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Asignar sus criterios de flujo de trabajo a criterios de proceso

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Describir cómo se traducen los componentes de criterios de una regla de flujo de trabajo en criterios de proceso.
  • Combinar múltiples reglas de flujo de trabajo en un solo proceso.
  • Crear un plan sobre para convertir criterios de flujo de trabajo en criterios de proceso.
Importante

Importante

Los ejemplos descritos en este módulo incluyen campos personalizados y plantillas de email que no existen en su Trailhead Playground. Este módulo no le muestra cómo crear esos campos o plantillas, porque nuestro enfoque está en los conceptos y las mejores prácticas para la migración de reglas de flujo de trabajo. Le recomendamos seguir leyendo para comprender los conceptos, pero no intente seguir los pasos del ejercicio en su playground. Usted aplica su conocimiento conceptual para completar los retos al final de cada unidad. No se preocupe: no necesita crear ningún campo personalizado o plantilla de email para completar ninguno de los retos.

Obtener una idea del terreno

Antes de comenzar a analizar sus reglas de flujo de trabajo y averiguar cómo se asignan en un proceso, familiaricémonos con el entorno.

Anatomía de una regla de flujo de trabajo

En primer lugar, una visita guiada de la anatomía de los criterios de una regla de flujo de trabajo. (Echaremos un vistazo a las acciones más adelante.) A lo largo del camino, revisamos cómo se traducen estas partes en el extenso mundo en Process Builder.

Página de detalles de regla de flujo de trabajoNombre de regla (1). Los nombres de reglas de flujo de trabajo componen bonitos nombres para nodos de criterios, siempre que la convención de nomenclatura funcione para usted.
Sugerencia

Sugerencia

Obtiene una representación visual de las acciones en Process Builder. Así que para los nombres de nodos de criterios, recomendamos resumir solo los criterios. Sin embargo, si su organización ya tiene una convención de nomenclatura, mantenga la dinámica. La coherencia lo es todo.

Objeto (2). El objeto es un obsequio; es siempre el mismo para un proceso que lo fue para la regla de flujo de trabajo correspondiente. Criterios de evaluación (3). Los criterios de evaluación es donde se complica un poco la cosa. ¡Pero solo un poco! Como un repaso, estas son las opciones de criterios de evaluación para una regla de flujo de trabajo.
  • creado
  • creado o modificado
  • creado o modificado para cumplir los criterios
¿La diferencia en Process Builder? Las primeras dos opciones están disponibles cuando selecciona el objeto y especifica cuándo se inicia el proceso. La tercera opción es una configuración avanzada en cada nodo de criterios.
Criterios de evaluación en flujo de trabajo Valores en Process Builder
Nodo de objeto: Iniciar el proceso Nodo de criterios: Opción avanzada
creado solo cuando se crea un registro n/a
creado o modificado cuando se crea o se modifica un registro No seleccionado
creado o modificado para cumplir los criterios cuando se crea o se modifica un registro Seleccionado
Criterios de reglas (4). Los criterios de reglas se asignan estrechamente, si no exactamente, desde su regla de flujo de trabajo a su proceso. Al igual que Flujo de trabajo, Process Builder le permite establecer condiciones de filtro o utilizar una fórmula.

Un solo proceso para controlarlo todo

Las reglas de flujo de trabajo son siempre no deterministas. En lenguaje personal habitual: Salesforce no puede garantizar qué regla de flujo de trabajo se evalúa en primer lugar o segundo o séptimo. Para asegurarse de que las reglas de flujo de trabajo se evalúan en el orden correcto, debe ser creativo. Algunos clientes agregan un campo que monitorean de qué regla de flujo de trabajo es el turno. ¡Vaya! Suena muy trabajoso, ¿verdad?

Process Builder toma todas esas soluciones alternativas y las coloca en una caja marcada “Ya no es necesario”. Siempre que automatiza todo en un solo proceso, establece el orden de forma explícita. El primer nodo de criterios se evalúa primero, el segundo se evalúa en segundo lugar, etc. Por lo que es muy importante ordenar sus nodos de criterios correctamente. En una próxima unidad, trataremos la clasificación en detalle. Esté tranquilo sabiendo que puede reorganizar sus nodos de criterios.

Si crea múltiples procesos para un objeto concreto, se arriesga a tener el mismo problema que tuvo con reglas de flujo de trabajo. Salesforce no puede garantizar qué proceso evaluar en primer lugar. Por lo que recomendamos automatizar todo en un solo proceso, siempre que sea posible. Conozca un par de funciones en Process Builder que le facilitan el camino a un proceso principal.

ISNEW(). Parte de su automatización se aplica únicamente a registros creados. El resto se aplica a registros creados y modificados. ¿Cómo podría combinarlos todos en un solo proceso? Conozca la función de fórmula que detecta si el registro que se está evaluando se acaba de crear: ISNEW(). Para agregar una regla de flujo de trabajo de solo crear a un proceso que se inicia cuando se crea o se modifica un registro, convierta las condiciones de la regla asociada en una fórmula. A continuación agregue && ISNEW() a su fórmula. Procesos invocables. Al igual que puede iniciar flujos desde un proceso, puede invocar otros procesos. Básicamente, los procesos invocables son procesos modulares que se inician únicamente cuando otro proceso se los indica. Piense en los procesos invocables como una herramienta organizativa para mantenerle a usted y a otros administradores sensatos. Estas son algunas situaciones de ejemplo donde los procesos invocables son útiles.
  • Nodos de criterios parcialmente coincidentes Por ejemplo, varios nodos de criterios evalúan si una cuenta es un valor alto además de otras condiciones. Crea un proceso invocable para gestionar todos esos nodos de criterios, sin la condición común. En su proceso de nivel superior, si la cuenta es un valor alto, invoca el proceso “Cuenta principal”.
  • Acción común en múltiples grupos de acciónPor ejemplo, su proceso notifica al propietario de la cuenta acerca del estado de un caso para varios estados diferentes. En vez de crear la misma acción para cada nodo de criterio, créela una sola vez con un proceso invocable. Hacer eso también reduce el costo de mantenimiento.

Asignar sus criterios de flujo de trabajo en criterios de proceso

Ahora, teniendo en cuenta toda esa información, creamos un plan de migración para los criterios de reglas de flujo de trabajo.

Determinar un nombre de proceso

Su proceso abarca el equivalente de múltiples reglas de flujo de trabajo, por lo que cualquier nombre de regla antiguo no lo hará. Como está combinando todas las reglas de flujo de trabajo del caso en un solo proceso, llame este “Gestión de caso”.

Asignar los criterios de regla y objeto

Los criterios de regla y objeto se asignan exactamente.

Asignar los criterios de evaluación

Así es cómo se traducen los criterios de evaluación y los nombres de regla para las reglas de flujo de trabajo en criterios de proceso. Los nombres ahora resumen los criterios en vez de los criterios y las acciones. Para convertir reglas de flujo de trabajo que se evalúan cuando se crean o se modifican registros para cumplir los criterios, marque la opción avanzada en el nodo de criterios como seleccionada.

Reglas de flujo de trabajo Process Builder
Nombre de regla Criterios de evaluación Nodo de objeto: Iniciar proceso cuando Nodo de criterios: Nombre de criterios Nodo de criterios: Opción avanzada
Distribuir basándose en palabras clave en Asunto o Descripción creado o modificado para cumplir los criterios cuando se crea o se modifica un registro Palabras clave de distribución Seleccionado
Seguir cuando se cierra un caso de contrato Platinum creado o modificado para cumplir los criterios cuando se crea o se modifica un registro Cierres de casos de contrato Platinum Seleccionado
Notificar al Vicepresidente de ventas acerca de casos archivados para cuentas de valor alto creado solo cuando se crea un registro Cuenta principal n/a
Establecer fecha de resolución para Asistencia básica creado solo cuando se crea un registro Asistencia básica n/a
Establecer fecha de resolución para Asistencia Premium creado solo cuando se crea un registro Asistencia premium n/a
Establecer fecha de resolución para Asistencia Estándar creado solo cuando se crea un registro Asistencia estándar n/a

Los nodos de criterios tienen diferentes criterios de evaluación. Cuatro de ellos son aplicables únicamente cuando se crea un registro y dos son aplicables cuando se crea o se modifica un registro. Para combinarlos en un solo proceso, utilice la función ISNEW().

Para cada nodo de criterios que se aplica solo a registros creados:
  1. Convierta las condiciones de filtro en fórmulas.
  2. Agregue la función ISNEW() a la fórmula.
  3. Marque la opción Avanzada como “No seleccionada”.

Con esos cambios preparados, los nodos de criterios para todas esas reglas de flujo de trabajo caben en un solo proceso. ¡Hurra!

“Gestión de caso” de proceso
Nodo de objeto Nodos de criterios
Nombre de criterios Criterios para la ejecución de acciones Nodo de criterios: Opción avanzada
Objeto: Caso: Iniciar el proceso: cuando se crea o se modifica un registro
Palabras clave de distribución
Contains(LOWER( Subject ),"urgent") ||
Contains(LOWER( Subject ),"password") ||
Contains(LOWER( Subject ),"down") ||
Contains(LOWER( Subject ),"emergency") ||
Contains(LOWER( Subject ),"internal server error") ||
Contains(LOWER( Description ),"urgent") ||
Contains(LOWER( Description ),"password") ||
Contains(LOWER( Description ),"down") ||
Contains(LOWER( Description ),"emergency") ||
Contains(LOWER( Description ),"internal server error")
Seleccionado
Cierres de casos de contrato Platinum
  • (Caso: Prioridad igual a Alta) y
  • (Caso: Cerrado igual a Verdadero) y
  • (Caso: Tipo de contrato igual a Platinum)
Seleccionado
Cuenta principal
(Account: Top Account equals true) && ISNEW()
n/a
Asistencia básica
(Case: Support Plan equals Basic) && ISNEW()
n/a
Asistencia premium
(Case: Support Plan equals Premium) && ISNEW()
n/a
Asistencia estándar
(Case: Support Plan equals Standard) && ISNEW()
n/a

Candidatos para un proceso invocable

Ahora consideremos si combinar cualquiera de los nodos de criterios en un proceso invocable.

Recuerde, uno de los casos de uso principales para procesos invocables es cuando múltiples nodos de criterios comparten una condición. Bien, la función ISNEW() que acaba de agregar cuenta como una condición compartida. Pongamos todos los nodos de criterios “solo crear” en un proceso invocable.

La condición compartida (ISNEW()) se evalúa por un nodo de criterios en el proceso de nivel superior. Por lo que puede volver al uso de condiciones de filtro para estos nodos de criterios.

Todos juntos: El plan de criterios final

Estas son las configuraciones de objeto y criterios para el proceso invocable. En procesos invocables, el nodo de objeto no incluye el campo Iniciar el proceso y el nodo de criterios no incluye la configuración avanzada, por lo que no es necesario seguir esa información.

Proceso invocable “Nuevos casos”
Nodo de objeto Nodos de criterios
Nombre de criterios Criterios para la ejecución de acciones
Objeto : Caso Cuenta principal Cuenta: Cuenta principal es igual a verdadero
Asistencia básica Plan de asistencia es igual a Básica
Asistencia premium Plan de asistencia es igual a Premium
Asistencia estándar Plan de asistencia es igual a Estándar

Actualice el plan para el proceso de nivel superior de nuevo. Sustituya las cuatro nodos de criterios que pasó al proceso invocable con un solo nodo de criterios (Nuevo caso). El nuevo nodo de criterios utiliza una fórmula (ISNEW()) para comprobar si el registro se acaba de crear.

“Gestión de caso” de proceso
Nodo de objeto Nodos de criterios
Nombre de criterios Criterios para la ejecución de acciones Nodo de criterios: Opción avanzada
Objeto : CasoIniciar el proceso: cuando se crea o se modifica un registro
Palabras clave de distribución
Contains(LOWER( Subject ),"urgent") ||
Contains(LOWER( Subject ),"password") ||
Contains(LOWER( Subject ),"down") ||
Contains(LOWER( Subject ),"emergency") ||
Contains(LOWER( Subject ),"internal server error") ||
Contains(LOWER( Description ),"urgent") ||
Contains(LOWER( Description ),"password") ||
Contains(LOWER( Description ),"down") ||
Contains(LOWER( Description ),"emergency") ||
Contains(LOWER( Description ),"internal server error")
Seleccionado
Cierres de casos de contrato Platinum
  • (Caso: Prioridad igual a Alta) y
  • (Caso: Cerrado igual a Verdadero) y
  • (Caso: Tipo de contrato igual a Platinum)
Seleccionado
Nuevo caso
&& ISNEW()
No seleccionado

¡Eso es todo para le plan de criterios!

Implementar los criterios en su proceso

Ahora pongamos ese plan en práctica. Recuerde, separó algunos de los nodos de criterios en un proceso invocable, de modo que ahora está creando dos procesos. Los planes incluyen toda la información que necesita para crear cada proceso y configurar el objeto y los nodos de criterios.

Debemos crear el proceso de nivel superior o el proceso invocable primero. El orden no importa realmente cuando está configurando criterios. Así que seleccionemos uno para realizar en primer lugar: el proceso invocable.

Criterios en el proceso invocable

Proceso invocable “Nuevos casos”
Nodo de objeto Nodos de criterios
Nombre de criterios Criterios para la ejecución de acciones
Objeto : Caso Cuenta principal Cuenta: Cuenta principal es igual a verdadero
Asistencia básica Plan de asistencia es igual a Básica
Asistencia premium Plan de asistencia es igual a Premium
Asistencia estándar Plan de asistencia es igual a Estándar
  1. En Configuración, ingrese Builder en el cuadro Búsqueda rápida y haga clic en Process Builder y en Nuevo.
  2. Configure las propiedades del proceso.
    • Nombre: Nuevos casos
    • Descripción: Automatización para todas las llamadas en la creación
    • El proceso se inicia cuando: Es invocado por otro proceso
  3. Configure el nodo de objeto.
    1. Haga clic en Agregar objeto.
    2. Seleccione Caso, y guarde el nodo de objeto.
  4. Haga clic en Agregar criterios, y configure el nodo de criterios Cuenta principal.
    1. Llame al criterio “Cuenta principal”.
    2. Para Campo, seleccione Cuenta principal desde la cuenta asociada.
      1. Haga clic en Buscar un campo…
      2. Haga clic en Id. de cuenta > para seleccionar desde los campos de la cuenta asociada.
      3. Ingrese Principal, seleccione Cuenta principal, luego haga clic en Seleccionar. Selección del campo Cuenta principal
    3. Para Valor, seleccione Verdadero.
      Configuración final de condiciones de Cuenta principal
    4. Guarde el nodo de criterios.
  5. Haga clic en Agregar criterios, y configure el nodo de criterios Asistencia básica.
    1. Llame al criterio “Asistencia básica”.
    2. Para Campo, seleccione Plan de asistencia.
      1. Haga clic en Buscar un campo....
      2. Ingrese Asistencia, seleccione Plan de asistencia, luego haga clic en Seleccionar. Selección de Plan de asistencia en el selector de campos de Process Builder
    3. Para Valor, seleccione Básica. Configuración final de condiciones de Asistencia básica
    4. Guarde el nodo de criterios.
  6. Haga clic en Agregar criterios, y configure el nodo de criterios Asistencia premium. Haga lo mismo que hizo para Asistencia básica, excepto llamar el nodo de criterios “Asistencia Premium” y seleccione Premium para el valor de las condiciones de filtro.
  7. Haga clic en Agregar criterios, y configure el nodo de criterios Asistencia estándar. Haga lo mismo que hizo para Asistencia básica, excepto llamar el nodo de criterios “Asistencia estándar” y seleccione Estándar para el valor de la condición de filtro.
Todos los nodos de criterios en el proceso invocable

Allí va; configuró todos los nodos de criterios para el proceso invocable. Ahora en el proceso nivel superior.

Criterios en el proceso de nivel superior

“Gestión de caso” de proceso
Nodo de objeto Nodos de criterios
Nombre de criterios Criterios para la ejecución de acciones Nodo de criterios: Opción avanzada
Objeto : CasoIniciar el proceso: cuando se crea o se modifica un registro
Palabras clave de distribución
Contains(LOWER( Subject ),"urgent") ||
Contains(LOWER( Subject ),"password") ||
Contains(LOWER( Subject ),"down") ||
Contains(LOWER( Subject ),"emergency") ||
Contains(LOWER( Subject ),"internal server error") ||
Contains(LOWER( Description ),"urgent") ||
Contains(LOWER( Description ),"password") ||
Contains(LOWER( Description ),"down") ||
Contains(LOWER( Description ),"emergency") ||
Contains(LOWER( Description ),"internal server error")
Seleccionado
Cierres de casos de contrato Platinum
  • (Caso: Prioridad igual a Alta) y
  • (Caso: Cerrado igual a Verdadero) y
  • (Caso: Tipo de contrato igual a Platinum)
Seleccionado
Nuevo caso
&& ISNEW()
No seleccionado
  1. En la barra de botones, haga clic en Ver todos los procesos para volver a la página de gestión de procesos.
  2. Haga clic en Nuevo y configure las propiedades del proceso.
    • Nombre: Gestión de casos
    • Descripción: Automatización para todos los casos
    • El proceso se inicia cuando: Cambia un registro
  3. Configure el nodo de objeto.
    1. Haga clic en Agregar objeto.
    2. Seleccione Caso y cuándo se crea o se modifica un registro.
    3. Guarde el nodo de objeto.
  4. Haga clic en Agregar criterios, y configure el nodo de criterios Palabras clave de distribución.
    1. Llame al criterio “Palabras clave de distribución”.
    2. Seleccione La fórmula es verdadera.
    3. Copie la fórmula desde el plan y péguela en el editor de fórmulas.
    4. Actualice los campos en la fórmula de modo que utilicen la sintaxis de Process Builder. Utilice el selector de campos para insertar la sintaxis correcta para Asunto y Descripción a través de la fórmula.
      Las funciones y los operadores no tienen una sintaxis diferente en Process Builder, pero los nombres de campo sí.
      Fórmula final para Palabras clave de distribución
    5. En la parte inferior en el nodo de criterios, amplíe > Avanzada y seleccione .
    6. Guarde el nodo de criterios.
  5. Haga clic en Agregar criterios, y configure el nodo de criterios Cierres de casos de contrato Platinum.
    1. Llame el criterio “Cierres de casos de contrato Platinum”.
    2. Agregue dos filas de modo que tenga tres condiciones de filtro para configurar.
    3. Seleccione los campos y valores para cada fila: Prioridad, Cerrada y Tipo de contrato.
    4. Establezca los valores para cada fila de modo que Prioridad es igual a Alta, Cerrada es igual a Verdadero y Tipos de contrato es igual a Premium. Configuración final de condiciones Cierres de casos de contrato Platinum
    5. En la parte inferior en el nodo de criterios, amplíe > Avanzada y seleccione .
    6. Guarde el nodo de criterios.
  6. Haga clic en Agregar criterios, y configure el nodo de criterios Nuevo caso.
    1. Llame al criterio “Nuevo caso”.
    2. Seleccione La fórmula es verdadera.
    3. En el editor de fórmula, ingrese ISNEW().
    4. Deje la opción avanzada sin seleccionar y guarde el nodo de criterios.
Todos los nodos de criterios en el proceso de nivel superior

Es algo que engloba todos los nodos de criterios. A continuación, convirtamos las acciones de regla de flujo de trabajo en acciones de proceso.