Información sobre los presupuestos

Después de completar esta unidad, podrá:

• Indicar los dos significados de la palabra presupuesto en Salesforce CPQ.
• Describir cómo el presupuesto de Salesforce CPQ está relacionado con las oportunidades y los productos de Salesforce.
• Identificar los detalles de ventas comunes a la mayoría de los presupuestos.
• Explicar la función de un presupuesto principal.

Cuando los clientes piden un presupuesto, en general desean conocer los detalles de una posible compra, como qué van a obtener y cuánto deben pagar. Es posible que les proporcione esta información en un documento impreso, un mensaje de email o una llamada de teléfono. Dado que un presupuesto puede tener distintos significados para distintas personas, vamos a dedicar un momento a definir qué es un presupuesto en el contexto de Salesforce CPQ.

La verdad es que usamos la palabra “presupuesto” de dos formas en Salesforce CPQ. Empezaremos por lo que la mayoría de las personas piensan cuando oyen “presupuesto”. Se trata de un documento que contiene información sobre los productos y servicios que desea comprar el cliente. Esto puede incluir su información de contacto y la de su cliente [1], una tabla de precios con la suma total [2] y unos cuantos espacios para las fechas y firmas [3]. En este ejemplo se muestra un presupuesto básico que se puede generar mediante la funcionalidad inmediata de Salesforce CPQ.

Además, usamos la palabra “presupuesto” para describir el registro electrónico de los datos de un presupuesto que se presenta en formato PDF. Este registro incluye detalles como la fecha de caducidad y la suma total además de información sobre cada producto del presupuesto, como el porcentaje de descuento y el importe neto. De hecho, mucho de lo que ha visto en el PDF procede del registro de presupuesto.

Por lo tanto, cuando hablamos de un presupuesto de Salesforce CPQ, debe saber que podríamos estar hablando del registro electrónico o el documento PDF creado a partir de dicho registro. Normalmente, puede saber a qué tipo de presupuesto nos referimos por el contexto. Sin embargo, para distinguir entre ambos tipos, solemos llamar a la versión en PDF “documento resultante”.

Ahora vamos a ver cómo los presupuestos encajan en el marco de Salesforce.

Empezaremos por algo familiar en una oportunidad existente. Normalmente, usted y su equipo de ventas elaboran presupuestos a partir de la lista relacionada Presupuestos. Después de hacer clic en Nuevo presupuesto, debe ingresar alguna información básica, como cuándo caduca el presupuesto, y elegir después los productos y servicios que desea incluir. Se trata de productos estándar de Salesforce y contribuyen al total del presupuesto, entre otros valores. En la siguiente unidad veremos cómo Salesforce CPQ facilita la selección de productos, pero por ahora vamos a guardar el presupuesto del mismo modo que se guarda cualquier otro registro en Salesforce.

Tenga en cuenta que puede crear tantos presupuestos como desee para una oportunidad determinada. De hecho, los representantes suelen crear varios presupuestos debido a que la venta es un proceso iterativo. Es posible que desee usar un presupuesto para la propuesta desarrollada y un segundo presupuesto más conservador. Puede usar los presupuestos como herramientas durante la negociación, ya que le permiten presentar muchas opciones al cliente y todo ello en una sola oportunidad.

Por muchos presupuestos que contenga la oportunidad, solo se puede designar uno como principal, lo que significa que tiene una relación especial con la oportunidad. Por ejemplo, el presupuesto principal transfiere el importe total del presupuesto al campo Importe de la oportunidad. Además, la lista relacionada Productos se actualiza con los productos del presupuesto. Si más adelante establece otro presupuesto como principal, la oportunidad se actualiza automáticamente para reflejar los nuevos detalles.

En resumen, un presupuesto es el documento que entrega al cliente y el registro electrónico de los datos del presupuesto. Su oportunidad llega cuando crea un presupuesto. Puede crear muchos presupuestos en la oportunidad, pero solo uno puede ser el presupuesto principal.