Encontrar, activar y comunicar nuevas funciones

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Aplicar filtros para Notas de la versión para identificar funciones que se activan automáticamente.
  
• Priorizar funciones para activar en base a los comentarios de las partes interesadas y la facilidad de la implementación.
  
• Identificar las mejores prácticas en lo referente a la comunicación con las partes interesadas y los usuarios sobre nuevas versiones.
  

Descubrir, Implantar y Comunicar

El conocimiento es poder. Y el poder es... bueno... poderoso. Para ayudar a su compañía a aprender sobre lo que viene en la siguiente versión, tiene que aprender sobre ello primero. Si no tiene tiempo para profundizar en todos los recursos de preparación para la versión, puede descubrir algunos Triunfos rápidos y Frutas de las ramas más bajas que encantarán a sus usuarios revisando las Notas sobre la versión.

En esta unidad aprenderá cómo utilizar los filtros para las Notas de la versión con el fin de identificar rápidamente una lista de funciones que se activarán automáticamente y encontrar funciones útiles que su puede activar e implantar fácilmente. También aprenderá los fundamentos del trabajo con las partes interesadas y comunicar qué va a llegar con la versión a sus usuarios. 

Revisar las Notas de la versión

El recurso principal sin el que no puede estar es las Notas de la versión. Son LA fuente oficial y fidedigna que contiene todos los detalles sobre lo que viene en la versión para casi todos los productos de Salesforce. 

Antes de que diga “Un momento, ¡no tengo tiempo para leerme las Notas de la versión!” siga leyendo y aprenderá el secreto para sacar el máximo de las Notas de la versión con solo una revisión rápida. 

Lo admitimos… las Notas de la versión son inmensas y siguen durante días. Nadie dijo nunca: “Ojalá hubiera imprimido el PDF y lo hubiese leído enterito durante mi último vuelo de 12 horas”. Bueno, quizá una o dos personas, por lo que la opción del PDF está disponible. La mayoría de las personas no necesitan utilizar el archivo PDF de las Notas de la versión a no ser que desee practicar sus habilidades de lectura rápida. Las Notas de la versión están escritas en HTML, que admite búsquedas, y tienen filtros realmente útiles. 

Filtros para las Notas de la versión para ganar

Estos filtros le ayudan a centrarse rápidamente en las funciones que son más relevantes para su organización. No necesitará más de una hora o dos para encontrar esas funciones. 

Cuando profundiza en las Notas de la versión, utilice el filtro Feature Impact (Repercusión de funciones) para filtrar rápidamente funciones de dos tipos:

• Quick Wins (Triunfos rápidos). Estas funciones se activan automáticamente y están disponibles para sus usuarios sin ningún tipo de preparación o configuración.
  
• Low-hanging Fruit (Frutas de las ramas más bajas). Estas funciones requieren una acción mínima, como marcar una casilla o realizar un sencillo cambio de configuración, para activarse y quedar disponibles para sus usuarios.
  

Antes del lanzamiento de cada versión, encuentre Quick Wins (Triunfos rápidos) y determine si desea comunicarlos a los usuarios antes del lanzamiento de la versión. Hay dos razones por las que podría querer dar a sus usuarios un aviso.

• Para evitar la confusión con cualquier cosa nueva que aparezca cuando sus usuarios inicien sesión, y cualquier cosa que cambie su experiencia diaria.
  
• Para resaltar algo interesante y útil que pueda aumentar su productividad.
  

Para identificar Quick Wins (Triunfos rápidos), utilice el filtro Feature Impact (Repercusión de funciones) y seleccione Enabled for Users (Activado para usuarios). También puede seleccionar su edición y centrarse en productos específicos.

Para identificar Low-hanging Fruit (Frutas de las ramas más bajas), utilice el filtro Feature Impact (Repercusión de funciones) y seleccione Admins must Enable (Los administradores deben activar). Esto es de extremada importancia, porque estas son las funciones que se perderá su organización si las deja inactivas. 

A medida que pase por la lista, busque funciones que tengan el potencial de tener la repercusión máxima y que sean fáciles de implantar. El tiempo que pase revisando estas funciones está más que bien empleado por la innovación que puede aportar a su organización sencillamente activándolas. 

Si no revisa cada nueva versión, las funciones fáciles de implementar quedan latentes en su organización de Salesforce y crean una “deuda de funciones” innecesaria, que disminuye el valor que obtiene de su uso de Salesforce. 

Utilice los vínculos rápidos del lado derecho de las Notas de la versión para centrarse en áreas de productos y funciones relacionados con lo que utiliza su organización. Por ejemplo, si tiene una licencia de Sales Cloud, mire en las Funciones principales de ventas. Busque también las mejoras que se aplican en todos nuestros productos, como Productividad, Chatter, Files y Móvil.

Aquí tiene un video que muestra cómo utilizar los filtros.

Colaborar con usuarios avanzados

Si aún no designó usuarios avanzados en su compañía, ahora es un buen momento para encontrar usuarios que tienen una amplia experiencia con Salesforce y pedirles que compartan sus conocimientos para ayudarle a prepararse para nuevas versiones. Una vez haya identificado sus Triunfos rápidos y Frutas de las ramas más bajas, páselos a algunos usuarios avanzados para garantizar que son útiles. Indique a sus usuarios avanzados cómo tiene intención de comunicar las nuevas funciones a los usuarios y pídales sus comentarios. Los usuarios avanzados también pueden ayudarle compartiendo nuevas funciones, capacitando usuarios y respondiendo a preguntas de sus usuarios.

Comunicar una próxima versión

Asegurarse de que sus usuarios y partes interesadas conocen la siguiente versión, las nuevas funciones y los Triunfos rápidos es vital. Debido a que usted tiene el control completo sobre el momento de implantar las Frutas de las ramas más bajas, es posible que decida hacerlo en fases, de modo que hay que asegurarse de incorporar los comentarios mientras da prioridad a qué hacer primero.

Cuando se comunique con usuarios y partes interesadas sobre la siguiente versión, céntrese en los beneficios para el usuario (responda a la pregunta retórica “¿Qué hay para mi?”). Asegúrese también de que sus usuarios sepan las fechas clave para la versión.

Considere los siguientes canales de comunicación:

• Notificaciones dentro de la aplicación
  
• Menú de Ayuda personalizado en su organización
  
• Email
  
• Boletines de noticias
  
• Hojas de referencia
  
• Almuerzos de aprendizaje
  
• Reuniones virtuales y seminarios web
  

Asegúrese de que sus usuarios saben dónde aportar comentarios y formular preguntas. Un grupo o tema de Chatter puede ayudar a sus usuarios avanzados y partes interesadas a responder a preguntas o comentarios.

A modo de resumen: Aclarar y repetir

Ahora que está familiarizado con el proceso de lanzamiento de versiones y los recursos, repita estas actividades cada tres meses:

• ¡Apunte las fechas! Sepa cuándo va a llegar la versión y márquela en su calendario.
  
• Únase a la Release Readiness Trailblazers Community para acceder a recursos y formular preguntas.
  
• Consiga acceso anticipado con la vista previa de sandbox.
  
• Filtre las Notas de la versión para encontrar Triunfos rápidos y Frutas de las ramas más bajas.
  
• Prepare a sus usuarios e incorpore los comentarios de los usuarios.
  

Si su implementación de Salesforce es relativamente pequeña (menos de 50 usuarios), esto es todo lo que necesita para prepararse para las versiones y asegurarse de que implementa las nuevas funciones más útiles. 

Si su implementación es mayor o tiene gran cantidad de personalización compleja (especialmente código personalizado), invierta más tiempo en la preparación. Complete las otras insignias en la ruta Prepararse para el lanzamiento de versiones de Salesforce para obtener más consejos y sugerencias para ayudar a definir su estrategia de preparación para la versión.

Si tiene un poco más de tiempo y desea ver las nuevas funciones en acción, visite la Release Readiness Trailblazers Community una vez a la semana para encontrar todos los recursos más recientes en muchos formatos, que incluyen seminarios web, videos, documentos y páginas web. También es un excelente lugar para formular preguntas y conectar con expertos, equipos de productos y otros clientes.

Recursos

• Documentación: Notas sobre la versión
• Artículo de Notas de la versión: Agregar Directrices en aplicación para capacitación, incorporación y noticias (Beta)
• Trailblazer Community: Trailblazers de preparación para la versión
• Ruta de Trailhead: Prepararse para el lanzamiento de versiones de Salesforce 
• Administradores de Salesforce: Recursos de versiones