Descubrir la Lista de tareas por hacer

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Definir una tarea de Salesforce.
  
• Enumerar los tipos de tareas que se incluyen en la Lista de tareas por hacer.
  
• Describir cómo funcionan las tareas individuales en la Lista de tareas por hacer.
  

Antes de empezar

Antes de empezar este módulo, se aconseja lo siguiente:

• Familiarizarse con las capacidades de Sales Cloud según se describe en Aspectos básicos de Sales Cloud.
  
• Considerar completar Aspectos básicos de Sales Engagement para obtener más información sobre las cadencias de ventas.
  

La lista de tareas por hacer está disponible en Lightning Experience en Starter Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition y Unlimited Edition. Si no ve la Lista de tareas por hacer en la barra de utilidades, solicite a su administrador de Salesforce que la agregue mediante el Gestor de aplicaciones.

Lista de tareas por hacer: Su gestor de tareas central

Los vendedores están ocupados, así que imagine tener un asistente personal que constantemente organice y actualice las tareas a lo largo del día. Ingrese a la Lista de tareas por hacer de Salesforce, su sistema de gestión de tareas personalizado. Compila todas las tareas en un solo lugar y realiza actualizaciones constantes según los cambios en tiempo real. En vez de ser una lista estática, la Lista de tareas por hacer agrega tareas nuevas a medida que llegan, elimina las que están completadas y permite reordenar la vista en función de sus prioridades.

La Lista de tareas por hacer está fijada a la barra de utilidades, así que está disponible en cualquier vista de pantalla y se abre en una ventana de superposición. Para obtener más información sobre cómo configurar la Lista de tareas por hacer, consulte este artículo de ayuda.

Ya conoce las tareas en Salesforce, pero vale la pena que se tome un momento para repasar algunos conceptos. Entender las tareas puede ayudarlo a acceder a todo el potencial de eficiencia y eficacia que está integrado en la Lista de tareas por hacer.

Tareas de Salesforce

Una tarea de Salesforce representa una actividad de negocio, como hacer una llamada telefónica o preparar una presentación. En Salesforce Platform, una tarea puede estar relacionada con registros específicos para prospectos, contactos, cuentas, oportunidades o contratos. Cuando interactúa con las tareas, se mantienen de forma automática los detalles asociados con estas: las tareas pendientes así como las completadas o cerradas.

¿Cuál es la ventaja de ingresar datos en una Lista de tareas por hacer digital cuando simplemente podría tener en su escritorio una lista por escrito de las tareas importantes? La Lista de tareas por hacer combina todas sus cosas en un solo lugar (incluidas las tareas de cadencia) y toda la información de la cual el gerente quiere que realice un seguimiento. Lleva el flujo de trabajo a la era digital, lo cual ayuda a ahorrar tiempo y cerrar más negociaciones. Veamos cómo funciona esto.

Los representantes de ventas utilizan las tareas de Salesforce para recordatorios y registros. Salesforce Platform realiza un seguimiento de los datos de las tareas y los presenta en formatos útiles, como la cronología de actividades, que se muestran en un registro de prospecto, contacto o cuenta personal. Cuando una tarea se completa, esta se mueve de la sección de tareas próximas y vencidas de la cronología a las secciones de actividades pasadas, que se agrupan por mes y año. Salesforce conserva toda esta información a fin de que esté disponible para seguimiento, análisis y reportes adicionales.

Cuando interactúa con las tareas, sucede mucho más en segundo plano. Exploremos cómo la Lista de tareas por hacer permite manejar las tareas con mayor eficiencia y productividad.

Tareas de la lista de tareas por hacer

A medida que gestiona las tareas en la Lista de tareas por hacer, se realiza un seguimiento de todas las interacciones con las tareas, y estas interacciones se integran al sistema. La Lista de tareas por hacer se centra en las tareas a medida que deben cumplirse, pero mantiene los datos de las tareas que se completan. Los datos de las tareas tienen un seguimiento automático en Sales Cloud y están disponibles en vistas de lista, reportes y tableros de indicadores clave de desempeño (KPI). Veamos más detalladamente los tipos de tareas de la Lista de tareas por hacer.

Tipos de tareas de la Lista de tareas por hacer

Se integran tres tipos de tareas en la Lista de tareas por hacer:

• Tareas estándar: son todas las tareas que se crean en Salesforce (por ejemplo, mientras se mira un registro de prospecto o de contacto) y que se asignan a usted.
  
• Tareas de paso de cadencia: son todas las tareas individuales que forman parte de una cadencia rápida o estándar sobre la que necesita tomar medidas.
  
• Elementos de trabajo: son todas las acciones obligatorias generadas por un flujo de Salesforce configurado en segundo plano.
  

Todas las tareas aparecen juntas en la Lista de tareas por hacer. Se incluyen las tareas que creó por cuenta propia, las que crearon otras personas y se asignaron a usted, y los elementos de trabajo generados por un flujo automatizado.

El componente Lista de tareas por hacer es el desarrollo de gestión de tareas más reciente y ofrece ventajas sobre la Cola de trabajo. La Lista de tareas por hacer está disponible de manera general. A la Cola de trabajo solo se puede acceder desde la consola de Sales Engagement.

Flexibilidad de las tarjetas de tareas en la Lista de tareas por hacer

Las acciones de navegación en la Lista de tareas por hacer deberían ser bastante sencillas. Las tareas se muestran como tarjetas, y cada tarea aparece como una tarjeta individual. Esto permite reordenar tareas, clasificar de forma automática según diferentes criterios o hacer clic y arrastrar para mover una sola tarea en la lista.

Puede hacer clic en una tarjeta de tarea para ampliar su vista, tomar medidas directamente desde la tarjeta de tarea misma o vincular a acciones adicionales. En la Lista de tareas por hacer, las tarjetas individuales están condensadas, con la opción para ampliarlas. A medida que mueve el cursor por las tarjetas, aparece un ícono de acción sensible al contexto que le permite tomar medidas directamente desde la tarjeta de tarea.

También puede ampliar o contraer el tamaño de todas las tareas de una sola vez, lo cual permite ver más detalles en cada tarjeta, como las etiquetas personalizadas.

Organizar y etiquetar mediante el panel de navegación de vista dividida

Para personalizar la vista de lista, utilice las etiquetas y las opciones de clasificación del panel de navegación. Haga clic en el área de navegación, en la parte superior de la Lista de tareas por hacer, y obtenga una vista dividida para clasificar y filtrar tareas por:

• Destacada
  
• Vence hoy
  
• Vencida
  
• Nombre de cadencia
  
• Etiqueta personalizada
  

También puede agregar una tarea o una etiqueta nueva en esta vista dividida ampliada.

Gestionar el trabajo en la Central de tareas

A continuación se presenta una analogía simple para ayudarlo a comprender la función de la Lista de tareas por hacer. Imagine que la Lista de tareas por hacer es una terminal de autobuses, y sus tareas entran y salen como autobuses que fluyen por medio de un punto central.

• Las tareas llegan de forma automática y parten cuando las completa.
  
• Reconoce las tareas porque llegan etiquetas con una fuente de cadencia u otros íconos para identificar una llamada, un email o una tarea de LinkedIn.
  
• Puede agregar más etiquetas con codificación de color para clasificar y filtrar las tareas.
  
• Cuando realiza una acción en una tarea, esta sale de la Lista de tareas por hacer, pero su información se guarda automáticamente.
  

Tareas estándar

Usted o su gerente pueden crear una tarea a partir de una vista de lista, un reporte o mientras miran un registro individual. Las tareas que se crean en otra parte de Salesforce aparecen en la Lista de tareas por hacer tan pronto como se crean, y muestran una fecha de vencimiento. Del mismo modo que un autobús llega a una estación, esta tarea llega a la Lista de tareas por hacer, y la fecha de vencimiento le permite saber cuándo hay que completarla. Las tareas recurrentes también aparecen: usted o su gerente pueden definir una tarea mensual o trimestral, como “Preparar las anotaciones para la sesión del equipo”.

Tareas de cadencia

Las tareas de una cadencia de ventas pueden funcionar como una serie de autobuses. El gerente puede configurar una cadencia que le entrega una tarea para que tome alguna medida sobre ella con un objetivo específico, como un prospecto, un contacto o una cuenta personal. Cuando una tarea llega a la Lista de tareas por hacer, puede ver mediante su tarjeta que forma parte de una cadencia. Puede tomar medidas en la tarea, esta sale y la siguiente tarea de la cadencia llegará a la Lista de tareas por hacer cuando esté pendiente.

Elementos de trabajo de Flow Orchestration

Los elementos de trabajo llegan a la Lista de tareas por hacer cuando un flujo de Salesforce, configurado por el gerente o un administrador, genera un elemento de acción que usted debe completar. Los gerentes y administradores crean flujos en segundo plano para ayudar a los equipos a ser más productivos, y la Lista de tareas por hacer notifica a los representantes de ventas cuando su tarea está pendiente. Los elementos de trabajo están vinculados a su registro, que contiene un flujo de pantalla que usted completa.

Resumen

Eso es todo, una estación central donde puede gestionar todas sus tareas. ¡Felicitaciones! Ya terminó el primer recorrido por la Lista de tareas por hacer.

En las siguientes unidades, aprenderá sobre herramientas específicas de la Lista de tareas por hacer que lo ayudarán a clasificar, filtrar y realizar búsquedas en la Lista de tareas por hacer.

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Hacer más en Listas de tareas por hacer
  
• Ayuda de Salesforce: Comenzar a utilizar tareas
  
• Ayuda de Salesforce: Organizar y completar tareas con la Lista de tareas por hacer
  
• Ayuda de Salesforce: Configurar tareas para sus representantes de ventas
  
• Ayuda de Salesforce: Actividades: Tareas, eventos y calendarios