Convertirse en experto de Chatter

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Crear un grupo.
  
• Crear, editar y eliminar transmisiones de Chatter.
  
• Activar y configurar notificaciones de correo electrónico de Chatter.
  

Nota

¿Su idioma de aprendizaje es español? Comience el reto en un Trailhead Playground en español y utilice las traducciones proporcionadas entre paréntesis para navegar. Copie y pegue solo los valores en inglés, ya que las validaciones del reto se basan en los datos en inglés. Si no aprueba el reto en su organización en español, le recomendamos que (1) cambie la configuración regional a Estados Unidos, (2) cambie el idioma a inglés, siga las instrucciones descritas aquí y, a continuación, (3) vuelva a hacer clic en el botón Check Challenge (Comprobar el reto).

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.

Conectar con grupos

Si forma parte de un equipo, colabora en un proyecto o comparte algún interés con otros compañeros, los grupos son para usted. Los grupos son el espacio de colaboración principal en Chatter.

Un grupo es un conjunto de miembros unidos por un proyecto, causa o interés en común. Por ejemplo, puede configurar un grupo para un equipo que realiza gráficos para el departamento de marketing. Puede configurar un grupo de colaboración cruzada con miembros del equipo de gráficos y de marketing. Puede crear un grupo para un equipo de ventas que trabaja en una misma región. El objetivo de un grupo de Chatter es ofrecer un espacio para hablar sobre un tema concreto con otras personas interesadas o implicadas en ese tema.

Los grupos pueden ser privados o públicos, y los grupos privados pueden estar registrados y sin registrar. Los grupos sin registrar no aparecen en las búsquedas y es necesario tener una invitación para unirse a ellos. Los grupos privados registrados y sin registrar pueden incluir o excluir a los clientes.

Un grupo tiene su propia sección de noticias en tiempo real donde los miembros colaboran en torno a un propósito principal. En las noticias en tiempo real de los grupos, la gente comparte información, publica actualizaciones y hace preguntas.

Sugerencia: En la página de Chatter, verá vínculos de los grupos que visita con más frecuencia (un máximo de cinco). Utilice estos vínculos para ir rápidamente a sus grupos más activos.

Utilice los grupos para publicar preguntas para expertos del equipo, compartir información útil, reconocer a los héroes del equipo, ejecutar sondeos para llegar a un consenso rápido... En definitiva, para aumentar, mantener y conservar todos los conocimientos del grupo en un lugar central.

Salesforce ofrece varios tipos de grupos para distintos usos.

• Grupos públicos: cualquiera de la compañía puede unirse a un grupo público, incluir publicaciones y comentarios, y agregar archivos.
  
• Grupos privados: solo los miembros del grupo privado pueden incluir publicaciones y comentarios, y agregar archivos.
  
• Grupos sin registrar: un grupo sin registrar permanece oculto para todos a excepción de los miembros del grupo. Solo los miembros de un grupo sin registrar pueden incluir publicaciones y comentarios y agregar archivos. Los administradores pueden activar grupos sin registrar en la configuración de Chatter de su organización.
  
• Grupos de solo difusión: los propietarios y administradores del grupo pueden crear publicaciones; el resto de miembros pueden comentar.
  

Mientras trabaja en el contenido y los retos prácticos en este módulo, asegúrese de que ha iniciado sesión en su Trailhead Playground. El uso de su Playground garantiza que no está cambiando datos en su organización de producción o publicando en las noticias en tiempo real de Chatter de su compañía.

Vamos a ver cómo crear un grupo público.

1. En su Trailhead Playground, haga clic en la ficha Groups (Grupos).
   Si no aparece la ficha Groups (Grupos) en la barra de navegación, en App Launcher (Iniciador de aplicación, ), busque y seleccione Groups (Grupos).
   
   
2. En la ficha Groups (Grupos), haga clic en New (Nuevo).
   
3. Introduzca información acerca de su grupo:
   

• Name (Nombre): Dream Team (Equipo de ensueño)
• Description (Descripción): Provides service and solutions to all other teams (Proporciona servicio y soluciones al resto de equipos)
• Information (Información): Por el momento, no incluya nada en este campo. Más tarde, podrá usarlo para vincular archivos de alta visibilidad, indicar el propietario del grupo o agregar otra información útil para los miembros del grupo.
  
• Owner (Propietario): Si quiere que otra persona sea la propietaria del grupo, haga clic en la X para eliminarse a usted y busque y seleccione a la persona en cuestión. (Un grupo puede tener un propietario pero muchos administradores. Los administradores de grupos comparten los mismos permisos del propietario).
  
• Disable automatic archiving (Desactivar el archivado automático): Los grupos inactivos se archivan pasados 90 días consecutivos. Si no quiere usar el archivado de 90 días, seleccione esta casilla de verificación.
  
• Access Type (Tipo de acceso): Public (Público).
  

4. Haga clic en Save & Next (Guardar y siguiente).
   
5. Si quiere, puede cargar una imagen que represente al grupo. Puede agregar una imagen cuando quiera, así que vamos a dejarlo por ahora. Haga clic en Siguiente.
   
6. En la página Add Members (Agregar miembros), puede buscar y agregar personas a su grupo. Por ahora, vamos a hacer clic en Done (Listo). Puede agregar miembros más tarde.
   

¡Así se crea un grupo! ¿Todo eso que le hemos dicho que puede hacer luego? Puede modificar el grupo mediante el menú de acciones de su página. Seleccione Edit Group (Modificar grupo) para ver la misma pantalla que usó al crear el grupo.

Seleccione Manage Members (Gestionar miembros) para agregar personas a su grupo o ascender a miembros a administradores del grupo. Los administradores de grupo disfrutan de los mismos derechos y privilegios que el propietario del grupo, por lo que pueden compartir la carga de gestionar un grupo.

Combinar varias secciones de noticias en tiempo real en una transmisión

Lightning Experience (y las comunidades) es el lugar en el que puede combinar varias secciones de noticias en tiempo real de distintos objetos en una única vista llamada transmisión. Las transmisiones le permiten ver muchas noticias en tiempo real diferentes en una sección. Supongamos que quiere leer todo lo que se ha publicado sobre un proyecto en el que está trabajando. Con las transmisiones, puede combinar secciones de noticias de los grupos que trabajan en ese proyecto, los temas en los que se habla de ello y las personas asignadas. También puede agregar otro tipo de noticias en tiempo real relacionadas con el proyecto. En lugar de tener que visitar distintas noticias en tiempo real para hacerse una idea general, cuenta con esta única transmisión que puede consultar para enterarse de todo.

Las transmisiones también cierran una brecha de funciones: las notificaciones de las noticias en tiempo real de registros. En función de la manera en que configure una transmisión, los cambios en las noticias en tiempo real incluidas en una transmisión pueden desencadenar notificaciones. Las notificaciones de transmisiones permiten recibir avisos cuando se actualizan las noticias en tiempo real de registros.

Busque transmisiones en su página de inicio de Chatter.

Reglas básicas de las transmisiones

Las transmisiones de Chatter son suyas y aparecen únicamente en su vista. Puede crear hasta 100 transmisiones, y cada transmisión combina publicaciones de hasta 25 vistas de noticias en tiempo real. Cree transmisiones con noticias en tiempo real de personas, grupos y registros, como cuentas, oportunidades y casos.

También puede eliminar noticias en tiempo real de una transmisión. Cuando elimina noticias en tiempo real de una transmisión, la actividad anterior sigue apareciendo en la transmisión. La eliminación de las noticias en tiempo real detiene la aparición de nueva actividad.

La página de inicio de las transmisiones

Las transmisiones tienen una página de inicio a la que puede acceder haciendo clic en el encabezado Streams (Transmisiones) de la página de inicio de Chatter.

La página de inicio de las transmisiones contiene todas sus transmisiones y muestra las noticias en tiempo real que ha agregado a cada una. Haga clic en el número de registros de una fila para ver una lista completa de las noticias en tiempo real de la transmisión.

Cada fila de transmisión contiene sus acciones, como Edit (Modificar) y Delete (Eliminar).

Haga clic en el nombre de una transmisión para abrirla. Una vez ahí, verá que la página de detalles de la transmisión tiene sus propias acciones: Edit (Modificar), Notifications (Notificaciones) y Delete (Eliminar).

Utilice estas acciones para modificar la transmisión, configurar sus notificaciones y eliminarla.

Cuando elimina una transmisión, no se eliminan las noticias en tiempo real que incluye. Solo se elimina la transmisión. Cuando elimina una sección de noticias de una transmisión, los elementos existentes permanecen en la transmisión, pero no se agregan elementos nuevos.

Cada transmisión contiene un par filtros. Elija All Updates (Todas las actualizaciones) para ver todo lo que incluye la transmisión, incluidos los cambios del seguimiento de noticias en tiempo real (FTC). Elija Fewer Updates (Menos actualizaciones) para omitir los FTC de la transmisión.

El seguimiento de noticias en tiempo real observa los campos de registros de los que se realiza un seguimiento. Cambia la forma en que se anuncian los cambios en los campos con seguimiento en Chatter. Los usuarios que siguen un registro ven las actualizaciones de los campos con seguimiento en la sección What I Follow (Contenido que sigo).

Crear transmisiones

Vamos a ver cómo crear una transmisión.

1. Abra la página de Chatter.
   Si no ve la página de Chatter, vaya a App Launcher (Iniciador de aplicación, ) y busque y seleccione Chatter.
   
2. Haga clic en el icono New Stream (Nueva transmisión, ) a la derecha del encabezado Streams (Transmisiones).
   
3. En el campo Stream Name (Nombre de transmisión), introduzca Interesting People (Gente interesante).
   
4. En Records to Follow (Registros que seguir), abra la lista de tipos de noticias en tiempo real y seleccione People (Personas).
   
5. Haga clic en el campo, escriba Chatter Expert (Experto de Chatter) y seleccione Chatter Expert (Experto de Chatter) en la lista de resultados de búsqueda.
   
6. Expanda la lista de tipos de noticias en tiempo real de nuevo para probar otro tipo. Seleccione Account (Cuenta). El nombre de la cuenta empieza por "United", pero no sabemos nada más. Escriba United para ver varias opciones debajo del campo con todas las cuentas que empiecen por "United". Seleccione una cuenta incluida en esta lista.
   
   
7. Siga agregando noticias en tiempo real de personas, cuentas o algún otro tipo (hasta 25).
   
8. En Notify Me (Notificarme), seleccione Every Post (Todas las publicaciones) o Never (Nunca). Si selecciona Every Post (Todas las publicaciones), se enviará una notificación cada vez que alguien publique en las noticias en tiempo real incluidas en esta transmisión. Si selecciona Never (Nunca), se desactivan las notificaciones de transmisión. Imagine que crea una transmisión para los registros importantes. Activar las notificaciones de esa transmisión es una buena manera de recibir avisos sobre la actividad de los registros. En el caso de transmisiones con otros tipos de noticias en tiempo real, desactivas las notificaciones permite reducir la saturación de recibir correos frecuentes.
   
9. Haga clic en Save (Guardar).
   

Abra la transmisión y disfrute de las publicaciones de todas las noticias en tiempo real que ha agregado, que ahora verá en un mismo lugar.

Agregar a una transmisión desde una acción de seguir

Después de crear una transmisión, la acción de seguir de los perfiles y las páginas de detalles de los registros adquieren más funciones. Se agrega un signo más al botón Follow (Seguir) que indica que tiene más opciones disponibles.

Haga clic en el botón Follow (Seguir) para ver las opciones que aparecen al seguir las noticias en tiempo real o agregarlas a una transmisión nueva o existente.

Cuando agrega una transmisión, los grupos incluyen una nueva opción Follow (Seguir) en la acción Stream (Transmisión). Haga clic en ella y seleccione las transmisiones a las que desea agregar las noticias en tiempo real del grupo.

Mantenerse al día con las notificaciones

Ya conoce la campana, el icono para las notificaciones en la aplicación, pero que solo hace referencia a un tipo de notificación. También tenemos las notificaciones por correo electrónico. Cuanto más activo esté en Chatter, mayor será la posibilidad de que reciba correos que le informen de lo que se cuece. Utilice la configuración de notificaciones por correo electrónico para ordenar y controlar un poco la llegada de los correos y el número de notificaciones que recibe.

Vamos a ajustar la frecuencia y el tipo de notificaciones por correo que recibe sobre la actividad de Chatter.

1. En la ficha Chatter, en la parte superior de la página, haga clic en su fotografía de perfil y luego en Settings (Configuración).
   
2. En el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida), escriba Email (Correo electrónico) y haga clic en Email Notifications (Notificaciones por correo electrónico).
   

Para empezar, marque la casilla Receive emails (Recibir correos electrónicos). Ese es el interruptor de activación básico para las notificaciones por correo.

El resto de la página de notificaciones por correo electrónico se divide en dos secciones más: Personal (Personal) y Groups (Grupos).

• Elija Use personal email notifications (Usar notificaciones por correo de personas) para recibir avisos cuando una persona realice una acción notificable que se relacione con usted. Por ejemplo, puede obtener notificaciones cuando la gente le siga, reaccione a contenido que usted ha publicado o comentado, o le mencione.
  
• Elija Use group email notifications (Usar notificaciones por correo de grupos) para recibir avisos de actividades de Chatter en grupos de los que forma parte.
  

Ambas secciones incluyen opciones para recibir resúmenes y ajustar la frecuencia de entrega de las notificaciones. Los resúmenes sintetizan de forma práctica la actividad reciente de Chatter para que no se pierda debates importantes:

• Personal digests (Resúmenes personales) incluye las actualizaciones que ve en sus noticias en tiempo real de Chatter, como actualizaciones de las personas, los registros y los archivos que sigue.
  
• Group digests (Resúmenes de grupo) incluye las actualizaciones que ve en las noticias en tiempo real de Chatter de un grupo. Puede optar por recibir resúmenes diarios, semanales o con un límite determinado. Con un límite nos referimos a una frecuencia menor que semanalmente.
  

Esperamos que se sienta orgulloso. Ya domina los fundamentos de Chatter y las funciones especiales que le convierten en usuario experto: las transmisiones, los grupos y las notificaciones.

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Colaborar en grupos de Chatter
• Ayuda de Salesforce: Transmisiones de Chatter
• Ayuda de Salesforce: Navegar a la configuración de correo electrónico de Chatter
• Ayuda de Salesforce: Resúmenes por correo electrónico de Chatter
• Ayuda de Salesforce: Responder a las notificaciones por correo electrónico de Chatter