Distribuir el tiempo cuidadosamente

Objetivos de aprendizaje 

Después de completar esta unidad, podrá:

• Crear un plan táctico para alcanzar sus objetivos
• Identificar actividades de alto impacto
• Gestionar prioridades que compiten
• Completar una auditoría de tiempo

El tiempo es un regalo

¿Alguna vez escuchó la expresión “el tiempo es un regalo”? El tiempo es el activo más valioso que tenemos; y es muy fácil desperdiciarlo. En este módulo, obtendrá las mejores soluciones de expertos de la industria sobre cómo sentirse realizado cada día, ya sea que trabaje como profesional de ventas o en otra función.

Adelantarse y hacer una lista

Primero, haga una lista de las tareas del día. ¿Por qué hacer una lista es una de las principales recomendaciones? En una sola palabra: dopamina. Es un químico poderoso que se libera cuando completa una tarea. La dopamina enfoca la atención de una persona para realizar las tareas y puede ayudarlo a centrar sus esfuerzos para tachar elementos de la lista cada día.

Escuche a Simon Sinek hablar sobre cómo la dopamina ayuda a las personas a completar tareas. La presentación completa vale la pena, pero la parte de la dopamina comienza en el minuto 8 y termina en el 10:36.

Entonces, hará listas de tareas pendientes y tachará las completadas. ¿Pero cómo sabe qué tareas seleccionar? ¿Cómo puede lidiar con solicitudes que compiten?  

Establecer objetivos

¿Alguna vez se sube al automóvil sin saber a dónde va? Probablemente tiene un destino en mente y, si debe llegar a un horario, necesita indicaciones. 

¿Con qué frecuencia vamos a trabajar sin pensar sobre dónde queremos estar en términos de la profesión dentro de una semana, un mes, un trimestre o un año? Un líder de Salesforce en Habilitación de ventas comercial comparte el siguiente consejo.

Establezca métricas de las oportunidades y actividades semanales para que, al alcanzarlas, pueda tacharlas y obtener motivación para la semana siguiente. Repítalo para cada mes, trimestre y año.

Ahora tiene su lista de objetivos. ¿Pero cómo organiza sus tareas?

Es tan fácil como ABC123.

ABC123 es un método para elegir qué tarea hacer primero y cuáles más tarde. Utilice ABC123 para considerar cada tarea por su impacto en su valor de contrato anual u otro objetivo de alta prioridad y la cantidad de tiempo que tarda en completarse. Tiene este aspecto. 

Impacto en el valor de contrato anual :

• A—Grande
• B—Moderado
• C—Pequeño

Tiempo para finalización:

• 1—Rápido
• 2—Intermedio
• 3—Largo

No comience por el principio de la lista. Priorice cada elemento. Comience por los elementos A1, ya que tienen un gran impacto en el ACV y son rápidos. Estos pueden incluir cerrar tratos, hacer presupuestos para clientes, hacer prospecciones y asistir a eventos de clientes. Realice los elementos C3 por último, ya que tienen un impacto pequeño en cumplir sus objetivos de ingresos y tardan mucho tiempo. Estos pueden parecer solicitudes comerciales, soporte al cliente, e ingresar por la bandeja de entrada.

Su lista probablemente sea un poco diferente. Quizá prefiera ponerse al día primero con la bandeja de entrada cada mañana. Tal vez enfoque sus actividades de prospección en distintos momentos del día según su territorio y cambios de zona horaria.

Gestionar las solicitudes que compiten no es fácil. Y no nos atreveríamos a decirle qué hacer en una situación dada; la cantidad de factores simplemente es demasiado compleja. Pero, por eso es tan útil el método ABC123; usted elige las prioridades.  

Veamos algunos ejemplos para aplicar el ABC123, mover las tareas e incluir el valor de contrato anual.

¿Qué hace cuando está atascado con una tarea? Siga algunos de estos consejos.

Salir del atasco

1. Haga saber a los demás con tiempo que el proyecto tiene un atraso.
2. Vea si la fecha de vencimiento se puede aplazar.
3. De un descanso a su cerebro y vuelva a él más tarde.

Uno de los desafíos para los profesionales de ventas es no tener siempre la posibilidad de definir la agenda propia. Reserve tiempo cada día para abordar tareas imprevistas y use el ABC123 para priorizarlas.

Tiene una larga lista de tareas que parece incrementarse a diario. Tiene los objetivos anuales, trimestrales y mensuales. Pero no se estrese; usted es el activo más valioso. Sus responsabilidades personales (ocuparse de los seres queridos, ejercitar, hacer trabajo voluntario y todo lo demás) son parte de mantenerse saludable y productivo por muchos años más.

Control de tiempo

Si quiere ponerse serio en cuanto a maximizar su día, haga una auditoría de tiempo. Una auditoría de tiempo es justamente eso: un registro detallado de todo lo que hace en una semana. 

Busque formas simples de hacer un seguimiento. Existen muchas aplicaciones para rastreo del tiempo en la tienda de aplicaciones. Consulte la sección de recursos a continuación para algunas recomendaciones.

La clave de este ejercicio es ser honesto. No incluir la cantidad de tiempo empleado en compras en línea o navegación en Internet afecta el objetivo de descubrir cómo pasa el día.

Considerar usar el método de los cinco por qué

¿Siente alguna vez que siempre tiene el mismo problema? Le recomendamos preguntarse “¿por qué?” cinco veces para llegar a la causa raíz. Esto se conoce como el método de los cinco por qué

. A continuación se incluye un ejemplo.

1. ¿Por qué no llego a casa a horario para cenar con mi familia?
   • Porque salgo tarde del trabajo.
2. ¿Por qué salgo tarde del trabajo?
   • Porque tengo que terminar tareas de último momento.
3. ¿Por qué tengo que terminar tareas de último momento?
   • Porque no las hice antes de mi primera reunión.
4. ¿Por qué no llegué temprano a la oficina?
   • Porque me llevó más tiempo del esperado prepararme para el trabajo.
5. ¿Por qué me llevó más tiempo llegar al trabajo?
   • Porque no planifiqué la cantidad adecuada de tiempo en la mañana.

Entonces, el problema es llegar tarde a casa. Pero el problema de raíz es no salir con suficiente tiempo por la mañana. Reorganice la rutina matutina para solucionar el problema de raíz.

Puede aplicar el método de los cinco por qué para comprender la causa de cualquier desafío de gestión de tiempo que esté enfrentando: llegar a casa para cenar, terminar proyectos, cumplir con las métricas o tener tiempo para relajarse. 

Ahora que identificó los principales desafíos y sus causas raíz, es hora de tomar perspectiva sobre cómo usar la gestión del tiempo para ser lo más productivo posible.

Recursos

• Vínculo externo La matriz de gestión del tiempo de Stephen Covey
• Artículo: Para llegar a la raíz de un problema difícil, solo pregúntese por qué cinco veces