Utilizar reglas de colaboración para usuarios externos

Seguir el proceso con Trail Together

¿Desea seguir el proceso con un experto a medida que realiza este paso? Mire este video, que forma parte de la serie Trail Together. El clip comienza en la marca del minuto 38:04, en caso de que desee volver hacia atrás y ver el comienzo del paso de nuevo.

Reglas de colaboración para usuarios externos

Las reglas de colaboración funcionan de la misma manera para los usuarios externos que para los internos. En este paso, verá cómo utilizar reglas de colaboración para usuarios de socio.

Mire el siguiente video para obtener una visión general de lo que hacen las reglas de colaboración.

Las reglas de colaboración otorgan acceso adicional a registros objeto por objeto, independientemente de dónde se encuentran los usuarios en la jerarquía de roles. Puede crear reglas de colaboración basándose en propietario o basándose en criterios. Puede incluso establecer reglas de colaboración específicamente para usuarios invitados en su portal o sitio.

Las reglas de colaboración basadas en el propietario le permiten compartir registros entre grupos de usuarios. Las reglas de colaboración basadas en criterios se aplican cuando se cumplen ciertos criterios. Salesforce crea y mantiene los siguientes grupos de usuarios específicos de sitios.

• Funciones de portal
  
• Subordinados y función de portal
  
• Funciones, subordinados de portal e internos
  
• Grupos públicos Todos los usuarios de portal de cliente y Todos los usuarios de socio
  
• Además, si tiene programas de canal y niveles configurados, tiene Programas de canal y Grupos de niveles
  

También puede configurar sus propios grupos públicos para fines de colaboración.

Los grupos públicos All Customer Portal Users (Todos los usuarios del portal de clientes) y All Partner Users (Todos los usuarios de socio) no existen para las organizaciones de producción creadas en versiones posteriores a Summer '20. Sin embargo, aún puede observar estos grupos públicos en las organizaciones de Trailhead Playground creadas recientemente.

Echemos un vistazo a cómo utiliza Ursa Major reglas de colaboración para abrir visibilidad de registros entre usuarios de socio.

Reglas de colaboración mediante un rol de cuenta

Los usuarios de socio de Ursa Major se clasifican en dos categorías: distribuidores y revendedores. En ocasiones, los usuarios de socio pertenecientes a cuentas diferentes necesitan ver registros de otros usuarios. Por ejemplo, los gestores de socio en la cuenta Express Logistics and Transport necesitan acceso de lectura y escritura a oportunidades propiedad de todos los usuarios de socio en Edge Communications.

Siga el proceso que realiza María, administradora de Ursa Major, para configurar una regla de colaboración que utiliza los roles de cuenta que configuró en el paso anterior.

1. Desde Configuración, ingrese Sharing (Colaboración) en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Configuración de colaboración.
   
2. En Opportunity Sharing Rules (Reglas de colaboración de oportunidades), haga clic en New (Nuevo) e ingrese la siguiente información.
   

• Etiqueta: Share Edge Opportunities (Compartir oportunidades de Edge)
• Rule Name (Nombre de regla): [se completa automáticamente]
  
• Rule Type (Tipo de regla): Based on record owner (Basada en propietario de registro)
  
• Select which records to be shared (Seleccione qué registros compartir): Portal Roles and Subordinates (Subordinados y funciones de portal):
  
• Select the users to share with (Seleccione los usuarios con los que compartir): Portal Roles (Funciones de portal):
  
• Select the level of access for the users (Seleccione el nivel de acceso para los usuarios): Read/Write (Lectura/Escritura)
  

3. Haga clic en Save (Guardar) y, luego, en OK (Listo).
   

¿Ve lo que acaba de hacer? Proporcionó acceso de lectura y escritura a todas las oportunidades de propiedad de subordinados y gestores de socios de Edge Communications (es decir, usuarios de socio) a gestores de socios en Express Logistics and Transport.

Utilizando reglas de colaboración, también puede otorgar acceso a registros propiedad de usuarios internos de Salesforce a usuarios externos con las licencias Customer Community Plus y Partner Community, y viceversa.

Ahora, echemos un vistazo a cómo puede compartir registros con un grupo público que incluye usuarios de socio.

Reglas de colaboración basadas en criterios mediante un grupo público

Ursa Major desea que los gestores de socio estén alerta de cualquier cuenta de energía de alta prioridad. La compañía también desea que el director de ventas del canal esté al tanto de éstas cuentas.

¿Cómo puede María atender esta necesidad? Primero, debe crear un grupo público que incluya gestores en cuentas de socio, así como el director de ventas del canal. Observe que está creando un grupo público que incluye tanto funciones internas como externas.

1. Desde Configuración, ingrese Public Groups (Grupos públicos) en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Grupos públicos.
   
2. Haga clic en New (Nuevo) e ingrese la siguiente información.
   

• Etiqueta: Partner Managers and Channel Director (Gestores de socio y director de canal)
• Group Name (Nombre del grupo): [se completa automáticamente]
  
• Busque Roles para Channel Sales (Ventas de canal) y mueva Role: Director, Channel Sales (Rol: Director, ventas de canal) a Selected Members (Miembros seleccionados)
  
• Busque Portal Roles (Roles del portal) para Manager (Gestor) y mueva Portal Role: Edge Communications Partner Manager (Rol del portal: Gestor de socios de Edge Communications) y Portal Role: Express Logistics and Transport Partner Manager (Rol del portal: Gestor de socios de Express Logistics and Transport) a Selected Members (Miembros seleccionados)
  

3. Haga clic en Save (Guardar).
   

Ahora, María debe crear una regla de colaboración que cumple los criterios que se le dieron.

1. Desde Configuración, ingrese Sharing (Colaboración) en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Configuración de colaboración.
   
2. En Account Sharing Rules (Regla de colaboración de cuentas), haga clic en New (Nuevo) e ingrese la siguiente información.
   

• Etiqueta: High Priority Energy Accounts (Cuentas de energía de alta prioridad)
• Rule Name (Nombre de regla): [se completa automáticamente]
  
• Rule Type (Tipo de regla): Based on criteria (Basada en criterios)
  
• Seleccione qué registros compartir: Criterios
  
  • Field (Campo):
    
• Select the users to share with (Seleccione los usuarios con los que compartir): Public Groups (Grupos públicos):
  
• Select the level of access for the users (Seleccione el nivel de acceso para los usuarios):
  
  • Default Account and Contract Access (Acceso de contrato y cuenta predeterminado): Read Only (Solo lectura)
    
  • Opportunity Access (Acceso de oportunidad): Private (Privado)
    
  • Case Access (Acceso de caso): Private (Privado)
    

3. Haga clic en Save (Guardar) y, luego, en OK (Listo).
   

Y allí lo tiene. Abrió más el acceso a cuentas inaccesibles anteriormente para todo un grupo de usuarios. ¡Adelante!

Recursos

Ayuda de Salesforce: Reglas de colaboración

Serie de videos: Quién ve qué en Experience Cloud