Comunicar sus objetivos de capacitación

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Desarrollar una estrategia de capacitación que defina claramente las expectativas y los objetivos.
  
• Crear un plan de comunicación para mantener informados a los usuarios.
  

Establecer el entorno

Como administrador, trabajó mucho en la configuración de Salesforce para su organización. Ahora viene la parte más importante: capacitar a sus usuarios para que puedan realizar su trabajo de manera efectiva.

¿Por qué invertir tiempo en la capacitación? Una y otra vez, escuchamos decir a los Trailblazers que la falta de oportunidades de capacitación y aprendizaje reduce la productividad del usuario final, erosiona la confianza y, en última instancia, obstaculiza la adopción a largo plazo. Por otra parte, una capacitación suficiente aumenta la satisfacción general y la productividad. ¿Clientes satisfechos y menos emails de “Cómo hago…”? ¡Diríamos que parece un buen uso del tiempo!

Antes de comenzar a redactar un plan de capacitación, exploremos por qué es importante tener una estrategia de capacitación. Una visión estratégica mantiene a sus usuarios encaminados y con los objetivos generales de implementación como prioridad. No tiene que ser algo elevado ni complicado, de hecho, lo simple es lo mejor. Su estrategia y la forma en que la describe a los usuarios pueden cambiar con el tiempo a medida que su compañía crece y evoluciona. Así que asegúrese de revisarla de vez en cuando para confirmar que todo marche al mismo ritmo.

Su estrategia debe hacer lo siguiente:

• Establecer expectativas sobre cómo y cuándo los usuarios deben utilizar Salesforce.
  
• Explicar cómo medirá el éxito.
  
• Responder cómo se benefician los usuarios con esta nueva forma de trabajar.
  

Dígales a sus usuarios qué pueden esperar de Salesforce y qué se espera de ellos. Adoptar nuevos sistemas y procesos puede resultar desalentador para los usuarios, especialmente cuando están acostumbrados a su flujo de trabajo actual. Asegúrese de que comprendan los cambios que se avecinan, el cronograma de implementación y cómo esos cambios afectarán sus tareas diarias. 

Sea transparente sobre cómo planea medir el éxito. Esto garantiza que a los usuarios no los tome por sorpresa cómo la administración reporta las métricas de éxito. Establecer claramente que “Si no está en Salesforce, no existe”. Esto ayuda a los usuarios a comprender que la calidad y la integridad de los datos son una prioridad. Sin métricas, sus ejecutivos no podrán medir adecuadamente el éxito y sus usuarios podrían no recibir crédito por el arduo trabajo que realizan.

Responda “¿qué gano con esto?”. Posiblemente la parte más importante de su estrategia, porque es clave para la adopción por parte del usuario. Muestre las eficiencias que Salesforce puede aportar a sus trabajos. Ya sea mediante recordatorios automáticos para realizar un seguimiento de los clientes, flujos de trabajo sencillos para ingresar información de los clientes en Sales Cloud o llevando Salesforce a donde quiera que estén con la aplicación móvil, encuentre formas de motivar a sus usuarios mostrándoles el valor de hacer la transición a Salesforce.

Crear el plan de comunicación

Una vez que haya establecido su visión de capacitación, el siguiente paso es crear un plan de comunicación. Esto garantiza que usted brinde la información y la capacitación que sus usuarios necesitan, exactamente cuando la necesitan. 

Revise la plantilla de plan de comunicación proporcionada en el libro de trabajo vinculado en la sección Recursos. Entregue los mensajes como lo haría para cualquier otra actualización importante del equipo, como por Slack o email. Es importante cronometrar estas comunicaciones para mantener a los usuarios informados en cada paso del proceso. 

Si bien algunas partes del plan de comunicaciones son aplicables a todos los usuarios, independientemente de sus necesidades de capacitación, es posible que deba revisar el plan antes de comenzar a comunicar actualizaciones e incluir detalles sobre cómo se capacitará a los grupos de usuarios.

Por último, no olvide crear un equipo de animadores de varios niveles dentro de su organización. Invite a los pioneros en adopción y superusuarios desde el principio para que se conviertan en predicadores y ayuden con la adopción por parte de los usuarios. La gerencia lidera el esfuerzo de motivación, y el patrocinador ejecutivo debe participar durante toda la implementación, no solo al principio. Manténgalos involucrados y comuníqueles el valor de usar Salesforce. Este es un factor importante para el éxito. 

Ahora que tenemos un plan sólido para comunicar nuestra estrategia de capacitación, pasemos al plan de capacitación.

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Primeros pasos con Salesforce CRM