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Utilizar colaboración específica de sitio

Seguir el proceso con Trail Together

¿Desea seguir el proceso con un experto a medida que realiza este paso? Mire este video, que forma parte de la serie Trail Together. El clip comienza en la marca del minuto 46:09, en caso de que desee volver hacia atrás y ver el comienzo del paso de nuevo.

Compartir registros con portales y sitios de gran volumen

Hasta ahora, para los socios, utilizó varias funciones de colaboración disponibles para todos los usuarios de Salesforce. No obstante, existen funciones de colaboración específicas disponibles únicamente para usuarios externos. Comencemos por los conjuntos de colaboración.

Echemos un vistazo a un video en el que se describe cómo funciona la colaboración específica de sitios.

Crea conjuntos de colaboración específicamente para portales y sitios de gran volumen a fin de que una gran cantidad de usuarios externos puedan ver los registros a los que necesitan acceder con más facilidad. Los conjuntos de colaboración utilizan perfiles para dar acceso a registros a un grupo de usuarios, a diferencia de las reglas de colaboración, que utilizan funciones y grupos públicos.

El mecanismo de colaboración empleado en los conjuntos de colaboración se denomina asignación de acceso. Un conjunto de colaboración es esencialmente un contenedor de asignaciones de acceso. Una asignación de acceso puede definirse de dos maneras:

  • Mediante una consulta directa del registro que desea compartir, como una cuenta asociada a un caso
  • Mediante una consulta indirecta del registro que desea compartir, como la cuenta asociada a un activo que está asociado a un caso

Echemos un vistazo a estos conjuntos de colaboración y asignaciones de acceso en acción.

Trabajar con conjuntos de colaboración

Además de configurar un portal de socios, Ursa Major planea establecer un centro de ayuda de cara al cliente en el futuro. Tiene la intención de tener varios miles de miembros en los próximos años. Una gran parte del centro de ayuda será la creación de casos: los clientes pueden crear casos para los problemas que estén teniendo con sus sistemas de paneles solares.

Si se acuerda, en un paso anterior, estableció el valor predeterminado para toda la organización externa para los casos en privado. Eso significa que cada propietario de caso puede ver únicamente su propio caso. Pero Ursa Major desea dar a los usuarios clientes que pertenezcan a la misma cuenta acceso a todos los casos de la cuenta.

Para compartir datos de casos, María crea un conjunto de colaboración con asignación de acceso en el objeto Case (Caso). La asignación de acceso otorga acceso de lectura a registros de casos donde la cuenta de usuario coincida con la cuenta del caso. Como resultado, los usuarios dentro de la misma cuenta pueden ver los casos de los demás usuarios.

Sigamos el proceso de María mientras aplica esta magia.

  1. En Setup (Configuración), ingrese Digital Experiences (Experiencias digitales) en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Settings (Parámetros).
  2. En la lista relacionada Sharing Sets (Conjuntos de colaboración), haga clic en New (Nuevo).
    • Etiqueta: Share Customer Cases (Compartir casos de clientes)
    • Sharing Set Name (Nombre de conjunto de colaboración): [se completa automáticamente]
  1. En la sección Select Profiles (Seleccionar perfiles), en la lista de perfiles disponibles, agregue Customer Community User (Usuario de la comunidad de clientes). Este es el perfil con el que comparte casos.
  2. En la sección Select Objects (Seleccionar objetos), en la lista de objetos disponibles, agregue Case (Caso). En la lista de objetos disponibles, se excluyen los siguientes:
    • Objetos con una configuración de colaboración de toda la organización de Lectura/Escritura pública
    • Objetos personalizados que no tienen un campo de consulta de cuenta o contacto
  1. Si desea configurar el acceso para los perfiles seleccionados, en la sección Configure Access (Configurar acceso), haga clic en Set Up (Configurar) junto a Case (Caso).
  2. Otorgue acceso en base a una consulta de cuenta:
    • Seleccione Account (Cuenta) en el menú desplegable User (Usuario).
    • Para determinar la búsqueda en el objeto de destino, seleccione Account (Cuenta) en el menú desplegable Target Case (Caso de destino).
  1. En Access Level (Nivel de acceso), seleccione Read Only (Solo lectura).
  2. Haga clic en Update (Actualizar).
  3. Haga clic en Save (Guardar).

Ahora, siempre que agregue usuarios de cliente a la cuenta, tendrán acceso al resto de los casos de clientes dentro de la misma cuenta.

A continuación, cree un usuario de cliente en su Trailhead Playground. (Estamos solicitándole que realice este paso adicional para que podamos asegurarnos de que realizó la asignación de acceso correctamente.)

  1. Desde el iniciador de aplicación, seleccione Accounts (Cuentas).
  2. Seleccione la vista de lista All Accounts (Todas las cuentas).
  3. Haga clic en Burlington Textiles Corp of America.
  4. Haga clic en Jack Rogers en la lista relacionada Contacts (Contactos).
  5. En el menú desplegable de acciones rápidas, seleccione Enable Customer User (Habilitar usuario de cliente).
  6. Cambie lo siguiente en la página de detalles New User (Nuevo usuario).
    • Email: [Ingrese su dirección de email de modo que pueda obtener información de inicio de sesión para sus usuarios recién creados.]
    • Username (Nombre de usuario): [nombre de usuario exclusivo en un formato de email]
    • User License (Licencia de usuario): Customer Community (Comunidad de clientes)
    • Profile (Perfil): Customer Community User (Usuario de comunidad de clientes)
    • Seleccione la casilla de verificación Generate new password and notify user immediately (Generar nueva contraseña y notificar al usuario inmediatamente).
    • Haga clic en Save (Guardar) y, luego, en OK (Listo).

Ahora, asegúrese de que Jack Rogers tenga acceso a los casos asociados con su cuenta. Para ello, inicie sesión primero en el sitio como Jack.

  1. Desde el Iniciador de aplicación, seleccione Contacts (Contactos).
  2. Seleccione Jack Rogers.
  3. En el menú desplegable de acciones rápidas, seleccione Log in to Experience as User (Iniciar sesión en Experience como usuario).

En el portal, haga clic en el menú desplegable junto al nombre de Jack y seleccione My Account (Mi cuenta). Deberá poder ver la lista relacionada Cases (Casos) con dos casos relacionados con la cuenta Burlington. Excelente trabajo.

Recursos

Serie de videos: Quién ve qué en Experience Cloud

Ayuda de Salesforce: Utilizar grupos de colaboración para compartir registros de propiedad de usuarios del sitio de Experience Cloud de alto volumen

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