Preparar su organización

Nota

¿Es su idioma de aprendizaje español (LATAM)? En esta insignia, las validaciones de los retos prácticos de Trailhead funcionan en inglés. Entre paréntesis se incluyen las traducciones a modo de referencia. En su instancia de Trailhead Playground, asegúrese de (1) cambiar la configuración local a los Estados Unidos, (2) cambiar el idioma a inglés, y (3) copiar y pegar solo los valores en inglés. Siga las instrucciones que figuran aquí.

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.

Introducción

La vida cotidiana de los representantes de ventas está llena de síes y noes. Y estos no solo proceden de los clientes potenciales. Hay ciertas cosas que simplemente requieren autorización por parte de la gestión interna, como, por ejemplo, las solicitudes de descuento (que abordaremos en este proyecto). Como administrador, puede facilitar el escenario de votos a favor/en contra de todos los intervinientes estableciendo un proceso de aprobación.

Un proceso de aprobación es un proceso automatizado que se implementa para aprobar registros en Salesforce. Dicho proceso especifica los pasos necesarios para la aprobación y permite aplicar un paso a todos los registros o solo a aquellos registros que tengan determinados atributos. El proceso automatizado también especifica quién realiza la aprobación en cada paso, así como las acciones que se deben realizar cuando se aprueba, rechaza o recupera un registro.

En este proyecto, usted creará un proceso de aprobación automatizado para Allison Wheeler, la nueva vicepresidente de Ventas de Norteamérica de AW Computing. Allison solicitó un sistema automatizado capaz de procesar las solicitudes de descuento de sus representantes con los parámetros siguientes:

• Si se solicita un descuento del 15% o inferior, este se aprobará automáticamente.
  
• Si se solicita un descuento de más del 15%, este debe contar con la aprobación de un gestor del departamento de Ventas (Courtney Brown para los representantes de ventas de EE. UU.).
  
• Si se solicita un descuento de más del 40%, también deberá contar con la aprobación de Allison.
  

Antes de configurar el proceso de aprobación para Allison, debe realizar varias tareas de preparación para asegurarse de que su organización dispone de todo lo necesario para cumplir las especificaciones. Por lo tanto, póngase su increíble sombrero de administrador y ¡a trabajar!

Seguir la ruta juntos

¿Desea seguir con un instructor a medida que trabaja en este paso? Eche un vistazo a este video, que forma parte de la serie Trail Together en Trailhead Live. Encontrará un vínculo a la sesión completa en la sección Recursos. 

Agregar nuevos usuarios

Iniciar su Trailhead Playground

Completará este proyecto práctico en su propio entorno personal de Salesforce, llamado Trailhead Playground. Consiga ahora su Trailhead Playground. Para hacerlo, primero inicie sesión en Trailhead y, luego, haga clic en Launch (Iniciar) en la parte inferior de esta página. Su Playground se abrirá en una nueva ficha o ventana del navegador. Mantenga la ventana del Playground abierta mientras realiza este proyecto. Después de completar los pasos del proyecto en su Playground, vuelva a esta ventana y haga clic en Verify step (Verificar paso) en la parte inferior de esta página.

Antes de configurar la automatización de procesos, debe configurar a Allison Wheeler con un registro de usuario para que pueda asignarle tareas más adelante.

1. En Setup (Configuración), ingrese Users (Usuarios) en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Users (Usuarios). 
   
2. Haga clic en New User (Nuevo usuario). Complete el registro del nuevo usuario con estos detalles:
   

3. Desactive Generate new password and notify user immediately (Generar nueva contraseña y notificar al usuario inmediatamente).
   
4. Haga clic en Save (Guardar).
   

Crear una función

Uno de los primeros proyectos que asume Allison consiste en reestructurar un poco el departamento de ventas de AW Computing. Para ello, agrega un gestor de ventas que actuará como aprobador de descuentos oficial. Agregue dicha función a la jerarquía, como su subordinado.

1. En Setup (Configuración), ingrese Roles (Funciones) en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, haga clic en Roles (Funciones).
   
2. Haga clic en Set Up Roles (Configurar funciones).
   
3. Haga clic en Expand All (Ampliar todo).
   
4. Debajo de VP, North American Sales (VP, Ventas de Norteamérica), haga clic en Add Role (Agregar función) y, a continuación, complete los detalles de la nueva función:
   

5. Haga clic en Save (Guardar).
   

Allison contrató a Courtney Brown para desempeñar la función de gestor. Agregue a Courtney como usuario con la nueva función de gestor para poder asignarle tareas más adelante.

1. En Setup (Configuración), ingrese Users (Usuarios) en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Users (Usuarios).
   
2. Haga clic en New User (Nuevo usuario). Complete el registro del nuevo usuario con estos detalles:
   

3. Desactive Generate new password and notify user immediately (Generar nueva contraseña y notificar al usuario inmediatamente).
   
4. Haga clic en Save (Guardar).
   

Usted estará subordinado a Courtney, por lo que ella debe ser su gestora.

1. En Configuración, ingrese User (Usuario) en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Users (Usuarios).
   
2. Haga clic en Edit (Modificar) junto a su nombre.
   
3. En Approver Settings (Configuración del aprobador), haga clic en icono de búsqueda junto al campo Manager (Gestor) y busque a Courtney Brown. A continuación, haga clic en su nombre.
   
4. Haga clic en Save (Guardar).
   

Agregar campos personalizados

Antes de crear el proceso de aprobación, deberá agregar varios campos personalizados a su organización. Los campos personalizados permiten a su equipo de ventas capturar información de negocio única, como, por ejemplo, los campos Porcentaje de descuento y Estado de la aprobación que agregará en este paso. Puede agregar campos personalizados para cada una de las fichas y los objetos que utiliza su organización, con un límite de 800 campos.

Un nombre de campo personalizado y su etiqueta deben ser exclusivos para ese objeto con el fin de evitar problemas de combinación y visualización. Por ejemplo, si crea una etiqueta denominada Email y ya hay un campo estándar etiquetado como Email, el campo de combinación podría ser incapaz de distinguirlos. Al incorporar un carácter o un calificador al nombre del campo personalizado lo convertirá en exclusivo. Por ejemplo Email2 o Prospectos de email.

Cree en primer lugar el campo Porcentaje de descuento:

1. Desde Setup (Configuración), haga clic en la ficha Object Manager (Gestor de objetos).
   
2. Haga clic en Opportunity (Oportunidad) y, a continuación, en Fields & Relationships (Campos y Relaciones).
   
3. En la parte superior de la sección Fields & Relationships (Campos y Relaciones), haga clic en New (Nuevo).
   
4. Seleccione el botón de opción Percent (Porcentaje) y haga clic en Next (Siguiente).
   
5. Complete los detalles del nuevo campo:
   

6. Haga clic en Next (Siguiente).
   

• En el encabezado de la columna Read-Only (Solo lectura), seleccione la casilla de verificación.
  
• En la columna Solo lectura, desactive las casillas Standard User (Usuario estándar) y System Administrator (Administrador del sistema).
  

7. Haga clic en Next (Siguiente) y, a continuación, haga clic en Save & New (Guardar y nuevo).
   

Sin abandonar la página Fields & Relationship (Campos y Relaciones), cree el campo Approval Status (Estado de la aprobación):

1. Seleccione el botón de opción Picklist (Lista de selección) y haga clic en Next (Siguiente).
   
2. Complete los detalles del nuevo campo en el Paso 2:
   

3. En el cuadro de texto, ingrese los valores que se indican a continuación separados por una línea nueva:
   

• Pending (Pendiente)
  
• Approved (Aprobado)
  
• Not Approved (No aprobado)
  

4. Asegúrese de que la opción Restrict picklist to the values defined in the value set (Restringir la lista de selección a los valores definidos en el conjunto de valores) está seleccionada.
   
5. Haga clic en Next (Siguiente) y, a continuación, establezca la seguridad de nivel de campo:
   

• En el encabezado de la columna Read-Only (Solo lectura), seleccione la casilla de verificación.
  
• En la columna Read-Only (Solo lectura), desactive las casillas Standard User (Usuario estándar) y System Administrator (Administrador del sistema).
  

6. Haga clic en Next (Siguiente) y a continuación haga clic en Save (Guardar).
   

Crear una plantilla de email y carpetas

A continuación, debe configurar dos plantillas de email: una que se utilizará para avisar a los solicitantes que se aprobó un descuento y otra para avisar a los solicitantes que se rechazó un descuento. Pero antes, debe crear una carpeta para alojar las nuevas plantillas.

1. En Setup (Configuración), ingrese Classic Email Templates (Plantillas de email de Classic) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Classic Email Templates (Plantillas de email de Classic).
   
2. Haga clic en Create New Folder (Crear nueva carpeta).
   
3. Rellene la información de la carpeta:
   

4. Active el botón de opción This folder is accessible by all users (Todos los usuarios pueden acceder a esta carpeta).
   
5. Haga clic en Save (Guardar).
   

A continuación, cree las plantillas necesarias. En primer lugar, configure la plantilla de email Discount Approved (Descuento aprobado).

1. En Setup (Configuración), ingrese Classic Email Templates (Plantillas de email de Classic) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Classic Email Templates (Plantillas de email de Classic).
   
2. Haga clic en New Template (Plantilla nueva).
   
3. Seleccione el botón de opción Text (Texto) y, a continuación, haga clic en Next (Siguiente).
   
4. Rellene estos detalles:
   

[Texto alternativo: Captura de la pantalla Copy Merge Field (Copiar campo de combinación)].

5. Haga clic en Save (Guardar). 
   

A continuación, configure la plantilla de email Discount Rejected (Descuento rechazado).

1. Regrese a la página New Template (Plantillas de email de Classic) inicial y haga clic en New Template (Nueva plantilla).
   
2. Seleccione el botón de opción Text (Texto) y, a continuación, haga clic en Next (Siguiente).
   
3. Rellene estos detalles:
   

4. Haga clic en Save (Guardar).
   

Ahora que ya realizó las tareas de preparación, está listo para crear un proceso de aprobación.

Recursos

• Trail Together: Crear un proceso de aprobación de descuentos
  
• Trailhead Live: Preparación para la certificación de administrador avanzado: proceso de aprobación