Primeros pasos con Salesforce Billing
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Identificar en qué partes del proceso de prospecto a efectivo Salesforce Billing agrega valor.
- Articular la importancia de las relaciones del departamento de finanzas con el de ventas.
- Explicar el valor de las relaciones y el proceso en lo relativo al ciclo de vida de ingresos.
Las ganancias comienzan aquí
El nombre Salesforce significa “fuerza de ventas” y, como tal, comenzamos y dedicamos una gran cantidad de tiempo a desarrollar soluciones que ayudaran a las compañías a vender mejor. Pero con el paso de los años, nos convertimos en una plataforma que trata de ayudar a su negocio u organización sin ánimo de lucro a mejorar las relaciones, tanto externas con sus clientes como internas entre los diferentes equipos de su compañía. Salesforce Billing hace ambas cosas: mejora la provisión de servicios y la experiencia de pago para los clientes y optimiza el modo en el que el departamento de finanzas colabora con el departamento de ventas y otros equipos.
Puede que sea un controlador de tipo Trailblazer que busca formas innovadoras de ofrecer más valor a su compañía. Puede que sea un intrépido representante de ventas interesado en el meollo de lo que ocurre tras cerrar su negociación. O puede que sea un administrador estelar decidido a hacer feliz a un mayor número de personas de su negocio.
Si bien vamos a sacar a relucir nuestra faceta financiera para este módulo, diseñamos este curso para proporcionar una visión clara del proceso de ingresos tal y como lo entendemos y explicar por qué se trata de algo más que un mero debate sobre herramientas financieras. Estamos encantados de que nos acompañe.
Un enfoque de plataforma para negocio recurrente y relaciones mejores
De manera global, Salesforce le permite deleitar a sus clientes a través de cada uno de los puntos de contacto al unificar los equipos de ventas y finanzas para ayudarlo a centrarse en el éxito del cliente. Desde el producto (al configurar su catálogo de productos) hasta el presupuesto (al configurar estos productos y enviar presupuestos para que los clientes los compren) y el efectivo (al enviar y cobrar facturas): es lo que denominamos conversión de producto a efectivo.
Cuando piensa en el lugar que ocupa Salesforce Billing dentro de ese proceso, primero debe profundizar en Sales Cloud. Es donde se gestionan los productos, los datos de ventas, los prospectos y las oportunidades, hasta llegar al proceso de configurar, poner precio y presupuestar (Configure, Price, and Quote, CPQ) con Salesforce CPQ. En la última parte de ese proceso, su negocio generaría contratos y pedidos, lo que establecería las bases para facturar a sus clientes. Aquí es donde se ubica Salesforce Billing, como complemento de Sales Cloud para acelerar el proceso de cobro.
Trataremos el porqué de esto más adelante en esta unidad. Pero es importante que primero identifique algunos de los beneficios de mayor nivel.
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Negocio recurrente/ingresos recurrentes. Muchas compañías se están pasando a un modelo de negocio recurrente. Esto significa que hay un apetito saludable por agregar servicios o suscripciones a lo que ofrecen. Piense en una compañía de fabricación que también venda garantías, o en una compañía de software que ofrezca suscripciones. Muchos sistemas tradicionales aislados no cuentan con las funcionalidades necesarias para gestionar las complejidades que acompañan a un negocio recurrente, como por ejemplo cómo tratar el concepto de tiempo, las correcciones de contratos y el prorrateo. Aquí es donde Salesforce Billing deslumbra.
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Verdadera colaboración entre equipos. Esto es un poco más abstracto que el negocio recurrente, pero aguarde un poco y lo entenderá. Si se encuentra en una única plataforma, maximizando su labor con un único conjunto de herramientas, tendrá la capacidad de colaborar más estrechamente con equipos que quizás estuvieran aislados en el pasado. Piense en la presentación de un nuevo producto o una nueva suscripción. No se reduce a la adición de una partida a un pedido. Hay todo un proceso desde la venta hasta la facturación que debe considerar y, a continuación, ejecutar. Esta es la promesa de nuestra plataforma.
Ambos conceptos entrarán en juego a lo largo de este módulo. Por ello, téngalos muy presentes.
La facturación es más que una mera facturación
Hay muchos más aspectos en el ciclo de vida de clientes que afectan a la emisión de facturas, el pago y el reporte de ingresos aparte de las herramientas que usa. Con el fin de ser un controlador financiero efectivo para su compañía, debe considerar el ciclo de vida de ingresos. Y, ¿sabe qué? Comienza en el departamento de ventas. Este es el motivo por el que diseñamos Salesforce Billing para que sea un complemento de Salesforce CPQ.
Las etapas de oportunidad, presupuesto y contrato están gestionadas por el departamento de ventas. Anteriormente, el departamento de finanzas no tenía que preocuparse mucho por ellas; no hay nada que reportar y mucho menos que procesar. Todos son “ingresos de fantasía” (como los denominan algunos). Sin embargo, lo que sucede en estas etapas afecta al proceso de facturación más de lo que cabría esperar.
Considere varias situaciones hipotéticas:
- Sus días de ventas pendientes de cobro (Days Sales Outstanding, DSO) siguen aumentando porque sus equipos venden productos y servicios a cuentas con un alto saldo pendiente.
- Sus equipos de ventas trabajan offline: hojas de cálculo, emails, contratos en papel, etc. ¿Observa que su organización tiene que llevar el registro de datos clave o necesita pasar por múltiples revisiones antes de comenzar el proceso de facturación?
- La compaginación de complementos y actualizaciones es un proceso arduo, dado que debe considerar lo que ya se facturó, entregó y reportó. A continuación, tiene que calcular o incluso recalcular el prorrateo. Y el equipo de ventas sigue vendiendo.
- La presentación de nuevos productos o modelos de negocio es larga y difícil. ¿Hay una desconexión o un tiempo de rampa prolongado cuando se vende un nuevo producto? ¿La idea de virar a un modelo híbrido o a ingresos recurrentes le hace reflexionar?
- Necesita saber más sobre el cliente, pero no hay mucho con lo que trabajar. Los datos de compra están incompletos. Es difícil determinar si el servicio se proporcionó a tiempo.
Se puede seguir hablando de esto, pero el concepto clave debería estar claro: los departamentos de finanzas, de ventas y de operaciones de ventas son interdependientes. Aspectos como por ejemplo cómo se cierran las negociaciones, qué datos se capturan y con qué velocidad puede adaptarse a los cambios determinan lo bien que puede realizar su trabajo. Y gran parte de esta complejidad se gestiona mediante Salesforce CPQ.
¿Le resultan familiares las reservas, las facturaciones y el efectivo? Aquí es donde el departamento de finanzas empieza a implicarse en el negocio, especialmente en lo relativo a las facturas. Y, si el presupuesto se hizo correctamente, el contrato y el pedido tienen los importes prorrateados correctos y se aplican los créditos y descuentos correctos, la facturación se desarrolla sin complicaciones. Puede emitir la factura rápidamente, los clientes experimentan un proceso de postventa confiable y todos vamos de la mano alegremente.
De acuerdo, no es tan sencillo. Pero en el mundo interconectado en el que estamos, hace falta más colaboración para ser exitoso. Salesforce CPQ y Salesforce Billing permiten que esto ocurra más que cualquier conjunto de sistemas aislados.
Colaborar estrechamente
A estas alturas, puede que esté captando la idea de que nuestro punto de vista sobre la facturación se centra en la relación entre los departamentos de ventas y finanzas, así como en la relación que mantiene con sus clientes. Igual de importantes son la plataforma y los procesos que tiene establecidos (o que no tiene) y el modo en el que influyen en dichas relaciones. Lo que importa es la perspectiva a largo plazo.
Como mencionamos en nuestro módulo Funcionalidades de Salesforce CPQ, cuando solo se centra en herramientas que le ofrecen lo que quiere en la actualidad (formulando preguntas tales como “¿Esta herramienta hace XYZ?”), invariablemente se encasilla en las ganancias a corto plazo. En el mejor de los casos, logra un pequeño impulso temporal en las transacciones y los ingresos. En el peor de los casos, está tratando a los clientes como cifras.
Pero cuando se centra en las relaciones (formulando preguntas tales como “¿De qué modo pueden colaborar mejor los departamentos de ventas y finanzas?” o “¿Cómo podemos posicionar al cliente en el centro de todo lo que hacemos?”) y una plataforma de tecnología que le ayuda a transformarse, se está esforzando por convertir a los clientes en defensores y lograr un negocio que se repite. Y es normal exigir funcionalidades excepcionales también; no lo culpamos por ello.
A medida que profundicemos en algunas de estas funcionalidades de Salesforce Billing en este módulo, destacaremos cómo lo acercaremos a dicho objetivo.
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