ayuda a ver cómo podemos abordar estas cuestiones explorando un enfoque para aportar valor de negocio mediante los proyectos y la gestión de proyectos.
Aportar valor
El gestor de proyectos debe definir explícitamente el valor de negocio del proyecto en colaboración con el patrocinador y las principales partes interesadas durante las fases de inicio y planificación, y asegurarse de que el equipo del proyecto lo comprenda bien. Al definir el valor, es importante tener en cuenta que el resultado final del proyecto no es lo único que puede aportarlo. A lo largo del proyecto puede generarse un valor incremental que puede seguir obteniéndose una vez finalizado el proyecto. También es importante tener en cuenta el valor aportado como beneficios tangibles e intangibles de un proyecto.
Los métodos de gestión de proyectos incluyen métricas para medir su rendimiento en cuanto a alcance, plazos y costes. Todavía es poco frecuente que se haga énfasis específicamente en las métricas asociadas a la medición del valor de negocio.
¿Cómo pueden las organizaciones utilizar la gestión de proyectos para dar mayor visibilidad al valor de sus proyectos? Incluya los elementos siguientes en las distintas fases del ciclo de vida del proyecto.
Concepto del proyecto
Caso de negocio: Un caso de negocio incluye una declaración de la necesidad empresarial y el valor que se busca, por qué el proyecto debe llevarse a cabo para afrontar la necesidad de negocio, y cómo se espera que el proyecto aporte valor de negocio para prestar apoyo a la estrategia de la organización.
Inicio del proyecto
Acta de constitución de proyecto: Cada propuesta o acta de constitución de proyecto incluye una definición del valor empresarial previsto, una explicación del enfoque usado para medir el valor de negocio y un plan de alto nivel para supervisar e informar de los avances periódicamente a las partes interesadas. La definición del valor de negocio previsto del proyecto debe estar directamente vinculada a los objetivos estratégicos de la organización.
Planificación del proyecto
Plan de gestión del proyecto: Un buen plan de gestión del proyecto contiene detalles suficientes para que las partes interesadas comprendan exactamente cómo pretende aportar valor de negocio. Utilice el valor de negocio previsto en el acta de constitución para identificar cada uno de los elementos de valor que se van a gestionar y medir durante la ejecución del proyecto. Desarrolle métricas para medir estos elementos. Incluye también los umbrales a partir de los cuales las partes interesadas deben tomar decisiones sobre el estado o la dirección de un proyecto. Identifique también cómo comunicará el progreso hacia la realización del valor.
Ejecución/seguimiento/supervisión del proyecto
Durante la ejecución del proyecto, capture los datos asociados al valor de negocio utilizando las métricas especificadas en el plan del proyecto y preséntelos a las partes interesadas. Esto suele ocurrir en las etapas clave del proyecto, cuando las partes interesadas evalúan el estado y el rendimiento de un proyecto y toman decisiones sobre su dirección y su futuro.
Métodos y métricas
Los requisitos para medir el valor de negocio variarán en función de la metodología de gestión del proyecto. Por ejemplo, cuando se utilizan métodos ágiles, la planificación y la ejecución son iterativas y la entrega es gradual. En tal caso, el valor de negocio debe definirse para cada iteración y es probable que las partes interesadas exijan que se mida y se comunique a medida que se entrega cada fase.
Con la gestión de proyectos tradicional, el valor de negocio debe planificarse en el proyecto y medirse y notificarse en los hitos clave. Sin embargo, normalmente, se asume que el valor de negocio se obtiene cuando el proyecto está terminado.
Independientemente de la metodología, es importante comprender cómo definen las partes interesadas el valor de negocio, y disponer de un plan para gestionarlo y medirlo.
Veamos un ejemplo.
Gadgets & Widgets, Unlimited (GWU) ha identificado una oportunidad para entrar en el mercado de la tecnología de consumo desarrollando y comercializando un sistema de gestión doméstica. Se espera que este nuevo producto genere nuevos ingresos por valor de 100 000 dólares al año. GWU debe comercializar el producto en un plazo de 12 meses. Se ha asignado al proyecto un presupuesto de 500 000 dólares.
¿Cuál es el valor de negocio previsto de este proyecto?
- La introducción en el mercado de la tecnología de consumo
- 100 000 dólares de nuevos ingresos
Para materializar el valor de negocio del proyecto, este debe entregarse en un plazo de 12 meses, por lo que es importante cumplir con el calendario. No debe superar el presupuesto de 500 000 dólares, por lo que la rentabilidad es principal.
¿Cómo puede medirse el valor de negocio de este proyecto?
Introducción en el mercado
En previsión del lanzamiento, GWU lleva a cabo una campaña de marketing para atraer a los consumidores a su nuevo sitio web y para que estos descubran las características del nuevo sistema.
Estas métricas se utilizarán para evaluar este elemento de valor de negocio.
- Total de visitantes del sitio web: Al tratarse de un sitio web nuevo de GWU, el seguimiento del número total de visitantes proporciona una indicación del interés general en el nuevo producto.
- Visualizaciones de páginas: Esto ayuda a GWU a saber si los consumidores navegan rápidamente y se van, o si se quedan para explorar la información sobre el nuevo producto.
Ingresos adicionales
GWU no quería esperar al lanzamiento del producto para empezar a obtener los ingresos que preveía. Un estudio de viabilidad previo al inicio del proyecto determinó que el periodo de amortización sería de 5 años. GWU añadió la posibilidad de que los consumidores hicieran pedidos del sistema por adelantado en el nuevo sitio web.
Estas métricas se utilizarán para evaluar este elemento de valor de negocio.
- Índice de conversión: Esta métrica indica el ritmo al que los visitantes del sitio realizan compras.
- Ingresos por visitante: Esta métrica proporciona datos sobre cuánto gasta una persona en una visita única al sitio.
Comprender el comportamiento de compra de los consumidores ayudará a GWU a evaluar la probabilidad y el calendario para alcanzar sus objetivos de ingresos: ¿Se están consiguiendo conversiones de consumidores? ¿Hacen pedidos de todo el sistema como un paquete? ¿Eligen componentes a la carta?
Cumplimiento del calendario
GWU exige que el nuevo producto se entregue en un plazo de 12 meses. Debe coincidir con la próxima feria anual de productos tecnológicos para el hogar. Este plazo de entrega fijo exige que el equipo del proyecto gestione cuidadosamente el cumplimiento del calendario del proyecto.
Esta métrica se utilizará para medir este elemento del valor de negocio.
- Índice de cumplimiento del calendario: Esta métrica es una relación entre la duración prevista del proyecto y la real en un momento dado. Un resultado de 1,0 o superior indica que el proyecto está dentro de los plazos o adelantado.
Rendimiento de los costes
Las partes interesadas en el proyecto de la GWU han destinado 500 000 dólares al desarrollo del nuevo producto. No están dispuestas a gastar más. Este coste fijo de entrega exige que el equipo del proyecto gestione con cuidado el rendimiento de los costes del proyecto.
Esta métrica se utilizará para medir este elemento del valor de negocio.
- Índice de rendimiento de los costes: Esta métrica es una relación entre el coste previsto del proyecto y el real en un momento dado. Un resultado de 1,0 o superior indica que el proyecto cumple con el presupuesto o gasta menos de lo presupuestado.
Resumen
En este módulo, la Universidad Walden le ha explicado los aspectos esenciales de la gestión de proyectos: qué es, las metodologías y cómo aplicarlas, y cómo utilizar la gestión de proyectos para definir y comunicar su valor. Ya ha aprendido bien los fundamentos de la gestión de proyectos.
¿Desea conocer más detalles?
Los módulos de este itinerario se han desarrollado en colaboración con la Universidad Walden para introducirle en los fundamentos de la gestión de proyectos. Si quiere obtener más información, explore la especialización de Gestión de Proyectos del Máster en Administración de Empresas de Walden y la oferta formativa de la School of Lifelong Learning (escuela de formación continua) de la universidad.