Comuníquese utilizando el elemento Action (Acción)

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Crear un flujo que envíe un correo electrónico.
  
• Utilizar plantillas de texto para crear mensajes con formato que Flow Builder pueda utilizar.
  
• Construir un flujo que cree una publicación en Chatter.
  
• Crear un flujo que envíe un registro para su aprobación.
  

Nota

¿Su idioma de aprendizaje es español? Comience el reto en un Trailhead Playground en español y utilice las traducciones proporcionadas entre paréntesis para navegar. Copie y pegue solo los valores en inglés, ya que las validaciones del reto se basan en los datos en inglés. Si no aprueba el reto en su organización en español, le recomendamos que (1) cambie la configuración regional a Estados Unidos, (2) cambie el idioma a inglés, siga las instrucciones descritas aquí y, a continuación, (3) vuelva a hacer clic en el botón Check Challenge (Comprobar el reto).

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.

Esta insignia es un paso más en el proceso de dominar Flow Builder. De principio a fin, la ruta Crear flujos con Flow Builder lo guía por todos los conceptos sobre Flow Builder. Siga esta secuencia recomendada de insignias para desarrollar capacidades sólidas de automatización de procesos y convertirse en experto de Flow Builder.

Es increíble que pueda utilizar flujos para crear, actualizar y eliminar registros; pero es necesario notificar esas modificaciones. Los flujos también pueden:

• Avisar a uno o más usuarios de un cambio.
  
• Ayudar a los usuarios a enviar una notificación a un cliente.
  
• Permitir que los usuarios soliciten la aprobación de un cambio antes de que se ejecute.
  

Todas estas son formas de comunicación que puede automatizar con Flow Builder, garantizando que sus usuarios y clientes tengan la información que necesiten.

Presentación del elemento Action (Acción)

Para hacer que toda esta increíble comunicación suceda, puede utilizar un elemento: el elemento Action (Acción). A pesar de su sencillo nombre, este elemento tiene una gran cantidad de superpoderes.

El elemento Action (Acción) se puede comunicar con usuarios, clientes y sistemas externos. También puede realizar algunas tareas de automatización avanzadas; pero, en este módulo, nos centraremos en la comunicación con las personas.

Enviar una alerta por correo electrónico

El departamento de ventas de Pyroclastic quiere notificar a los propietarios de las cuentas de manera inmediata cada vez que haya cambios en la información principal de una cuenta. Flo le solicita que cree un flujo que envíe un correo electrónico al propietario de la cuenta cuando haya cambios.

Existen muchas formas de enviar un correo electrónico en un flujo, pero le recomendamos que utilice el elemento Action (Acción) para seleccionar una acción de flujo de trabajo Email Alert (Alerta por correo electrónico). Este método tiene más funciones y es fácil de configurar si ya tiene alertas por correo electrónico de reglas de flujo de trabajo.

¿Se pregunta por qué estamos hablando de alertas por correo electrónico si Salesforce está dejando de utilizar reglas de flujos de trabajo? Las alertas por correo electrónico son acciones del flujo de trabajo, no reglas del flujo trabajo. Las acciones no se están dejando de utilizar, y los flujos pueden utilizar muchas de ellas, incluidas las alertas por correo electrónico.

Si todavía no tiene la alerta por correo electrónico que necesita, créela primero.

Crear una alerta por correo electrónico

1. Desde la ficha Activity (Actividad) de un registro de cuenta, haga clic en para crear un correo electrónico.
   

• Subject (Asunto): Account change notice (Aviso de cambio en la cuenta)
• Body (Cuerpo): Your account record has changed. (Ha habido un cambio en el registro de su cuenta). No dude en añadir otro tipo de texto más elaborado o campos combinados.
  
• Related to (Relacionado con): Verifique que tiene una cuenta seleccionada
  

2. Haga clic en y seleccione Save as a New Template (Guardar como nueva plantilla).
   

• Template Name (Nombre de la plantilla): Account Change (Cambio en la cuenta)
• Folder (Carpeta): Public Email Templates (Plantillas de correo electrónico públicas)
  

3. En Setup (Configuración), escriba Email Alerts (Alertas por correo electrónico) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, haga clic en Email Alerts (Alertas por correo electrónico).
   
4. Haga clic en New Email Alert (Nueva alerta por correo electrónico).
   
   
5. En Description (Descripción), introduzca Notify Owner of Account Change (Avisar al propietario de un cambio en la cuenta).
   Las descripciones deben ser, obviamente, descriptivas, porque es la forma de encontrar la alerta que desea en una larga lista de acciones.
   
6. En Unique Name (Nombre exclusivo), mantenga lo que está predeterminado: Notify_Owner_of_Account_Change.
   
7. En Object (Objeto), seleccione Account (Cuenta).
   Cada una de las alertas por correo electrónico está vinculada a un objeto específico porque el objeto define los posibles destinatarios. Por ejemplo, como esta alerta por correo electrónico está relacionada con el objeto Account (Cuenta), tiene acceso a destinatarios específicos de cuentas, como los miembros del equipo de la cuenta.
   
8. Seleccione una plantilla de correo electrónico para utilizar:
   

• Haga clic en la lupa () junto al campo Email Template (Plantilla de correo electrónico).
  
• En la ventana Lookup (Búsqueda), seleccione Lightning y Public Email Templates (Plantillas de correo electrónico públicas).
  
• Haga clic en la plantilla de correo electrónico Account Change (Cambio en la cuenta).
  
  

9. En Recipient Type (Tipo de destinatario), seleccione Owner (Propietario).
   
10. Debajo de Recipients (Destinatarios), mueva Account Owner (Propietario de cuenta) de la lista Available Recipients (Destinatarios disponibles) a la lista Selected Recipients (Destinatarios disponibles).
    

También puede seleccionar usuarios específicos, cambiar el tipo de destinatario para seleccionar usuarios dinámicos (como un campo de usuario en el registro relacionado) o establecer a todos una función en concreto.

11. Haga clic en Save (Guardar).
    

Crear un flujo que utilice la nueva alerta por correo electrónico para enviar un correo electrónico

Su alerta por correo electrónico está lista para enviar. Para crear un flujo que envíe el correo electrónico, siga estos pasos.

1. Cree un flujo desencadenado por un registro:
   

• Object (Objeto): Cuenta
  
• Trigger the Flow When (Active el flujo cuando): Se actualiza un registro
  
• Condition Requirements (Requisitos de condición): Any Condition Is Met (OR) (Se cumple cualquier condición [O])
  
• En la sección Filter Records (Filtrar registros), establezca las condiciones que indiquen al elemento qué registros debe recuperar.
  
  • Primera condición:
    
    • Field (Campo): AccountNumber
      
    • Operator (Operador): Is Changed (Ha cambiado)
      
    • Value (Valor): $GlobalConstant.True
      
  • Segunda condición:
    
    • Field (Campo): AnnualRevenue
      
    • Operator (Operador): Is Changed (Ha cambiado)
      
    • Value (Valor): $GlobalConstant.True
      
  • Tercera condición:
    
    • Field (Campo): Name (Nombre)
      
    • Operator (Operador): Is Changed (Ha cambiado)
      
    • Value (Valor): $GlobalConstant.True
      
  • Cuarta condición:
    
    • Field (Campo): Puntuación
      
    • Operator (Operador): Is Changed (Ha cambiado)
      
    • Value (Valor): $GlobalConstant.True
      

2. En el lienzo del flujo, en la ruta que sigue al elemento Start (Iniciar), haga clic en . Seleccione Action (Acción).
   (Cuando se encuentra en un flujo desencadenado por un registro, también puede hacer clic en Send Email Alert [Enviar una alerta por correo electrónico]. Entonces, las únicas acciones disponibles serán las alertas por correo electrónico).
   
3. En la barra de búsqueda, escriba emailAlert para mostrar un listado de alertas por correo electrónico disponibles y, a continuación, seleccione Notify Owner of Account Change (Avisar al propietario de un cambio en la cuenta).
   
4. En Label (Etiqueta), introduzca Email Account Owner (Enviar correo electrónico al propietario).
   
5. En Record ID (Id. de registro), seleccione Triggering Account (Cuenta desencadenante) > Account ID (Id. de cuenta).
   

Es importante que se asegure de que ha seleccionado el registro relacionado adecuado. Eso determina el registro que almacena el correo electrónico en Salesforce, pero lo más importante es que también transfiere los valores de ese registro a los campos combinados de la plantilla del correo electrónico. Por ejemplo, si su plantilla de correo electrónico utiliza el campo combinado {{{Recipient.Name}}} para añadir el nombre del destinatario del mensaje en el texto del correo, {{{Recipient.Name}}} se sustituye por el nombre del contacto seleccionado aquí.

6. Guarde el flujo. En Flow Label (Etiqueta de flujo), introduzca Send Email on Account Change (Enviar correo electrónico cuando haya cambios en la cuenta).
   

¡Y ya lo tiene! Su flujo ya tiene la capacidad de comunicarse por correo electrónico.

Publicar en Chatter

Si el envío de un correo electrónico no es su estilo y prefiere enviar un mensaje en Salesforce, puede utilizar el elemento Action (Acción) para crear una publicación en Chatter. Puede publicar en un registro, en un grupo de Chatter, en la página del usuario o en cualquier otro lugar que tenga las noticias en tiempo real de Chatter. Pero antes necesita dos cosas.

• Una plantilla de texto que contenga lo que quiere publicar
  
• Un recurso que contenga el Id. del lugar donde quiere publicar
  

Ya que este flujo hará lo mismo que el flujo Send Email on Account Change (Enviar correo electrónico cuando haya cambios en la cuenta), editaremos este último flujo y lo guardaremos como uno nuevo.

La plantilla de texto, su aliada en la comunicación

Como no puede redactar un mensaje largo y con formato en el elemento Action (Acción) directamente, necesita algo más para almacenar ese mensaje. Ahí es donde la plantilla de texto se convierte en su mejor aliada de la comunicación. 

En Flow Builder, las plantillas de texto son recursos que pueden contener un bloque de texto. El texto puede ser una palabra, una frase o varios párrafos, y puede contener campos combinados.

Por defecto, las plantillas de texto tienen un formato de texto enriquecido, lo cual es ideal para añadir formato e imágenes al texto. Lamentablemente, cuando una publicación utiliza una plantilla de texto enriquecido como cuerpo, añade etiquetas HTML no deseadas al mensaje. Para las publicaciones de Chatter, asegúrese de configurar la plantilla de texto como View as Plain Text (Ver como texto plano).

Crear una plantilla de texto

1. En el flujo Send Email on Account Change (Enviar correo electrónico cuando haya cambios en la cuenta), si la caja de herramientas no está abierta todavía, haga clic en para abrirla.
   
2. Haga clic en New Resource (Nuevo recurso).
   
3. En Resource Type (Tipo de recurso), seleccione Text Template (Plantilla de texto).
   
4. En API Name (Nombre de API), introduzca ChatterBody.
   
5. Junto al campo Resource Picker (Selector de recursos), cambie View as Rich Text (Ver como texto enriquecido) a View as Plain Text (Ver como texto plano).
   
6. En el campo Resource Picker (Selector de recursos), seleccione $Record > OwnerId.
   Se ha insertado un campo combinado para el nombre del propietario al comienzo del cuerpo del mensaje.
   
7. Añada corchetes [ ] alrededor del campo combinado, de esta manera: [{!$Record.OwnerId}]
8. Añada un símbolo al principio, así: @[{!$Record.OwnerId}]
   Cuando va seguido de un valor entre corchetes, el símbolo @ inserta el valor como una mención en la publicación de Chatter.
   
9. Después del corchete de cierre, introduzca , your account record has changed. (, ha habido un cambio en el registro de su cuenta).
   
10. Haga clic en Done (Listo).
    
11. En la barra de botones, haga clic en junto al botón Save As New Version (Guardar como nueva versión) y seleccione Save As New Flow (Guardar como nuevo flujo). Esta opción evita sobrescribir el flujo Send Email on Account Change (Enviar correo electrónico cuando haya cambios en la cuenta).
    
12. En Flow Label (Etiqueta de flujo), introduzca Post to Chatter on Account Change (Publicar en Chatter cuando haya cambios en la cuenta).
    
13. Haga clic en Save (Guardar).
    

Su nueva plantilla de texto ahora se puede utilizar en cualquiera de los campos de Flow Builder donde sea posible seleccionar un recurso de texto.

Crear un elemento que utilice la nueva plantilla de texto para publicar en Chatter

1. Si el flujo Post to Chatter on Account Change (Publicar en Chatter cuando haya cambios en la cuenta) todavía no se ha abierto, ábralo ahora.
   
2. En el lienzo del flujo, haga clic en el elemento Email Account Owner (Enviar correo electrónico al propietario) y, a continuación, en Delete Element (Eliminar elemento).
   
3. En el lienzo del flujo, haga clic en . Seleccione Action (Acción).
   
4. En la barra de búsqueda, escriba post (publicar) y, a continuación, seleccione Post to Chatter (Publicar en Chatter).
   
5. En Label (Etiqueta), introduzca Chatter Notification (Notificación de Chatter).
   
6. En Message (Mensaje), seleccione la plantilla de texto ChatterBody.
   
7. En el campo Target Name or ID (Id. o nombre de destino), seleccione Triggering Account (Cuenta desencadenante) > Owner ID (Id. de propietario) > Username (Nombre de usuario).
   

En el campo Target Name or ID (Id. o nombre de destino), puede introducir el identificador de un registro, usuario o grupo de Chatter donde quiere que aparezca la publicación. Si el destinatario es un usuario, puede utilizar su nombre de usuario en su lugar. Si el destino es un grupo de Chatter, puede utilizar el nombre del grupo en su lugar.

8. Active Target Type (Tipo de destino) para incluir este campo en este elemento Action (Acción).
   
9. En Target Type (Tipo de destino), introduzca User (Usuario).
   Como el destino introducido es un usuario, debe introducir User (Usuario) como Target Type (Tipo de destino), incluso si no aparece como opción sugerida. Si el destino es un grupo de Chatter, debe introducir Group (Grupo). Cuando el destino es un registro, puede dejar desactivado el tipo de destino.
   
   
10. Guarde el flujo.
    

¡Hecho! Su flujo ya se puede comunicar en Chatter de manera elocuente.

Enviar un registro para su aprobación

El equipo de ventas de Pyroclastic depende de los procesos de aprobación para solicitar la aprobación de la gerencia para poder aplicar descuentos de oportunidad. Pero a Flo le han llegado comentarios de que los vendedores, en ocasiones, olvidan hacer clic en el botón Submit for Approval (Enviar para aprobación) cuando un acuerdo está listo. ¿No sería genial que la oportunidad se enviase automáticamente para su aprobación al llegar a una etapa en concreto? Esto es posible si se utiliza flujos.

Intente adivinar: ¿Qué elemento utiliza para enviar solicitudes de aprobación? 

Eso es, el elemento Action (Acción). Antes de crear una acción para enviar solicitudes de aprobación, necesita:

• Un proceso activo de aprobación
  
• Una variable u otro recurso que contenga el identificador del registro que se debe aprobar
  
• Opcional:
  

• Una plantilla de texto con el texto que se debe enviar para su aprobación
  
• Una variable u otro recurso que contenga el identificador del remitente
  

Siga estos pasos para crear un flujo que envíe un registro para su aprobación.

1. Cree un flujo desencadenado por un registro:
   

• Object (Objeto): Opportunity (Oportunidad)
  
• Trigger the Flow When (Active el flujo cuando): Se crea o se actualiza un registro
  
• Condition Requirements (Requisitos de condición): All Conditions Are Met (Se cumplen todas las condiciones) (AND)
  
• Field (Campo): StageName
  
• Operator (Operador): Es igual a
  
• Value (Valor): Propuesta/presupuesto de precio
  
• When to Run the Flow for Updated Records (Cuándo ejecutar el flujo para registros actualizados): Only when a record is updated to meet the condition requirements (Solo cuando un registro se actualiza para cumplir los requisitos de condición)
  
• Optimize the Flow for (Optimizar el flujo para): Actions and Related Records (Acciones y registros relacionados).
  

2. En el lienzo del flujo, en la ruta que sigue al elemento Start (Iniciar), haga clic en . Seleccione Action (Acción).
   
3. En la barra de búsqueda, escriba submit (enviar) y, a continuación, seleccione Submit for Approval (Enviar para aprobación).
   
4. En Label (Etiqueta), introduzca Request Opp Approval (Solicitar aprobación de oportunidad).
   
5. En Record ID (Id. de registro), seleccione Triggering Opportunity (Oportunidad desencadenante) > Opportunity ID (Id. de oportunidad).
   
6. Active Approval Process Name or ID (Nombre o Id. del proceso de aprobación) e introduzca PriceQuoteApproval.
   Si deja vacío este campo, el flujo sigue el método normal para determinar qué proceso de aprobación ejecutar: el primer proceso de aprobación activo en el actual objeto cuyos criterios de entrada se cumplen.
   

Flow Builder no valida que el proceso de aprobación exista. Para los objetivos de esta insignia, estamos utilizando un proceso de aprobación imaginario. No puede probar este flujo porque, cuando intente ejecutarlo, fallará.

7. Active Submitter ID (Id. del remitente) e introduzca Triggering Opportunity (Oportunidad desencadenante) > Owner ID (Id. de propietario).
   Utilice el Id. del remitente cuando quiera que alguien, además del usuario que ejecutó el flujo, sea el remitente. Si el remitente no es un remitente autorizado para el proceso de aprobación, o si no se cumplen los criterios de entrada del proceso de aprobación seleccionado, el flujo falla.
   
   
8. Guarde el flujo. En Flow Label (Etiqueta de flujo), introduzca Price Quote Approval (Aprobar presupuesto).
   

¡Enhorabuena! Su flujo ya se puede comunicar de diferentes maneras. En la próxima unidad, conocerá otra forma de recuperar datos que puede ayudar en la comunicación de su flujo.

Recursos

• Documentación: Crear una plantilla de correo electrónico en Lightning Experience
• Documentación: Plantillas de correo electrónico en Salesforce Classic
• Trailhead: Administración de Chatter para Lightning Experience
• Trailhead: Construir un proceso de aprobación de descuento