Colaborar con CRM Analytics
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Presentar desde el tablero.
- Utilizar anotaciones para atraer la atención sobre los resultados de los tableros de CRM Analytics.
- Compartir tableros en Chatter y descargar datos de widgets.
Siga el proceso con Trail Together
¿Desea seguir el proceso con un experto a medida que realiza este paso? Mire este video que forma parte de la serie Trail Together.
(Este video comienza en el minuto 09:50, en caso de que desee rebobinar y mirar el comienzo del paso nuevamente).
Llevarlo a las personas
CRM Analytics ya le ayudó en su nuevo trabajo de gerente de ventas en DTC Electronics. Encontró fácilmente indicadores clave de desempeño y descubrió nuevas perspectivas trabajando con los tableros y desglosando los datos detrás de ellos. También hizo que CRM Analytics trabajara automáticamente para usted personalizando su página de inicio de CRM Analytics con notificaciones.
Ahora sabe que los tableros de CRM Analytics son mapas bien pensados que le proporcionan muchas rutas por sus datos. Y no está solo en el bosque. Como verá en esta unidad, hay muchas maneras de realizar progresos hacia los objetivos trabajando con otros.
Ahora es el momento de reunirse con sus representantes de ventas y mostrarles cómo CRM Analytics puede ayudarles también. Va a presentar el tablero Ventas regionales y demostrar las funciones de anotación, publicación y descarga. Son formas poderosas de mantener pláticas acerca de sus datos y poner sus perspectivas a trabajar para su negocio.
Presentar un tablero en modo de pantalla completa
En la reunión, proyecta la pantalla de su portátil con CRM Analytics abierto. Alguien le pregunta si va a compartir diapositivas. Usted sonríe y dice que no. A diferencia de las presentaciones de diapositivas estáticas, las presentaciones de CRM Analytics le permiten mostrar gráficos interactivos con datos reales. Pueden representar una ocasión para explorar el panorama de los datos como un grupo.
- Haga clic en la ficha Analytics Studio y luego en Inicio. Bajo Recientes, haga clic en Ventas regionales.
- Haga clic en el icono presentar (
). Si tiene dos pantallas, puede continuar en modo de pantalla completa. Si solo tiene una pantalla, haga clic en la X de la esquina superior derecha para salir del modo de pantalla completa.
Tenga en cuenta que en el modo de pantalla completa, tiene la barra de control de la aplicación, que incluye opciones para compartir, anotar y establecer notificaciones. - Pase el cursor por la parte superior de la pantalla para mostrar al equipo cómo acceder a la barra de menús del sistema operativo.
- Haga clic en el menú desplegable junto al nombre del tablero para abrir la lista de navegación de la aplicación.
Aquí están los otros tableros de la aplicación, le indica a su equipo. Pero vamos a centrarnos en el mapa ahora. - Haga clic en Canadá en el mapa.
El gráfico de barras y la tabla se ajustan en consecuencia. Hay expresiones de admiración en toda la sala.
Ahora pueden ver por qué la presentación de CRM Analytics en vivo es mejor que las diapositivas, le comenta al grupo. Aunque las presentaciones en las reuniones son una excelente forma de colaborar, usted recuerda al equipo que también necesita herramientas que pueda utilizar en otros momentos. A continuación mostrará a sus representantes cómo continuar la plática a través de las anotaciones.
Utilizar anotaciones para resaltar resultados
Para cada widget del tablero, puede comentar para compartir con otras personas sus impresiones sobre los resultados que muestra. También puede utilizar anotaciones para dar al diseñador de su tablero ideas para realizar mejoras. En la reunión con el equipo, mostrará cómo las anotaciones de los tableros pueden motivar el desempeño de sus representantes.
Las anotaciones deben configurarlas su administrador de Salesforce.
- En el tablero Ventas regionales, pase el cursor junto a la esquina superior derecha del gráfico de barras y haga clic para abrir el menú desplegable. Seleccione Anotar.
- En el panel de anotaciones, escriba
¡Echad un vistazo a las cifras canadienses!
- Para adjuntar una captura de pantalla del tablero, haga clic en la casilla de verificación.
Al adjuntar una captura de pantalla actual se muestra el estado filtrado del tablero, de modo que otros ven a lo que se está refiriendo. - Haga clic en Compartir.
Su comentario aparece en sus noticias en tiempo real de Chatter, que se guarda con el tablero. Cualquiera que esté siguiendo el tablero ve su comentario y puede unirse a la plática sobre el gráfico y sus datos. - Para ver la indicación de la anotación en el widget, haga clic en el icono Mostrar anotaciones (
) en los controles del tablero. (Es posible que tenga que hacer clic en él dos veces si el panel se cierra en primer lugar.)
Observe el cuadro de color azul con el número en la esquina superior izquierda del gráfico. Le indica el número de anotaciones que hay en el widget. - En el panel de anotaciones, haga clic en la fecha izquierda para ver una lista de anotaciones, y luego haga clic en su anotación para abrirla y ver sus noticias en tiempo real.
- Ingrese un comentario,
¡Casi alcanzó a Estados Unidos!y haga clic en Comentario.
Cuando termine con una plática, puede resolver anotaciones. Observe que el panel de anotaciones le permite alternar entre las anotaciones abiertas y resueltas. - Haga clic en la marca de verificación en la parte superior derecha del panel para resolver y eliminar la anotación de la lista Abiertas.
Más adelante, si lo desea, puede reabrir la anotación o eliminarla.
Para referencias futuras, si alguna vez ve un círculo de color azul en la parte inferior del tablero, puede hacer clic en él para ver anotaciones separadas. Las anotaciones se convierten en separadas cuando el widget al que estaban adjuntas se elimina del tablero. Las anotaciones permanecen, en caso de que las necesite.
Está entusiasmado por haber iniciado una conversación con sus representantes sobre sus datos, y no puede esperar a ver qué información obtendrán con los tableros de CRM Analytics.
Compartir tableros con otros miembros de su organización
En este punto, alguien de la reunión pregunta sobre cómo compartir el tablero con uno de los otros equipos de ventas. Podrían tener otra idea de por qué las cifras de Canadá son tan parecidas a las de Estados Unidos. Usted piensa que es una excelente idea, de modo que muestra al grupo cómo compartir el tablero más allá de su equipo.
- Haga clic en el icono Compartir (
) para compartir todo el tablero.
En el cuadro de diálogo resultante, hay fichas para diversas acciones. Puede establecer opciones de colaboración, publicar la captura de pantalla de un tablero en Chatter, obtener una URL para compartir o descargar una captura de pantalla. - Haga clic en la ficha Obtener URL.
- Si aún no está seleccionada, haga clic en la ficha Analytics de modo que la URL que comparta abra el tablero en la ficha Analytics.
- Copie el vínculo.
Indica a su equipo pegar el vínculo en un mensaje de email cuando quieran compartir el tablero con otro grupo. Su administrador configuró CRM Analytics para dar a todos los miembros de su organización acceso a la aplicación de ventas. Tenga en cuenta que solo los colegas que tienen acceso al tablero pueden ver el vínculo.
Llevar la plática a Chatter
Mientras espera noticias del otro equipo, lleva la atención de nuevo a sus propios representantes en la reunión. Desea mostrar cómo publicar el tablero en Chatter, donde una plática compartida sobre las grandes cifras de Canadá podría encender un fuego bajo su equipo.
Uno de sus representantes se pregunta dónde está Laura. Ella está trabajando en algunas negociaciones importantes y podría tener otra perspectiva. Usted indica al representante que se alegra de que mencionara a Laura. Va a incluirla aunque no pudo asistir a la sesión de hoy.
- En el cuadro de diálogo Compartir, haga clic en la ficha Publicar en noticias en tiempo real.
- En el campo de nombre, ingrese “Laura” y seleccione Laura Garza cuando lo ofrezca la autosugerencia.
- En el campo de comentarios,
Laura, echa un vistazo a este tablero y publica si sabes por qué Canadá casi alcanzó a Estados Unidos. - Haga clic en Publicar.
Esta acción envía su publicación a las noticias en tiempo real de Chatter de Laura. Desde la publicación, puede hacer clic en la imagen del gráfico para abrir el tablero y explorarla ella misma.
Usted indica al equipo que publicar es una excelente manera de que siga la plática en Chatter. Puede @mencionar a otros y obtener la sabiduría del grupo para que trabaje para usted. Pero los advierte sobre la publicación de capturas de pantalla de tableros con datos confidenciales. Las capturas de pantalla pueden copiarse y compartirse en cualquier punto dentro o fuera de su organización. - Para ir a sus noticias en tiempo real de Chatter para ver la publicación, primero haga clic en la X en la esquina superior derecha para salir del modo de pantalla completa.
- Desde el Iniciador de aplicación (
), encuentre y seleccione Ventas. (Si no ve Chatter en primer lugar, haga clic en la ficha Chatter.) - En el campo de comentarios en la publicación, ingrese
Equipo, recuerden que cualquier imagen publicada se convierte en pública.y haga clic en Comentario.
Descargar datos desde un widget de tablero
Fue una reunión productiva. Casi se quedó sin tiempo cuando una mano se alza en el otro extremo de la sala. Un analista pregunta sobre el comportamiento del cliente y los datos demográficos que el equipo estuvo manteniendo en Excel. Si el analista puede acceder a los datos sin procesar y agregarlos a los suyos, quizá podrán tener una impresión de los resultados que está viendo.
Usted, y CRM Analytics, tienen justo lo que necesitan: Una de las herramientas de colaboración le permite descargar datos filtrados desde un widget. Solo tardará un par de minutos en mostrar a todos cómo extraer los datos de un widget y ponerlos en un archivo CSV que el equipo puede utilizar. Estamos de acuerdo en que cambiar de CRM Analytics a Excel da la impresión de un retroceso. Pero algunos integrantes del equipo son fanáticos totales de las hojas de cálculo y están más cómodos trabajando de esa manera. (Al menos hasta que vean lo increíble que es CRM Analytics).
La descarga de datos debe configurarla su administrador de Salesforce.
- Desde el Iniciador de aplicación (
), encuentre y seleccione Analytics Studio. En Analytics Studio, puede acceder al tablero directamente, en vez de verlo desde la aplicación en ejecución. - Localice y haga clic en el tablero Ventas regionales.
El tablero se abre en modo de vista previa, donde puede compartir desde widgets individuales. - Pase el cursor sobre la esquina superior derecha del widget de mapa y haga clic para abrir el menú desplegable. Seleccione Compartir.
- En el cuadro de diálogo Compartir, haga clic en la ficha Descargar.
- Haga clic en Descargar en formato CSV.
- Localice ahora el archivo descargado y ábralo.
Verá un pequeño subconjunto de datos, solo lo que se presentó en el gráfico. La descarga contiene los resultados de la consulta del widget.
Su analista aplaude desde la parte trasera de la sala: es justo lo que el equipo necesita para combinar sus datos de Excel con los datos de la consulta de CRM Analytics. Ahora pueden hacer búsquedas y otras fórmulas con el contenido y correlacionar sus datos con el análisis país por país procedente del filtro de widget.
Y lo que es incluso mejor, el analista reconoce lo impresionante que parece CRM Analytics, pensando que quizá es el momento de que el equipo pase de las hojas de cálculo a los tableros. Una vez que lleguen allí, podrán cargar todos sus datos para incluirlos en futuros análisis en CRM Analytics. Pero esa es una historia para otro momento. (Si le interesa aprender a incorporar datos en CRM Analytics, consulte el módulo Fundamentos de la integración de datos).
Ahora es un navegante de tableros
Ahora usted y su equipo pueden ver que un tablero no solo es para leerlo. Está destinado a llevar una plática en base a uno o más conjuntos de datos que tienen importancia para su negocio. No mire solo las imágenes, utilice las herramientas del tablero para profundizar más en los datos que son importantes, personalice CRM Analytics para sus fines y amplíe sus horizontes a través de la colaboración. No lo dude, ¡haga clic y explore!
¡Y realice el reto a continuación para obtener su insignia de Trailhead!
