Consultar informes, paneles, noticias en tiempo real y más

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Ejecutar un informe y agregar un filtro.
  
• Visualizar un panel.
  
• Crear una vista de lista y agregar un gráfico.
  

Crear una (vista de) lista y comprobarla

Cuando hace clic en las páginas del menú de navegación, se le redirige a la página de inicio de un objeto. En la página de inicio de ese objeto, tiene opciones para las listas de registros que puede visualizar. Estas listas reciben el nombre de vistas de lista.

Cada vista de lista devuelve un conjunto de registros en función de los filtros que haya definido. Esta vista de lista muestra todas las cuentas que tiene permiso para ver.

Algunas vistas de lista son estándar, es decir, las crea Salesforce y están disponibles para todos los usuarios. Además, su administrador puede crear vistas de lista personalizadas. Y, en función de sus permisos, usted también podrá crear una vista de lista personalizada o editar otra existente.

Vamos a ver cómo se agrega un gráfico de vista de lista.

Crear vistas de lista

Cree una vista para ver una lista infinita de registros que se ajusten a sus criterios de filtrado.

Estos pasos funcionan en en Lightning Experience. Sabrá si está usando Lightning Experience si ve el logotipo de Salesforce en la parte superior de la página donde inicie la tarea. Si ve un gráfico estacional, significa que está en Salesforce Classic.

Las acciones que puede llevar a cabo en las vistas de lista están disponibles en el menú List View Controls (Controles de vista de lista), al que se puede acceder haciendo clic en .

1. Desde List View Controls (Controles de vista lista), seleccione New (Nueva). Aparece un cuadro de diálogo.
   
2. Introduzca un nombre para la lista.
   
3. Elija quién puede ver esta vista de lista: solo usted o todos los usuarios, incluidos los usuarios de los portales de socios y clientes.
   
4. Haga clic en Guardar. Aparece el panel Filters (Filtros).
   
5. Haga clic en Filter by Owner (Filtrar por propietario) y seleccione All objects (Todos los objetos), por ejemplo, All Accounts (Todas las cuentas) o My objects (Mis objetos).
   
6. Haga clic en Listo.
   
7. Agregue y defina filtros para ver solo los registros que cumplan sus criterios. Tiene varias opciones en función del campo que quiera filtrar y el operador que elija.
   

• Haga clic en Agregar filtro.
  
• Seleccione el campo que desea filtrar, el operador y el valor. Por ejemplo, elija equals (igual a), starts with (empieza por) o excludes (excepto).
  
• Haga clic en Listo.
  
• Para definir otro filtro, haga clic en Add Filter (Agregar filtro).
  
• Para quitar un filtro, haga clic en  cerca del nombre del filtro.
  

8. Para agregar lógica a fin de reducir aún más los registros que van a aparecer en la vista de lista, haga clic en Filter Logic (Lógica de filtro). Utilice el número asignado a cada filtro para hacer referencia a los filtros en la declaración de la lógica. Asegúrese de incluir todos los filtros en la declaración.
   

9. Supongamos que quiere buscar todas las oportunidades creadas a partir de una fecha concreta (o justo ese día) que estén en una etapa avanzada de la negociación o bien tengan una alta probabilidad de cierre, o ambas condiciones. Seleccione cualquier fecha de creación y aplique estos filtros: 1. Created Date greater or equal to any date you choose (La fecha de creación es mayor o igual que cualquier fecha que elija) 2. Stage contains Proposal/Price Quote, Negotiation/Review (La etapa contiene Propuesta/presupuesto de precio, Negociación/revisión) 3. Probability equals 50 (Probabilidad igual a 50). A continuación, agregue esta declaración de lógica: 1 AND 2 AND 3.  
   
10. Haga clic en Guardar. La vista aparece en la lista desplegable de la vista de lista, de manera que pueda tener acceso a ella posteriormente.
    
11. También puede seleccionar y ordenar las columnas de la vista de lista.
    

• Desde List View Controls (Controles de la vista de lista), seleccione Select Fields to Display (Seleccionar campos para mostrar).
  
• Para agregar columnas, seleccione uno o más campos de los campos disponibles y use la flecha para moverlos hasta Visible Fields (Campos visibles).
  
• Para quitar columnas, seleccione uno o más campos de los campos visibles y use la flecha para moverlos hasta Available Fields (Campos disponibles).
  
• Para ordenar las columnas, seleccione uno o más campos de los campos visibles y use la flecha para subirlos o bajarlos.
  
• Haga clic en Guardar.
  

Agregar un gráfico a una vista de lista

Cree un gráfico para visualizar los datos de la vista de lista. Existen tres tipos de gráficos: barra vertical, barra horizontal y circular. En cualquier gráfico de vista de lista, puede cambiar el tipo de visualización a otro tipo. Cuando crea un gráfico de la vista de lista para un objeto, como Oportunidades o Candidatos, se asocia el gráfico con el objeto. El gráfico está disponible para cualquier vista de lista que tiene permiso para ver en ese objeto, excepto la lista Vistos recientemente.

Estos pasos funcionan en Salesforce Lightning Experience. Sabrá si está usando Lightning Experience si ve el logotipo de Salesforce en la parte superior de la página donde inicie la tarea. Si ve un gráfico estacional, significa que está en Salesforce Classic.

1. En la página de inicio de un objeto, seleccione una vista de lista con datos que quiera visualizar.
   
2. Haga clic en .
   
3. En el panel Chart (Gráfico) que aparece, haga clic en .
   
4. Seleccione New Chart (Nuevo gráfico). Aparece un cuadro de diálogo.
   
5. Escriba un nombre para el gráfico.
   
6. Seleccione un tipo de gráfico: vertical bar (barra vertical), horizontal bar (barra horizontal) o donut (circular).
   
7. Seleccione el tipo de agregación, el campo agregado y el campo de agrupación. El tipo de agregación especifica cómo se calcularon los datos del campo: mediante suma, recuento o media. El campo de agregación especifica el tipo de datos para calcular. El campo de agrupación etiqueta los segmentos del gráfico.
   
8. Para ver su gráfico, haga clic en Save (Guardar).
   

Ver y segmentar los datos que necesita

Los informes de Salesforce le permiten ver un conjunto de registros en un formato de tabla, resumen o matriz, similar al que tiene una hoja de cálculo.

Para ir a los informes, haga clic en Reports (Informes) en el menú de navegación.

Seleccione un informe para ejecutarlo.

También puede agregar fácilmente un gráfico de informe haciendo clic en el icono . Para cambiar el formato del gráfico, haga clic en el icono de engranaje y seleccione las opciones de visualización.

La adición de filtros y un gráfico a su informe le permite visualizar los registros y desvelar información clave. En este ejemplo, puede ver que agosto estuvo genial y septiembre parece incluso mejor, pero necesitamos nuevos candidatos para octubre.

Visualizaciones incomparables en los paneles

Los paneles son representaciones visuales de sus informes. En un único panel se pueden representar varios informes con varios componentes de paneles.

Las paneles permiten acceder al instante a datos resumidos, y pueden ser una herramienta potente para llevar a cabo reuniones de ventas y comunicar a sus ejecutivos las operaciones cerradas y las que siguen en curso.

Próxima parada en el recorrido

Ya sabe cómo empezar a trabajar con Salesforce, desde dónde se inicia sesión hasta cómo usar Lightning Experience para impulsar el proceso de ventas. Qué es lo siguiente?

Durante el recorrido, hemos visto algunas de las formas en que se puede personalizar Salesforce con las etapas de ventas, sugerencias de orientación e informes y paneles de su empresa. Su organización de Salesforce se va a personalizar de una manera similar. Recuerde lo que ha aprendido aquí y realice un recorrido por su organización de Salesforce. De esta manera, podrá ver cómo ha personalizado la experiencia su administrador para usted.

No olvide que puede hacer clic en el signo de interrogación cuando quiera para (1) ver ayuda contextual, (2) acceder a la ayuda, opciones de formación y artículos de Knowledge y (3) enviar comentarios.

¡De nuevo, le damos la bienvenida a Salesforce!