Crear una automatización con Flow

Nota

¿Es su idioma de aprendizaje español (LATAM)? En esta insignia, las validaciones de los retos prácticos de Trailhead funcionan en inglés. Entre paréntesis se incluyen las traducciones a modo de referencia. Copie y pegue los valores que figuran en inglés y, luego, cambie el idioma de su Trailhead Playground a inglés y la configuración local a Estados Unidos. Siga las instrucciones que figuran aquí.

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para aprender a aprovechar la experiencia traducida de Trailhead.

Seguir el proceso con Trail Together

¿Desea seguir el proceso con un experto a medida que realiza este paso? Eche un vistazo a este video, que forma parte de la serie Trail Together.

(Este clip comienza en la marca del minuto 59:50, en caso de que desee volver atrás y ver el comienzo del paso de nuevo).

Accesibilidad

En este paso se requieren instrucciones adicionales para los usuarios de lectores de pantalla. Si desea acceder a una versión detallada de este paso para lectores de pantalla, haga clic en el siguiente vínculo:

Abrir las instrucciones para lectores de pantalla de Trailhead.

Introducción

Crear un flujo, como cambiar automáticamente el valor de un campo a un valor especificado en función de determinados criterios, del modo que lo hacemos aquí, es otra forma de evitar que los datos se desordenen. En función del tipo de campo, puede aplicar un valor específico, dejar el valor en blanco o calcular un valor, todo ello en función de los parámetros que establezca. Utilice la automatización para mejorar la calidad de los datos mediante la reducción del ingreso manual de datos y el mantenimiento de los datos sincronizados.

Configurar actualizaciones automáticas

Ha recibido otra tarea de la vicepresidenta de ventas de AW Computing, Allison Wheeler. Ha solicitado que la etapa Oportunidad se actualice automáticamente a Cualificación cuando se completen todas las tareas de la etapa Prospección. Se puede encargar de esto mediante la creación de un flujo en Flow Builder. Primero es necesario un poco de trabajo de preparación. Del mismo modo que agrega contenedores a su despensa para mantener los artículos organizados, puede agregar campos personalizados a los objetos para organizar los datos.

En primer lugar, agregue un campo First Contact Made (Primer contacto realizado) al objeto Opportunity (Oportunidad).

1. Desde Setup (Configuración), haga clic en la ficha Object Manager (Gestor de objetos).
2. Haga clic en Opportunity (Oportunidad) y, a continuación, haga clic en Fields & Relationships (Campos y Relaciones).
3. En la parte superior de la sección Fields & Relationships (Campos y Relaciones), haga clic en New (Nuevo).
4. Seleccione el botón de opción Checkbox (Casilla de verificación) y, a continuación, haga clic en Next (Siguiente).
5. Complete los detalles del nuevo campo en Step 2 (Paso 2):

   Field (Campo)	Value (Valor)
   Field Label (Etiqueta de campo)	First Contact Made (Primer contacto realizado)
   Default Value (Valor predeterminado)	no marcada
   Field Name (Nombre de campo)	(este campo se rellena automáticamente)

6. Haga clic en Next (Siguiente) y luego complete el Paso 3.
   • En el encabezado de la columna Read-Only (Solo lectura), seleccione la casilla de verificación.
   • En la columna Read-Only (Solo lectura), desactive las casillas Standard User (Usuario estándar) y System Administrator (Administrador del sistema).
7. Haga clic en Next (Siguiente) y, a continuación, haga clic en Save & New (Guardar y nuevo).

Agregue un campo Additional Meeting Scheduled (Reunión adicional programada) al objeto Opportunity (Oportunidad):

1. Seleccione el botón de opción Checkbox (Casilla de verificación) y, a continuación, haga clic en Next (Siguiente).
2. Complete los detalles del nuevo campo en Step 2 (Paso 2):

   Field (Campo)	Value (Valor)
   Field Label (Etiqueta de campo)	Additional Meeting Scheduled (Reunión adicional programada)
   Default Value (Valor predeterminado)	No marcado
   Field Name (Nombre de campo)	(este campo se rellena automáticamente)

3. Haga clic en Next (Siguiente) y luego complete el Paso 3.
   • En el encabezado de la columna Read-Only (Solo lectura), seleccione la casilla de verificación.
   • En la columna Read-Only (Solo lectura), desactive las casillas Standard User (Usuario estándar) y System Administrator (Administrador del sistema).
4. Haga clic en Next (Siguiente) y a continuación haga clic en Save (Guardar).

Ahora el equipo de ventas puede utilizar estos campos recién creados para realizar un mejor seguimiento de las etapas de sus oportunidades y usted puede utilizar los campos en un flujo.

Comience por elegir el tipo de flujo. 

1. Desde Setup (Configuración), haga clic en la ficha Home (Inicio).
2. Ingrese Flows (Flujos) en el cuadro Búsqueda rápida, seleccione Flows y, a continuación, haga clic en New Flow (Nuevo flujo).
3. Seleccione Record-Triggered Flow (Flujo desencadenado por registro) y, a continuación, haga clic en Create (Crear).

A continuación, seleccione el objeto de oportunidad y el desencadenador.

1. En la sección Select Object (Seleccionar objeto), introduzca opportunity (Oportunidad) y seleccione Opportunities (Oportunidades).
2. Seleccione A record is created or updated (Se crea o actualiza un registro) en la sección Configure Trigger (Configurar desencadenador).
3. En Set Entry Conditions (Establecer condiciones de entrada), seleccione All Conditions Are Met (AND) (Se cumplen todas las condiciones [Y]).
4. Complete los parámetros.
   • Campo = StageName
   • Operador = Equals (es igual a)
   • Valor = Prospecting (Prospección)
5. Seleccione Every time a record is updated and meets the condition requirements (Cada vez que se actualiza un registro y cumple los requisitos de la condición) en la sección When a record is updated to meet the condition requirements (Cuando un registro se actualiza para cumplir los requisitos de la condición).
6. Seleccione Fast Field Updates (Actualizaciones rápidas de campos) en la sección Optimize the Flow (Optimizar el flujo).

Ahora agregue una acción al flujo que está creando para garantizar que la etapa Oportunidad solo se actualice a Cualificación cuando tanto First Contact Made (Primer contacto realizado) como Additional Meeting Scheduled (Reunión adicional programada) están marcados.

1. En el lienzo del flujo, en la ruta después del elemento Start (Inicio), pase el cursor sobre  y, a continuación, haga clic en .
2. Seleccione Update Records (Actualizar registros).
3. Ingrese Label (Etiqueta) Opportunity Stage Update (Actualización de etapa de oportunidad).
4. Haga clic en el cuadro de texto API Name (Nombre de API) para generar un nombre de API automatizado.
5. Seleccione Use the Opportunity record that triggered the flow (Utilizar el registro de oportunidad que desencadenó el flujo).
6. En la sección Set Filter Conditions (Establecer condiciones de filtro), seleccione All Conditions Are Met (AND) (Se cumplen todas las condiciones [Y]).
7. Haga clic en + Add Condition (+ Agregar condición) y rellene los parámetros.
   • Campo 1 = First_Contact_Made__c
   • Operador 1= Equals (es igual a)
   • Valor 1 = {!$GlobalConstant.True}
   • Campo 2 = Additional_Meeting_Scheduled__c
   • Operador 2= Equals (es igual a)
   • Valor 2 = {!$GlobalConstant.True}

8. En Set Field Values for the Opportunity Record (Establecer valores de campo para el registro de oportunidad), rellene los parámetros.
   

   Field (Campo)	Value (Valor)
   StageName (NombreEtapa)	Qualification (Cualificación)

Guarde y active el flujo.

1. Haga clic en Save (Guardar).
2. Para Flow Label (Etiqueta de Flujo), ingrese Opportunity Stage to Qualification (Etapa de Oportunidad a Cualificación).
3. Haga clic en el cuadro de texto API Name (Nombre de API) para generar un nombre de API automatizado.
4. En Description (Descripción), ingrese: Update the opportunity stage to Qualification when all tasks for the Prospecting stage are complete (Actualizar la etapa de oportunidad a Cualificación cuando se hayan completado todas las tareas de la etapa de Prospección).
5. Haga clic en Save (Guardar).
6. Haga clic en Activate (Activar).

Probar el flujo

1. Haga clic en la flecha hacia atrás para volver a la configuración.
2. Haga clic en el Iniciador de aplicación  y seleccione Sales (Ventas).
3. Haga clic en la ficha Opportunities (Oportunidades).
4. Haga clic en la flecha hacia abajo junto a Recently Viewed opportunities (Oportunidades vistas recientemente) y, luego, seleccione All Opportunities (Todas las oportunidades) en la vista de lista.
5. Abra la oportunidad Pyramid Emergency Generators (Generadores de emergencia Pyramid).
6. Haga clic en Details (Detalles) para ver los campos asociados a este registro.
7. Observe que la etapa actual es Prospección.
8. Haga clic en el icono del lápiz junto al campo First Contact Made (Primer contacto realizado).
9. Agregue marcas a First Contact Made (Primer contacto realizado) y Additional Meeting Scheduled (Reunión adicional programada).
10. Haga clic en Save (Guardar).
11. Observe que la etapa actual es Cualificación. El flujo ha funcionado según lo previsto.

Guarde la escoba y pala virtuales que usó para recopilar datos, y quítese los guantes de goma: ¡ya ha terminado el trabajo sucio! Gracias a las reglas de validación, los campos de fórmulas, los filtros de búsqueda y un flujo para reforzar la calidad de los datos, evitará la acumulación de desorden y AW Computing se encaminará hacia una organización repleta de datos brillantes.