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Despídase de Flujo de trabajo y de la bienvenida a Process Builder

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Explicar el valor de negocio de Process Builder en comparación con Flujo de trabajo.
  • Describir todo el proceso de convertir reglas de flujo de trabajo en procesos.

Nueva compañía, Nueva organización

Lleva algunos meses trabajando en Acme Wireless. Conforme se familiariza con el funcionamiento interno de su nueva organización, toma nota de áreas para su mejora. Algunas de estas áreas que puede tratar con soluciones rápidas.

Otras son implementaciones de soluciones que no son necesariamente la mejor práctica para ese problema. Pero las implementaciones funcionan de modo que no es necesario solucionarlas. Es suficientemente difícil mantenerse al tanto de funciones novedosas (hola, 1.200 páginas de notas de versión cada año), mucho menos implementar actualmente esas funciones. No siempre tiene el tiempo. O incluso si tiene tiempo, las ventajas no son suficientes para garantizarlo.

Una de esas áreas para mejorar: el gran número de reglas de flujo de trabajo utilizadas para automatizar todo en vez de Process Builder.

Importante

Importante

Los ejemplos descritos en este módulo incluyen campos personalizados y plantillas de email que no existen en su Trailhead Playground. Este módulo no le muestra cómo crear esos campos o plantillas, porque nuestro enfoque está en los conceptos y las mejores prácticas para la migración de reglas de flujo de trabajo. Le recomendamos seguir leyendo para comprender los conceptos, pero no intente seguir los pasos del ejercicio en su playground. Usted aplica su conocimiento conceptual para completar los retos al final de cada unidad. No se preocupe: no necesita crear ningún campo personalizado o plantilla de email para completar ninguno de los retos.

Comparemos: Flujo de trabajo frente a Process Builder

¿Cuál es la gran ventaja? #AwesomeAdmin, ¿por qué emplear su tiempo convirtiendo la automatización de una herramienta que conoce a una herramienta que no conoce?

Process Builder le permite automatizar más cosas. Process Builder incluye acciones más flexibles en comparación con las acciones de flujo de trabajo correspondientes. La acción de proceso Crear un registro, por ejemplo, le permite crear cualquier registro en vez de solo tareas. Además, la acción de proceso Actualizar registros (que se corresponde con la acción de flujo de trabajo de actualización de campo) le permite actualizar cualquier registro relacionado, mientras que la acción de flujo de trabajo de actualización de campo le permite actualizar únicamente el registro o su principal. Process Builder también incluye acciones nuevas que no están disponibles en Flujo de trabajo; como Publicar en Chatter y Enviar para aprobación. Process Builder le permite controlar el orden de sus criterios. En Flujo de trabajo, no existe ninguna forma para que determine el orden en que se ejecutan sus reglas de flujo de trabajo. Por lo que siempre existe el riesgo de que una regla sobrescriba lo que hizo otra. En Process Builder, usted determina el orden de evaluación exacto de los criterios de su proceso. A su vez, en un criterio de proceso concreto, usted de termina el orden de sus acciones.
Sugerencia

Sugerencia

Como no puede elegir qué regla de flujo de trabajo se evalúa en primer lugar, seleccione una herramienta para automatizar todo para un objeto concreto. Si utiliza Flujo de trabajo y Process Builder, no puede predecir los resultados de un cambio de registro de forma fiable.

Process Builder le permite acceder a campos en cada registro relacionado. En Flujo de trabajo, puede hacer referencia a campos en el principal del registro. Process Builder, por otra parte, le permite acceder a los campos en cualquier registro relacionado, sin importar cuán lejano sea el registro. Puede hacer referencia a campos en un registro principal, registro principal del principal o registro principal de este eliminado dos veces. Process Builder es el futuro. Ya no estamos mejorando Flujo de trabajo. Todavía proporcionamos asistencia para su uso de reglas de flujo de trabajo, y continuaremos haciéndolo. Pero todas las nuevas funciones para el caso de uso de flujo de trabajo llegarán a Process Builder. Si desea utilizar la maravillosa nueva función, migre su automatización a Process Builder.

Ahora tiene toda la información que necesita para decidirse entre Flujo de trabajo y Process Builder para futuros proyectos.

Nuevos requisitos de negocio

El cambio es una constante, en la vida y en su trabajo como administrador de Salesforce. Por lo que no se sorprende cuando recibe este email del Vicepresidente del servicio de atención al ciente.

Hace algunos meses, nosotros (o en su defecto, su predecesor) implementamos Chatter en la compañía. Como el patrocinador ejecutivo, me alegro de ver la adopción aumentando. Pero tuvimos algunas caminos por recorrer antes de alcanzar nuestras mediciones de destino. Mi equipo identificó una posible forma de empujar aún más la aguja, por lo que tenga una simple solicitud. El equipo de asistencia recibe toneladas de mensajes de email acerca de sus casos desde Salesforce automáticamente. ¿Puede cambiar la implementación de modo que se notifique al equipo a través de Chatter en vez de email?

Primero, tómese un momento para reírse. No hay nada como una simple solicitud.

Pero no obstante, es tiempo de investigar la mejor forma de cambiar el sistema de gestión de casos de su organización. Tres elementos en su kit de herramientas de administrador le permiten crear automáticamente publicaciones de Chatter: Desencadenadores de Apex, Flow Builder y Process Builder. De esas herramientas, Process Builder es la más sencilla. Por lo que planifica migrar las reglas de flujo de trabajo basadas en Caso que envían mensajes de email en procesos con Process Builder.

Tomemos un segundo para revisar las reglas de flujo de trabajo de Caso existentes.

Nombre de regla Criterios Acciones
Distribuir basándose en palabras clave en Asunto o Descripción Criterios de evaluación: creado o modificado para cumplir los criterios
Criterios de reglas:
Contains(LOWER( Subject ),"urgent") ||
Contains(LOWER( Subject ),"password") ||
Contains(LOWER( Subject ),"down") ||
Contains(LOWER( Subject ),"emergency") ||
Contains(LOWER( Subject ),"internal server error") ||
Contains(LOWER( Description ),"urgent") ||
Contains(LOWER( Description ),"password") ||
Contains(LOWER( Description ),"down") ||
Contains(LOWER( Description ),"emergency") ||
Contains(LOWER( Description ),"internal server error")
Inmediato:
  • Actualización de campo: Establecer prioridad como Afecta al servicio
  • Actualización de campo: Establecer nivel de asistencia como Nivel 3
  • Actualización de campo: Establecer la fecha de resolución de destino como HOY()

Dependientes del tiempo: n/a

Seguir cuando se cierra un caso de contrato Platinum Criterios de evaluación: creado o modificado para cumplir los criterios
Criterios de reglas:
  • (Caso: Prioridad igual a Alta) y
  • (Caso: Cerrado igual a Verdadero) y
  • (Caso: Tipo de contrato igual a Platinum)
Inmediato: n/a
7 días tras caso: Fecha/hora de cierre:
  • Alerta de email: Enviar una solicitud de comentario al contacto del caso
Notificar al Vicepresidente de ventas acerca de casos archivados para cuentas de valor alto Criterios de evaluación: creado

Criterios de reglas: (Cuenta: Cuenta principal es igual a verdadero)

Inmediato:
  • Alerta de email: Notificar al AE acerca de casos para cuentas de gran tamaño
  • Alerta de email: Notificar al gerente de AE acerca de casos para cuentas de gran tamaño

Dependientes del tiempo: n/a

Establecer fecha de resolución para Asistencia básica Criterios de evaluación: creado

Criterios de reglas: (Caso: Plan de asistencia es igual a Básica)

Inmediato:
  • Actualización de campo: Establecer la fecha de resolución de destino como HOY() + 30

Dependientes del tiempo: n/a

Establecer fecha de resolución para Asistencia Premium Criterios de evaluación: creado

Criterios de reglas: (Caso: Plan de asistencia es igual a Premium)

Inmediato:
  • Actualización de campo: Establecer la fecha de resolución de destino como HOY()

Dependientes del tiempo: n/a

Establecer fecha de resolución para Asistencia Estándar Criterios de evaluación: creado

Criterios de reglas: (Caso: Plan de asistencia es igual a Estándar)

Inmediato:
  • Actualización de campo: Establecer la fecha de resolución de destino como HOY() + 14

Dependientes del tiempo: n/a

Solo dos de las seis reglas de flujo de trabajo incluyen acciones de alerta de email. Sin embargo, es mejor práctica evitar la combinación de procesos (desde Process Builder) con reglas de flujo de trabajo para un objeto concreto. De lo contrario, no puede garantizar en qué orden de evalúan los procesos y las reglas de flujo de trabajo. Si desea sustituir una regla de flujo de trabajo de caso con un proceso, recomendamos migrar cada regla de flujo de trabajo de caso a Process Builder.

Convertir sus reglas de flujo de trabajo en un proceso

El costo de nuevas funciones es agravado cuando esas funciones no tienen opciones de migración automática. Lo sabemos: la idea de hacer clic en un botón para convertir sus reglas de flujo de trabajo en Process Builder suena bastante maravilloso. Desafortunadamente, las reglas de flujo de trabajo son suficientemente diferentes de los procesos para hacer eso posible. Por lo que le proporcionaremos la siguiente mejor alternativa: un módulo para guiarle por el proceso de migración.

Es algo complicado, pero este es el proceso para salir de Flujo de trabajo e ir a Process Builder. Tratamos cada uno de estos pasos a lo largo de este módulo.

Sugerencia

Sugerencia

Cree y pruebe sus procesos en un entorno de sandbox. De ese modo, puede identificar cualquier problema sin afectar a sus datos de producción.

  1. Asigne los criterios de sus reglas en criterios de proceso. Considere si anidar algún criterio con procesos invocables.
  2. Asigne las acciones de sus reglas en acciones de proceso.
  3. Determine el orden óptimo de sus nodos de criterios.

Realizamos cada paso en tres partes: debatir acerca de qué tener en cuenta durante ese paso, elaborar un plan para ese paso y luego implementar ese plan en Process Builder. A lo largo de este módulo, utilizamos tablas para representar el plan. Pero puede utilizar cualquier herramienta de planificación que prefiere. Lápiz y papel son igual de buenos que una pizarra o una hoja de cálculo.