Utilizar reglas de colaboraciĆ³n para usuarios externos
Seguir la ruta juntos
ĀæDesea seguir el proceso con un experto a medida que realiza este paso? Eche un vistazo a este video, que forma parte de la serie Trail Together.
(Este clip comienza en la marca del minuto 38:04, en caso que desee volver atrƔs y ver el comienzo del paso de nuevo).
Reglas de colaboraciĆ³n para usuarios externos
ĀæQuĆ© es lo siguiente en nuestra aventura de colaboraciĆ³n? Reglas de colaboraciĆ³n, por supuesto.
Las reglas de colaboraciĆ³n funcionan para usuarios externos del mismo modo que lo hacen para usuarios internos, y en este paso, vemos cĆ³mo utilizarlas para nuestros usuarios de socio.
Echemos un vistazo rĆ”pido a lo que hacen las reglas de colaboraciĆ³n en este video.
Las reglas de colaboraciĆ³n otorgan acceso adicional a registros objeto por objeto, independientemente de dĆ³nde se encuentran los usuarios en la jerarquĆa de funciones.
Puede crear reglas de colaboraciĆ³n basĆ”ndose en propietario o basĆ”ndose en criterios. Puede incluso establecer reglas de colaboraciĆ³n especĆficamente para usuarios invitados en su portal o sitio.
Las reglas de colaboraciĆ³n basadas en propietario le permiten compartir registros entre grupos de usuarios, mientras que las reglas de colaboraciĆ³n basadas en criterios se aplican cuando se cumplen ciertos criterios.
Salesforce crea y mantiene los siguientes grupos especĆficos de sitios.
- Funciones de portal
- Subordinados y funciĆ³n de portal
- Funciones, subordinados de portal e internos
- Grupos pĆŗblicos Todos los usuarios de portal de cliente y Todos los usuarios de socio
- AdemƔs, si tiene programas de canal y niveles configurados, tiene Programas de canal y Grupos de niveles
TambiĆ©n puede configurar sus propios grupos pĆŗblicos para fines de colaboraciĆ³n.
Echemos un vistazo a cĆ³mo utiliza Ursa Major reglas de colaboraciĆ³n para abrir visibilidad de registros entre usuarios de socio.
Reglas de colaboraciĆ³n utilizando una funciĆ³n de cuenta
Los usuarios de socio de Ursa Major se clasifican en dos categorĆas: distribuidores y revendedores. En ocasiones, los usuarios de socio pertenecientes a cuentas diferentes necesitan ver registros de otros. Por ejemplo, los gestores de socio en la cuenta Express Logistics and Transport necesitan acceso de lectura y escritura a oportunidades propiedad de todos los usuarios de socio en Edge Communications.
Sigamos mientras que MarĆa, administradora de Ursa Major, configura una regla de colaboraciĆ³n que utiliza las funciones de cuenta que configuramos en el paso anterior.
- Desde Setup (ConfiguraciĆ³n), ingrese Sharing (ColaboraciĆ³n) en el cuadro BĆŗsqueda rĆ”pida y, a continuaciĆ³n, seleccione Sharing Settings (ConfiguraciĆ³n de colaboraciĆ³n).
- Haga clic en New (Nuevo) bajo Opportunity Sharing Rules (Reglas de colaboraciĆ³n de oportunidad) e ingrese lo siguiente.
- Label (Etiqueta): Share Edge Opportunities (Compartir oportunidades de Edge)
- Rule Name (Nombre de regla): [se completa automƔticamente]
- Rule Type (Tipo de regla): Based on record owner (Basada en propietario de registro)
- Select which records to be shared (Seleccione quƩ registros compartir): Portal Roles and Subordinates (Subordinados y funciones de portal): Edge Communications Partner Manager (Gestor de socio de Edge Communications)
- Select the users to share with (Seleccione los usuarios con los que compartir): Portal Roles (Funciones de portal): Express Logistics and Transport Partner Manager (Gestor de socio de Express Logistics and Transport)
- Select the level of access for the users (Seleccione el nivel de acceso para los usuarios): Read/Write (Lectura/Escritura)
- Haga clic en Save (Guardar).
ĀæVe lo que hicimos aquĆ? Proporcionamos acceso de lectura y escritura a todas las oportunidades propiedad de subordinados y gestores de socio de Edge Communications (o sea, usuarios de socio) con gestores de socio en Express Logistics and Transport.
Utilizando reglas de colaboraciĆ³n, tambiĆ©n puede otorgar acceso a registros propiedad de usuarios internos de Salesforce a usuarios externos con las licencias Customer Community Plus y Partner Community, y viceversa.
Ahora, echemos un vistazo a cĆ³mo podemos compartir registros con un grupo pĆŗblico que incluye usuarios de socio.
Regla de colaboraciĆ³n basada en criterios utilizando un grupo pĆŗblico
Hagamos las cosas un poco mĆ”s interesantes (o sea: Ā”complicado y divertido!). Ursa Major desea que los gestores de socio estĆ©n alerta de cualquier cuenta de energĆa de alta prioridad. La compaƱĆa tambiĆ©n desea que el director de ventas del canal estĆ© al tanto de Ć©stas cuentas.
ĀæCĆ³mo puede MarĆa atender esta necesidad? Primero, debe crear un grupo pĆŗblico que incluye gestores en cuentas de socio, asĆ como el director de ventas del canal. Observe que estĆ” creando un grupo pĆŗblico que incluye tanto funciones internas como externas.
- Desde Setup (ConfiguraciĆ³n), ingrese Public Groups (Grupos pĆŗblicos) en el cuadro Quick Find (BĆŗsqueda rĆ”pida) y, a continuaciĆ³n, seleccione Public Groups (Grupos pĆŗblicos).
- Haga clic en New (Nuevo) e ingrese lo siguiente.
- Label (Etiqueta): Partner Managers and Channel Director (Gestores de socio y director de canal)
- Group Name (Nombre del grupo): [se completa automƔticamente]
- Busque Roles (Funciones) para Channel Sales (Ventas de canal) y mueva Role (FunciĆ³n): Director, Channel Sales (Director, Ventas de canal) a Selected Members (Miembros seleccionados)
- Busque Portal Roles (Funciones de portal) para Manager (Gestor) y mueva Portal Role (FunciĆ³n de portal): Edge Communications Partner Manager (Gestor de socios de Edge Communications) y Portal Role (FunciĆ³n de portal): Express Logistics and Transport Partner Manager (Gestor de socio de Express Logistics and Transport) a Selected Members (Miembros seleccionados)
- Haga clic en Save (Guardar).
Ahora, MarĆa debe crear una regla de colaboraciĆ³n que cumple los criterios que se le dieron.
- Desde Setup (ConfiguraciĆ³n), ingrese Sharing (ColaboraciĆ³n) en el cuadro BĆŗsqueda rĆ”pida y, a continuaciĆ³n, seleccione Sharing Settings (ConfiguraciĆ³n de colaboraciĆ³n).
- Haga clic en New (Nuevo) bajo Account Sharing Rules (Reglas de colaboraciĆ³n de cuenta) e ingrese lo siguiente.
- Label (Etiqueta): High Priority Energy Accounts (Cuentas de energĆa de alta prioridad)
- Rule Name (Nombre de regla): [se completa automƔticamente]
- Rule Type (Tipo de regla): Based on criteria (Basada en criterios)
- Select which records to be shared (Seleccione quƩ registros compartir): Criteria (Criterios)
- Field (Campo): Industry (Industria) equals (igual a)Energy (EnergĆa) AND (y)Field (Campo): Customer Priority (Prioridad de cliente) equals (igual a) High (Alta)
- Select the users to share with (Seleccione los usuarios con los que compartir): Public Groups (Grupos pĆŗblicos): Partner Managers and Channel Director (Gestores de socio y director de canal)
- Select the level of access for the users (Seleccione el nivel de acceso para los usuarios):
- Default Account and Contract Access (Acceso de contrato y cuenta predeterminado): Read Only (Solo lectura)
- Opportunity Access (Acceso de oportunidad): Private (Privado)
- Case Access (Acceso de caso): Private (Privado)
- Haga clic en Save (Guardar).
Y allĆ lo tiene. AbriĆ³ mĆ”s el acceso a cuentas inaccesibles anteriormente para todo un grupo de usuarios. Ā”Adelante!