Agrupar y categorizar datos

Nota

¿Es su idioma de aprendizaje español (LATAM)? En esta insignia, las validaciones de los retos prácticos de Trailhead funcionan en inglés. Entre paréntesis se incluyen las traducciones a modo de referencia. En su instancia de Trailhead Playground, asegúrese de (1) cambiar la configuración local a los Estados Unidos, (2) cambiar el idioma a inglés, y (3) copiar y pegar solo los valores en inglés. Siga las instrucciones que figuran aquí.

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.

Seguir la ruta juntos

¿Desea seguir el proceso con un experto a medida que realiza este paso? Mire este video, que forma parte de la serie Trail Together.

(Este clip comienza en el minuto 36:23, en caso que desee retroceder y ver el comienzo del paso nuevamente).

Accesibilidad

En esta paso se requieren instrucciones adicionales para los usuarios de lectores de pantalla. Si desea acceder a una versión detallada de este paso para lectores de pantalla, haga clic en el siguiente vínculo:

Abrir las instrucciones para lectores de pantalla de Trailhead.

Agrupar datos en reportes

Una de las cosas que hace que el Generador de reportes resulte tan fácil de utilizar es la capacidad de arrastrar agrupaciones para moverlas entre filas y columnas en los reportes. Utilizamos un reporte de estilo matricial para mostrar resúmenes de dos o más niveles de agrupaciones en una cuadrícula. Esto le permite mostrar más datos en un espacio más pequeño, así como hacer comparaciones rápidas entre grupos.

Volvamos a su vicepresidente de ventas, que desea que el reporte Oportunidades por representante muestre oportunidades que se agrupen de forma adicional por Fecha de cierre y que se muestre en una tabla. ¡No hay problema!

Modificaremos el reporte Oportunidades por representante para que agrupe por mes natural de la Fecha de cierre:

1. Haga clic en la ficha Reports (Reportes).
2. Haga clic en All Folders (Todas las carpetas).
3. Haga clic en Global Sales Reports (Reportes de ventas globales).
4. Haga clic en la flecha que se encuentra junto a Opportunities by Rep (Oportunidades por representante) y seleccione Edit (Modificar).
5. Asegúrese de que la columna Opportunity Owner (Propietario de la oportunidad) esté agrupada por filas.
   Nota: Si hay un número entre paréntesis junto a Opportunity Owner (Nombre del propietario) de la oportunidad, la columna está agrupada. En caso contrario, haga clic en la flecha que aparece junto al encabezado de columna Opportunity Owner (Propietario de la oportunidad) y luego seleccione Group Rows by This Field (Agrupar filas por este campo).
6. En el panel Preview (Vista previa), haga clic en la flecha que aparece junto a Close Date (Fecha de cierre) y seleccione Group Columns by This Field (Agrupar columnas por este campo).
7. Haga clic en la flecha en la fila de resumen Close Date (Fecha de cierre), pase el cursor sobre Agrupar fechas por (Group Date By) y seleccione Calendar Month (Mes natural).
   
   
8. En la parte inferior del panel de vista previa, deslice el conmutador que se encuentra junto a Detail Rows (Filas de detalles) para anular su selección.
9. Haga clic en la flecha junto a Save (Guardar) y en Save As (Guardar como); luego complete los detalles de Save Report (Guardar reporte):
   • Report Name (Nombre del reporte): Opportunities by Rep and Close Month (Oportunidades por representante y Mes de cierre)
   • Haga clic en el cuadro de texto Report Unique Name (Nombre exclusivo del reporte) para rellenar automáticamente el cuadro con un nombre exclusivo. No se preocupe, el nombre exclusivo de este reporte no se verifica.
   • Report Description (Descripción del reporte): What opportunities do your sales reps have in the pipeline and when do they close? (¿Qué oportunidades tienen sus representantes de ventas en las oportunidades en curso y cuándo cierran estas?)
10. Asegúrese de que este reporte se guarde en Global Sales Reports (Reportes de ventas globales).
11. Haga clic en Save (Guardar).
12. Haga clic en Run (Ejecutar).

Utilizar campos de depósitos

Los reportes matriciales son una forma útil de ver los datos, pero ¿qué sucede si necesita organizar sus agrupaciones por categorías? Aquí es donde entran en acción los depósitos. Los depósitos le permiten segmentar sobre la marcha los datos de su reporte mediante la definición de un conjunto de categorías, o “depósitos”, para ordenar, agrupar o filtrar los registros.

Vamos a comprobar cómo funcionan los depósitos y a satisfacer una de las necesidades de reportes de su vicepresidente de ventas. Crearemos de nuevo un reporte matricial, pero esta vez mostraremos las oportunidades por propietario, etapa y tamaño en las oportunidades en curso de este trimestre fiscal.

Cree un nuevo reporte Opportunity (Oportunidad):

1. Haga clic en Reports (Reportes).
2. Haga clic en New Report (Reporte nuevo).
3. En Recently Used (Utilizados recientemente) a la izquierda, haga clic en All (Todo). 
4. En Search Report Types (Buscar tipos de reportes), introduzca Opportunities (Oportunidades) y seleccione Opportunities (Oportunidades).
5. Haga clic en Start Report (Iniciar reporte).
6. Asegúrese de que Update Preview Automatically (Actualizar vista previa automáticamente) esté activada en el lado superior derecho del Generador de reportes.
7. Haga clic en el panel Filters (Filtros).
8. Asegúrese de que Close Date (Fecha de cierre) esté establecida en Current FQ (Trimestre fiscal actual).
9. Haga clic en Opportunity Status (Estado de la oportunidad), seleccione Open (Abierta) y haga clic en Apply (Aplicar).
10. Haga clic en el panel Outline (Esquema) y haga clic la X que aparece junto a los siguientes encabezados de columna para eliminarlos:

• Owner Role (Función del propietario)
• Fiscal Period (Periodo fiscal)
• Age (Antigüedad)
• Created Date (Fecha de creación)
• Next Step (Siguiente paso)
• Lead Source (Origen del prospecto)
• Type (Tipo)

Agregue un campo de depósito para clasificar las oportunidades como pequeñas, medianas o grandes.

1. En el panel Outline (Esquema), haga clic en la flecha que aparece junto a Columns (Columnas) y haga clic en Add Bucket Column (Agregar columna de depósito).
2. Elimine la selección actual en el cuadro Field (Campo) y, a continuación, busque y seleccione Amount (Importe).
3. Para Bucket Name (Nombre de depósito), ingrese Size (Tamaño).
4. Complete el primer intervalo de la siguiente forma:
   • Range (Intervalo): <=50000 
   • Nombre (Name): Small (Pequeño)
5. Haga clic en Add (Agregar) y luego complete el segundo intervalo:
   • Range (Intervalo): > 50,000 a 100000 
   • Nombre (Name): Medium (Mediano)
6. Para el tercer intervalo (> 100.000), en el campo Name (Nombre), ingrese Large (Grande).
7. Asegúrese de seleccionar Treat empty Amount values in the report as zeros (Tratar valores vacíos de Importe en el reporte como ceros).
   
   
8. Haga clic en Apply (Aplicar).

Agrupe el reporte por Stage (Etapa) y Opportunity Owner (Propietario de la oportunidad), así como por Size (Tamaño). 

1. En el panel Preview (Vista previa), haga clic en la flecha que aparece junto a Opportunity Owner (Propietario de la oportunidad) y seleccione Group Rows by This Field (Agrupar filas por este campo).
2. En el panel Preview (Vista previa), haga clic en la flecha que aparece junto a Stage (Etapa) y seleccione Group Rows by This Field (Agrupar filas por este campo).
3. Haga clic en la flecha que aparece junto a Size (Tamaño) y seleccione Group Columns by This Field (Agrupar columnas por este campo).
4. En la parte inferior del panel Preview (Vista previa), deslice el conmutador que se encuentra junto a Detail Rows, Subtotals, Grand Total (Filas de detalles, Subtotales, Suma total) apilados para anular la selección de estos campos.
5. Haga clic en Save & Run (Guardar y ejecutar) y complete los detalles del reporte:
   • Report Name (Nombre del reporte): Pipeline Matrix Report Current FQ (Reporte matricial de oportunidades en curso de trimestre fiscal actual) 
   • Haga clic en el cuadro de texto Report Unique Name (Nombre exclusivo del reporte) para rellenar automáticamente el cuadro con un nombre exclusivo. No se preocupe, el nombre exclusivo de este reporte no se verifica.
   • Report Description (Descripción del reporte): How big are the deals at each stage in the pipeline this FQ? (¿Qué tamaño tienen las negociaciones en cada etapa de la oportunidad en curso en este trimestre fiscal?)
6. Haga clic en Select Folder (Seleccionar carpeta), seleccione Global Sales Reports (Reportes de ventas globales) y luego haga clic en Select Folder (Seleccionar carpeta).
7. Haga clic en Save (Guardar).