Extraer datos de Salesforce en CRM Analytics

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Explicar qué se obtiene con la sincronización de datos.
  
• Crear un conjunto de datos con datos de Salesforce mediante una receta de preparación de datos.
  
• Supervisar y verificar un nuevo conjunto de datos en el gestor de datos.
  

Descripción general de Extraer datos de Salesforce

Acaba de realizar el primer paso para obtener los datos que necesita en CRM Analytics para el equipo de responsables de ventas. Desean presentar sus resultados de desempeño cuando el equipo ejecutivo se reúna con el nuevo Director general. Pero los datos de CSV solo son una pequeña parte de lo que necesitan. La mayoría de los datos que les interesan ya están en Salesforce; en los objetos Oportunidad, Cuenta y Usuario. Ahora aporta estos datos de Salesforce a CRM Analytics.

Sincronizar objetos de Salesforce con la sincronización de datos

Usa la sincronización de datos para extraer los datos de Salesforce y los datos remotos en el gestor de datos de CRM Analytics. En el gestor de datos, los datos recopilados están disponibles para trabajar con ellos en las recetas como objetos conectados.

En CRM Analytics, haga clic en Gestor de datos.

1. En el Gestor de datos, haga clic en la opción Connections (Conexiones).
   
2. Haga clic en el menú desplegable a la derecha de la conexión SFDC_LOCAL y seleccione Modificar objetos.
   
3. En la lista de objetos, asegúrese de que estén seleccionados los objetos Account (Cuenta), Opportunity (Oportunidad) y User (Usuario). Haga clic en Guardar.
   
4. En el menú desplegable SFDC_LOCAL, seleccione Ejecutar ahora para sincronizar los objetos. Esta acción ejecuta la sincronización de datos para todos los objetos bajo la conexión SFDC_LOCAL. (También puede buscar cada objeto en la pantalla Todas las conexiones y ejecutar sincronizaciones individuales; para ello, seleccione Ejecutar sincronización de datos en el menú desplegable junto a cada objeto).
   
5. En el panel izquierdo, haga clic en Monitor de trabajos para comprobar el progreso de la sincronización. Cada objeto seleccionado es una entrada en la cola.
   
6. Haga clic en  para actualizar la vista hasta que terminen los trabajos. Los objetos de Salesforce se sincronizan ahora como objetos conectados.
   

Conectar objetos de Salesforce como conjuntos de datos directos en una receta

Hasta ahora, hemos visto cómo la sincronización de datos le permite extraer datos en el gestor de datos para su posterior procesamiento en las recetas. Veremos las recetas con más detalle en la siguiente sección, pero ahora sepa que también puede introducir objetos de Salesforce en las recetas como datos directos. Esta opción está pensada para trabajar con un pequeño número de objetos, mientras que sincronizar los objetos antes de añadirlos a las recetas es la mejor opción para el desempeño. Puede utilizar datos directos en las recetas, filtrarlos y convertirlos en objetos conectados.

Para introducir un objeto en una receta como Direct Data, cuando añada un nodo de entrada a una receta, seleccione Direct Data en la lista de opciones de datos. Direct Data aparece en la lista de datos de entrada con este icono .

Crear una receta con datos de Salesforce

Tomemos un momento para considerar cómo se relacionan los objetos de Salesforce que ha extraído. Como un administrador de Salesforce, sabe que las oportunidades tienen relaciones de búsqueda con cuentas y usuarios. Cuando crea registros de oportunidad en Salesforce, está ingresando valores de campo de oportunidad; también está “buscando” valores de campo en los registros de usuario y cuenta relacionados.

Del mismo modo, cuando crea un conjunto de datos, en lugar de registros, crea filas. Nuestra primera consideración es definir la unidad de datos en cada fila, lo que los profesionales de datos llaman la granularidad de un conjunto de datos. Es un concepto importante cuando une datos de diferentes fuentes, como descubrirá más adelante. En nuestro caso, cada fila de nuestro conjunto de datos es una oportunidad. Solo puede incluir objetos que se relacionen con el objeto Oportunidad en el conjunto de datos. Aquí, relacionamos los objetos Cuenta y Usuario. Una cuenta puede tener varias oportunidades, al igual que un usuario, pero una sola oportunidad no puede tener varias cuentas o usuarios vinculados a ella. La relación uno a uno de las oportunidades con las cuentas y los usuarios pone de manifiesto que es la raíz de la asociación. 

Para unir los objetos Cuenta y Oportunidad, utilizaremos una receta de preparación de datos. Puede utilizar una receta para combinar datos de diversas fuentes de datos, incluso datos externos, como veremos en la siguiente sección. Puede agrupar los datos, añadir campos de fórmula y limpiar los datos transformando los valores de los campos. También puede eliminar los campos y filtrar las filas que no necesite antes de crear el conjunto de datos de destino.

Para crear una receta con datos locales de Salesforce, primero crearemos nodos de entrada para los objetos Cuenta y Oportunidad. Añadiremos el nodo de entrada de usuario mientras creamos la receta. Para cada nodo, seleccionamos los campos que queremos incluir en nuestro conjunto de datos combinado. Para que CRM Analytics agregue los valores correctos a las filas correspondientes en el nuevo conjunto de datos, debemos unirlos en los campos que “coinciden” entre sí. Este campo “coincidente” se denomina la clave de unión.

La cuenta y la oportunidad comparten los mismos datos para el Id. de cuenta, así que los asociaremos de esta manera. En el caso de la cuenta, el campo se llama Id. En el caso de la oportunidad, se llama Id. de cuenta. El usuario y la oportunidad comparten el mismo Id. de propietario. Para el usuario, el campo es Id. de usuario. En el caso de la oportunidad, el campo se llama Id. de propietario. 

A continuación, explicamos cómo crear una receta con datos locales de Salesforce.

1. En el Gestor de datos, en el panel izquierdo, haga clic en Recetas.
   
2. Haga clic en Nueva receta.
   
3. Haga clic en Agregar datos de entrada.
   
4. En el extremo superior izquierdo, desmarque las casillas External Connected Objects (Objetos conectados externos) y CRM Analytics Datasets (Conjuntos de datos de CRM Analytics) para que solo estén visibles los objetos de Salesforce.
   
5. Seleccione la casilla junto a Oportunidad. En el panel derecho, puede elegir qué campos incluir en la receta. La lista de columnas seleccionadas para Oportunidad le ayuda a controlar qué datos se incluyen en la receta. Puede ocultar o eliminar columnas mientras trabaja en la receta, pero ahora lo haremos desde esta pantalla.
   
6. Anule la selección de todas las columnas haciendo clic dos veces en la casilla junto a Nombre . Haga clic en Nombre para ordenar los campos y seleccione:
   

• AccountId
  
• Importe
  
• CloseDate
  
• Fecha de creación
  
• Id (Id.)
  
• Nombre
  
• OwnerId
  
• StageName
  

7. En la lista de conjuntos de datos de la izquierda, seleccione la casilla junto a Cuenta.
   
8. Anule la selección de todas las columnas; para ello, haga clic dos veces en la casilla junto a Nombre. Haga clic en Nombre para ordenar los campos y seleccione:
   

• BillingCity
  
• BillingCountry
  
• Id (Id.)
  
• Industria
  
• Nombre
  
• OwnerId
  
• Sic
  
• Tipo
  

9. Haga clic en Siguiente.
   
10. Arrastre el icono de signo más (+) de la Cuenta al icono de Oportunidad.
    
11. En el menú Conectar nodos, seleccione Unir. Si arrastra la línea de Cuenta a Oportunidad, se indica que Oportunidad es la granularidad del conjunto de datos, la unidad de datos de cada fila.
    
12. En la sección Claves de unión, observe que CRM Analytics seleccionó correctamente las claves para unir una cuenta a cada oportunidad.
    

• Oportunidad: AccountId
  
• Cuenta: Id (Id.)
  

13. Haga clic en Aplicar.
    
14. Haga clic en el icono de signo más (+) junto al nodo Unir.
    
15. Haz clic en Unir.
    
16. Se abre la pantalla Seleccionar datos de entrada para unir. Desmarque las casillas External Connected Objects (Objetos conectados externos) y CRM Analytics Datasets (Conjuntos de datos de CRM Analytics) para que solo estén visibles los objetos de Salesforce. Verá una sugerencia de la columna Related Objects (Objetos relacionados) sobre los objetos que pueden unirse.
    
    
17. Seleccione la casilla junto al objeto Usuario.
    
18. Anule la selección de todas las columnas haciendo clic dos veces en la casilla junto a Nombre . Haga clic en Nombre para ordenar los campos y seleccione:
    

• Id (Id.)
  
• Nombre
  
• Cargo
  

19. Haga clic en Siguiente.
    
20. De nuevo, observe que CRM Analytics haya seleccionado los valores correctos en Join Keys (Claves de unión):
    

• Unión 0: OwnerId
  
• Usuario: Id (Id.)
  

21. Haga clic en Aplicar. Con los datos de oportunidad local, cuenta y usuario unidos, su receta se vería así.
    

Recapitulemos rápidamente lo que hizo aquí. Seleccionó su objeto raíz, Oportunidad, y los campos que necesita. También seleccionó los objetos User (Usuario) y Account (Cuenta) relacionados y los campos que necesita de ellos. Cuando crea el conjunto de datos, cada fila representa una oportunidad, con campos de la cuenta relacionada y registros de usuarios de propietario.

Para crear un conjunto de datos a partir de esta receta, haga clic en el icono de signo más (+) junto al nodo Unión 1 y agregue un nodo de salida.

1. En Escribir en, seleccione Conjunto de datos si no está seleccionado.
   
2. Para Etiqueta de visualización de conjunto de datos, ingrese Opportunities_with_Accounts_and_Users.
   
3. Para Nombre de API del conjunto de datos, ingrese Opportunities_with_Accounts_and_Users.
   
4. En Ubicación de aplicación, seleccione Conjuntos de datos de desempeño de ventas.
   
5. Haga clic en Aplicar.
   
6. Haga clic en Guardar y ejecutar.
   
7. Cuando se le solicite, guarde su receta como Opportunities_with_Accounts_and_Users.
   
8. Haga clic en Volver a Gestor de datos.
   
9. En el panel izquierdo, haga clic en Monitor de trabajos para comprobar el progreso de la receta.
   
10. Si el estado de la receta se muestra como En cola o En ejecución, haga clic en para actualizar la vista hasta que el trabajo termine.
    

¡Excelente trabajo! Creó con éxito dos conjuntos de datos. El conjunto de datos Descripciones SIC contiene datos extraídos de un archivo CSV. El conjunto de datos Opportunities_with_Accounts_and_Users tiene datos extraídos de objetos en su organización de Salesforce. El siguiente paso es unir datos desde estos dos conjuntos de datos. Estos datos deben estar disponibles para explorarlos desde un conjunto de datos. ¡Avancemos a la etapa de preparación de datos!

Recursos

• Extraer datos directamente de las recetas