Compartir datos utilizando una relación de cuentas

Seguir el proceso con Trail Together

¿Desea seguir el proceso con un experto a medida que realiza este paso? Mire este video, que forma parte de la serie Trail Together. El clip comienza en la marca del minuto 53:35, en caso de que desee volver hacia atrás y ver el comienzo del paso de nuevo.

Crear relaciones de negocio cuenta a cuenta

María no terminó de configurar los procesos de negocio necesarios para los socios de Ursa Major. Se da cuenta de que necesita un control más detallado de qué información comparte entre las cuentas de socio. Decide utilizar relaciones de cuentas para satisfacer estas necesidades de negocio.

Cuándo utilizar relaciones de cuentas

Las relaciones de cuentas son perfectas cuando necesita configurar una relación de negocio entre dos de sus cuentas de socio. Digamos que tiene un distribuidor que necesita acceder a un subconjunto de las cuentas de clientes propiedad de su minorista de modo que pueda respaldarlos de forma efectiva. O bien tiene un distribuidor que necesita colaborar con un minorista en negociaciones específicas. O quizás estaba pensando en utilizar la colaboración de Apex para la colaboración cuenta a cuenta.

Estos ejemplos son perfectos para la función de relación de cuentas.

Comprobar la visibilidad de datos de oportunidades

El caso de uso de María proviene directamente del gestor de cuenta de canal de Ursa Major, Maya Pasqua. Maya desea que los usuarios de socio de Express Logistics and Transport vean todas las oportunidades asociadas con la cuente del distribuidor Pyramid Construction.

Antes de resolver este caso de uso, realice algunos trabajos preliminares para asegurarse de que las oportunidades de Pyramid Construction aún no son visibles para los usuarios de socio de Express Logistics and Transport. Para ello, convierta la cuenta de Pyramid Construction en una cuenta de socio y cambie el propietario de la oportunidad de Pyramid Construction a un usuario de socio en la cuenta.

1. Desde el iniciador de aplicación, seleccione Accounts (Cuentas).
   
2. Seleccione la vista de lista All Accounts (Todas las cuentas).
   
3. Haga clic en Pyramid Construction Inc.
   
4. En el menú desplegable de acciones rápidas, seleccione Enable as Partner (Habilitar como socio).
   
5. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Enable as Partner (Habilitar como socio).
   
6. En la lista relacionada Contacts (Contactos), haga clic en Pat Stumuller.
   
7. En el menú desplegable de acciones rápidas, seleccione Enable Partner User (Habilitar usuario de socio).
   
8. Cambie lo siguiente en la página de detalles New User (Nuevo usuario).
   

• Email: [Ingrese su dirección de email de modo que pueda obtener información de inicio de sesión para sus usuarios recién creados.]
  
• Username (Nombre de usuario): [nombre de usuario exclusivo en un formato de email]
  
• User License (Licencia de usuario): Partner Community (Comunidad de socios)
  
• Profile (Perfil): Usuario de Partner Community 
  

Recuerde que la mejor práctica aquí sería duplicar el perfil Partner Community User (Usuario de la comunidad de socios) y observar detalladamente todos los permisos de usuario para garantizar que todos los parámetros sean los que usted desea.

• Anule la selección de Salesforce CRM Content User (Usuario de Salesforce CRM Content).
  
• Anule la selección de Receive Salesforce CRM Content Email Alerts (Recibir alertas de email de Salesforce CRM Content).
  
• Seleccione la casilla de verificación Generate new password and notify user immediately (Generar nueva contraseña y notificar al usuario inmediatamente).
  

10. Haga clic en Save (Guardar) y, luego, en OK (Listo).
    
11. Navegue de vuelta a la cuenta Pyramid Construction.
    
12. Haga clic en la oportunidad Pyramid Emergency Generators (Generadores de emergencia de Pyramid) y, en el menú desplegable de acciones rápidas, seleccione Change Owner (Cambiar propietario).
    
13. Cambie el propietario de usted mismo a Pat Stumuller. Si no puede encontrar a Pat, cambie el destino de la búsqueda a Partner Users (Usuarios de socio).
    
14. Haga clic en Submit (Enviar).
    

Ahora, inicie sesión en el portal de socios como Babara Levy para comprobar si puede ver alguna oportunidad de Pyramid Construction.

1. Desde el Iniciador de aplicación, seleccione Contacts (Contactos).
   
2. Seleccione Babara Levy.
   
3. En el menú desplegable de acciones rápidas, seleccione Log in to Experience as User (Iniciar sesión en Experience como usuario).
   
4. En el portal, seleccione Sales (Ventas) | Opportunities (Oportunidades) en el menú de navegación.
   

¿Ve alguna oportunidad de Pyramid Construction? ¡Mejor no! Si recuerda, los valores predeterminados de toda la organización externos de su oportunidad están establecidos como privados, por lo que no debería ver ninguna oportunidad de Pyramid Construction aquí.

Compartir oportunidades utilizando relaciones de cuentas

Veamos de qué forma María proporciona acceso a oportunidades de propiedad de Pyramid Construction a usuarios de Express Logistics and Transport (incluida Babara Levy).

Primero, María habilita la función de relación de cuentas en su organización.

1. En Setup (Configuración), ingrese Digital Experiences (Experiencias digitales) en el cuadro de búsqueda rápida y seleccione Settings (Parámetros de configuración).
   
2. En Account Relationship Settings (Configuración de relación de cuentas), seleccione la casilla de verificación junto a Enable Account Relationships (Habilitar relaciones de cuentas).
   
3. Haga clic en Save (Guardar).
   

Importante: Una vez que activa relaciones de cuentas en su organización, no puede desactivar la función.

Tras activar relaciones de cuentas, tiene un objeto completamente nuevo (Account Relationships (Relaciones de cuentas)) disponible en su organización y puede configurar reglas de colaboración de datos de relaciones de cuentas.

Solo una regla de colaboración puede incluir los mismos valores de campo Account Relationship Type (Tipo de relación de cuenta) y Object Type (Tipo de objeto). Por ejemplo, solo puede tener una regla de colaboración que combina el valor de campo Object Type (Tipo de objeto) Lead.OwnerId y el valor de campo Account Relationship Type (Tipo de relación de cuenta) “Distributor (Distribuidor)”.

María ahora debe agregar las listas relacionadas de relación de cuentas al formato de página de la cuenta. ¿Por qué eso es necesario? Porque una vez que configura la regla de colaboración de datos de relación de cuenta, cualquier usuario interno puede utilizar las listas relacionadas para crear relaciones de negocio para el acceso de datos.

1. En Setup (Configuración), haga clic en Object Manager (Gestor de objetos) | Account (Cuenta) | Page Layouts (Formatos de página) | Account Layout (Formato de cuenta).
   
2. Haga clic en Related Lists (Listas relacionadas).
   
3. Arrastre las listas relacionadas Account Relationships: Account From (Relaciones de cuentas: Cuenta de origen) y Account Relationships: Account To (Relaciones de cuentas: Cuenta de destino) hasta la página.
   
4. Haga clic en Save (Guardar).
   
5. En el diálogo Overwrite Users' Related List Customizations? (¿Sobrescribir las personalizaciones de listas relacionadas de los usuarios?), haga clic en Yes (Sí).
   

A continuación, María configura una regla de colaboración de datos de relación de cuenta para satisfacer las necesidades de negocio de Maya.

1. En Setup (Configuración), ingrese Account Relationship (Relación de cuentas) en el cuadro de búsqueda rápida y seleccione Account Relationship Data Sharing Rule Settings (Configuración de la regla de colaboración de datos de la relación de cuentas). Es posible que deba actualizar la página para que se muestre Account Relationship Data Sharing Rule Settings (Configuración de la regla de colaboración de datos de la relación de cuentas).
   
2. Haga clic en New (Nuevo).
   
3. Ingrese la siguiente información.
   

• Nombre: Share Opportunities (Compartir oportunidades)
• Nombre del desarrollador: share_opportunities
• Descripción: Sharing opportunities between accounts. (Compartir oportunidades entre cuentas.)
• Account Relationship Type (Tipo de relación de cuenta): Distributor (Distribuidor)
  
• Access Level (Nivel de acceso): Read/Write (Lectura/Escritura)
  
• Object Type (Tipo de objeto): Opportunity (Oportunidad)
  
• Account To Criteria Field (Campo de criterios de cuenta de destino): Account ID (Id. de Cuenta)
  

4. Haga clic en Save (Guardar).
   

¿Qué hace esta nueva regla? Una regla de colaboración de datos de relación de cuenta identifica el tipo de relación de cuenta, el tipo de información que desea compartir y el nivel de acceso a los registros. El tipo de relación de cuentas es quizás la parte más importante de esta ecuación: es lo que conecta la regla de colaboración con la relación de cuentas (que tendrá que configurar en breve). Su organización se presenta equipada con varios tipos de relación de cuenta, pero puede agregar más si sus necesidades de negocio lo requieren.

Ahora que María asoció la lógica de colaboración con la relación Distributor (Distribuidor), debe definir las relaciones específicas entre distribuidor y vendedor minorista.

1. Desde el iniciador de aplicación, seleccione Accounts (Cuentas).
   
2. Seleccione Express Logistics and Transport.
   
3. En la lista relacionada Account Relationships: Account From (Relaciones de cuentas: Cuenta de origen), haga clic en New (Nuevo).
   
4. Ingrese la siguiente información.
   

• Nombre: Share Opportunities with Express (Compartir oportunidades con Express)
• Cuenta de origen: Express Logistics and Transport
  
• Cuenta de destino: Pyramid Construction Inc.
  
• Account Relationship Type (Tipo de relación de cuenta): Distributor (Distribuidor)
  

5. Haga clic en Save (Guardar).
   

En relaciones de cuentas, Account From (Cuenta de origen) es la cuenta que obtiene el acceso a datos y Account to (Cuenta de destino) es la cuenta que proporciona el acceso a sus datos. Además, como mencionamos antes, el campo Account Relationship Type (Tipo de relación de cuenta) es lo que conecta todos los puntos en la organización.

Ahora, vuelva a iniciar sesión en el portal como Babara Levy para comprobar qué oportunidades puede ver.

1. Desde el Iniciador de aplicación, seleccione Contacts (Contactos).
   
2. Seleccione Babara Levy.
   
3. En el menú desplegable de acciones rápidas, seleccione Log in to Experience as User (Iniciar sesión en Experience como usuario).
   
4. En el portal, seleccione Sales (Ventas) | Opportunities (Oportunidades) en el menú de navegación.
   

¿Ve la oportunidad Pyramid Construction? ¿Qué le parece compartir algo de magia?

Algunas cosas a tener en cuenta: Hicimos que cambiara el propietario de la oportunidad antes en este paso para mostrar que puede compartir la oportunidad independientemente del propietario. Además, aunque María, la administradora, configure la relación de cuentas en la cuenta, cualquier usuario de Salesforce con los permisos apropiados puede configurar relaciones entre cuentas con facilidad. Eso permite una colaboración detallada de datos que sus usuarios de negocio pueden controlar sin necesidad de solicitar ayuda de un administrador para configurar reglas de colaboración.

Ver cuánto compartió

Repasemos lo que hizo en este proyecto. Usted:

• Creó un portal de socios básico mediante la plantilla Partner Central (Central de socios)
  
• Configuró un modelo de colaboración externa
  
• Creó usuarios y cuentas de socio
  
• Agregó un nuevo usuario a la jerarquía de funciones de Salesforce
  
• Utilizó reglas de colaboración para compartir registros a través de jerarquías de funciones y funciones de cuenta
  
• Utilizó un conjunto de colaboración para compartir registros
  
• Creó una relación de cuentas para compartir registros
  

A continuación le mostramos cómo María (y usted) cumplió con los requisitos iniciales:

¡Felicitaciones! Ahora avance y utilice sus conocimientos acumulados para compartir sus registros con los usuarios externos que necesitan verlos más.