Aprender sobre Kanban

Después de completar esta unidad, podrá:

• Describir los cuatro rasgos clave de Kanban.
  
• Enumerar cómo se mide y se predice el progreso con los procesos de Kanban.
  
• Describir cómo Kanban se adapta al cambio de prioridades.
  

Salesforce toma partes de Scrum y las aplica a otro marco de trabajo que usamos: Kanban. Se trata de un método para los equipos más enfocados a la infraestructura o a las operaciones que dan soporte a la producción o que usan los problemas de los clientes. 

En general, Kanban tiene un carácter menos prescriptivo que Scrum, lo que facilita su aplicación. En Salesforce, aunque un equipo adopte el proceso de Kanban, usará las mismas funciones y reuniones de Scrum (lea las unidades anteriores), porque se sabe que son buenas prácticas. Esto se conoce como Scrumban.

Ahora bien, Kanban es muy diferente a Scrum. Aquí tiene cuatro rasgos clave de Kanban que admiten el flujo de trabajo rápido. 

• Visualización del flujo de trabajo: el trabajo se divide en fracciones, cada una escrita en una tarjeta que se coloca en un muro (físico o virtual). En Salesforce, usamos una pared virtual, llamada GUS. El flujo de trabajo se asigna a columnas, que ilustran dónde se encuentra cada elemento en el flujo de trabajo. 
  
• Limite el trabajo en curso (WIP, por sus siglas en inglés): los equipos ponen límites a la cantidad de elementos de trabajo en curso a la vez en cada etapa del flujo de trabajo. Si llegan al límite, se ayudan unos a otros y abordan las tareas en equipo para desbloquearlas.
  
• Cambio incremental y evolutivo: a diferencia de Scrum, que es un proceso que plantea cambios de gran alcance en el proceso de trabajo, Kanban permite a los equipos adoptar cambios más pequeños y evolutivos a lo largo del proceso.
  
• Métricas incluidas: En Scrum, el trabajo se planifica y sigue en lotes que son del tamaño suficiente para un sprint completo. Los equipos de Kanban trabajan con lotes pequeños de elementos de trabajo de forma continua. en Kanban se usan algunos sistemas de medición. Tiempo de ciclo es el número de días en que puede completarse un elemento una vez que el trabajo comienza. Este sistema ayuda a que los equipos a optimicen el proceso para que el tiempo de ciclo sea lo más reducido y predecible posible. Rendimiento: definido como la cantidad de trabajo completado en un único período de tiempo.
  

Visualizar el flujo de trabajo

Uno de los elementos básicos de Kanban es que todo sea visible y que exista una transparencia constante de los elementos de trabajo. El proceso se basa en la tarjeta Kanban, que en japonés significa letrero visible.

Con Kanban, cuando un equipo completa una etapa, una tarjeta se desplaza a la etapa siguiente para indicar que se completó. A continuación le mostramos cómo se visualiza. 

Límite del trabajo en curso (WIP)

Scrum se basa en limitar la cantidad de trabajo por sprint (cada 2 semanas), mientras que Kanban limita las tareas por estado del flujo de trabajo (no hay un plazo establecido, pero se mide). Usamos los límites WIP para evitar cuellos de botella, aumentar la eficiencia general y evitar el trabajo inconcluso, al igual que en Scrum.

Los límites WIP existen para ayudar al equipo a establecer objetivos realistas en función de su capacidad y margen de acción. Por supuesto, todo esto puede cambiar en cualquier momento, y los equipos siempre están preparados para cambiar de rumbo (característica importante de la agilidad). 

Cada vez que un equipo asume un nuevo trabajo, los miembros se reúnen para preguntarse: "¿Cual debe ser el límite de trabajo en curso?". De ahí surge la diversión: ¡experimente! Establezca un límite de trabajo en curso y vea cómo funciona (o no) en su equipo. Siempre podrá modificarlo en su próxima reunión retrospectiva.  

Kanban acepta cambios de última hora

Imagine esta situación: una parte interesada quiere que su equipo entregue un elemento de alta prioridad ya mismo. Si usa Scrum, el equipo siempre dice: "No, gracias. Póngalo en la hoja de trabajos pendientes para darle prioridad". Para eso sirve Scrum; evita que el equipo asuma nuevas tareas en mitad de un sprint.

Ahora bien, con Kanban, el equipo puede responder a la misma parte interesada: "De acuerdo, podemos situar este elemento urgente al principio de la cola y que sea el siguiente en comenzar. Ahora estamos al máximo de nuestro trabajo en curso permitido".

Los equipos de Kanban no asumen los mismos compromisos y no tienen hojas de trabajos pendientes de sprint. En otras palabras, los equipos que usan este flujo de trabajo están más dispuestos a recibir una solicitud de último momento. Cuando terminan con un elemento de trabajo, pasan a la siguiente tarea de mayor prioridad.

Medir el éxito

¿Cómo predecir y determinar nuestro progreso mediante Kanban? Lo medimos. Las métricas de Kanban se basan en los plazos de entrega promedio para determinar nuestra producción. En otras palabras: ¿cuánto tiempo demora un elemento de trabajo en completar todos los estados de trabajo antes de considerarse terminado?  

Una nota breve: si los plazos de espera empiezan a aumentar, examine qué problema hay en el proceso. 

Mejora colaborativa

Dado que todo el trabajo es muy transparente en un sistema Kanban, es sencillo para los equipos saber cuándo se producen demoras y pueden reaccionar con rapidez. A medida que se producen las demoras, los equipos analizan las causas y buscan formas de mejorar los plazos de los ciclos o reducir los cuellos de botella en el futuro. 

Estos son todos los principios de Kanban que los equipos usan para aportar valor a los clientes de forma eficiente. ¿Pero cuál es mejor de los dos, Scrum o Kanban? En la siguiente unidad, hablaremos sobre los diferentes tipos de trabajo y qué marco suelen usar los equipos en Salesforce.