Agregar nuevos usuarios

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Describir una cuenta de usuario y el tipo de información que contiene.
Agregar un solo usuario o varios usuarios.
Utilizar la aplicación móvil Salesforce para gestionar usuarios sobre la marcha.

¿Qué es un usuario?

Como nuevo administrador, realiza tareas de gestión como la creación y modificación de usuarios, restablecimiento de contraseñas, otorgación de permisos, configuración de acceso de datos y mucho más. En esta unidad, obtendremos más información acerca de usuarios y cómo agregar usuarios a su organización de Salesforce.

¿Qué es un usuario entonces? Un usuario es una persona que inicia sesión en Salesforce. Los usuarios son empleados de su compañía, como representantes de ventas, gestores y especialistas de TI que necesitan acceder a registros de la compañía.

Cada usuario en Salesforce tiene una cuenta de usuario. La cuenta de usuario identifica el usuario y la configuración de la cuenta de usuario determina a qué funciones y registros puede acceder el usuario. Cada usuario contiene al menos lo siguiente:

Nombre de usuario
Dirección de correo electrónico
Nombre del usuario (opcional)
Apellido del usuario
Alias
Apodo
Licencia
Perfil
Función (opcional)

No se preocupe si nada le suena familiar. Lo veremos con más detalle más adelante.

Para ver y gestionar los usuarios en su organización, en Configuración, escriba Usuarios en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Usuarios. La lista de usuarios muestra todos los usuarios en su organización. Desde la lista, puede:

Crear uno o más usuarios.
Restablecer las contraseñas para usuarios seleccionados
Ver la página de detalles de un usuario haciendo clic en el nombre, alias o nombre de usuario.
Modificar los detalles de un usuario.
Iniciar sesión como cualquier usuario si el permiso del sistema está activado o si el usuario le ha concedido el acceso de inicio de sesión de administrador.

Términos clave

Hemos incluido varios términos cuando describimos la información teórica que necesita obtener para empezar a agregar usuarios. Estos son algunos términos clave que debe conocer y sus definiciones.

Nombres de usuario

Cada usuario tiene un nombre de usuario y una dirección de correo electrónico. El nombre de usuario debe tener el formato de dirección de correo electrónico y debe ser único en todas las organizaciones de Salesforce. Puede ser la dirección de correo electrónico del usuario, siempre que sea única.

Licencias de usuario

Una licencia de usuario determina a qué funciones puede acceder el usuario en Salesforce. Por ejemplo, puede permitir a los usuarios acceder a funciones estándar de Salesforce y Chatter con la licencia estándar de Salesforce. Pero, si desea otorgar a un usuario el acceso a solo algunas funciones en Salesforce, tiene multitud de licencias desde las cuales elegir. Por ejemplo, si tiene que otorgar a un usuario el acceso a Chatter sin permitirle ver ningún dato en Salesforce, puede otorgarle una licencia gratuita de Chatter.

Perfiles

Los perfiles determinan qué usuarios pueden actuar en Salesforce. Incluyen un conjunto de permisos que otorga el acceso a objetos, campos, fichas y registros concretos. Cada usuario puede tener un solo perfil. Seleccione perfiles basándose en la función laboral de un usuario (el perfil Usuario estándar es la mejor elección para la mayoría de usuarios). No proporcione a un usuario un perfil con más acceso del que necesita el usuario para hacer su trabajo. Puede otorgar el acceso a más elementos que el usuario necesita con un conjunto de permisos.

Funciones

Las funciones determinan lo que los usuarios pueden ver en Salesforce basándose en su ubicación en la jerarquía de funciones. Los usuarios en la parte superior de la jerarquía pueden ver todos los datos propiedad de usuarios por debajo de ellos. Los usuarios en niveles inferiores no pueden ver datos propiedad de usuarios por encima de ellos o en otras sucursales, a menos que las reglas de colaboración les otorguen el acceso. Las funciones son opcionales pero cada usuario puede tener solo una. Si tiene una organización con muchos usuarios, es posible que encuentre sencilla la asignación de funciones al agregar usuarios. Sin embargo, puede configurar una jerarquía de funciones y asignar funciones a usuarios en cualquier momento. Las funciones solo están disponibles en Professional Edition, Enterprise Edition, Unlimited Edition, Performance Edition y Developer Edition de Salesforce.

Alias

Un alias es un nombre corto para identificar al usuario en páginas de lista, informes u otras ubicaciones donde no cabe su nombre completo. De forma predeterminada, el alias es la primera letra del nombre del usuario y las primeras cuatro letras de sus apellidos.

Directrices para agregar usuarios

Dispone de varias opciones para agregar usuarios y varias herramientas a su disposición en Salesforce. A continuación, encontrará algunas directrices que le serán de mucha ayuda para comenzar.

Nombre de usuario: cada usuario debe tener un nombre de usuario que sea único en todas las organizaciones de Salesforce (no solo en la suya).
Formato del nombre de usuario: los usuarios deben tener un nombre de usuario en el formato de una dirección de correo electrónico (es decir, jdoe@domain.com), pero no tienen que utilizar una dirección de correo electrónico real (pueden utilizar su dirección de correo electrónico si desean que su dirección sea siempre única en todas las organizaciones de Salesforce).
Correo electrónico: los usuarios pueden tener la misma dirección de correo electrónico en las organizaciones.
Contraseñas: los usuarios deben cambiar su contraseña la primera vez que inicien sesión.
Vínculo de inicio de sesión: los usuarios solo pueden utilizar el vínculo de inicio de sesión en el correo electrónico de inscripción una vez. Si un usuario sigue el vínculo y no establece una contraseña, usted (el administrador) debe restablecer su contraseña antes de que pueda iniciar sesión.

Agregar usuarios

Es posible que ya haya agregado algunos usuarios si inició el Asistente de configuración. Sin embargo, probablemente necesite agregar usuarios en el futuro, especialmente cuando crezca su compañía y contrate más empleados.

Dependiendo del tamaño de su organización o de su proceso de incorporación de nuevos contratos, es posible que seleccione agregar usuarios uno por uno o varios al mismo tiempo. Puede hacerlo en Salesforce. El número máximo de usuarios que puede agregar se determina por su edición de Salesforce y el número de licencias de usuario que adquiere.

Para agregar usuarios:

En Configuración, escriba Usuarios en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Usuarios.
Haga clic en Nuevo usuario para agregar un solo usuario o haga clic en Agregar varios usuarios para agregar hasta 10 usuarios a la vez.
Introduzca el nombre, la dirección de correo electrónico de cada usuario y un nombre de usuario exclusivo en el formato de una dirección de correo electrónico. De forma predeterminada, el nombre de usuario es el mismo que la dirección de correo electrónico, pero puede sobrescribirlo.
Seleccione la licencia de usuario con la que desea asociar los usuarios que crea (la licencia determina qué perfiles están disponibles para cada usuario).
Seleccione un perfil.
Seleccione Generar contraseñas y notifica al usuario por medio del correo electrónico para enviar un correo electrónico con el nombre de inicio de sesión a cada usuario nuevo.
Haga clic en Guardar.

Ahora sabe cómo agregar usuarios a su organización de Salesforce. En la siguiente unidad, le enseñaremos cómo mantener sus datos seguros configurando lo que pueden acceder los usuarios.

Realizar la gestión de usuarios desde cualquier lugar

El acceso a la gestión de usuarios y a la configuración no está limitado a la interfaz de escritorio. Si no se encuentra en su escritorio y necesita tener a mano sus labores de administración, puede usar el menú Configuración en sus desplazamientos con la aplicación móvil de Salesforce.

Puede realizar tareas de administración esenciales como restablecer contraseñas, inmovilizar usuarios y visualizar el estado actual del sistema desde su dispositivo móvil.

Puede obtener Salesforce para dispositivos móviles iOS y Android. Descargue Salesforce desde App Store™ o Google Play™.

Inicio de sesión en la aplicación móvil Salesforce

El inicio de sesión en la aplicación móvil Salesforce es sumamente fácil. Solo necesita un par de ingredientes clave para iniciar sesión en la aplicación móvil con éxito.

Nombre de usuario
Contraseña supersecreta
URL de inicio de sesión correcta

El último elemento es importante. De forma predeterminada, la aplicación móvil Salesforce se conecta con el entorno de producción mediante login.salesforce.com. No obstante, las URL de inicio de sesión varían entre organizaciones de producción, entornos de prueba y Developer Edition; puede que su administrador le solicite utilizar una URL de inicio de sesión específica de su compañía.

Cuando tenga todos los ingredientes listos, estará listo para iniciar sesión.

Abra la aplicación móvil Salesforce.
Pulse Iniciar sesión.
- Para utilizar una URL de inicio de sesión que no sea login.salesforce.com, como una URL de inicio de sesión de Mi dominio específica de su compañía; o bien para acceder a un entorno de prueba, los usuarios de iOS deben pulsar para seleccionar el entorno correcto. Los usuarios de Android deben pulsar para seleccionar el entorno correcto.
Introduzca el nombre de usuario y contraseña.
Pulse Iniciar sesión.

Supervisar el estado de confianza

Después de iniciar sesión en Salesforce, verá la página Descripción general que muestra el estado reciente del sistema y los usuarios vistos recientemente.

La sección Estado reciente del sistema muestra información de trust.salesforce.com acerca del rendimiento del sistema de su instancia en las últimas 24 horas. Trust.salesforce.com es el sitio web de Salesforce para proporcionar transparencia sobre disponibilidad, rendimiento, seguridad, privacidad y conformidad. El estado de confianza le proporciona una forma sencilla y rápida de ver si el rendimiento de su organización se vio afectado, de modo que puede informar a sus usuarios de cualquier cambio.

Inmovilizar un usuario desde cualquier lugar

Prueba sorpresa: Está fuera de su escritorio tomando un café y recibe un correo electrónico que le informa de que la cuenta de Salesforce de un usuario puede no ser segura. ¿Qué hace?

Bien, como tiene la aplicación de Salesforce instalada, puede darle un sorbo a su café tranquilamente y ocuparse de su empresa desde su dispositivo móvil.

Vaya a la página de perfil del usuario en peligro y pulse y seleccione Inmovilizar.

Ahora la cuenta en peligro del usuario está inmovilizada para evitar cualquier problema y puede volver a disfrutar de su descanso y de su café.

Ha visto lo que puede hacer si usa el menú Configuración en sus desplazamientos con Salesforce. Puede supervisar el estado de confianza de su organización o inmovilizar un usuario cuya cuenta dejó de ser segura. Cuando vuelva de su descanso a su escritorio, profundizaremos en lo que puede hacer el menú Configuración en el escritorio por usted.