Organizar y automatizar su trabajo en Slack
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Explicar para qué sirve un canal de Slack.
- Configurar sus canales para el éxito.
- Explicar para qué sirve un flujo de trabajo de Slack.
Trailcast
Si desea escuchar una grabación de audio de esta unidad, utilice el siguiente reproductor. Cuando termine de escuchar esta grabación, recuerde regresar a la unidad, consultar los recursos y completar la prueba. Debido a que esto es un prototipo, agradecemos nos envíe sus comentarios sobre la experiencia. Para ello, complete esta breve encuesta.
Empezar a trabajar con los canales de Slack
Slack es una plataforma de mensajes basada en canales donde las personas pueden colaborar de manera más efectiva. Al organizar el trabajo en canales, se aúnan las personas, la información y las conversaciones correctas en torno a un objetivo compartido.
Los canales les proporcionan a usted y a su equipo una vista simplificada del trabajo que está en ejecución. Dado que todos los usuarios del canal tienen acceso a la misma información, pueden trabajar en conjunto sin que nada se pase por alto. Cuando se unen miembros nuevos, es mucho más simple tener el contexto necesario para que empiecen a trabajar.
Los canales de Slack pueden basarse en equipos o proyectos, pueden ser de solo lectura o muy interactivos, pueden compartirse con organizaciones externas o internas de su compañía, y mucho más. Puede configurar canales de #ayuda para centralizar las solicitudes entrantes del equipo, canales de #comentarios para realizar un seguimiento de las solicitudes de productos, canales #sociales para impulsar la conexión del equipo o canales de #equipo para coordinar las operaciones inmediatas de su equipo. Todo depende de su imaginación.
Crear un canal es solo el primer paso para configurar un lugar donde pueda lograr con éxito un objetivo específico. Una vez que configuró un canal:
- Procure que sea un espacio lo más agradable y receptivo posible para los futuros miembros.
- Agregue una descripción para que otros sepan de qué trata el canal.
- Defínalo como privado o público dentro de su compañía.
- Garantice la accesibilidad a los recursos útiles: publique un mensaje de bienvenida e incluya esos recursos, y ancle ese mensaje para facilitar el acceso a todos los integrantes del canal.
Cuando combina el trabajo en equipo en los canales con la automatización simple de los flujos de trabajo, puede potenciar más la capacidad de Slack. Por lo tanto, antes de invitar a alguien a su canal, configure un mensaje de bienvenida automatizado, un formulario de solicitud o un recordatorio recurrente como último paso de la personalización.
Automatizar las tareas rutinarias
Cuando combina el trabajo en equipo en los canales con la automatización de los flujos de trabajo, puede potenciar más la capacidad de Slack. Con el Generador de flujos de trabajo, puede automatizar las tareas y los procesos existentes de su equipo sin escribir una sola línea de código.
El Generador de flujos de trabajo ayuda a simplificar la coordinación y la comunicación entre los canales mediante los cuales el equipo realiza tareas, como rastrear información, hacer un seguimiento de las solicitudes, ayudar a colegas de equipo a familiarizarse con los procesos, etc.
Ante todo, el Generador de flujos de trabajo permite ahorrar tiempo a la vez que simplifica las tareas diarias en Slack. Puede automatizar tareas como recordatorios recurrentes, envío de mensajes, recopilación de solicitudes y actualización de otros sistemas y herramientas.
En segundo lugar, la automatización de los flujos de trabajo reduce el ida y vuelta gracias a la estandarización de las interacciones comunes. De este modo, los equipos pueden establecer expectativas claras, por ejemplo, en torno a los procesos de solicitud, recopilando de forma automática la información correcta por adelantado o comunicando los próximos pasos a través de mensajes de Slack.
Por último, el Generador de flujos de trabajo ayuda a personalizar Slack para adaptarlo a la forma de trabajo única de cada usuario, lo cual permite reunir a las personas correctas con la información indicada en el momento justo de modo que usted y su equipo puedan dedicar menos tiempo a la coordinación y más tiempo al trabajo importante.
Trabajar con desencadenadores y pasos
En pocas palabras, un flujo de trabajo es una secuencia personalizada de pasos que se pueden desencadenar en Slack para ejecutarse automáticamente. Como ejemplo, tomemos la bienvenida de un nuevo miembro al equipo.
Puede configurar un flujo de trabajo para que se inicie después de que ocurra un evento específico en Slack. En el Generador de flujos de trabajo, esto se conoce como desencadenador. Existen numerosos desencadenadores de flujo de trabajo para elegir; pero, en este caso, es una persona nueva que se une a un canal. Una vez definido este desencadenador, puede agregar pasos para determinar qué sucederá después: tal vez desee enviar un mensaje o mostrar un formulario, o bien enviar información a otra herramienta u otro servicio.
En este ejemplo, New channel member (Nuevo miembro de canal) es el desencadenador cuando alguien se une al canal #team-global (#equipo global). En este caso, se crea un formulario donde el nuevo miembro del equipo deberá incluir su nombre y algo de información personal, y compartir algún dato gracioso. Además de la creación del formulario, se envía un mensaje para presentar al nuevo colega de equipo dentro del canal.
Según lo que requiera cada caso de uso, el flujo de trabajo puede ser más simple o más complejo. Decida qué tipo de desencadenador necesitará para iniciar su flujo de trabajo, agregue los pasos (hasta 100), haga clic en Publish (Publicar), y el flujo de trabajo estará listo para usar.
En la siguiente unidad, desglosaremos aún más la estructura de un flujo de trabajo.
