Ayudar a los representantes a usar las actividades

Es muy sencillo. Estas son las ubicaciones en las que pueden hacerlo.

Dado que Erin y Lance están concentrados hoy en los prospectos, van a trabajar bastante en la cronología de actividad.

Erin está trabajando ahora en un prospecto para Shelley Major. Aquí, Erin ve que ya ha llamado a Shelley para presentarse (1). Esta puerta ya está abierta.

En Próximos y vencidos, Erin ve los eventos y las tareas programados que se deben completar para que avance el proceso con el prospecto (2). Aquí podemos ver que Erin debe organizar un seminario web, hacer una llamada de seguimiento y enviar un paquete de marketing. Se puede gestionar, ¿verdad?

Ahora que ya tiene el paquete de marketing en la bandeja de salida de email, marca la tarea para tacharla.

Pronto descubrirá lo satisfactorio que es. Veamos cómo crear algunas tareas y, luego, marcarlas como completadas.

¿Todo listo para pasar a la práctica con Sales Cloud?

Inicie su Trailhead Playground ahora para seguirnos y probar los pasos de este módulo. Para abrir su Trailhead Playground, desplácese hasta el reto práctico y haga clic en Iniciar. También utiliza el playground cuando es el momento de completar los retos prácticos.

1. Haga clic en el Iniciador de aplicación () y, luego, en Sales (Ventas).
2. En la barra de navegación, haga clic en Accounts (Cuentas) y, luego, seleccione la vistas de lista All Accounts (Todas las cuentas).
3. Haga clic en GenePoint.
4. Haga clic en botón New Task (Nueva tarea) ().
5. Para el asunto, ingrese Review RFP for generator at new lab (Revisar RFP para generador en el nuevo laboratorio).
6. Para la fecha de vencimiento, seleccione una fecha de la próxima semana.
7. Haga clic en Guardar.

Excelente; ahora no se olvidará de esa solicitud importante de propuesta (RFP). Mientras está en la cuenta GenePoint, creemos una tarea para una oportunidad abierta.

1. En la lista relacionada Oportunidades, haga clic en GenePoint Lab Generators (Generadores del laboratorio GenePoint).
2. Haga clic en Nueva Tarea.
3. Para el asunto, ingrese Follow up with Tech VP to connect with Operations stakeholders (Seguimiento con el vicepresidente de tecnología para conectarse con las partes interesadas de operaciones).
4. Para el nombre, busque y seleccione Edna Frank.
5. Haga clic en Guardar.

¡Bien hecho! Esta tarea está relacionada tanto con la cuenta como con el contacto, por lo tanto, estará visible en la lista de actividad en ambos registros.

Ahora supongamos que terminó de revisar la RFP y que es hora de marcar la tarea como completada.

1. En la barra de navegación, haga clic en Accounts (Cuentas).
2. Haga clic en GenePoint.
3. Marque Review RFP for generator at new lab (Revisar RFP para generador en el nuevo laboratorio).

Completar tareas es realmente satisfactorio.

Relacionar varios contactos con un solo evento o tarea

Maria, nuestra administradora de Salesforce, se entera por Lincoln, el responsables de ventas, de que para sus representantes es útil relacionar un evento o una tarea con varios contactos. Esto se debe a que los eventos y las tareas se aplican con frecuencia a varios contactos.

Por lo tanto, debe activar la función Actividades compartidas para permitir que sus representantes de ventas relacionen varios contactos con un solo evento o una sola tarea.

Antes de activar Actividades compartidas, conviene conocer los siguientes aspectos.

• Los representantes pueden relacionar un evento o una tarea con 50 contactos como máximo. A continuación, el evento o la tarea se relaciona con los contactos en la cronología de actividad, las listas relacionadas y los reportes.
• En cada contacto se muestran sus eventos y tareas relacionados en Actividades abiertas e Historial de actividades junto con otros detalles del contacto.
• Al crear o modificar un evento o una tarea, los representantes ven los nombres de todos los contactos relacionados con esa actividad junto con otros detalles.
• Confirme que la lista relacionada Name (Nombre) se muestra en los formatos de página de detalles del objeto Task and Event (Tarea y Evento). Si no aparece, agréguela.
• Los representantes designan un contacto como el contacto principal en la actividad. Si un representante elimina el contacto principal, el siguiente contacto de la lista relacionada de la actividad será el nuevo contacto principal.
• En el peor de los casos, deberá esperar 48 horas para la que función Actividades compartidas esté disponible para los equipos de ventas después de activarla. No obstante, esto solo ocurre si hay muchos representantes de ventas haciendo un seguimiento de infinidad de actividades. Lo más probable es que Actividades compartidas esté disponible mucho antes de 48 horas. Con independencia del tiempo que tarde, los representantes de ventas pueden seguir trabajando en Salesforce durante la activación del proceso.

Teniendo presentes estas cuestiones, activemos Actividades compartidas.

1. Haga clic en y en Configuración. La página Configuración se abre en una nueva ficha.
2. En el cuadro de búsqueda rápida, introduzca Activity (Actividad).
3. Haga clic en Activity Settings (Actividad configuración).
4. Marque Allow Users to Relate Multiple Contacts to Tasks and Events (Permitir que los usuarios relacionen múltiples contactos con tareas y eventos).
5. Haga clic en Enviar.
6. Cierre la ficha Setup (Configuración) para volver a la aplicación Ventas.

Su Trailhead Playground solo contiene una pequeña cantidad de datos, así que activar la función llevará poco tiempo. En una organización real puede que demore 48 horas.

Creemos una tarea más y que se relacione con dos personas.

1. En la barra de navegación, haga clic en Accounts (Cuentas).
2. Haga clic en GenePoint.
3. En la lista relacionada Oportunidades, haga clic en GenePoint Standby Generator.
4. Haga clic en Nueva Tarea.
5. Para el asunto, ingrese Introduce installation partner (Presentar socio de instalación).
6. Para el nombre, busque y seleccione Edna Frank.
7. Para Name (Nombre), busque y seleccione Pat Stumuller.
   Pat trabaja en Pyramid Construction y colaborará con Edna en este proyecto.
8. Haga clic en Guardar.

Eso es todo para agregar varios contactos a esa actividad. La tarea aparecerá en los registros del contacto para Edna y Pat.

Hacer un seguimiento de las relaciones con las personas y compañías con las que se trabaja

Lincoln le explica a Maria que algunos de los contactos de los que sus representantes hacen un seguimiento en Salesforce tienen relaciones de negocio con más de una cuenta. Antes, los representantes creaban contactos duplicados para cada cuenta con la que los clientes hacían negocios. Esta no es la solución ideal. Por lo tanto, Maria echa un vistazo a la función Contactos en múltiples cuentas. Al parecer esta función ayuda a sus equipos de ventas a relacionar contactos con varias cuentas, que es justo lo que Lincoln quería hacer.

Maria está en el buen camino para conseguir que sus representantes alcancen un mayor nivel de productividad. Además de permitir que los representantes accedan a la cronología de actividad, Maria configura Salesforce para que los representantes puedan relacionar varios contactos con un evento o una tarea. Además, los representantes pueden hacer ahora un seguimiento de las relaciones con los clientes y las compañías con los que trabajan.

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Opciones de personalización para eventos y calendario
• Ayuda de Salesforce: Contactos para múltiples cuentas