Compartir datos utilizando una relación de cuentas

Nota

¿Es su idioma de aprendizaje español (LATAM)? Comience el reto en un Trailhead Playground en español (LATAM) y utilice las traducciones entre paréntesis para navegar. Copie y pegue solo los valores en inglés, ya que las validaciones del reto dependen de los datos en ese idioma. Si no aprueba el reto en su organización en español (LATAM), recomendamos que (1) cambie la configuración local a Estados Unidos, (2) cambie el idioma a inglés (según estas instrucciones) y, luego, (3) haga clic en el botón “Check Challenge” (Comprobar el reto) nuevamente.

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.

Seguir la ruta juntos

¿Desea seguir el proceso con un experto a medida que realiza este paso? Eche un vistazo a este video, que forma parte de la serie Trail Together.

(Este clip comienza en la marca del minuto 53:35, en caso que desee volver atrás y ver el comienzo del paso de nuevo).

Crear relaciones de negocio cuenta a cuenta

María no ha terminado la configuración de las necesidades de proceso de negocio para socios de Ursa Major. Se da cuenta de que necesita más control granular sobre la información que está compartiendo entre cuentas de socio y decide utilizar Relaciones de cuentas para satisfacer sus necesidades de negocio.

Cuándo utilizar relaciones de cuentas

Las relaciones de cuentas son perfectas cuando necesita configurar una relación de negocio entre dos de sus cuentas de socio. Digamos que tiene un distribuidor que necesita acceder a un subconjunto de las cuentas de clientes propiedad de su minorista de modo que pueda respaldarlos de forma efectiva. O bien tiene un distribuidor que necesita colaborar con un minorista en negociaciones específicas.

O quizás estaba pensando en utilizar la colaboración de Apex para la colaboración cuenta a cuenta.

Estos ejemplos son perfectos para la función Relación de cuenta.

Comprobar la visibilidad de datos de oportunidades

El caso de uso de María proviene directamente del gestor de cuenta de canal de Ursa Major, Maya Pasqua. Maya desea que los usuarios de socio de Express Logistics and Transport vean todas las oportunidades asociadas con la cuente del distribuidor Pyramid Construction.

Antes de resolver este caso de uso, realicemos algunos trabajos preliminares para asegurarnos de que las oportunidades de Pyramid Construction aún no son visibles para usuarios de socio de Express Logistics and Transport.

Para ello, debemos convertir la cuenta de Pyramid Construction en una cuenta de socio y cambiar el propietario de la oportunidad Pyramid Construction a un usuario de socio en la cuenta.

1. Desde el iniciador de aplicación, seleccione Accounts (Cuentas).
   
2. Seleccione la vista de lista All Accounts (Todas las cuentas).
   
3. Haga clic en Pyramid Construction.
   
4. Haga clic en el menú desplegable para ver todas las acciones rápidas disponibles para la página.
   
5. Haga clic en Enable as Partner (Activar como socio).
   
6. En el diálogo de confirmación, seleccione Enable as Partner (Activar como socio).
   
7. Haga clic en Pat Stumuller desde la lista relacionada de contactos.
   
8. Desde el menú desplegable, seleccione Enable Partner User (Activar usuario de socio).
   
9. Cambie lo siguiente en la página de detalles New User (Nuevo usuario).
   

• Email: [Ingrese su dirección de email de modo que pueda obtener información de inicio de sesión para sus usuarios recién creados.]
  
• Username (Nombre de usuario): [nombre de usuario exclusivo en un formato de email]
  
• User License (Licencia de usuario): Partner Community (Comunidad de socios)
  
• Profile (Perfil): Usuario de Partner Community 
  

La mejor práctica aquí sería duplicar el perfil Usuario de comunidad de socios y pasar todos los permisos de usuario por un tamiz para garantizar que todos los parámetros son los que usted desea.

• Role (Función) (si se solicita): Pyramid Construction Inc. Partner User (Usuario de socio de Pyramid Construction Inc.)
  
• Anule la selección de Salesforce CRM Content User (Usuario de Salesforce CRM Content).
  
• Anule la selección de Receive Salesforce CRM Content Email Alerts (Recibir alertas de email de Salesforce CRM Content).
  
• Seleccione la casilla de verificación Generate new password and notify user immediately (Generar nueva contraseña y notificar al usuario inmediatamente).
  

10. Haga clic en Save (Guardar).
    
11. Navegue de vuelta a la cuenta Pyramid Construction.
    
12. Haga clic en la oportunidad Pyramid Emergency Generators (Generadores de emergencia de Pyramid) y haga clic en Change Owner (Cambiar propietario) desde el menú desplegable.
    
13. Cambie el propietario de usted mismo a Pat Stumuller.
    
14. Haga clic en Send (Enviar).
    

Ahora inicie sesión en el portal de socio como Barbara Levy para ver si puede ver alguna oportunidad de Pyramid Construction.

1. Desde el Iniciador de aplicación, seleccione Contacts (Contactos).
   
2. Seleccione Barbara Levy.
   
3. En el menú desplegable, seleccione Log in to Experience as User (Iniciar sesión en Experience como usuario).
   
4. En el portal, seleccione Sales (Ventas) > Opportunities (Oportunidades) desde el menú de navegación.
   

¿Ve alguna oportunidad de Pyramid Construction? ¡Mejor no! Si recuerda, los valores predeterminados de toda la organización externos de su oportunidad están establecidos como privados, por lo que no debería ver ninguna oportunidad de Pyramid Construction aquí.

Compartir oportunidades utilizando relaciones de cuentas

Veamos cómo María proporciona el acceso a oportunidades propiedad de Pyramid Construction a usuarios de Express Logistics and Transport (que incluyen Barbara Levy).

Primero debe activar la función de relación de cuenta en su organización.

1. En Setup (Configuración) de Salesforce, ingrese digital experiences (Experiencias digitales) en el cuadro de búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Settings (Parámetros).
   
2. Seleccione la casilla de verificación junto a Enable Account Relationships (Activar relaciones de cuentas).
   
3. Haga clic en Save (Guardar).
   

Importante: Una vez que activa relaciones de cuentas en su organización, no puede desactivar la función.

Tras activar relaciones de cuentas, tiene un objeto completamente nuevo (Account Relationships (Relaciones de cuentas)) disponible en su organización y puede configurar reglas de colaboración de datos de relaciones de cuentas.

Solo una regla de colaboración puede incluir los mismos valores de campo Account Relationship Type (Tipo de relación de cuenta) y Object Type (Tipo de objeto). Por ejemplo, solo puede tener una regla de colaboración que combina el valor de campo Object Type (Tipo de objeto) Lead.OwnerId y el valor de campo Account Relationship Type (Tipo de relación de cuenta) “Distributor (Distribuidor)”.

María ahora debe agregar las listas relacionadas de relación de cuenta al formato de página de cuenta. ¿Por qué eso es necesario? Porque una vez que configura la regla de colaboración de datos de relación de cuenta, cualquier usuario interno puede utilizar las listas relacionadas para crear relaciones de negocio para el acceso de datos.

1. En Setup (Configuración) de Salesforce, haga clic en Object Manager (Gestor de objetos) | Account (Cuenta) | Page Layouts (Formatos de página) | Formato de cuenta (Account Layout).
   
2. Haga clic en Related Lists (Listas relacionadas).
   
3. Arrastre las listas relacionadas Account Relationships: (Relaciones de cuentas) Account From (Cuenta de origen) y Account Relationships (Relaciones de cuentas): Account To (Cuenta de destino) en la página.
   
4. Haga clic en Save (Guardar).
   
5. En el diálogo Overwrite Users' Related List Customizations? (¿Sobrescribir las personalizaciones de listas relacionadas de los usuarios?), haga clic en Yes (Sí).
   

A continuación, María configura una regla de colaboración de datos de relación de cuenta para satisfacer las necesidades de negocio de Maya.

1. Desde Setup (Configuración) de Salesforce, ingrese account relationship (relación de cuenta) en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Account Relationship Data Sharing Rule Settings (Configuración de regla de colaboración de datos de relación de cuenta). Es posible que tenga que actualizar su página para que los Parámetros de la regla de colaboración de datos de relación de cuenta aparezcan.
   
2. Haga clic en New (Nuevo).
   
3. Ingrese la siguiente información:
   

• Nombre (Name): Share Opportunities (Compartir oportunidades)
  
• Developer Name (Nombre del desarrollador): share_opportunities
  
• Description (Descripción): Sharing opportunities between accounts (Compartir oportunidades entre cuentas).
  
• Account Relationship Type (Tipo de relación de cuenta): Distributor (Distribuidor)
  
• Access Level (Nivel de acceso): Read/Write (Lectura/Escritura)
  
• Object Type (Tipo de objeto): Opportunity (Oportunidad)
  
• Account To Criteria Field (Campo de criterios de cuenta de destino): Account ID (Id. de Cuenta)
  

4. Haga clic en Save (Guardar).
   

Entonces, ¿qué hace esta nueva regla? Una regla de colaboración de datos de relación de cuenta identifica el tipo de relación de cuenta, el tipo de información que desea compartir y el nivel de acceso a los registros. El tipo de relación de cuenta es quizás la parte más importante de esta ecuación: es lo que conecta la regla de colaboración con la relación de cuenta (que configuraremos en breve). Su organización se presenta equipada con varios tipos de relación de cuenta, pero puede agregar más si sus necesidades de negocio lo requieren.

Ahora que María asoció la lógica de colaboración con la relación Distribuidor, debe definir las relaciones distribuidor/minorista específicas.

1. Desde el iniciador de aplicación, seleccione Accounts (Cuentas).
   
2. Seleccione Express Logistics and Transport.
   
3. Haga clic en New (Nuevo) en la lista relacionada Account Relationships (Relaciones de cuenta): Account From (Cuenta de origen).
   
4. Ingrese la siguiente información:
   

• Nombre (Name): Share Opportunities with Express (Compartir oportunidades con Express)
  
• Account From (Cuenta de origen): Express Logistics and Transport
  
• Account To (Cuenta de destino): Pyramid Construction
  
• Account Relationship Type (Tipo de relación de cuenta): Distributor (Distribuidor)
  
• Haga clic en Save (Guardar).
  

En relaciones de cuentas, Account From (Cuenta de origen) es la cuenta que obtiene el acceso a datos y Account to (Cuenta de destino) es la cuenta que proporciona el acceso a sus datos. Además, como mencionamos anteriormente, el campo Account Relationship Type (Tipo de relación de cuenta) es lo que conecta todos los puntos en la organización.

Ahora volvamos a iniciar sesión en el portal como Barbara Levy y veamos qué oportunidades ve.

1. Desde el Iniciador de aplicación, seleccione Contacts (Contactos).
   
2. Seleccione Barbara Levy.
   
3. Desde el menú desplegable, seleccione Log in to Site as User (Iniciar sesión en sitio como usuario).
   
4. En el portal, seleccione Sales (Ventas) | Opportunities (Oportunidades) desde el menú de navegación.
   

¿Ve la oportunidad Pyramid Construction? ¿Qué le parece compartir algo de magia?

Algunas cosas a tener en cuenta: Hicimos que cambiara el propietario de la oportunidad antes en este paso para mostrar que puede compartir la oportunidad independientemente del propietario. Además, aunque María, la administradora, configure la relación de cuenta en la cuenta, cualquier usuario de Salesforce con los permisos apropiados puede fácilmente configurar relaciones entre cuentas en un instante. Eso permite una colaboración super granular de datos que sus usuarios de negocio pueden controlar, sin necesidad de solicitar ayuda de un administrador para configurar reglas de colaboración.

¡Ver cuánto compartió!

¡Mírese! Llegó, compartió, conquistó. O algo así. Recapitulemos lo que hizo.

• Creó un portal de socio básico utilizando Central de socios
  
• Configuró un modelo de colaboración externa
  
• Creó usuarios y cuentas de socio
  
• Agregó un nuevo usuario a la jerarquía de funciones de Salesforce
  
• Utilizó reglas de colaboración para compartir registros a través de jerarquías de funciones y funciones de cuenta
  
• Utilizó un conjunto de colaboración para compartir registros
  
• Creó una relación de cuentas para compartir registros
  

A continuación le mostramos cómo María (y usted) cumplió con los requisitos iniciales:

Felicitaciones, ¡mago de la colaboración! Ahora avance y utilice sus conocimientos acumulados para compartir sus registros con los usuarios externos que necesitan verlos más.