Compartir datos utilizando una relaciĆ³n de cuentas
Seguir la ruta juntos
ĀæDesea seguir el proceso con un experto a medida que realiza este paso? Eche un vistazo a este video, que forma parte de la serie Trail Together.
(Este clip comienza en la marca del minuto 53:35, en caso que desee volver atrƔs y ver el comienzo del paso de nuevo).
Crear relaciones de negocio cuenta a cuenta
MarĆa no ha terminado la configuraciĆ³n de las necesidades de proceso de negocio para socios de Ursa Major. Se da cuenta de que necesita mĆ”s control granular sobre la informaciĆ³n que estĆ” compartiendo entre cuentas de socio y decide utilizar Relaciones de cuentas para satisfacer sus necesidades de negocio.
CuƔndo utilizar relaciones de cuentas
Las relaciones de cuentas son perfectas cuando necesita configurar una relaciĆ³n de negocio entre dos de sus cuentas de socio. Digamos que tiene un distribuidor que necesita acceder a un subconjunto de las cuentas de clientes propiedad de su minorista de modo que pueda respaldarlos de forma efectiva. O bien tiene un distribuidor que necesita colaborar con un minorista en negociaciones especĆficas.
O quizĆ”s estaba pensando en utilizar la colaboraciĆ³n de Apex para la colaboraciĆ³n cuenta a cuenta.
Estos ejemplos son perfectos para la funciĆ³n RelaciĆ³n de cuenta.
Comprobar la visibilidad de datos de oportunidades
El caso de uso de MarĆa proviene directamente del gestor de cuenta de canal de Ursa Major, Maya Pasqua. Maya desea que los usuarios de socio de Express Logistics and Transport vean todas las oportunidades asociadas con la cuente del distribuidor Pyramid Construction.
Antes de resolver este caso de uso, realicemos algunos trabajos preliminares para asegurarnos de que las oportunidades de Pyramid Construction aĆŗn no son visibles para usuarios de socio de Express Logistics and Transport.
Para ello, debemos convertir la cuenta de Pyramid Construction en una cuenta de socio y cambiar el propietario de la oportunidad Pyramid Construction a un usuario de socio en la cuenta.
- Desde el iniciador de aplicaciĆ³n, seleccione Accounts (Cuentas).
- Seleccione la vista de lista All Accounts (Todas las cuentas).
- Haga clic en Pyramid Construction.
- Haga clic en el menĆŗ desplegable para ver todas las acciones rĆ”pidas disponibles para la pĆ”gina.
- Haga clic en Enable as Partner (Activar como socio).
- En el diĆ”logo de confirmaciĆ³n, seleccione Enable as Partner (Activar como socio).
- Haga clic en Pat Stumuller desde la lista relacionada de contactos.
- Desde el menĆŗ desplegable, seleccione Enable Partner User (Activar usuario de socio).
- Cambie lo siguiente en la pƔgina de detalles New User (Nuevo usuario).
- Email: [Ingrese su direcciĆ³n de email de modo que pueda obtener informaciĆ³n de inicio de sesiĆ³n para sus usuarios reciĆ©n creados.]
- Username (Nombre de usuario): [nombre de usuario exclusivo en un formato de email]
- User License (Licencia de usuario): Partner Community (Comunidad de socios)
- Profile (Perfil): Usuario de Partner Community
- Role (FunciĆ³n) (si se solicita): Pyramid Construction Inc. Partner User (Usuario de socio de Pyramid Construction Inc.)
- Anule la selecciĆ³n de Salesforce CRM Content User (Usuario de Salesforce CRM Content).
- Anule la selecciĆ³n de Receive Salesforce CRM Content Email Alerts (Recibir alertas de email de Salesforce CRM Content).
- Seleccione la casilla de verificaciĆ³n Generate new password and notify user immediately (Generar nueva contraseƱa y notificar al usuario inmediatamente).
- Haga clic en Save (Guardar).
- Navegue de vuelta a la cuenta Pyramid Construction.
- Haga clic en la oportunidad Pyramid Emergency Generators (Generadores de emergencia de Pyramid) y haga clic en Change Owner (Cambiar propietario) desde el menĆŗ desplegable.
- Cambie el propietario de usted mismo a Pat Stumuller.
- Haga clic en Send (Enviar).
Ahora inicie sesiĆ³n en el portal de socio como Barbara Levy para ver si puede ver alguna oportunidad de Pyramid Construction.
- Desde el Iniciador de aplicaciĆ³n, seleccione Contacts (Contactos).
- Seleccione Barbara Levy.
- En el menĆŗ desplegable, seleccione Log in to Experience as User (Iniciar sesiĆ³n en Experience como usuario).
- En el portal, seleccione Sales (Ventas) > Opportunities (Oportunidades) desde el menĆŗ de navegaciĆ³n.
ĀæVe alguna oportunidad de Pyramid Construction? Ā”Mejor no! Si recuerda, los valores predeterminados de toda la organizaciĆ³n externos de su oportunidad estĆ”n establecidos como privados, por lo que no deberĆa ver ninguna oportunidad de Pyramid Construction aquĆ.
Compartir oportunidades utilizando relaciones de cuentas
Veamos cĆ³mo MarĆa proporciona el acceso a oportunidades propiedad de Pyramid Construction a usuarios de Express Logistics and Transport (que incluyen Barbara Levy).
Primero debe activar la funciĆ³n de relaciĆ³n de cuenta en su organizaciĆ³n.
- En Setup (ConfiguraciĆ³n) de Salesforce, ingrese
digital experiences
(Experiencias digitales) en el cuadro de bĆŗsqueda rĆ”pida y, a continuaciĆ³n, seleccione Settings (ParĆ”metros).
- Seleccione la casilla de verificaciĆ³n junto a Enable Account Relationships (Activar relaciones de cuentas).
- Haga clic en Save (Guardar).
Importante: Una vez que activa relaciones de cuentas en su organizaciĆ³n, no puede desactivar la funciĆ³n.
Tras activar relaciones de cuentas, tiene un objeto completamente nuevo (Account Relationships (Relaciones de cuentas)) disponible en su organizaciĆ³n y puede configurar reglas de colaboraciĆ³n de datos de relaciones de cuentas.
MarĆa ahora debe agregar las listas relacionadas de relaciĆ³n de cuenta al formato de pĆ”gina de cuenta. ĀæPor quĆ© eso es necesario? Porque una vez que configura la regla de colaboraciĆ³n de datos de relaciĆ³n de cuenta, cualquier usuario interno puede utilizar las listas relacionadas para crear relaciones de negocio para el acceso de datos.
- En Setup (ConfiguraciĆ³n) de Salesforce, haga clic en Object Manager (Gestor de objetos) | Account (Cuenta) | Page Layouts (Formatos de pĆ”gina) | Formato de cuenta (Account Layout).
- Haga clic en Related Lists (Listas relacionadas).
- Arrastre las listas relacionadas Account Relationships: (Relaciones de cuentas) Account From (Cuenta de origen) y Account Relationships (Relaciones de cuentas): Account To (Cuenta de destino) en la pƔgina.
- Haga clic en Save (Guardar).
- En el diĆ”logo Overwrite Users' Related List Customizations? (ĀæSobrescribir las personalizaciones de listas relacionadas de los usuarios?), haga clic en Yes (SĆ).
A continuaciĆ³n, MarĆa configura una regla de colaboraciĆ³n de datos de relaciĆ³n de cuenta para satisfacer las necesidades de negocio de Maya.
- Desde Setup (ConfiguraciĆ³n) de Salesforce, ingrese account relationship (relaciĆ³n de cuenta) en el cuadro BĆŗsqueda rĆ”pida y, a continuaciĆ³n, seleccione Account Relationship Data Sharing Rule Settings (ConfiguraciĆ³n de regla de colaboraciĆ³n de datos de relaciĆ³n de cuenta). Es posible que tenga que actualizar su pĆ”gina para que los ParĆ”metros de la regla de colaboraciĆ³n de datos de relaciĆ³n de cuenta aparezcan.
- Haga clic en New (Nuevo).
- Ingrese la siguiente informaciĆ³n:
- Nombre (Name): Share Opportunities (Compartir oportunidades)
- Developer Name (Nombre del desarrollador): share_opportunities
- Description (DescripciĆ³n): Sharing opportunities between accounts (Compartir oportunidades entre cuentas).
- Account Relationship Type (Tipo de relaciĆ³n de cuenta): Distributor (Distribuidor)
- Access Level (Nivel de acceso): Read/Write (Lectura/Escritura)
- Object Type (Tipo de objeto): Opportunity (Oportunidad)
- Account To Criteria Field (Campo de criterios de cuenta de destino): Account ID (Id. de Cuenta)
- Haga clic en Save (Guardar).
Entonces, ĀæquĆ© hace esta nueva regla? Una regla de colaboraciĆ³n de datos de relaciĆ³n de cuenta identifica el tipo de relaciĆ³n de cuenta, el tipo de informaciĆ³n que desea compartir y el nivel de acceso a los registros. El tipo de relaciĆ³n de cuenta es quizĆ”s la parte mĆ”s importante de esta ecuaciĆ³n: es lo que conecta la regla de colaboraciĆ³n con la relaciĆ³n de cuenta (que configuraremos en breve). Su organizaciĆ³n se presenta equipada con varios tipos de relaciĆ³n de cuenta, pero puede agregar mĆ”s si sus necesidades de negocio lo requieren.
Ahora que MarĆa asociĆ³ la lĆ³gica de colaboraciĆ³n con la relaciĆ³n Distribuidor, debe definir las relaciones distribuidor/minorista especĆficas.
- Desde el iniciador de aplicaciĆ³n, seleccione Accounts (Cuentas).
- Seleccione Express Logistics and Transport.
- Haga clic en New (Nuevo) en la lista relacionada Account Relationships (Relaciones de cuenta): Account From (Cuenta de origen).
- Ingrese la siguiente informaciĆ³n:
- Nombre (Name): Share Opportunities with Express (Compartir oportunidades con Express)
- Account From (Cuenta de origen): Express Logistics and Transport
- Account To (Cuenta de destino): Pyramid Construction
- Account Relationship Type (Tipo de relaciĆ³n de cuenta): Distributor (Distribuidor)
- Haga clic en Save (Guardar).
En relaciones de cuentas, Account From (Cuenta de origen) es la cuenta que obtiene el acceso a datos y Account to (Cuenta de destino) es la cuenta que proporciona el acceso a sus datos. AdemĆ”s, como mencionamos anteriormente, el campo Account Relationship Type (Tipo de relaciĆ³n de cuenta) es lo que conecta todos los puntos en la organizaciĆ³n.
Ahora volvamos a iniciar sesiĆ³n en el portal como Barbara Levy y veamos quĆ© oportunidades ve.
- Desde el Iniciador de aplicaciĆ³n, seleccione Contacts (Contactos).
- Seleccione Barbara Levy.
- Desde el menĆŗ desplegable, seleccione Log in to Site as User (Iniciar sesiĆ³n en sitio como usuario).
- En el portal, seleccione Sales (Ventas) | Opportunities (Oportunidades) desde el menĆŗ de navegaciĆ³n.
ĀæVe la oportunidad Pyramid Construction? ĀæQuĆ© le parece compartir algo de magia?
Algunas cosas a tener en cuenta: Hicimos que cambiara el propietario de la oportunidad antes en este paso para mostrar que puede compartir la oportunidad independientemente del propietario. AdemĆ”s, aunque MarĆa, la administradora, configure la relaciĆ³n de cuenta en la cuenta, cualquier usuario de Salesforce con los permisos apropiados puede fĆ”cilmente configurar relaciones entre cuentas en un instante. Eso permite una colaboraciĆ³n super granular de datos que sus usuarios de negocio pueden controlar, sin necesidad de solicitar ayuda de un administrador para configurar reglas de colaboraciĆ³n.
Ā”Ver cuĆ”nto compartiĆ³!
Ā”MĆrese! LlegĆ³, compartiĆ³, conquistĆ³. O algo asĆ. Recapitulemos lo que hizo.
- CreĆ³ un portal de socio bĆ”sico utilizando Central de socios
- ConfigurĆ³ un modelo de colaboraciĆ³n externa
- CreĆ³ usuarios y cuentas de socio
- AgregĆ³ un nuevo usuario a la jerarquĆa de funciones de Salesforce
- UtilizĆ³ reglas de colaboraciĆ³n para compartir registros a travĆ©s de jerarquĆas de funciones y funciones de cuenta
- UtilizĆ³ un conjunto de colaboraciĆ³n para compartir registros
- CreĆ³ una relaciĆ³n de cuentas para compartir registros
A continuaciĆ³n le mostramos cĆ³mo MarĆa (y usted) cumpliĆ³ con los requisitos iniciales:
ĀæQuĆ© estĆ” compartiendo? |
ĀæQuiĆ©n es el propietario? |
ĀæCon quiĆ©n lo estĆ” compartiendo? |
ĀæCĆ³mo se comparte? |
---|---|---|---|
Oportunidades |
Usuario de socio |
Usuarios de socio en la misma cuenta, y usuarios de Salesforce en la jerarquĆa de funciones |
Funciones de cuenta en la jerarquĆa de funciones |
Oportunidades |
Usuario de socio |
Usuarios de socio en una cuenta diferente |
Reglas de colaboraciĆ³n |
Casos |
Usuario de cliente |
Otros usuarios de cliente en la misma cuenta |
Conjunto de colaboraciĆ³n |
Oportunidades |
Usuarios de socio o internos |
Usuarios de socio asociados a una cuenta diferente |
RelaciĆ³n de cuentas |
Felicitaciones, Ā”mago de la colaboraciĆ³n! Ahora avance y utilice sus conocimientos acumulados para compartir sus registros con los usuarios externos que necesitan verlos mĆ”s.