Utilizar reglas de colaboración para usuarios externos

Nota

¿Es su idioma de aprendizaje español (LATAM)? Comience el reto en un Trailhead Playground en español (LATAM) y utilice las traducciones entre paréntesis para navegar. Copie y pegue solo los valores en inglés, ya que las validaciones del reto dependen de los datos en ese idioma. Si no aprueba el reto en su organización en español (LATAM), recomendamos que (1) cambie la configuración local a Estados Unidos, (2) cambie el idioma a inglés (según estas instrucciones) y, luego, (3) haga clic en el botón “Check Challenge” (Comprobar el reto) nuevamente.

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.

Seguir la ruta juntos

¿Desea seguir el proceso con un experto a medida que realiza este paso? Eche un vistazo a este video, que forma parte de la serie Trail Together.

(Este clip comienza en la marca del minuto 38:04, en caso que desee volver atrás y ver el comienzo del paso de nuevo).

Reglas de colaboración para usuarios externos

¿Qué es lo siguiente en nuestra aventura de colaboración? Reglas de colaboración, por supuesto.

Las reglas de colaboración funcionan para usuarios externos del mismo modo que lo hacen para usuarios internos, y en este paso, vemos cómo utilizarlas para nuestros usuarios de socio.

Echemos un vistazo rápido a lo que hacen las reglas de colaboración en este video.

Las reglas de colaboración otorgan acceso adicional a registros objeto por objeto, independientemente de dónde se encuentran los usuarios en la jerarquía de funciones.

Puede crear reglas de colaboración basándose en propietario o basándose en criterios. Puede incluso establecer reglas de colaboración específicamente para usuarios invitados en su portal o sitio.

Las reglas de colaboración basadas en propietario le permiten compartir registros entre grupos de usuarios, mientras que las reglas de colaboración basadas en criterios se aplican cuando se cumplen ciertos criterios.

Salesforce crea y mantiene los siguientes grupos específicos de sitios.

• Funciones de portal
  
• Subordinados y función de portal
  
• Funciones, subordinados de portal e internos
  
• Grupos públicos Todos los usuarios de portal de cliente y Todos los usuarios de socio
  
• Además, si tiene programas de canal y niveles configurados, tiene Programas de canal y Grupos de niveles
  

Los grupos públicos All Customer Portal Users (Todos los usuarios del portal de clientes) y All Partner Users (Todos los usuarios de socio) no existen para las organizaciones de producción creadas en versiones posteriores a Summer '20. Sin embargo, los grupos públicos siguen apareciendo en las organizaciones de Trailhead creadas recientemente.

También puede configurar sus propios grupos públicos para fines de colaboración.

Echemos un vistazo a cómo utiliza Ursa Major reglas de colaboración para abrir visibilidad de registros entre usuarios de socio.

Reglas de colaboración utilizando una función de cuenta

Los usuarios de socio de Ursa Major se clasifican en dos categorías: distribuidores y revendedores. En ocasiones, los usuarios de socio pertenecientes a cuentas diferentes necesitan ver registros de otros. Por ejemplo, los gestores de socio en la cuenta Express Logistics and Transport necesitan acceso de lectura y escritura a oportunidades propiedad de todos los usuarios de socio en Edge Communications.

Sigamos mientras que María, administradora de Ursa Major, configura una regla de colaboración que utiliza las funciones de cuenta que configuramos en el paso anterior.

1. Desde Setup (Configuración), ingrese Sharing (Colaboración) en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Sharing Settings (Configuración de colaboración).
   
2. Haga clic en New (Nuevo) bajo Opportunity Sharing Rules (Reglas de colaboración de oportunidad) e ingrese lo siguiente.
   

• Label (Etiqueta): Share Edge Opportunities (Compartir oportunidades de Edge)
  
• Rule Name (Nombre de regla): [se completa automáticamente]
  
• Rule Type (Tipo de regla): Based on record owner (Basada en propietario de registro)
  
• Select which records to be shared (Seleccione qué registros compartir): Portal Roles and Subordinates (Subordinados y funciones de portal): Edge Communications Partner Manager (Gestor de socio de Edge Communications)
  
• Select the users to share with (Seleccione los usuarios con los que compartir): Portal Roles (Funciones de portal): Express Logistics and Transport Partner Manager (Gestor de socio de Express Logistics and Transport)
  
• Select the level of access for the users (Seleccione el nivel de acceso para los usuarios): Read/Write (Lectura/Escritura)
  

3. Haga clic en Save (Guardar).
   

¿Ve lo que hicimos aquí? Proporcionamos acceso de lectura y escritura a todas las oportunidades propiedad de subordinados y gestores de socio de Edge Communications (o sea, usuarios de socio) con gestores de socio en Express Logistics and Transport.

Utilizando reglas de colaboración, también puede otorgar acceso a registros propiedad de usuarios internos de Salesforce a usuarios externos con las licencias Customer Community Plus y Partner Community, y viceversa.

Ahora, echemos un vistazo a cómo podemos compartir registros con un grupo público que incluye usuarios de socio.

Regla de colaboración basada en criterios utilizando un grupo público

Hagamos las cosas un poco más interesantes (o sea: ¡complicado y divertido!). Ursa Major desea que los gestores de socio estén alerta de cualquier cuenta de energía de alta prioridad. La compañía también desea que el director de ventas del canal esté al tanto de éstas cuentas.

¿Cómo puede María atender esta necesidad? Primero, debe crear un grupo público que incluye gestores en cuentas de socio, así como el director de ventas del canal. Observe que está creando un grupo público que incluye tanto funciones internas como externas.

1. Desde Setup (Configuración), ingrese Public Groups (Grupos públicos) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Public Groups (Grupos públicos).
   
2. Haga clic en New (Nuevo) e ingrese lo siguiente.
   

• Label (Etiqueta): Partner Managers and Channel Director (Gestores de socio y director de canal)
  
• Group Name (Nombre del grupo): [se completa automáticamente]
  
• Busque Roles (Funciones) para Channel Sales (Ventas de canal) y mueva Role (Función): Director, Channel Sales (Director, Ventas de canal) a Selected Members (Miembros seleccionados)
  
• Busque Portal Roles (Funciones de portal) para Manager (Gestor) y mueva Portal Role (Función de portal): Edge Communications Partner Manager (Gestor de socios de Edge Communications) y Portal Role (Función de portal): Express Logistics and Transport Partner Manager (Gestor de socio de Express Logistics and Transport) a Selected Members (Miembros seleccionados)
  

3. Haga clic en Save (Guardar).
   

Ahora, María debe crear una regla de colaboración que cumple los criterios que se le dieron.

1. Desde Setup (Configuración), ingrese Sharing (Colaboración) en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Sharing Settings (Configuración de colaboración).
   
2. Haga clic en New (Nuevo) bajo Account Sharing Rules (Reglas de colaboración de cuenta) e ingrese lo siguiente.
   

• Label (Etiqueta): High Priority Energy Accounts (Cuentas de energía de alta prioridad)
  
• Rule Name (Nombre de regla): [se completa automáticamente]
  
• Rule Type (Tipo de regla): Based on criteria (Basada en criterios)
  
• Select which records to be shared (Seleccione qué registros compartir): Criteria (Criterios)
  
• Field (Campo): Industry (Industria) equals (igual a)Energy (Energía) AND (y)Field (Campo): Customer Priority (Prioridad de cliente) equals (igual a) High (Alta)
  
• Select the users to share with (Seleccione los usuarios con los que compartir): Public Groups (Grupos públicos): Partner Managers and Channel Director (Gestores de socio y director de canal)
  
• Select the level of access for the users (Seleccione el nivel de acceso para los usuarios):
  
• Default Account and Contract Access (Acceso de contrato y cuenta predeterminado): Read Only (Solo lectura)
  
• Opportunity Access (Acceso de oportunidad): Private (Privado)
  
• Case Access (Acceso de caso): Private (Privado)
  

3. Haga clic en Save (Guardar).
   

Y allí lo tiene. Abrió más el acceso a cuentas inaccesibles anteriormente para todo un grupo de usuarios. ¡Adelante!