Trabajar con candidatos y oportunidades

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Utilizar el espacio de trabajo de candidatos para realizar acciones con sus candidatos de forma que terminen en la fase de conversión.
  
• Utilizar el espacio de trabajo de oportunidades para hacer más cosas en contexto con menos clics.
  
• Obtenga perspectivas de estrategias de ventas eficaces de un vistazo con cuentas y contactos.
  

Obtener información de gestión de ventas con Salesforce

Salesforce incluye un conjunto de potentes herramientas para facilitar las estrategias de gestión de ventas, que se optimizan para ayudarle a realizar más tareas en menos tiempo y con menos clics.

¿Necesita registrar rápidamente una llamada que hizo a un cliente potencial? Hay un redactor muy útil para eso. ¿Quiere recopilar información rápidamente antes de hacer una llamada a una de sus cuentas principales? Perspectivas de cuentas es la solución. ¿Necesita una forma sencilla de visualizar acuerdos durante un vuelo? ¿O consultar paneles o iniciar un gráfico rápido a partir de una vista de lista que ha creado?

No importa lo que necesite, seguro que tenemos opciones.

En la unidad anterior, le ayudamos a empezar el día con la página de inicio. Ahora, estamos listos para trabajar en el cierre de algunos negocios. Sigamos con nuestro recorrido, empezando por la gestión de candidatos.

Trabajar con candidatos

Recuerde que los candidatos son los clientes potenciales que han mostrado interés en su producto pero que aún no están cualificados para realizar compras. En Salesforce, el objetivo con los candidatos es impulsar su conversión, es decir, el momento en que un cliente potencial puede pasar a realizar una compra. La conversión de un cliente potencial crea un contacto, además de una cuenta y una oportunidad. Primero hay que cualificar el cliente potencial.

El espacio de trabajo de candidatos es una potente interfaz que hace hincapié en las acciones que necesita llevar a cabo para impulsar la conversión. En la parte central está la ruta de ventas, que se puede personalizar según su proceso de ventas para incluir los estados y orientación contextual en cada paso. Por ejemplo, si el estado es Open - Not Contacted (Abierto: no contactado), es posible que necesite orientación sobre los canales a través de los cuales podría contactar con su candidato o sugerencias para saber cómo dejar un mensaje de voz fantástico. Si se encuentra en la fase Working - Contacted (En curso: contactado), puede que le resulte útil tener un conjunto de preguntas de cualificación que le hayan facilitado sus mejores representantes de ventas.

También tenemos un útil redactor que permite realizar actualizaciones de manera sencilla, como registrar una llamada, configurar una reunión o crear una tarea de seguimiento.

La ficha Collaborate (Colaboración) le permite colaborar con sus compañeros en el contexto de este registro concreto. Por ejemplo, es posible que conozca a alguien que ha trabajado con este candidato en otra empresa. Podría mencionarle en una publicación y preguntarle si tiene algún dato o estrategia de venta para compartir con usted a fin de que pueda convertir al candidato.

Si no ve todos los campos que quiere, haga clic en la ficha Details (Detalles) para obtener una vista completa.

Además de impulsar acciones, puede ver detalles importantes destacados en la parte superior de la página, una cronología de actividad con los siguientes pasos y un historial de acciones que ya ha realizado, además de una integración de X (Twitter) para que se mantenga informado de la información principal en redes sociales. Como recordará, teníamos un candidato que estábamos intentando convertir y que tenía una tarea de seguimiento vencida. Podemos ver esa tarea aquí en esta página.

Vamos a centrarnos en esto e intentar convertir este candidato. Después de revisar

el candidato con detalle, lo llamamos y descubrimos que, en realidad, ya está cualificado para comprar. Actualizamos la tarea para indicar que se ha completado y empezamos con la conversión. En la esquina superior derecha del espacio de trabajo, hacemos clic en Convert (Convertir) y creamos la cuenta y la oportunidad.

Cuando terminamos, vemos una confirmación. ¡Buen trabajo!

Ya tenemos un contacto con una cuenta y una oportunidad asociadas, todo ello creado automáticamente como parte del proceso de conversión. Probablemente esté deseando ir directamente a la oportunidad y empezar a trabajar, pero vamos a ver primero el contacto y la cuenta.

Contactos y cuentas de referencia

Como recordatorio, las cuentas son empresas, entidades u organizaciones con las que hace negocios. Por su parte, los contactos son personas que trabajan )o están asociados) para ellas. Cuando trabaje con cuentas y contactos en Salesforce, queremos que encuentre la información rápidamente, por lo que hemos diseñado una página con referencias rápidas e información visible a primera vista.

Echemos un vistazo. Aquí está el contacto que acabamos de convertir. Una de las primeras cosas que verá es que la página es diferente a la del candidato. Aquí se hace hincapié en las oportunidades, los casos y las notas que se relacionan con el contacto, y cuando vincula su cuenta de X (anteriormente Twitter), también se integra información de redes sociales. Además, hay un redactor para hacer cambios situado en el lado derecho de la página, junto con una ficha para las opciones de colaboración.

Al igual que ocurre con el candidato, hay un conjunto de campos destacados en la parte superior del registro. Uno de ellos es la cuenta que creamos durante la conversión del candidato. Si pasamos el cursor por el campo, veremos detalles que podremos desglosar con un solo clic.

Vamos a hacer clic. Ahora estamos en la cuenta. El diseño es similar al del contacto, pero aquí también vemos una lista de todos los contactos asociados con esta cuenta. Aquí está el contacto que estábamos viendo. Si pasamos el cursor por el vínculo, también podremos ver más detalles de manera rápida.

¿Quiere volver al contacto? Solo tiene que hacer clic en el vínculo y listo. Puede navegar de esta forma por todas las páginas de Salesforce. Solo tiene que hacer clic en los vínculos de cada registro. Vamos a probarlo una vez más haciendo clic en la oportunidad para poder consultar el espacio de trabajo de oportunidades.

Trabajar con sus oportunidades

¡Le damos la bienvenida! Ha llegado al lugar donde pasará la mayoría del tiempo en Salesforce. Aquí es donde se hace la magia, donde se obtienen los candidatos convertidos y se cierran los acuerdos. Vamos a ello.

¿Ve lo que aparece en el centro? La ruta, pero optimizada según las etapas de la oportunidad. A veces, hay más etapas con oportunidades que estados para candidatos, así que es especialmente importante tener algo de orientación en contexto.

Puesto que estamos hablando sobre orientación en la ruta, aquí tiene algunos ejemplos útiles de orientación durante las etapas del proceso de venta.

Una práctica recomendada rápida: trabaje con su administrador en los consejos de colaboración masiva de sus mejores representantes de ventas para completar la orientación que se incluye en la ruta. Esto aporta distintos beneficios, por ejemplo: (1) refuerza una metodología de venta uniforme en todo el equipo; (2) permite que los miembros del equipo con menor rendimiento se conviertan en miembros de mejor rendimiento; y (3) permite incorporar nuevos miembros con mayor rapidez gracias a la orientación oportuna de Salesforce.

Como en el caso de los candidatos, también hay un redactor para crear tareas de seguimiento y configurar invitaciones a reuniones, además de fichas de colaboración y una vista detallada de todos los campos del registro.

También verá una forma sencilla de añadir un contacto y asignarle una función, todo ello sin tener que salir del espacio de trabajo.

Ahora que ya se ha familiarizado con el diseño, pongámonos manos a la obra. En la página de inicio, vemos que no se ha creado una tarea de seguimiento para una de nuestras principales oportunidades. Vamos a encargarnos de eso añadiendo una tarea desde el redactor. Haga clic en Home (Inicio).

En Assistant (Asistente), haga clic en la oportunidad.

En Past Activity (Actividad anterior), vemos que la última llamada al cliente fue ayer, y que los contratos están bajo control.

Vamos a crear una tarea de seguimiento para mañana, para ver cómo sigue todo.

Ya hemos creado la tarea y tenemos la certeza de que mañana podremos cerrar el acuerdo. No obstante, deberíamos volver atrás y mirar todas las oportunidades de ventas en curso para asegurarnos de no habernos saltado nada. Para ello, iremos a la página de inicio del objeto Opportunity (Oportunidad) haciendo clic en Opportunities (Oportunidades).

A continuación, seleccionamos una vista de lista, como My Opportunities (Mis oportunidades) y seleccionamos la vista Kanban.

Ya estamos listos para usar la vista Kanban.

Usar la vista Kanban

La vista Kanban organiza un conjunto de registros en columnas para realizar un seguimiento de su trabajo de un vistazo. Para actualizar el estado de un registro, arrástrelo a una columna diferente. Puede configurar el panel seleccionando en qué columnas de campo y resúmenes está basado. Del mismo modo, obtenga alertas personalizadas sobre oportunidades clave directamente.

• Visualice su trabajo en cada etapa o estado.
  
• Mueva registros entre columnas utilizando la función de arrastrar y soltar.
  
• Configure columnas y campos de resumen sobre la marcha.
  
• Modifique o elimine registros para mantenerlos actualizados.
  
• Cree filtros rápidamente para desglosar sus datos como desee.
  
• Para las oportunidades, obtenga alertas para notificarle cuando se requiere una acción en una negociación clave.
  

1. Los registros de la vista Kanban se basan en la vista de lista seleccionada.
   
2. Cambie fácilmente entre la vista de tabla y la vista de Kanban.
   
3. Filtre sus registros para ver un subconjunto en particular de sus registros.
   
4. Buscar registros dentro de la vista actual.
   
5. Seleccione qué tipo de registro ver.
   
6. Las columnas se crean basándose en el campo de agrupación.
   
7. Cambie el modo de organización y resumen de las columnas empleando los parámetros de Kanban.
   
8. Mueva un registro rápidamente a una columna diferente arrastrando la tarjeta.
   
9. Para las oportunidades, las alertas le indican cómo estar al tanto de negociaciones, como por ejemplo, creando una tarea o un evento.
   

Alertas de oportunidades y la vista Kanban

Veamos cómo puede ayudarle la vista Kanban para que los acuerdos avancen gracias a las alertas de oportunidades. Las alertas solo están disponibles para las oportunidades. Las alertas de las tarjetas de la vista Kanban de las oportunidades le permite desviar su atención a los acuerdos que más lo necesitan, como oportunidades que no tienen ninguna actividad asociada.

Por cierto, aquí está la oportunidad que acabamos convertir, y hemos recibido una alerta porque todavía no hemos realizado ninguna actividad.

Podemos resolver esta situación con unos cuantos clics sin tener que salir de la página. Solo tenemos que deslizar el cursor por la alerta y hacer clic en New Task (Nueva tarea).

Ya podemos crear una tarea para organizar una reunión para comer.

Como puede ver, no hemos tenido que salir nunca del panel Kanban, y cuando terminamos, la alerta desaparece.

Ahora ya sabe cómo facilita Salesforce su estrategia y proceso de ventas con potentes herramientas y funciones. En la próxima unidad, terminaremos el recorrido explorando otras formas aparte del panel Kanban de trabajar con los registros de manera agregada.