Gestionar el proceso de facturación
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Explicar cómo se integran los contratos y los pedidos en el proceso de facturación.
- Identificar las diversas funcionalidades temporales de Salesforce Billing.
- Articular la idea de por qué el departamento de finanzas es clave para las implicaciones de los clientes.
Salesforce Billing: cómo poner orden en el caos
Puede decirse que la cualidad absoluta de las cifras es el motivo por el que la facturación es tan atractiva para los no especialistas. Un cliente le debe una cantidad específica de dinero en una fecha específica. Le emite una factura. Recibe su dinero. Suma las cifras y esos son sus ingresos.
Pero sabemos que es mucho más que eso. Y como mencionamos en la unidad anterior, una buena parte de la complejidad sucede mucho antes de que las herramientas de facturación entren en juego.
Las finanzas se sientan a la mesa
Es importante comprender que aunque lo use el departamento de ventas, Salesforce CPQ realmente es la primera parada para el equipo de finanzas, lo que en parte es el motivo por el que Salesforce Billing es un complemento en contraposición a un sistema independiente o aislado.
Salesforce CPQ genera el contrato, donde las condiciones y los compromisos influyen en el modo en el que reconoce los ingresos (¿cuáles son nuestras obligaciones y si las cumplimos a tiempo?). También es donde se origina el pedido, que es clave para llevar el registro de las reservas y generar la factura. En última instancia, es importante que todo esto se haga correctamente para que Salesforce Billing pueda tomar esta información y continuar con el proceso de manera sencilla pasando por la factura y llegando a las cuentas por cobrar.
En primer lugar, hablemos de las oportunidades que ofrece este tipo de plataforma.
- Se puede lograr una verdadera automatización, ya que los datos fluyen fácilmente a través de los presupuestos, los contratos y los pedidos hacia la fase de facturación. No es necesario recalcular ni compaginar diferencias entre sistemas, y puede estar involucrado en el grado que desee.
- La laguna entre los departamentos de ventas y finanzas prácticamente queda eliminada. Si considera la presentación de un nuevo producto o modelo de negocio, o cambios en procesos, ambos equipos pueden adaptarse rápidamente dado que están en la misma plataforma trabajando con el mismo conjunto de herramientas: un diseño que les permite colaborar más estrechamente.
El tiempo está de su parte
Otra funcionalidad clave de Salesforce Billing es cómo tratamos el tiempo. Si bien Salesforce CPQ permite tales cosas como rampas, división de pedidos y correcciones para la entrega de servicios a lo largo de un periodo de tiempo, con Salesforce Billing abarcamos el ciclo completo. Pase lo que pase, tiene el control total de cuándo y cómo se factura a un cliente.
|
Alinear fechas de facturación entre correcciones |
Las correcciones son importantes para el negocio recurrente, ya que los clientes tienen la flexibilidad de agregar o actualizar elementos en mitad del ciclo de facturación. Esta funcionalidad le permite alinear las fechas de facturación entre estos cambios, lo que resulta de utilidad si quiere enviar solo una factura que reconozca lo que pueden ser múltiples cambios en un pedido. |
| Sustituir fechas de facturación |
Cambie temporalmente fechas de facturación importantes. Esto le ayudará a controlar los tiempos y la duración de la generación de facturas para sus clientes. |
| Retener la facturación |
Impida la emisión de la factura de un pedido hasta que no cumpla con determinados criterios. |
| Prorrateo |
Para realizar cambios en un contrato durante su periodo de validez, obtenga automáticamente el prorrateo del proceso de elaboración de presupuestos y contratos para generar renovaciones. El cliente ve lo que cuesta actualizar el presupuesto, volver a una versión anterior del mismo o cambiarlo por otro (Salesforce CPQ), y Salesforce Billing genera una factura exactamente con los mismos datos de manera automática. ¡Sin necesidad de ingresar datos manualmente ni de recalcular! |
Salesforce cuenta con funcionalidades eficientes que le ofrecen un control total del tiempo relativo a la facturación. El siguiente reto es cuánto debería facturarse. Aquí es donde verdaderamente se luce la combinación de Salesforce CPQ y Salesforce Billing. Dado que Salesforce CPQ gestiona las suscripciones y las correcciones, puede ver la cantidad exacta que se facturará al principio del proceso de elaboración de presupuestos tanto para nuevos pedidos como para pedidos generados a partir de correcciones del contrato.
Al final, lo que todas estas funcionalidades tratan de hacer es ofrecer a sus clientes la flexibilidad necesaria para hacer negocios con usted, complementando dicho negocio en su planificación y garantizando que obtienen lo que necesitan cuando lo necesitan. Asimismo, usted tiene la flexibilidad necesaria para cumplir con sus demandas de la forma más rápida y sencilla posible.
La última frontera del negocio
Los departamentos de servicios y ventas colaboran en lo relativo a la satisfacción de los clientes. El departamento de marketing colabora con los departamentos de servicios y ventas para expresarse del modo en el que lo hacen los clientes. No obstante, no tenemos ningún modelo común para el modo en el que el departamento de finanzas debería comunicarse con la organización. Esto es una carencia enorme.
El departamento de finanzas tiene la última pieza del puzzle del ciclo de vida de clientes. Lo que se vendió, lo que está aún por entregar, a qué servicios se está suscrito, cuándo debe renovar un cliente… cuando habla con el equipo de finanzas, sabe exactamente cuándo debe hacer contacto con su cliente para tratar si continúa su relación con él. ¡Todo cuadra a la perfección! Sin embargo vemos que hay negocios que todavía no accedieron totalmente a este tipo de colaboración.
Si volvemos a centrarnos en las relaciones, contar con la plataforma correcta para los ingresos consiste en simplificar y ampliar uno de los últimos bastiones de la implicación de los clientes de forma que se cultive la lealtad, la confianza y el negocio que se repite.